GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES
EM PROJETOS
Centro Hermes de Bauru – SP
Gerenciamento de Projetos – GPJ11
PROJETO
Integração de
Informação da
Transportadora
EMPRESA
Transportadora GPJ-11
atuará como Cliente neste projeto
OBJETIVOS DO PROJETO
Integração de Informação da Transportadora
O Projeto “Integração de Informação da
Transportadora” tem...
INTEGRANTES
Denilton
Freitas
Felipe Rudine
Carqueijeiro
Guilherme
Toshio Nakasato
Gunter Marcel
Moraco Roversi
Paulo Henri...
1. INTEGRAÇÃO DA
INFORMAÇÃO PARA
TRANSPORTADORA
1.1 MAPEAMENTO
1.1.1 ENTREVISTA
(M)
1.1.2 FLUXOGRAMA
(M)
1.1.3 FERRAMENTAS...
Critérios “Make” or “Buy” adotados:
1. Facilidade de integração com as operações de rotina: a equipe pode ter
uma série de...
5. Restrições de prazo: avaliar todos os pacotes de trabalho para que nenhuma
atividade comprometa as entregas dentro do p...
MA – Mapa das Aquisições
Concorrência
Item a ser
contratado
Referência
na WBS Vendor List Prazo
Orçamento
R$
Critério
“Mak...
WBS - Work Breakdown Structure -
REVISADA
1. INTEGRAÇÃO DA INFORMAÇÃO PARA
TRANSPORTADORA
1.1 MAPEAMENTO
1.1.1 ENTREVISTA
...
RR – REGISTRO DE RISCOS
Evento de Risco Resposta ao risco Momento de resposta
ao risco
Atraso na Entrega das pesquisas
fei...
1. Especificação funcional: Efetuar pesquisa de mercado para
encontrar opções de software voltado na gestão de logística e...
4. Abrangência: A pesquisa deve ser feita tanto em empresas
nacionais quanto em empresas internacionais
5. Suporte: A empr...
8. Características da entrega: A lista deve ser entregue em
documento impresso, timbrado da empresa contratada e
encaderna...
WBS - Work Breakdown Structure
DO CONTRATO
1. PACOTE: PESQUISA
1.1 ANÁLISES
1.1.1 Mobilização
1.1.2 TAP/Memorial
descritiv...
1. Apresentar a certidão Negativa de Débitos FGTS;
2. Apresentar a certidão Negativa de Débitos do INSS;
3. Apresentar a c...
1. Propostas entregue no prazo (Peso 5);
2. Custo em reais (Peso 35);
3. Conhecimento do Negócio (Peso 15);
4. Conheciment...
Dentre os critérios utilizados para eliminação e classificação dos proponentes ao
contrato em questão, somente aqueles de ...
Sistema de Pontuação
Critério Resposta Peso Nota
Nota com
Peso
1) Proposta entregue no prazo Sim 5 10 50
2) Custo em reais...
Documentos de Aquisição
O documento utilizado será uma Solicitação de Proposta (RFP) devido ao
pouco ou nenhum conheciment...
Envio do Convite
Utilizaremos três meios para envio do convite:
• Divulgação em nosso site: Como política interna da empre...
Tipo de Contrato
Será utilizado um contrato de Preço Fixo, pois o trabalho a ser realizado será
detalhado pela empresa que...
Fluxograma da Concorrência Privada
Condução dos
Players no
mercado
PGP
Aprovado
Enviar convite à
Vendor List
Receber
propo...
Controle da Aquisição
• Relatórios de Desempenho
Os relatórios de desempenho das aquisições contêm informações sobre o
and...
Kick-off
Assinatura do
contrato
Agendamento
das reuniões
mensais
Atende aos
critérios?
Aceitar o pacote
entregue
Reunião c...
Entrega final
Análise do
escopo
Atende a
todo o
escopo?
Análise
pendências
contratuais
Informar não
conformidades
Assinar ...
Plano de Gerenciamento
Das Aquisições
Deve conter informações sobre como essas aquisições devem ser administradas e
quais ...
Plano de Gerenciamento
Das Aquisições
Ferramentas e Técnicas
Sistema de Controle de Mudanças no Contrato
Mudanças em contr...
Plano de Gerenciamento
Das Aquisições
Sistemas de Pagamento
Os pagamentos realizados aos fornecedores devem atender as
exi...
Plano de Gerenciamento
Das Aquisições
Sistema de Gerenciamento de Registros
Um sistema de gerenciamento de registros e qua...
Plano de Gerenciamento
Das Aquisições
Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais
Qualquer ativo de processo organ...
Plano de Gerenciamento
Das Aquisições
Atualizações do Plano de Gerenciamento de Projeto
Qualquer documento do plano de ger...
Próximos SlideShares
Carregando em…5
×

