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Gerenciamento de
Aquisições de Projetos 
	
  
	
  
FGV- Decision - Porto Alegre RS
Gerenciamento de Projeto - Proj.33
SOBRE A EMPRESA
	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  
	
   	
   	
   A BeautyNow será uma empresa importadora e comercializadora de
produtos de beleza para o publico masculino e feminino através de um
“Business-to-consumer” ou B2C. O processo de venda será
personalizado, uma equipe composta por 12 Agentes de Beleza
visitarão o cliente em seu domicílio e/ou escritório com um kit de
amostras físicas e com um programa inteligente, denominado Prova
Virtual que permitirá uma simulação digital associando os produtos
disponíveis da empresa com as características físicas do cliente.
	
  
	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  
OBJETIVO
Gerenciar as aquisições do Projeto BeautyNow conforme as boas práticas
do PMBOK, desenvolvendo o plano de gerenciamento de aquisições
alinhado ao plano estratégico, atendendo seus quesitos de qualidade,
prazo e custo, de forma a fornecer subsídios para a tomada de decisões.
	
  
SOBRE O PROJETO
A empresa BeautyNow estará localizada em um prédio locado na Av. Assis Brasil, 7361, no
Bairro Cristo Redentor, na cidade de Porto Alegre/RS e terá uma intervenção arquitetônica
com obra para adaptação das atividades. As instalações previstas para a sede são: Escritório
Administrativo, Espaço para Agentes de Beleza, Depósito, Centro de Distribuição e Controle,
Espaços Infraestrutura interna e externa, Almoxarifado e na área externa Estacionamento para
Veículos e Bicicletas. Faremos a
Certificação do Selo LEED-EB-OM - O USGBC (United States Green Building Council) lançou,
em 2009, o LEED EB O&M (Leadership in Energy and Environmental Design - Existing
Buildings - Operation and Maintenance), certificação destinada a avaliar as questões de uso e
manutenção dos edifícios. Faremos a certificação inicialmente com o nuero minimo de pontos
necessários.
A Certificação Digital requisito obrigatório para servidores web ou Certificados SSL/TLS.
Deverá seguir todas as instruções do Ministério da Fazenda através da Normativa RFB N
°1534, de 22 de Dezembro de 2014. Esta certificação ficará a cargo da empresa terceirizada
que fará o desenvolvimento de toda a rede de TI da empresa e do site da BeautyNow.
	
  
ATUAÇÃO
Definição do negócio ampliado da empresa
Importadora e comercializadora de produtos de belezas de alto valor agregado para classe
A e B.
Missão
Comercializar produtos de beleza através de site próprio, oportunizando serviço de
atendimento diferenciado e personalizado de forma a promover o seu bem-estar e
comodidade, proporcionando uma experiência de compra única.
Visão
Ser reconhecida como uma empresa inovadora, atingindo a liderança de mercado da Região
Sul em dez anos através de uma experiência de consumo digital, investimento em tecnologia
e inovação de serviços, contribuindo para a ampliação do varejo digital.
Valores
Integridade, cooperação, excelência de desempenho, respeito à vida.
	
  
	
  
FCS
§  Compromisso com a entrega;
§  Atenção a pedidos específicos do cliente;
§  Relacionamento com o cliente;
§  Atualização da cadeia de produtos;
§  Tempo de resposta às mudanças de mercado;
§  Acesso à mão de obra qualificada
JUSTIFICATIVA
O projeto BeautyNow nasceu em Porto Alegre, no ano de 2014 quando, através de ampla
pesquisa com consumidores locais, foram detectadas oportunidades no mercado de
Porto Alegre/RS e Região Metropolitana, mais especificamente concentrada nas classes
sociais A e B, tanto para o segmento feminino quanto para o masculino pelo Sponsor
deste projeto.
A constituição da empresa de importação, obra civil no predio, certificações digitais e
selo Leed, aprovações em órgãos públicos, licenças de instalações e operações,
treinamentos além do desenvolvimento de parcerias com as principais marcas do ramo
ou com seus representantes e operação assistida por três meses fazem parte do escopo
do projeto.
	
  
	
  
	
  
	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  
WBS
CRITÉRIOS M/B
Os critérios utilizados para a definição dos pacotes make e buy foram:
1 – Core Business da Empresa
A empresa definiu como pacotes make aqueles para cuja realização tem expertise,
considerando a equipe de socioinvestidores – com experiência no ramo do negocio – e a
equipe da BeautyNow, especializada no gerenciamento de projetos. Exemplos: “Plano de
gerenciamento de escopo” e “Importadora e Comercializadora”. Os pacotes buy, por sua vez,
compreenderam aqueles para os quais eram necessários conhecimento e competências
alheias ao core business da empresa, como “SITE da Empresa(escritório e depósito)” e
“Software de Prova Virtual”.
2 – Necessidade de fornecimento especializado
Foram definidos pacotes buy aqueles para os quais era necessário fornecimento
especializado, como, por exemplo, os pacotes “Software de Prova Virtual” e “Certificações”,
delegados a uma empresa especializada na área.

