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Gerenciamento de Aquisições

Gerenciamento Estratégico e Econômico de Projetos
                    Turma 23
                    São Paulo
GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES

                          Nome da Equipe e Projeto

     •     Nome da Equipe
              Alô Telefonia

              Empresa do ramo de Telecomunicações, voltada ao desenvolvimento de novas
              tecnologias que favoreçam a sociedade de forma geral.
              Tem como objetivo principal, ligar pessoas através da telefonia móvel de
              maneira simples, segura e barata. Seu público alvo são moradores da cidade de
              São Paulo que não têm condições de pagar as altas taxas da telefonia
              convencional e que valorizem agilidade nas comunicações.


     •     Projeto
           Alô Free




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                              Constituição da Equipe

     •     Fabio Stopa Scaglione           •   Leandro Bacili de Moraes
              Diretor de Desenvolvimento          Diretor de Tecnologia




     •     Hugo Miguel Neves               •   Ulisses Chieppe
           Diretor de Infraestrutura           Diretor Financeiro




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                              Objetivo do Trabalho

           Esse trabalho tem como objetivo a elaboração de um projeto de criação
           de uma empresa de telefonia móvel totalmente revolucionário no Brasil.
           Essa empresa oferecerá transmissão de voz, dados e imagem via Wi-Fi
           (acesso sem fio à Web), onde seria disponibilizado ao usuário um
           software que seria instalado em seu celular.
           Esse software possibilitaria a comunicação entre celulares (com o
           mesmo aplicativo instalado).
           A conexão entre celulares para a transmissão de dados, voz e imagens
           seria a partir de antenas Wi-Fi instaladas em pontos estratégicos da
           cidade.
           A implantação começaria pela cidade de São Paulo, com base na visão
           estratégica da empresa.




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                                            WBS do Projeto




   Pacotes “Make” – M & Pacotes “Buy” – B




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                      Critério de Análise “Make or Buy”
   •       Necessidade de focar no negócio da empresa – a empresa não pode perder o foco
           central do seu negócio (core business);
   •       Disponibilidade de recursos – não temos todos os recursos (materiais, pessoas e
           equipamentos) na quantidade e qualidade necessárias para a geração do pacote
           de trabalho;
   •       Necessidade de acesso a uma tecnologia ou expertise – consideramos a melhor
           forma de absorver uma nova tecnologia ou forma de geração do pacote de
           trabalho;
   •       Compartilhamento de riscos – uma das possíveis respostas aos riscos é a
           transferência, sendo o tipo de contratação uma das formas;
   •       Custos – levamos em consideração o custo do ciclo de vida do produto ou serviço;
   •       Prazo – consideramos também o tempo do processo de contratação, que pode ou
           não ser tolerado pelo ciclo de vida do produto ou serviço;
   •       Existência de fornecedores confiáveis – a existência ou não de fornecedores
           confiáveis que possam garantir capacidade técnica, econômica e empresarial; e
   •       Necessidade de fornecimento especializado – a equipe não tem capacidade de
           gerar o pacote de trabalho na qualidade que o projeto exige.

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                                            Mapa das Aquisições
           Número              Item Considerado           REF. EAP/WBS    Vendor List       Orçamento          Prazo


                    Mapeamento dos locais de instalação
             1                                                1.3.1      Vendor List A   100.000,00 reais     90 dias
                    de antenas



             2      Treinamento do pessoal de operação        1.3.2      Vendor List B    25.000,00 reais      5 dias



             3      Software                                 1.3.3.1     Vendor List C   2.500.000,00 reais   60 dias



             4      Correções                                1.3.3.2     Vendor List D   1.200.000,00 reais   60 dias




             5      Servidor                                  1.4.1      Vendor List E   5.000.000,00 reais   180 dias




             6      Antenas                                   1.4.4      Vendor List F   250.000,00 reais     90 dias




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                                                          WBS Revisada




  Os pacotes de trabalho 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3.2, 1.4.1, 1.4.2, 1.4.3, 1.4.4, 1.4.5, 1.5.1, 1.5.2, 1.5.3 e 1.5.4, possuem a mesma estrutura do pacote
  1.3.3.1, que está detalhado;
  O pacote 1.3.3.2 está sendo contratado juntamente com o pacote 1.3.3.1; os pacotes 1.5.1, 1.5.2, 1.5.3 e 1.5.4 fazem parte de um mesmo pacote
  de contratação.