3 – Capacidade da equipe (Qualidade/Quantidade)
O número e o perfil técnico dos integrantes da equipe do projeto, considerando seu escopo
total, determinou a opção por alguns pacotes buy como Alvarás, Licenças e Certificações.
CRITÉRIOS M/B
4 – Restrição de Prazo
Como a BeautyNow deve iniciar suas em data específica, e a empresa não possui recursos
suficientes para atender o tempo de execução do projeto, será realizada a contratação de
alguns pacotes de trabalho como, por exemplo, “Constituição da empresa”.
5 – Restrição de Custo
As restrições de custo do projeto implicaram a opção por alguns pacotes buy, com valor mais
atrativo do que se fossem implementados como pacotes make. Como exemplo, citamos o “O
Projeto de Reforma do Empreendimento com inclusão da Sustentabilidade ”, este inclusive
com impacto nos custos e riscos ,um importante sub-produto do projeto.
6 – Existência de Fornecedores Confiáveis
A existência no mercado de fornecedores confiáveis, alinhada a outros fatores como
vantagens de preço (restrição de custo), levou à contratação de alguns pacotes como, por
exemplo, “Estudo de Viabilidade Técnica e Legal”, com capacidade de fornecer os serviços
de acordo necessidades do empreendimento.
7 – Compartilhamento de riscos
Para pacotes de trabalho com grande representatividade para o projeto e não relacionados
ao core business da empresa e/ou capacidade da equipe, optou-se pela contratação para o
compartilhamento de riscos. Como exemplo, citamos o “Anteprojeto da Reforma do
Empreendimento”.
MAPA
Referência!
Item a ser
contratado!
Ref.
WBS!
Vendedor Lista! Prazo! Orçamento!
Critério
Make/Buy!
RFP-01
Estudo de Viabilidade
Técnica e Legal
1.2.1
Empresa 1
Empresa 2
Empresa 3
30 dias R$50.000,00 1,2,6
RFP-02
Anteprojeto do
Empreendimento
1.2.5
Empresa 4
Empresa 5
Empresa 6
45 dias R$100.000,00 1,2,7
RFP-03
Projeto Executivo do
Empreendimento
1.2.6
Empresa 7
Empresa 8
Empresa 9
90 dias R$350.000,00 2,5
RFP-04 Certificações 1.3.6
Empresa 10
Empresa 11
Empresa 12
30 dias R$75.000,00 1,2
RFP-05
Constituição da
empresa
1.6.1
Empresa 13
Empresa 14
Empresa 15
30 dias R$27.500,00 4
RFP-06
Licença para
Construção
1.4.2
Empresa 16
Empresa 17
Empresa 18
30 dias R$15.750,00 3
RFP-07
Alvará de
Funcionamento
1.4.3
Empresa 19
Empresa 20
Empresa 21
30 dias R$7.860,00 3
RFP-08
Parceria com as
princepais marcas
1.5.1
Empresa 22
Empresa 23
Empresa 24
120 dias R$125.000,00 1,2
RFP-09
SITE da Empresa
(escritório edepósito)
1.6.2
BB Engenharia Ltda.
LL Construções Ltda.
JB Construções Ltda.
180 dias R$658.582,00 1
RFP-10
Software de Prova
Virtual
1.6.3
Empresa 25
Empresa 26
Empresa 27
60 dias R$89.560,00 1,2
WBS
RISCOS
	
  	
  
	
  
Evento de Risco " Resposta ao Risco " Momento da
Resposta ao Risco "
Licenças não saírem no
prazo previsto para
início do trabalho
- Pré-qualificação e seleção das empresas para obtenção das
licenças considerando restrição do prazo para tal
- Avaliação das documentações antes de protocolar com órgãos
competentes
- Administração sistemática do desenvolvimento dos processos
PQ/SEL/ADM
Projeto arquitetônico
não ser entregue a
tempo para início da
obra
- Pré-qualificação das empresas considerando histórico de
entregas no prazo;
- Acompanhamento/medição periódica do andamento do
trabalho
- Adoção de modelo de contrato e cláusulas contratuais que
transfiram os riscos para o fornecedor.
PQ/ADM/CONT
Entregas não serem
realizadas de acordo
com especificações/
qualidade requeridas
- Especificar na declaração de trabalho expectativas quanto à
qualidade/condições das entregas
- Pré-qualificar empresas que atendam às expectativas com
relação à qualidade requerida para, depois, selecionar
fornecedor mais competente
- Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas
- Aplicação de multa em caso de não cumprimento dos termos
do contrato
ESP/PQ/SEL/
CONT/ADM
Projeto exceder o
orçamento predefinido
- Mapear principais riscos de não cumprimento de orçamento no
planejamento e incluir reservas de contingência no orçamento
final
- Pré-qualificar empresas e selecionar fornecedor final que
atenda ao orçamento/condições de pagamento previstos
- Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas
- Acompanhamento/medição periódica dos gastos por meio EVA
PLAN/PQ/
SEL/CONT/ADM
LINHA ADOTADA
	
  
Linha adotada do mapa de aquisições:
1.6.2 - SITE da Empresa (escritório e depósito)
 
Declaração do Escopo
DESCRIÇÃO
Reforma de edifício com metragem quadrada de 500 m² localizado na Av. Assis Brasil nº
7361, bairro Cristo Redentor, Porto Alegre – RS, para instalação de sede administrativa e
depósito logístico de produtos da Beauty Now.
	
  
1. Especificação Técnica
Devem ser obedecidas todas as normas técnicas brasileiras da ABNT e as NBRs do
ministério do trabalho para a execução do escopo contratual. Toda a exceção ou conflito
entre normas técnicas e legislação deve ser apresentado para a CONTRANTANTE,
acompanhada das soluções recomendadas.
	
  
2. Qualidade 	
  
A CONTRATADA deve apresentar para aprovação da CONTRATANTE o Plano da
Qualidade para os seus serviços, além da metodologia a ser adotado para o controle e a
aprovação dos materiais e serviços.
3. Segurança e Meio Ambiente 
A CONTRATADA deve executar a obra obedecendo todas as normas de segurança e meio
ambiente vigentes, além de ser responsável por fornecer equipamentos individuais e
coletivos de segurança, elaborar análise de riscos, plano de emergências, e tomar todas
as precauções necessárias para a execução de uma obra limpa e sem acidentes.
SITE DA EMPRESA
4. Quantidade 
A CONTRATADA deve apresentar uma lista de materiais, quantidades e respectivas
especificações técnicas para aprovação da CONTRATANTE antes do início da fase de
aquisições.
5. Prazos 
A CONTRATADA deve obedecer aos prazos estabelecidos no cronograma do projeto e
apresentar semanalmente as curvas de avanço físico e de tendência, relatando os
principais desvios e respectivas ações mitigatórias.
6. Equipe Técnica 
A CONTRATADA deve apresentar os currículos das pessoas chaves do projeto para a
aprovação da CONTRATANTE e nomear um preposto responsável e com autoridade para a
tomada de decisões. Este preposto deve estar disponível e acessível durante todo o
projeto.
A CONTRATADA é responsável pela qualificação técnica de sua equipe, e de eventuais
terceiros por ela contratada.
SITE DA EMPRESA
7. Exclusões do Escopo 
Licenças para a execução da Obra.
8. Horários da Obra 
A Obra deverá ser executada somente de segunda-feira à sexta-feira, entre 7h e 18h.
9. Local da Obra 
Av. Assis Brasil nº 7361, bairro Cristo Redentor, Porto Alegre – RS.
10. Medição
A medição do avanço físico da obra, se levará cabo semanalmente.
11. Pagamento
O pagamento será realizado via transferência bancaria, depois do recebimento do aceite total
de parte da fiscalização do pacote em questão.
	
  
SITE DA EMPRESA
WBS DO CONTRATO
CRITÉRIOS
Critérios Eliminatórios 
Apresentar proposta até a data estipulada. - Preencher todos os requisitos da Declaração de
Trabalho. - Ter um bom rating. - Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS. -
Entrega dentro do cronograma determinado. - Entrega dentro do orçamento previsto.
	
  
Critérios Classificatórios
Qualidade no projeto arquitetônico. - Prazo de entrega. - Preço e/ou condições de pagamento. -
Capacidade técnica. - Agilidade no atendimento e comunicação eficaz. - Qualidade no portfólio
apresentado.
	
  
Critérios de avaliação
Optamos por não divulgar os critérios de avaliação aos convidados, a fim de:
§  Avaliar o nível de maturidade de cada empresa proponente;
§  Evitar o questionamento dos critérios pelos proponentes
§  Evitar o questionamento do resultado pelos proponentes
§  Evitar a distorção/manipulação de dados pelos concorrentes para atender aos critérios
preestabelecidos.
	
  
	
  
	
  
Sistema de Pontuação
Critério! Peso!
BB Engenharia Ltda.! LL Construções Ltda.! JB Construções Ltda.!
Nota ! Média ! Nota ! Média ! Nota ! Média !
Qualidade no projeto
arquitetônico
25 8,3 207,5 8,7 217,5 9 225
Prazo de entrega 25 7 175 8 200 9 225
Preço e/ou condições de
pagamento
10 5,3 53 7,7 77 8 80
Capacidade técnica 15 9,5 142,5 9,3 139,5 9,5 142,5
Agilidade no atendimento e
comunicação eficaz
10 7,3 73 6,6 66 9 90
Qualidade no portfólio
apresentado
15 10 150 10 150 10 150
Total ! 100 ! ! 801! 850! 912,5 !
O cálculo da média foi realizado multiplicando-se o peso de cada critério pela nota
correspondente dada ao concorrente. O proponente cuja soma das médias
apresentou maior valor foi selecionado.
SISTEMAS DE
PONTUAÇÃO
FORNECEDOR
VENCEDOR
	
  
	
  
A equipe de Gerenciamento do Projeto BeautyNow, agradece a todos
participantes do processo de aquisição do pacote de trabalho, 1.6.2-SITE
da Empresa (escritório e depósito), RFP-09, por meio da concorrência AQ.
027/2015, e lhes comunicamos que a empresa JB Construções Ltda., foi a
vencedora da concorrência.
	
  
	
  
DOCUMENTOS
Os documentos necessários durante o processo de aquisição do Projeto
de Arquitetura serão:
Carta Convite, acompanhada de uma Declaração de Trabalho e de uma
minuta do documento contratual, constituindo a chamada RFP (Request
for Proposal ou Requisição de Proposta) que se trata de uma demanda
de proposta Técnica e Comercial que, por sua vez, apresente
detalhadamente o escopo do pacote de trabalho em questão e também
contemple as seguintes informações, entre outras: Técnicos, Prazo,
Garantias, Assistência Técnica, Certificações.
Técnicos	
   Prazo	
   Garan.as	
  
Assistência	
  	
  
Técnica	
  
Cer.ficações	
  
DOCUMENTOS
A RFP incluirá:
§  Informações básicas da empresa emissora do documento:
§  Nome da empresa, endereço, telefone, e-mail e nome do responsável;
§  Informações básicas a respeito das expectativas sobre o pacote de trabalho a ser
contratado;
§  Cláusulas contratuais gerais que sejam relevantes para que o fornecedor direcione a
elaboração da proposta ou, até mesmo, desista da concorrência;
§  Informações básicas sobre o processo de seleção, incluindo cronograma;
§  Forma de apresentação da proposta.
Justificativa: 
A equipe do projeto necessita de uma reposta ampla, completa e detalhada dos
fornecedores, já que não possui conhecimento suficiente sobre o pacote de trabalho em
questão. Não são desejáveis respostas simplificadas, contendo apenas o preço. A
BeautyNow é um empreendimento de longa duração, é um investimento importante para seus
proprietários, e para isso precisa de fornecedores confiáveis em longo prazo. A resposta à
RFP permitirá ter subsídios suficientes para a realização de uma escolha mais rigorosa.
Envio do convite:	
  
•  O processo de aquisição do pacote de trabalho Projeto de Arquitetura
será realizado por meio de concorrência privada.
•  A RFP será enviada por carta convite registrada, enviada aos
concorrentes pré-selecionados.
ENVIO DO CONVITE
CONTRATAÇÃO
Processo de contratação
A equipe optou pela contratação formal do fornecedor, por meio de uma carta contrato.
	
  
Justificativa: a opção pela contratação formal se deve à importância do projeto arquitetônico
para a inauguração da Empresa BeautyNow e aos riscos advindos da restrição de custo e
tempo de execução. A formalidade do método escolhido garante também mais respaldo à
equipe do projeto, já que o pacote de trabalho contratado requer competências e
habilidades específicas e alheias àquelas da equipe do projeto.
CONTRATO
Espécie de contrato	
  
O contrato será de prestação de serviços, já que o seu escopo é a contratação de serviços
de planejamento e execução de projeto arquitetônico.
	