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                                                      Registro de Riscos - RR
                    Evento de Risco/Ameaças                                              Resposta ao Risco                                        Momento da Resposta ao Risco

    Não funcionar adequadamente ao testar em campo, por
                                                               Selecionar empresa com melhor processo e realizar testes de
    problemas no processo de fabricação ou devido a                                                                                                   SEL/ESP/CONT/ADM
                                                               garantia de qualidade durante e após a fabricação no fabricante
    componentes de qualidade inadequada

    Alteração do preço do produto, por carência no mercado Exigir garantias de estoque e "amarrar" preços contratualmente não
                                                                                                                                                            PQ/SEL/CONT
    nacional                                               permitindo ajustes de preço



    Não possuir escopo definido                                Utilizar outro tipo de contrato ou definir o escopo                                           ESP/CONT



    Tempo longo para a definição do escopo e da empresa a Antecipar o processo de definição do escopo e seleção de
                                                                                                                                                              PQ/SEL
    ser contratada                                        fornecedores



    Fornecedor ter elaborado uma proposta inexequível          Utilizar outro tipo de contrato ou definir o escopo



                                                               Utilizar adequado processo de seleção e incluir no contrato cláusulas
    Fornecedor diminuir a qualidade para auferir maior lucro                                                                                                PQ/SEL/CONT
                                                               que mitiguem o risco de o fornecedor não cumprir com as suas
                                                               obrigações
    Atraso na entrega, em razão do fornecedor ter pedidos
                                                               Analisar histórico de fornecimento, considerar aplicação de multas
    além de sua capacidade produtiva ou por alta de                                                                                                         PQ/CONT/ADM
                                                               contratuais e realizar atividades de diligenciamento
    componetes no mercado


    Legenda:
    ESP -Especificações                                        CONT - Contrato                                                         ENC - Encerramento
    PQ - Pré-qualificação                                      ADM - Administração                                                     PLAN - Planejamento

    SEL - Seleção




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                            Processo de Concorrência
       O processo de concorrência escolhido foi o pacote SOFTWARE

           Número   Item Considerado   REF. EAP/WBS     Vendor Lits        Orçamento          Prazo

             3          Software          1.3.3.1        Vendor List C   2.500.000,00 reais   60 dias




                                                    Vendor List C

                                                    HMS 90 Software
                                                    Trust Parts
                                                    Software World
                                                    Phone SPE
                                                    Radical 5
                                                    Brain 4 Ideas




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                Critérios Eliminatórios e Classificatórios
     •     Critérios Eliminatórios
                Regularização fiscal > apresentar certidão negativa de débitos ao INSS;
                Regularização jurídica > possuir habilitação jurídica;
                Instalações físicas (sede) no Brasil > possuir representação técnica e comercial no Brasil;
                Capacidade e experiência técnica > ter certidões de desempenho em pelo menos 5 projetos do
                mesmo tipo e envergadura;
                Certificações > possuir ISSO 9000 e ter certificação ambiental; e
                Características da equipe > ter no mínimo um gerente de projeto certificado pelo PMI e ter um
                engenheiro por equipe.
     •     Critérios Classificatórios
           Existência da empresa > quanto tempo a empresa existe no mercado;
           Qualificações da equipe > perfil e formação dos profissionais da empresa;
           Garantias > fornecer garantias acima do mínimo especificado;
           Posicionamento no mercado > em que lugar está no ranking do mercado;
           Prazos > redução dos prazos inicialmente acordados;
           Variedade de produtos e serviços > leque amplo de alternativas de produtos e serviços;
           Abrangência do serviço > fornece vários pacotes complementares, reduzindo número de
           contratações; e
           Prova de Conceito (POC) > testar a aplicação identificando requisitos mínimos de aderência.



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                                     Declaração de Trabalho
       •   Especificação Técnica
                Multi plataforma;
                Leve (espaço, memória e processamento);
       •   Qualidade Requerida
           Usabilidade intuitiva;
           Boa qualidade de som e dados (High Definition);
       •   Quantidade
           Um pacote;
       •   Prazo
           Sessenta dias (60);
       •   Suporte Técnico
           Controle de versões;
           Via celular (plataforma virtual);
       •   Treinamentos
           Um na instalação;
           Um na operação;
           Um para segurança;
       •   Manutenção/Nível de Serviço (Service Level Agreement)
           Leque variado de opções (desde help desk até visita técnica);
       •   Garantia
           Sobre as versões;
       •   Local de Entrega
           Entrega na matriz em São Paulo (capital);
       •   Descartável
           Material 100% reciclável, não poluente.


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                              Critérios de Avaliação

       Não serão divulgados na DT (SoW) os critérios de avaliação:
       •Informação pode ser adulterada;
       •Divulgação do processo para a concorrência;
       •Questionamento do resultado pelos proponentes;
       •Questionamento dos critérios pelos proponentes; e
       •Elaboração dos critérios antes da divulgação da RPF, podendo atrasar o processo
       (mesmo sem divulgar).




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                                           Sistema de Pontuação
                                                Avaliação Final [AF]
           Na seleção das propostas são considerados tanto o preço quanto a técnica. Um modelo possível para permitir uma avaliação nestes
           moldes
           é a adoção de uma avaliação final (AF) de cada proposta com base em uma combinação da pontuação de um índice de preço e de um
           índice
           técnico, por meio de uma expressão:
           AF = FP x IP + (10 - FP) x IT

           Onde:
           AF = avaliação final da proposta;
           IP = índice de preço da proposta;
           IT = índice técnico da proposta;
           FP = fator de ponderação.
                                                       Índice de Preço [IP]
                                                IP = VMP/VP


                                                Onde:
                                                IP = índice de preço da proposta;
                                                VMP = valor da proposta de menor preço global entre as propostas
                                                habilitadas;
                                                VP = valor do preço global da proposta em exame.
                                                        Índice Técnico [IT]
                                                 IT = NT/MNT


                                                 Onde:
                                                 IT = índice técnico;
                                                 NT = nota técnica da proposta em exame;
                                                 MNT = maior nota técnica entre todas as propostas.



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                                   Sistema de Pontuação
                                                         Pontuação Critérios

            Item               Critério                                             Descrição                               Pontuação
                                                     O proponente apresentou equipe com mais de 85% dos integrantes
                                                                                                                             Q1 = 10
                                                     certificados pelo PMI
                                                     O proponente apresentou equipe tendo de 55% a 85% dos
             1     Qualificação - Recursos Humanos                                                                           Q2 = 6
                                                     integrantes certificados pelo PMI
                                                     O proponente apresentou equipe com menos de 55% dos integrantes
                                                                                                                             Q3 = 3
                                                     certificados pelo PMI
                                                     O proponente realizou mais de 20 projetos semelhantes nos últimos 2
                                                                                                                             E1 = 10
                                                     anos
                                                     O proponente realizou entre 10 a 20 projetos semelhantes nos últimos
             2               Experiência                                                                                     E2 = 6
                                                     2 anos
                                                     O proponente eralizou menos de 10 projetos semelhantes nos últimos
                                                                                                                             E3 = 3
                                                     2 anos

                                                     Apresentação de várias alternativas de dispositivos de segurança       DS1 = 10

             3         Dispositivos Segurança        Apresentação de alternativas de dispositivos de segurança               DS2 = 6

                                                     Apresentação de poucas alternativas de dispositivos de segurança        DS3 = 3

                                                     Range de cobertura alto                                                 C1 = 10

             4               Cobertura               Range de cobertura médio                                                C2 = 6

                                                     Range de cobertura baixo                                                C3 = 3

                                                     Velocidade de operação elevada                                          V1 = 10

             5               Velocidade              Velocidade de operação comum                                            V2 = 6

                                                     Velocidade de operação inferior                                         V3 = 3




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                      Sistema de Pontuação

                                  Nota Técnica [NT]
                          NT = Q + 1,5E + 2,5DS + 2,5C + 2,5V/10

                          Onde:
                          NT = nota técnica;
                          Q = pontuação obtida para a proposta no critério qualificação;
                          E = pontuação obtida para a proposta no critério experiência;

                          DS = pontuação obtida para a proposta no critério dispositivo de
                          segurança;
                          C = pontuação obtida para a proposta no critério cobertura;

                          V = pontuação obtida para a proposta no critério velocidade.




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               Documentos de Aquisição Adotados

       •   Declaração de Trabalho - Statement of Work

       •   Modelo de Contrato

       •   Modelo de Proposta

       •   Template

           Utilizaremos estes documentos pois solicitaremos uma proposta
              técnico-comercial (request for proposal). Conhecemos o
              negócio, sabemos como deve funcionar (requisitos), porém não
              conhecemos o escopo do produto/serviço a ser adquirido.