  
Tipo de contrato 	
  
Considerando que a contratante não detém competências e habilidades para executar o
pacote de trabalho contratado e que este possui escopo bem definido, o contrato será de
preço global, transferindo-se, assim, os riscos para o fornecedor contratado.
FLUXOGRAMA
Concorrência Privada	
  
MECANISMOS
1 – Atitude: 
§  Elaborar e validar contratos que descrevam com clareza ao fornecedor todas as
premissas, restrições e condições do produto ou serviço as ser contratado.
§  Fazer valer as condições que constam no contrato, tanto pela contratante como pela
contratada, por meio de sua administração sistemática.
2 – Fiscalização: 
§  Realização de reunião de Kick-off para esclarecimentos do trabalho a ser realizado e
retomada das condições e responsabilidades assumidas.
§  Realizar medição das entregas parciais do contrato de acordo com critérios definidos
previamente.
§  Verificar periodicamente qualidade do serviço prestado de acordo com critérios
predefinidos.
§  Reuniões semanais de gerenciamento com a contratada.
§  Emissão quinzenal das Curvas de Avanço Físico, Curvas de Avanço Planejado e Curvas
de Tendências de Desvios.
§  Monitorar e controlar os riscos na área de aquisições de forma integrada à gerência de
riscos do projeto.
§  Realizar controle integrado das mudanças solicitadas.
RELATÓRIOS
Relatórios:
§  Relatório Diário de Obra (R.D.O)
§  Relatório Fotográfico da Obra (Semanal)
§  Boletins de Medição das entregas parciais (quinzenais)
§  Relatório Executivo Mensal (modelo no slide a seguir), contemplando: Curvas de
Avanço Físico, Curvas de Avanço Planejado e Curvas de Tendências de Desvios
§  Curva de Custo Real X Custo Orçado
§  Avaliação de desempenho da contratada
SUMÁRIO
EXECUTIVO
FLUXOGRAMA
Controle do Contrato	
  
FLUXOGRAMA
Documentos	
  
Encerramento	
  
• Emi.dos	
  pelo	
  contratante	
  –	
  relatório	
  de	
  encerramento	
  do	
  contrato	
  e	
  termo	
  de	
  aceite;	
  
• Emi.dos	
  pelo	
  contratado	
  –	
  atestado	
  de	
  inexistência	
  de	
  reinvindicações	
  e	
  relatório	
  de	
  encerramento	
  do	
  contrato.	
  
Nota	
  de	
  Rescisão	
  
• Esta	
  etapa	
  será	
  percorrida	
  caso	
  haja	
  algum	
  prejuízo	
  ao	
  trabalho	
  realizado,	
  como	
  no.ficação	
  para	
  que	
  se	
  cancele	
  o	
  contrato	
  com	
  o	
  fornecedor	
  
Conformidade	
  
Procedimento	
  
• É	
  necessário	
  verificar	
  se	
  os	
  procedimentos	
  estabelecidos	
  para	
  encerramento	
  do	
  contrato	
  sob	
  o	
  ponto	
  de	
  vista	
  administra.vo	
  foram	
  observados.	
  
Caso	
  contrário,	
  não	
  se	
  deve	
  proceder	
  ao	
  pagamento	
  final	
  do	
  fornecedor.	
  
Auditoria	
  das	
  
Aquisições	
  
• Análise	
  estruturada	
  de	
  todo	
  o	
  processo	
  de	
  aquisição	
  desde	
  a	
  decisão	
  de	
  contratar,	
  ou	
  não,	
  até	
  o	
  encerramento	
  do,	
  contrato,	
  visando	
  a	
  
iden.ficação	
  das	
  lições	
  aprendidas	
  e	
  a	
  correção	
  de	
  procedimentos.	
  
Aceitação	
  e	
  
pagamento	
  final	
  
• Aceitação	
  formal	
  dos	
  produtos	
  e	
  serviços	
  que	
  foram	
  objeto	
  do	
  fornecimento	
  e	
  pagamento	
  final,	
  através	
  do	
  termo	
  de	
  recebimento;	
  
• Verificação	
  se	
  todos	
  produtos	
  e	
  serviços	
  constantes	
  do	
  escopo	
  do	
  contrato	
  foram	
  entregues.	
  
Arquivo	
  de	
  
Contrato	
  
• •Criação	
  de	
  pasta	
  com	
  índice	
  mínimo	
  contendo	
  os	
  seguintes	
  itens:	
  RFP,	
  contrato,	
  cronogramas,	
  alterações	
  solicitadas	
  e	
  aprovadas,	
  
documentações	
  técnicas,	
  adi.vos	
  ao	
  contrato,	
  ordens	
  de	
  trabalho,	
  aprovação	
  dos	
  deliverables,	
  correspondências	
  do	
  contrato,	
  avaliações	
  do	
  
contratado,	
  relatórios	
  de	
  desempenho,	
  cópias	
  das	
  faturas	
  e	
  pagamentos	
  e	
  resultados	
  de	
  fiscalizações.	
  
Lições	
  aprendas	
  
• Registro	
  de	
  acontecimentos	
  ocorridos	
  durante	
  todo	
  o	
  ciclo	
  do	
  projeto	
  para	
  uso	
  efe.vo	
  não	
  só	
  em	
  futuros	
  projetos,	
  mas	
  também	
  em	
  outras	
  fases	
  
deste	
  mesmo	
  projeto.	
  Será	
  preenchido	
  um	
  relatório	
  Sumário	
  de	
  Pós-­‐Contrato,	
  contendo:	
  sumário	
  execu.vo,	
  performance	
  técnica,	
  performance	
  
de	
  prazo,	
  administração	
  de	
  contrato,	
  gerenciamento	
  de	
  riscos,	
  gerenciamento	
  financeiro	
  e	
  gerenciamento	
  das	
  relações	
  de	
  stakeholders.	
  
Encerramento do Contrato	
  
PGA
1 – Objetivo do Plano de Gerenciamento de Aquisições 
2 – Mapa de aquisições 

3 – Solicitação/Planejamento de aquisições 
3.1 – Fluxograma e procedimentos
3.2 – Matriz de responsabilidades
3.3 – Ferramentas de comunicação e controle
3.4 – Documentação: Declaração de escopo, WBS e dicionário da WBS revisados com
pacotes make e buy, cronograma do projeto, registro de riscos, matriz de responsabilidades
(projeto) atualizados, atas de reunião e aprovações.
4 – Controle de aquisições 
4.1 – Fluxograma e procedimentos
4.2 – Matriz de responsabilidades
4.3 – Ferramentas de comunicação e controle
4.4 – Documentação: modelos/templates de relatórios mensais, boletins de medição,
formulário de solicitação de mudanças, relatórios de aceite parcial, relatório de aceite final,
modelos contratuais, atas de reunião e aceite.
PGA
5 – Encerramento de aquisições
5.1 – Fluxograma e procedimentos
5.2 – Matriz de responsabilidades
5.3 – Ferramentas de comunicação e controle
5.4 – Documentos de encerramento: relatório de conclusão do projeto, registro de lições
aprendidas, atas de reunião e aceite.
6 – Arquivos de contrato
RFP, Propostas técnico-comerciais, processo de seleção, contrato, cronogramas, alterações
solicitadas e aprovadas, documentações técnicas, aditivos ao contrato, ordens de trabalho,
aprovação dos deliverables, correspondências do contrato, avaliações do contratado,
relatórios de desempenho, cópias das faturas e pagamentos e resultados de fiscalizações.