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                             Meio de Convite
       Para iniciativa privada, que é o nosso caso, vários meios poderão ser
       utilizados para atingir o mercado. Nós optaremos por correspondências
       diretas aos fornecedores da nossa “vendor list”, pois é somente com
       estes que desejamos trabalhar.
                                Vendor List C

                                HMS 90 Software
                                Trust Parts
                                Software World
                                Phone SPE
                                Radical 5
                                Brain 4 Ideas




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                                        Contrato
       •   Forma > Contrato Formal
              Padrão de contratação da empresa;
              Valor elevado do contrato; e
              Transparência.
       •   Espécie > Contrato de Prestação de Serviço
           Trata-se de contrato consensual e não solene, já que se conclui com base no
              acordo de vontades;
           O contrato de prestação de serviços pode ser acordado pelo prazo máximo de
              quatro anos, período fixado pela Lei para evitar o trabalho escravo, todavia,
              findo esse tempo, as partes podem recontratar pelo mesmo prazo; e
           Tem um caráter personalíssimo, tanto é que ocorrendo a morte de uma das
              partes, o contrato é imediatamente extinto, não sendo passível, inclusive, de
              transmissão causa mortis.
       •   Tipo > Preço Global (PG)
           Repasse de risco para o contratado;
           Vincular o pagamento à entrega e qualidade do produto ou serviço; e
           Baixa energia gasta com o controle contratual.


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                   Licitação ou Concorrência Privada
       Conduziremos o nosso processo de aquisições através de uma concorrência privada,
       como ilustrado no fluxograma que se segue:




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                              Atitudes e Fiscalização
       •   Atitudes >
           Respeitar o contrato - Contratante;
           Cobrar respeito ao contrato por parte da Contratada;
           Promover reuniões de acompanhamento do contrato;
           Exigir a documentação formal das comunicações relevantes; e
           Instigar o controle das mudanças e manter cópias atualizadas do contrato.

       •   Fiscalização >
           Autorização de trabalho/ordens de serviço;
           Auditorias – qualidade e segurança;
           Documentos jurídicos;
           Diligenciamentos;
           Medições;
           Controle de qualidade e tecnológico;
           Controle integrado de mudanças;
           Monitoramento e controle de riscos;
           Administração de “claims” (pleitos/reivindicações); e
           Avaliação de fornecedores.


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                      Relatórios Administração Aquisições
       •        Relatório Diário de Obras
                Condições de trabalho do dia;
                Atividades realizadas e progresso medido;
                Pessoal e recursos mobilizados; e
                Eventos relevantes.

       •        Relatório de Obra [medições e avanço físico vs custo incorrido]
                Período de medição;
                Atividades monitoradas;
                Avanço medido em cada atividade;
                Valor dos avanços medidos – custo incorrido;
                Custos extras- escopo ocorridos no período; e
                Despesas reembolsáveis.




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                                        Relatórios Administração Aquisições
                            Template - Relatório Diário de Obras
                                                                       RELATÓRIO DIÁRIO DE OBRA                                                                                        DATA:                           13/04/2012

                                                                                                                                                           Condições de
                Cond. do tem po:
                                                                       Tem peratura                     Chuva                       Hora                     Trabalho                                  S           T        Q        Q     S          S      D
                                                                          24°C                           Não                        17:30                        Boa
                Diário Núm ero:                                                                                                         Período de Trabalho:                                     7:00- 17:00
                Nom e do Projeto:                             Projeto Alô Free                                                          Núm ero do Projeto:
                Localização                                   São Paulo - SP                                                            Nom e do Fornecedor:                                     BRAIN 4 IDEAS

                                                                                                                                             Atividades do Fornecedor
                   Item                 Estrutura / Área de Trabalho                                                                                             Descrição dos Serviços Executados
                     1
                     2         Designação do código do serviço                 Neste espaço realizamos a descrição das atividades realizadas no dia.
                     3         executado.
                     4
                     5
                     6
                     7
                     8
                     9
                     10
                     11
                     12


                                                                                                                                            Equipamento e Mão de Obra
                                                                               Mão de obra                                                                                                              Equipam ento
                         Atividade ID                                                                          Horas em                                                                                                                                   Horas em
                                                              Profissional                        Nº.                                                                Nom e / Tipo / Modelo / Idade                                   Nº.   Horas em Uso
                                                                                                               Atividade                                                                                                                                   Espera
                               1               Profissionais que realizaram as                                             Equipamento ou ferramentas que foram utilizadas nas atividades.
                               2                atividades descritas no dia.                                               Também podemos avaliar a sua produtividade.
                               3               O controle de horas permite ter
                               4               parâmetros que avaliem produtividade.
                               5
                               6
                               7
                               8
                               9
                              10
                              11
                              12

                                                                                                                                                 Materiais Utilizados
                Atividade ID                                                          Descrição                                                       Atividade ID                                                       Descrição
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                    2.0                                                                                                                                    6.0
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GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES

                                        Relatórios Administração Aquisições
                                    Template - Relatório de Medições de Serviços
                                                                       RELATÓRIO DE MEDIÇÃO