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BeautyNow

  • 1.         Gerenciamento de Aquisições de Projetos     FGV- Decision - Porto Alegre RS Gerenciamento de Projeto - Proj.33
  • 2.
  • 3. SOBRE A EMPRESA                         A BeautyNow será uma empresa importadora e comercializadora de produtos de beleza para o publico masculino e feminino através de um “Business-to-consumer” ou B2C. O processo de venda será personalizado, uma equipe composta por 12 Agentes de Beleza visitarão o cliente em seu domicílio e/ou escritório com um kit de amostras físicas e com um programa inteligente, denominado Prova Virtual que permitirá uma simulação digital associando os produtos disponíveis da empresa com as características físicas do cliente.                
  • 4.
  • 5. OBJETIVO Gerenciar as aquisições do Projeto BeautyNow conforme as boas práticas do PMBOK, desenvolvendo o plano de gerenciamento de aquisições alinhado ao plano estratégico, atendendo seus quesitos de qualidade, prazo e custo, de forma a fornecer subsídios para a tomada de decisões.  
  • 6. SOBRE O PROJETO A empresa BeautyNow estará localizada em um prédio locado na Av. Assis Brasil, 7361, no Bairro Cristo Redentor, na cidade de Porto Alegre/RS e terá uma intervenção arquitetônica com obra para adaptação das atividades. As instalações previstas para a sede são: Escritório Administrativo, Espaço para Agentes de Beleza, Depósito, Centro de Distribuição e Controle, Espaços Infraestrutura interna e externa, Almoxarifado e na área externa Estacionamento para Veículos e Bicicletas. Faremos a Certificação do Selo LEED-EB-OM - O USGBC (United States Green Building Council) lançou, em 2009, o LEED EB O&M (Leadership in Energy and Environmental Design - Existing Buildings - Operation and Maintenance), certificação destinada a avaliar as questões de uso e manutenção dos edifícios. Faremos a certificação inicialmente com o nuero minimo de pontos necessários. A Certificação Digital requisito obrigatório para servidores web ou Certificados SSL/TLS. Deverá seguir todas as instruções do Ministério da Fazenda através da Normativa RFB N °1534, de 22 de Dezembro de 2014. Esta certificação ficará a cargo da empresa terceirizada que fará o desenvolvimento de toda a rede de TI da empresa e do site da BeautyNow.  
  • 7. ATUAÇÃO Definição do negócio ampliado da empresa Importadora e comercializadora de produtos de belezas de alto valor agregado para classe A e B. Missão Comercializar produtos de beleza através de site próprio, oportunizando serviço de atendimento diferenciado e personalizado de forma a promover o seu bem-estar e comodidade, proporcionando uma experiência de compra única. Visão Ser reconhecida como uma empresa inovadora, atingindo a liderança de mercado da Região Sul em dez anos através de uma experiência de consumo digital, investimento em tecnologia e inovação de serviços, contribuindo para a ampliação do varejo digital. Valores Integridade, cooperação, excelência de desempenho, respeito à vida.    
  • 8. FCS §  Compromisso com a entrega; §  Atenção a pedidos específicos do cliente; §  Relacionamento com o cliente; §  Atualização da cadeia de produtos; §  Tempo de resposta às mudanças de mercado; §  Acesso à mão de obra qualificada
  • 9. JUSTIFICATIVA O projeto BeautyNow nasceu em Porto Alegre, no ano de 2014 quando, através de ampla pesquisa com consumidores locais, foram detectadas oportunidades no mercado de Porto Alegre/RS e Região Metropolitana, mais especificamente concentrada nas classes sociais A e B, tanto para o segmento feminino quanto para o masculino pelo Sponsor deste projeto. A constituição da empresa de importação, obra civil no predio, certificações digitais e selo Leed, aprovações em órgãos públicos, licenças de instalações e operações, treinamentos além do desenvolvimento de parcerias com as principais marcas do ramo ou com seus representantes e operação assistida por três meses fazem parte do escopo do projeto.                      
  • 10. WBS
  • 11. CRITÉRIOS M/B Os critérios utilizados para a definição dos pacotes make e buy foram: 1 – Core Business da Empresa A empresa definiu como pacotes make aqueles para cuja realização tem expertise, considerando a equipe de socioinvestidores – com experiência no ramo do negocio – e a equipe da BeautyNow, especializada no gerenciamento de projetos. Exemplos: “Plano de gerenciamento de escopo” e “Importadora e Comercializadora”. Os pacotes buy, por sua vez, compreenderam aqueles para os quais eram necessários conhecimento e competências alheias ao core business da empresa, como “SITE da Empresa(escritório e depósito)” e “Software de Prova Virtual”. 2 – Necessidade de fornecimento especializado Foram definidos pacotes buy aqueles para os quais era necessário fornecimento especializado, como, por exemplo, os pacotes “Software de Prova Virtual” e “Certificações”, delegados a uma empresa especializada na área. 3 – Capacidade da equipe (Qualidade/Quantidade) O número e o perfil técnico dos integrantes da equipe do projeto, considerando seu escopo total, determinou a opção por alguns pacotes buy como Alvarás, Licenças e Certificações.
  • 12. CRITÉRIOS M/B 4 – Restrição de Prazo Como a BeautyNow deve iniciar suas em data específica, e a empresa não possui recursos suficientes para atender o tempo de execução do projeto, será realizada a contratação de alguns pacotes de trabalho como, por exemplo, “Constituição da empresa”. 5 – Restrição de Custo As restrições de custo do projeto implicaram a opção por alguns pacotes buy, com valor mais atrativo do que se fossem implementados como pacotes make. Como exemplo, citamos o “O Projeto de Reforma do Empreendimento com inclusão da Sustentabilidade ”, este inclusive com impacto nos custos e riscos ,um importante sub-produto do projeto. 6 – Existência de Fornecedores Confiáveis A existência no mercado de fornecedores confiáveis, alinhada a outros fatores como vantagens de preço (restrição de custo), levou à contratação de alguns pacotes como, por exemplo, “Estudo de Viabilidade Técnica e Legal”, com capacidade de fornecer os serviços de acordo necessidades do empreendimento. 7 – Compartilhamento de riscos Para pacotes de trabalho com grande representatividade para o projeto e não relacionados ao core business da empresa e/ou capacidade da equipe, optou-se pela contratação para o compartilhamento de riscos. Como exemplo, citamos o “Anteprojeto da Reforma do Empreendimento”.
  • 13. MAPA Referência! Item a ser contratado! Ref. WBS! Vendedor Lista! Prazo! Orçamento! Critério Make/Buy! RFP-01 Estudo de Viabilidade Técnica e Legal 1.2.1 Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 30 dias R$50.000,00 1,2,6 RFP-02 Anteprojeto do Empreendimento 1.2.5 Empresa 4 Empresa 5 Empresa 6 45 dias R$100.000,00 1,2,7 RFP-03 Projeto Executivo do Empreendimento 1.2.6 Empresa 7 Empresa 8 Empresa 9 90 dias R$350.000,00 2,5 RFP-04 Certificações 1.3.6 Empresa 10 Empresa 11 Empresa 12 30 dias R$75.000,00 1,2 RFP-05 Constituição da empresa 1.6.1 Empresa 13 Empresa 14 Empresa 15 30 dias R$27.500,00 4 RFP-06 Licença para Construção 1.4.2 Empresa 16 Empresa 17 Empresa 18 30 dias R$15.750,00 3 RFP-07 Alvará de Funcionamento 1.4.3 Empresa 19 Empresa 20 Empresa 21 30 dias R$7.860,00 3 RFP-08 Parceria com as princepais marcas 1.5.1 Empresa 22 Empresa 23 Empresa 24 120 dias R$125.000,00 1,2 RFP-09 SITE da Empresa (escritório edepósito) 1.6.2 BB Engenharia Ltda. LL Construções Ltda. JB Construções Ltda. 180 dias R$658.582,00 1 RFP-10 Software de Prova Virtual 1.6.3 Empresa 25 Empresa 26 Empresa 27 60 dias R$89.560,00 1,2