   Relatório Medição No.:           1                                                                  Período de Trabalho:              Mês de Abril
   Nome do Projeto:                 Alô Free                                                           Contrato No.:                     AT_2012_No.0032
   Localização:                     São Paulo                                                          Fornecedor:                       Brain 4 Ideas


                                                                                                                                          Quantidade                     Quantidade
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                                                             Medida                      Contratada      Contratado                                         Período                    Acumulado      Físico
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       2                            realizada.                                          contratado.    contratado.      escopo                                          executada     acumulada
       3                                                                                                                contratado.                                     acumulada     até à data
       4                                                                                                                                                                até à data    em questão.
       5                                                                                                                                                                em questão.
       6
       7
       8
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       10

                                         VALORES TOTAIS

                                    RETENÇÕES CONTRATUAIS                               São indicados os descontos referentes a retenções contratuais.
                                        OUTROS DESCONTOS                                Exemplo de descontos de faturamento direto de materiais.

                                         VALORES A PAGAR                                Valor a bruto a pagar no período.


   Observações:
   As atividades realizadas e suas respectivas quantidades estão devidamente justificadas no memorial de cálculo anexo (Memorial Brain 4 Ideas_MED.No.003).




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GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES

                    Administração Contratos




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  • 1. Gerenciamento de Aquisições Gerenciamento Estratégico e Econômico de Projetos Turma 23 São Paulo
  • 2. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Nome da Equipe e Projeto • Nome da Equipe Alô Telefonia Empresa do ramo de Telecomunicações, voltada ao desenvolvimento de novas tecnologias que favoreçam a sociedade de forma geral. Tem como objetivo principal, ligar pessoas através da telefonia móvel de maneira simples, segura e barata. Seu público alvo são moradores da cidade de São Paulo que não têm condições de pagar as altas taxas da telefonia convencional e que valorizem agilidade nas comunicações. • Projeto Alô Free Alô Free
  • 3. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Constituição da Equipe • Fabio Stopa Scaglione • Leandro Bacili de Moraes Diretor de Desenvolvimento Diretor de Tecnologia • Hugo Miguel Neves • Ulisses Chieppe Diretor de Infraestrutura Diretor Financeiro Alô Free
  • 4. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Objetivo do Trabalho Esse trabalho tem como objetivo a elaboração de um projeto de criação de uma empresa de telefonia móvel totalmente revolucionário no Brasil. Essa empresa oferecerá transmissão de voz, dados e imagem via Wi-Fi (acesso sem fio à Web), onde seria disponibilizado ao usuário um software que seria instalado em seu celular. Esse software possibilitaria a comunicação entre celulares (com o mesmo aplicativo instalado). A conexão entre celulares para a transmissão de dados, voz e imagens seria a partir de antenas Wi-Fi instaladas em pontos estratégicos da cidade. A implantação começaria pela cidade de São Paulo, com base na visão estratégica da empresa. Alô Free
  • 5. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES WBS do Projeto Pacotes “Make” – M & Pacotes “Buy” – B Alô Free
  • 6. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Critério de Análise “Make or Buy” • Necessidade de focar no negócio da empresa – a empresa não pode perder o foco central do seu negócio (core business); • Disponibilidade de recursos – não temos todos os recursos (materiais, pessoas e equipamentos) na quantidade e qualidade necessárias para a geração do pacote de trabalho; • Necessidade de acesso a uma tecnologia ou expertise – consideramos a melhor forma de absorver uma nova tecnologia ou forma de geração do pacote de trabalho; • Compartilhamento de riscos – uma das possíveis respostas aos riscos é a transferência, sendo o tipo de contratação uma das formas; • Custos – levamos em consideração o custo do ciclo de vida do produto ou serviço; • Prazo – consideramos também o tempo do processo de contratação, que pode ou não ser tolerado pelo ciclo de vida do produto ou serviço; • Existência de fornecedores confiáveis – a existência ou não de fornecedores confiáveis que possam garantir capacidade técnica, econômica e empresarial; e • Necessidade de fornecimento especializado – a equipe não tem capacidade de gerar o pacote de trabalho na qualidade que o projeto exige. Alô Free
  • 7. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Mapa das Aquisições Número Item Considerado REF. EAP/WBS Vendor List Orçamento Prazo Mapeamento dos locais de instalação 1 1.3.1 Vendor List A 100.000,00 reais 90 dias de antenas 2 Treinamento do pessoal de operação 1.3.2 Vendor List B 25.000,00 reais 5 dias 3 Software 1.3.3.1 Vendor List C 2.500.000,00 reais 60 dias 4 Correções 1.3.3.2 Vendor List D 1.200.000,00 reais 60 dias 5 Servidor 1.4.1 Vendor List E 5.000.000,00 reais 180 dias 6 Antenas 1.4.4 Vendor List F 250.000,00 reais 90 dias Alô Free
  • 8. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES WBS Revisada Os pacotes de trabalho 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3.2, 1.4.1, 1.4.2, 1.4.3, 1.4.4, 1.4.5, 1.5.1, 1.5.2, 1.5.3 e 1.5.4, possuem a mesma estrutura do pacote 1.3.3.1, que está detalhado; O pacote 1.3.3.2 está sendo contratado juntamente com o pacote 1.3.3.1; os pacotes 1.5.1, 1.5.2, 1.5.3 e 1.5.4 fazem parte de um mesmo pacote de contratação. Alô Free
  • 9. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Registro de Riscos - RR Evento de Risco/Ameaças Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco Não funcionar adequadamente ao testar em campo, por Selecionar empresa com melhor processo e realizar testes de problemas no processo de fabricação ou devido a SEL/ESP/CONT/ADM garantia de qualidade durante e após a fabricação no fabricante componentes de qualidade inadequada Alteração do preço do produto, por carência no mercado Exigir garantias de estoque e "amarrar" preços contratualmente não PQ/SEL/CONT nacional permitindo ajustes de preço Não possuir escopo definido Utilizar outro tipo de contrato ou definir o escopo ESP/CONT Tempo longo para a definição do escopo e da empresa a Antecipar o processo de definição do escopo e seleção de PQ/SEL ser contratada fornecedores Fornecedor ter elaborado uma proposta inexequível Utilizar outro tipo de contrato ou definir o escopo Utilizar adequado processo de seleção e incluir no contrato cláusulas Fornecedor diminuir a qualidade para auferir maior lucro PQ/SEL/CONT que mitiguem o risco de o fornecedor não cumprir com as suas obrigações Atraso na entrega, em razão do fornecedor ter pedidos Analisar histórico de fornecimento, considerar aplicação de multas além de sua capacidade produtiva ou por alta de PQ/CONT/ADM contratuais e realizar atividades de diligenciamento componetes no mercado Legenda: ESP -Especificações CONT - Contrato ENC - Encerramento PQ - Pré-qualificação ADM - Administração PLAN - Planejamento SEL - Seleção Alô Free
  • 10. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Processo de Concorrência O processo de concorrência escolhido foi o pacote SOFTWARE Número Item Considerado REF. EAP/WBS Vendor Lits Orçamento Prazo 3 Software 1.3.3.1 Vendor List C 2.500.000,00 reais 60 dias Vendor List C HMS 90 Software Trust Parts Software World Phone SPE Radical 5 Brain 4 Ideas Alô Free
  • 11. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Critérios Eliminatórios e Classificatórios • Critérios Eliminatórios Regularização fiscal > apresentar certidão negativa de débitos ao INSS; Regularização jurídica > possuir habilitação jurídica; Instalações físicas (sede) no Brasil > possuir representação técnica e comercial no Brasil; Capacidade e experiência técnica > ter certidões de desempenho em pelo menos 5 projetos do mesmo tipo e envergadura; Certificações > possuir ISSO 9000 e ter certificação ambiental; e Características da equipe > ter no mínimo um gerente de projeto certificado pelo PMI e ter um engenheiro por equipe. • Critérios Classificatórios Existência da empresa > quanto tempo a empresa existe no mercado; Qualificações da equipe > perfil e formação dos profissionais da empresa; Garantias > fornecer garantias acima do mínimo especificado; Posicionamento no mercado > em que lugar está no ranking do mercado; Prazos > redução dos prazos inicialmente acordados; Variedade de produtos e serviços > leque amplo de alternativas de produtos e serviços; Abrangência do serviço > fornece vários pacotes complementares, reduzindo número de contratações; e Prova de Conceito (POC) > testar a aplicação identificando requisitos mínimos de aderência. Alô Free