  • 14. WBS
  • 15. RISCOS       Evento de Risco " Resposta ao Risco " Momento da Resposta ao Risco " Licenças não saírem no prazo previsto para início do trabalho - Pré-qualificação e seleção das empresas para obtenção das licenças considerando restrição do prazo para tal - Avaliação das documentações antes de protocolar com órgãos competentes - Administração sistemática do desenvolvimento dos processos PQ/SEL/ADM Projeto arquitetônico não ser entregue a tempo para início da obra - Pré-qualificação das empresas considerando histórico de entregas no prazo; - Acompanhamento/medição periódica do andamento do trabalho - Adoção de modelo de contrato e cláusulas contratuais que transfiram os riscos para o fornecedor. PQ/ADM/CONT Entregas não serem realizadas de acordo com especificações/ qualidade requeridas - Especificar na declaração de trabalho expectativas quanto à qualidade/condições das entregas - Pré-qualificar empresas que atendam às expectativas com relação à qualidade requerida para, depois, selecionar fornecedor mais competente - Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas - Aplicação de multa em caso de não cumprimento dos termos do contrato ESP/PQ/SEL/ CONT/ADM Projeto exceder o orçamento predefinido - Mapear principais riscos de não cumprimento de orçamento no planejamento e incluir reservas de contingência no orçamento final - Pré-qualificar empresas e selecionar fornecedor final que atenda ao orçamento/condições de pagamento previstos - Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas - Acompanhamento/medição periódica dos gastos por meio EVA PLAN/PQ/ SEL/CONT/ADM
  • 16. LINHA ADOTADA   Linha adotada do mapa de aquisições: 1.6.2 - SITE da Empresa (escritório e depósito)
  • 18. DESCRIÇÃO Reforma de edifício com metragem quadrada de 500 m² localizado na Av. Assis Brasil nº 7361, bairro Cristo Redentor, Porto Alegre – RS, para instalação de sede administrativa e depósito logístico de produtos da Beauty Now.   1. Especificação Técnica Devem ser obedecidas todas as normas técnicas brasileiras da ABNT e as NBRs do ministério do trabalho para a execução do escopo contratual. Toda a exceção ou conflito entre normas técnicas e legislação deve ser apresentado para a CONTRANTANTE, acompanhada das soluções recomendadas.   2. Qualidade   A CONTRATADA deve apresentar para aprovação da CONTRATANTE o Plano da Qualidade para os seus serviços, além da metodologia a ser adotado para o controle e a aprovação dos materiais e serviços. 3. Segurança e Meio Ambiente A CONTRATADA deve executar a obra obedecendo todas as normas de segurança e meio ambiente vigentes, além de ser responsável por fornecer equipamentos individuais e coletivos de segurança, elaborar análise de riscos, plano de emergências, e tomar todas as precauções necessárias para a execução de uma obra limpa e sem acidentes. SITE DA EMPRESA
  • 19. 4. Quantidade A CONTRATADA deve apresentar uma lista de materiais, quantidades e respectivas especificações técnicas para aprovação da CONTRATANTE antes do início da fase de aquisições. 5. Prazos A CONTRATADA deve obedecer aos prazos estabelecidos no cronograma do projeto e apresentar semanalmente as curvas de avanço físico e de tendência, relatando os principais desvios e respectivas ações mitigatórias. 6. Equipe Técnica A CONTRATADA deve apresentar os currículos das pessoas chaves do projeto para a aprovação da CONTRATANTE e nomear um preposto responsável e com autoridade para a tomada de decisões. Este preposto deve estar disponível e acessível durante todo o projeto. A CONTRATADA é responsável pela qualificação técnica de sua equipe, e de eventuais terceiros por ela contratada. SITE DA EMPRESA
  • 20. 7. Exclusões do Escopo Licenças para a execução da Obra. 8. Horários da Obra A Obra deverá ser executada somente de segunda-feira à sexta-feira, entre 7h e 18h. 9. Local da Obra Av. Assis Brasil nº 7361, bairro Cristo Redentor, Porto Alegre – RS. 10. Medição A medição do avanço físico da obra, se levará cabo semanalmente. 11. Pagamento O pagamento será realizado via transferência bancaria, depois do recebimento do aceite total de parte da fiscalização do pacote em questão.   SITE DA EMPRESA
  • 22. CRITÉRIOS Critérios Eliminatórios Apresentar proposta até a data estipulada. - Preencher todos os requisitos da Declaração de Trabalho. - Ter um bom rating. - Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS. - Entrega dentro do cronograma determinado. - Entrega dentro do orçamento previsto.   Critérios Classificatórios Qualidade no projeto arquitetônico. - Prazo de entrega. - Preço e/ou condições de pagamento. - Capacidade técnica. - Agilidade no atendimento e comunicação eficaz. - Qualidade no portfólio apresentado.   Critérios de avaliação Optamos por não divulgar os critérios de avaliação aos convidados, a fim de: §  Avaliar o nível de maturidade de cada empresa proponente; §  Evitar o questionamento dos critérios pelos proponentes §  Evitar o questionamento do resultado pelos proponentes §  Evitar a distorção/manipulação de dados pelos concorrentes para atender aos critérios preestabelecidos.      
  • 23. Sistema de Pontuação Critério! Peso! BB Engenharia Ltda.! LL Construções Ltda.! JB Construções Ltda.! Nota ! Média ! Nota ! Média ! Nota ! Média ! Qualidade no projeto arquitetônico 25 8,3 207,5 8,7 217,5 9 225 Prazo de entrega 25 7 175 8 200 9 225 Preço e/ou condições de pagamento 10 5,3 53 7,7 77 8 80 Capacidade técnica 15 9,5 142,5 9,3 139,5 9,5 142,5 Agilidade no atendimento e comunicação eficaz 10 7,3 73 6,6 66 9 90 Qualidade no portfólio apresentado 15 10 150 10 150 10 150 Total ! 100 ! ! 801! 850! 912,5 ! O cálculo da média foi realizado multiplicando-se o peso de cada critério pela nota correspondente dada ao concorrente. O proponente cuja soma das médias apresentou maior valor foi selecionado. SISTEMAS DE PONTUAÇÃO
  • 24. FORNECEDOR VENCEDOR     A equipe de Gerenciamento do Projeto BeautyNow, agradece a todos participantes do processo de aquisição do pacote de trabalho, 1.6.2-SITE da Empresa (escritório e depósito), RFP-09, por meio da concorrência AQ. 027/2015, e lhes comunicamos que a empresa JB Construções Ltda., foi a vencedora da concorrência.    
  • 25. DOCUMENTOS Os documentos necessários durante o processo de aquisição do Projeto de Arquitetura serão: Carta Convite, acompanhada de uma Declaração de Trabalho e de uma minuta do documento contratual, constituindo a chamada RFP (Request for Proposal ou Requisição de Proposta) que se trata de uma demanda de proposta Técnica e Comercial que, por sua vez, apresente detalhadamente o escopo do pacote de trabalho em questão e também contemple as seguintes informações, entre outras: Técnicos, Prazo, Garantias, Assistência Técnica, Certificações. Técnicos   Prazo   Garan.as   Assistência     Técnica   Cer.ficações  