  • 12. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Declaração de Trabalho • Especificação Técnica Multi plataforma; Leve (espaço, memória e processamento); • Qualidade Requerida Usabilidade intuitiva; Boa qualidade de som e dados (High Definition); • Quantidade Um pacote; • Prazo Sessenta dias (60); • Suporte Técnico Controle de versões; Via celular (plataforma virtual); • Treinamentos Um na instalação; Um na operação; Um para segurança; • Manutenção/Nível de Serviço (Service Level Agreement) Leque variado de opções (desde help desk até visita técnica); • Garantia Sobre as versões; • Local de Entrega Entrega na matriz em São Paulo (capital); • Descartável Material 100% reciclável, não poluente. Alô Free
  • 13. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Critérios de Avaliação Não serão divulgados na DT (SoW) os critérios de avaliação: •Informação pode ser adulterada; •Divulgação do processo para a concorrência; •Questionamento do resultado pelos proponentes; •Questionamento dos critérios pelos proponentes; e •Elaboração dos critérios antes da divulgação da RPF, podendo atrasar o processo (mesmo sem divulgar). Alô Free
  • 14. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Sistema de Pontuação Avaliação Final [AF] Na seleção das propostas são considerados tanto o preço quanto a técnica. Um modelo possível para permitir uma avaliação nestes moldes é a adoção de uma avaliação final (AF) de cada proposta com base em uma combinação da pontuação de um índice de preço e de um índice técnico, por meio de uma expressão: AF = FP x IP + (10 - FP) x IT Onde: AF = avaliação final da proposta; IP = índice de preço da proposta; IT = índice técnico da proposta; FP = fator de ponderação. Índice de Preço [IP] IP = VMP/VP Onde: IP = índice de preço da proposta; VMP = valor da proposta de menor preço global entre as propostas habilitadas; VP = valor do preço global da proposta em exame. Índice Técnico [IT] IT = NT/MNT Onde: IT = índice técnico; NT = nota técnica da proposta em exame; MNT = maior nota técnica entre todas as propostas. Alô Free
  • 15. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Sistema de Pontuação Pontuação Critérios Item Critério Descrição Pontuação O proponente apresentou equipe com mais de 85% dos integrantes Q1 = 10 certificados pelo PMI O proponente apresentou equipe tendo de 55% a 85% dos 1 Qualificação - Recursos Humanos Q2 = 6 integrantes certificados pelo PMI O proponente apresentou equipe com menos de 55% dos integrantes Q3 = 3 certificados pelo PMI O proponente realizou mais de 20 projetos semelhantes nos últimos 2 E1 = 10 anos O proponente realizou entre 10 a 20 projetos semelhantes nos últimos 2 Experiência E2 = 6 2 anos O proponente eralizou menos de 10 projetos semelhantes nos últimos E3 = 3 2 anos Apresentação de várias alternativas de dispositivos de segurança DS1 = 10 3 Dispositivos Segurança Apresentação de alternativas de dispositivos de segurança DS2 = 6 Apresentação de poucas alternativas de dispositivos de segurança DS3 = 3 Range de cobertura alto C1 = 10 4 Cobertura Range de cobertura médio C2 = 6 Range de cobertura baixo C3 = 3 Velocidade de operação elevada V1 = 10 5 Velocidade Velocidade de operação comum V2 = 6 Velocidade de operação inferior V3 = 3 Alô Free
  • 16. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Sistema de Pontuação Nota Técnica [NT] NT = Q + 1,5E + 2,5DS + 2,5C + 2,5V/10 Onde: NT = nota técnica; Q = pontuação obtida para a proposta no critério qualificação; E = pontuação obtida para a proposta no critério experiência; DS = pontuação obtida para a proposta no critério dispositivo de segurança; C = pontuação obtida para a proposta no critério cobertura; V = pontuação obtida para a proposta no critério velocidade. Alô Free
  • 17. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Documentos de Aquisição Adotados • Declaração de Trabalho - Statement of Work • Modelo de Contrato • Modelo de Proposta • Template Utilizaremos estes documentos pois solicitaremos uma proposta técnico-comercial (request for proposal). Conhecemos o negócio, sabemos como deve funcionar (requisitos), porém não conhecemos o escopo do produto/serviço a ser adquirido. Alô Free
  • 18. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Meio de Convite Para iniciativa privada, que é o nosso caso, vários meios poderão ser utilizados para atingir o mercado. Nós optaremos por correspondências diretas aos fornecedores da nossa “vendor list”, pois é somente com estes que desejamos trabalhar. Vendor List C HMS 90 Software Trust Parts Software World Phone SPE Radical 5 Brain 4 Ideas Alô Free
  • 19. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Contrato • Forma > Contrato Formal Padrão de contratação da empresa; Valor elevado do contrato; e Transparência. • Espécie > Contrato de Prestação de Serviço Trata-se de contrato consensual e não solene, já que se conclui com base no acordo de vontades; O contrato de prestação de serviços pode ser acordado pelo prazo máximo de quatro anos, período fixado pela Lei para evitar o trabalho escravo, todavia, findo esse tempo, as partes podem recontratar pelo mesmo prazo; e Tem um caráter personalíssimo, tanto é que ocorrendo a morte de uma das partes, o contrato é imediatamente extinto, não sendo passível, inclusive, de transmissão causa mortis. • Tipo > Preço Global (PG) Repasse de risco para o contratado; Vincular o pagamento à entrega e qualidade do produto ou serviço; e Baixa energia gasta com o controle contratual. Alô Free
  • 20. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Licitação ou Concorrência Privada Conduziremos o nosso processo de aquisições através de uma concorrência privada, como ilustrado no fluxograma que se segue: Alô Free
  • 21. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Atitudes e Fiscalização • Atitudes > Respeitar o contrato - Contratante; Cobrar respeito ao contrato por parte da Contratada; Promover reuniões de acompanhamento do contrato; Exigir a documentação formal das comunicações relevantes; e Instigar o controle das mudanças e manter cópias atualizadas do contrato. • Fiscalização > Autorização de trabalho/ordens de serviço; Auditorias – qualidade e segurança; Documentos jurídicos; Diligenciamentos; Medições; Controle de qualidade e tecnológico; Controle integrado de mudanças; Monitoramento e controle de riscos; Administração de “claims” (pleitos/reivindicações); e Avaliação de fornecedores. Alô Free
  • 22. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Relatórios Administração Aquisições • Relatório Diário de Obras Condições de trabalho do dia; Atividades realizadas e progresso medido; Pessoal e recursos mobilizados; e Eventos relevantes. • Relatório de Obra [medições e avanço físico vs custo incorrido] Período de medição; Atividades monitoradas; Avanço medido em cada atividade; Valor dos avanços medidos – custo incorrido; Custos extras- escopo ocorridos no período; e Despesas reembolsáveis. Alô Telefonia
  • 23. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Relatórios Administração Aquisições Template - Relatório Diário de Obras RELATÓRIO DIÁRIO DE OBRA DATA: 13/04/2012 Condições de Cond. do tem po: Tem peratura Chuva Hora Trabalho S T Q Q S S D 24°C Não 17:30 Boa Diário Núm ero: Período de Trabalho: 7:00- 17:00 Nom e do Projeto: Projeto Alô Free Núm ero do Projeto: Localização São Paulo - SP Nom e do Fornecedor: BRAIN 4 IDEAS Atividades do Fornecedor Item Estrutura / Área de Trabalho Descrição dos Serviços Executados 1 2 Designação do código do serviço Neste espaço realizamos a descrição das atividades realizadas no dia. 3 executado. 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Equipamento e Mão de Obra Mão de obra Equipam ento Atividade ID Horas em Horas em Profissional Nº. Nom e / Tipo / Modelo / Idade Nº. Horas em Uso Atividade Espera 1 Profissionais que realizaram as Equipamento ou ferramentas que foram utilizadas nas atividades. 2 atividades descritas no dia. Também podemos avaliar a sua produtividade. 3 O controle de horas permite ter 4 parâmetros que avaliem produtividade. 5 6 7 8 9 10 11 12 Materiais Utilizados Atividade ID Descrição Atividade ID Descrição 1.0 Descrição dos m ateriais que foram consum idos. 5.0 2.0 6.0 3.0 7.0 4.0 8.0 Alô Telefonia
  • 24. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Relatórios Administração Aquisições Template - Relatório de Medições de Serviços RELATÓRIO DE MEDIÇÃO Relatório Medição No.: 1 Período de Trabalho: Mês de Abril Nome do Projeto: Alô Free Contrato No.: AT_2012_No.0032 Localização: São Paulo Fornecedor: Brain 4 Ideas Quantidade Quantidade Unidade Quantidade Valor Valor Medido Valor Medido Avanço Item REF EAP/WBS Descrição/Entrega Valor Unitário Saldo Contrato Executada Executada Medida Contratada Contratado Período Acumulado Físico Período Acumulada 1 Referência EAP. Descrição da atividade Und. "X" Reais. Escopo Valor do escopo Saldo do Mês "X". Mês "X". Quantidade Medição [%] 2 realizada. contratado. contratado. escopo executada acumulada 3 contratado. acumulada até à data 4 até à data em questão. 5 em questão. 6 7 8 9 10 VALORES TOTAIS RETENÇÕES CONTRATUAIS São indicados os descontos referentes a retenções contratuais. OUTROS DESCONTOS Exemplo de descontos de faturamento direto de materiais. VALORES A PAGAR Valor a bruto a pagar no período. Observações: As atividades realizadas e suas respectivas quantidades estão devidamente justificadas no memorial de cálculo anexo (Memorial Brain 4 Ideas_MED.No.003). Alô Telefonia
  • 25. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Administração Contratos Alô Free
  • 26. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Encerramento Contratos Alô Free