  • 26. DOCUMENTOS A RFP incluirá: §  Informações básicas da empresa emissora do documento: §  Nome da empresa, endereço, telefone, e-mail e nome do responsável; §  Informações básicas a respeito das expectativas sobre o pacote de trabalho a ser contratado; §  Cláusulas contratuais gerais que sejam relevantes para que o fornecedor direcione a elaboração da proposta ou, até mesmo, desista da concorrência; §  Informações básicas sobre o processo de seleção, incluindo cronograma; §  Forma de apresentação da proposta. Justificativa: A equipe do projeto necessita de uma reposta ampla, completa e detalhada dos fornecedores, já que não possui conhecimento suficiente sobre o pacote de trabalho em questão. Não são desejáveis respostas simplificadas, contendo apenas o preço. A BeautyNow é um empreendimento de longa duração, é um investimento importante para seus proprietários, e para isso precisa de fornecedores confiáveis em longo prazo. A resposta à RFP permitirá ter subsídios suficientes para a realização de uma escolha mais rigorosa.
  • 27. Envio do convite:   •  O processo de aquisição do pacote de trabalho Projeto de Arquitetura será realizado por meio de concorrência privada. •  A RFP será enviada por carta convite registrada, enviada aos concorrentes pré-selecionados. ENVIO DO CONVITE
  • 28. CONTRATAÇÃO Processo de contratação A equipe optou pela contratação formal do fornecedor, por meio de uma carta contrato.   Justificativa: a opção pela contratação formal se deve à importância do projeto arquitetônico para a inauguração da Empresa BeautyNow e aos riscos advindos da restrição de custo e tempo de execução. A formalidade do método escolhido garante também mais respaldo à equipe do projeto, já que o pacote de trabalho contratado requer competências e habilidades específicas e alheias àquelas da equipe do projeto.
  • 29. CONTRATO Espécie de contrato   O contrato será de prestação de serviços, já que o seu escopo é a contratação de serviços de planejamento e execução de projeto arquitetônico.   Tipo de contrato   Considerando que a contratante não detém competências e habilidades para executar o pacote de trabalho contratado e que este possui escopo bem definido, o contrato será de preço global, transferindo-se, assim, os riscos para o fornecedor contratado.
  • 31. MECANISMOS 1 – Atitude: §  Elaborar e validar contratos que descrevam com clareza ao fornecedor todas as premissas, restrições e condições do produto ou serviço as ser contratado. §  Fazer valer as condições que constam no contrato, tanto pela contratante como pela contratada, por meio de sua administração sistemática. 2 – Fiscalização: §  Realização de reunião de Kick-off para esclarecimentos do trabalho a ser realizado e retomada das condições e responsabilidades assumidas. §  Realizar medição das entregas parciais do contrato de acordo com critérios definidos previamente. §  Verificar periodicamente qualidade do serviço prestado de acordo com critérios predefinidos. §  Reuniões semanais de gerenciamento com a contratada. §  Emissão quinzenal das Curvas de Avanço Físico, Curvas de Avanço Planejado e Curvas de Tendências de Desvios. §  Monitorar e controlar os riscos na área de aquisições de forma integrada à gerência de riscos do projeto. §  Realizar controle integrado das mudanças solicitadas.
  • 32. RELATÓRIOS Relatórios: §  Relatório Diário de Obra (R.D.O) §  Relatório Fotográfico da Obra (Semanal) §  Boletins de Medição das entregas parciais (quinzenais) §  Relatório Executivo Mensal (modelo no slide a seguir), contemplando: Curvas de Avanço Físico, Curvas de Avanço Planejado e Curvas de Tendências de Desvios §  Curva de Custo Real X Custo Orçado §  Avaliação de desempenho da contratada
  • 35. FLUXOGRAMA Documentos   Encerramento   • Emi.dos  pelo  contratante  –  relatório  de  encerramento  do  contrato  e  termo  de  aceite;   • Emi.dos  pelo  contratado  –  atestado  de  inexistência  de  reinvindicações  e  relatório  de  encerramento  do  contrato.   Nota  de  Rescisão   • Esta  etapa  será  percorrida  caso  haja  algum  prejuízo  ao  trabalho  realizado,  como  no.ficação  para  que  se  cancele  o  contrato  com  o  fornecedor   Conformidade   Procedimento   • É  necessário  verificar  se  os  procedimentos  estabelecidos  para  encerramento  do  contrato  sob  o  ponto  de  vista  administra.vo  foram  observados.   Caso  contrário,  não  se  deve  proceder  ao  pagamento  final  do  fornecedor.   Auditoria  das   Aquisições   • Análise  estruturada  de  todo  o  processo  de  aquisição  desde  a  decisão  de  contratar,  ou  não,  até  o  encerramento  do,  contrato,  visando  a   iden.ficação  das  lições  aprendidas  e  a  correção  de  procedimentos.   Aceitação  e   pagamento  final   • Aceitação  formal  dos  produtos  e  serviços  que  foram  objeto  do  fornecimento  e  pagamento  final,  através  do  termo  de  recebimento;   • Verificação  se  todos  produtos  e  serviços  constantes  do  escopo  do  contrato  foram  entregues.   Arquivo  de   Contrato   • •Criação  de  pasta  com  índice  mínimo  contendo  os  seguintes  itens:  RFP,  contrato,  cronogramas,  alterações  solicitadas  e  aprovadas,   documentações  técnicas,  adi.vos  ao  contrato,  ordens  de  trabalho,  aprovação  dos  deliverables,  correspondências  do  contrato,  avaliações  do   contratado,  relatórios  de  desempenho,  cópias  das  faturas  e  pagamentos  e  resultados  de  fiscalizações.   Lições  aprendas   • Registro  de  acontecimentos  ocorridos  durante  todo  o  ciclo  do  projeto  para  uso  efe.vo  não  só  em  futuros  projetos,  mas  também  em  outras  fases   deste  mesmo  projeto.  Será  preenchido  um  relatório  Sumário  de  Pós-­‐Contrato,  contendo:  sumário  execu.vo,  performance  técnica,  performance   de  prazo,  administração  de  contrato,  gerenciamento  de  riscos,  gerenciamento  financeiro  e  gerenciamento  das  relações  de  stakeholders.   Encerramento do Contrato  
  • 36. PGA 1 – Objetivo do Plano de Gerenciamento de Aquisições 2 – Mapa de aquisições 3 – Solicitação/Planejamento de aquisições 3.1 – Fluxograma e procedimentos 3.2 – Matriz de responsabilidades 3.3 – Ferramentas de comunicação e controle 3.4 – Documentação: Declaração de escopo, WBS e dicionário da WBS revisados com pacotes make e buy, cronograma do projeto, registro de riscos, matriz de responsabilidades (projeto) atualizados, atas de reunião e aprovações. 4 – Controle de aquisições 4.1 – Fluxograma e procedimentos 4.2 – Matriz de responsabilidades 4.3 – Ferramentas de comunicação e controle 4.4 – Documentação: modelos/templates de relatórios mensais, boletins de medição, formulário de solicitação de mudanças, relatórios de aceite parcial, relatório de aceite final, modelos contratuais, atas de reunião e aceite.
  • 37. PGA 5 – Encerramento de aquisições 5.1 – Fluxograma e procedimentos 5.2 – Matriz de responsabilidades 5.3 – Ferramentas de comunicação e controle 5.4 – Documentos de encerramento: relatório de conclusão do projeto, registro de lições aprendidas, atas de reunião e aceite. 6 – Arquivos de contrato RFP, Propostas técnico-comerciais, processo de seleção, contrato, cronogramas, alterações solicitadas e aprovadas, documentações técnicas, aditivos ao contrato, ordens de trabalho, aprovação dos deliverables, correspondências do contrato, avaliações do contratado, relatórios de desempenho, cópias das faturas e pagamentos e resultados de fiscalizações.