Integração de Informação da Transportadora

561 visualizações

Publicada em

Titulo: Integração de Informação da Transportadora
Alunos:Denilton Freitas,Felipe Rudine Carquejeiro,Guilherme Toshio,Gunter Marcel Moraco Roversi,Paulo Henrique Faria,Rodney Rodrigues Nascimento,Vitor Mozella Munhoz,
Cidade: Bauru
Disciplina: Aquisições
Turma: GP11
Data:05-05-2014
Hora:23:15
Comentarios:
Publico até ápos a correção

0 comentários
0 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
561
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
14
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
7
Comentários
0
Gostaram
0
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Integração de Informação da Transportadora

  1. 1. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS Centro Hermes de Bauru – SP Gerenciamento de Projetos – GPJ11
  2. 2. PROJETO Integração de Informação da Transportadora EMPRESA Transportadora GPJ-11 atuará como Cliente neste projeto
  3. 3. OBJETIVOS DO PROJETO Integração de Informação da Transportadora O Projeto “Integração de Informação da Transportadora” tem como objetivo a aquisição e implantação de um software para gestão da empresa (ERP) e integração entre as filiais, a matriz e os caminhões via equipamento de geo- localização ocasionando maior agilidade na logística e no controle das entregas.
  4. 4. INTEGRANTES Denilton Freitas Felipe Rudine Carqueijeiro Guilherme Toshio Nakasato Gunter Marcel Moraco Roversi Paulo Henrique Faria Rodney Rodrigues Nascimento Vitor Mozella Munhoz
  5. 5. 1. INTEGRAÇÃO DA INFORMAÇÃO PARA TRANSPORTADORA 1.1 MAPEAMENTO 1.1.1 ENTREVISTA (M) 1.1.2 FLUXOGRAMA (M) 1.1.3 FERRAMENTAS (B) 1.2 VIABILIDADE 1.2.1 PATROCÍNIO (M) 1.2.2 ANÁLISE (M) 1.2.3 PESQUISA (B) 1.2.4 TESTE 1 (M) 1.3 IMPLEMENTAÇÃO 1.3.1 CONFIGURAÇÃO (B) 1.3.2 PARAMETRIZAÇÃO (B) 1.3.3 TREINAMENTO (B) 1.3.4 TESTE 2 (M) 1.4 PARTIDA 1.4.1 START-UP (M) 1.4.2 ACOMPANHAMENTO (M) 1.4.3 MELHORIAS (M) WBS - Work Breakdown Structure
  6. 6. Critérios “Make” or “Buy” adotados: 1. Facilidade de integração com as operações de rotina: a equipe pode ter uma série de atributos que ajudariam no desenvolvimento das atividades como podemos mencionar a forte base tecnológica, maturidade, grande disponibilidade, bom relacionamento, manter a motivação e a comunicação entre os membros da equipe. 2. Utilização da capacidade ociosa: analisar os setores em que os recursos na empresa estão ociosos e verificar a disponibilidade para execução das tarefas em relação a atividade. 3. Necessidade de absorção da tecnologia: aproveitar ao máximo a tecnologia disponível fazendo treinamentos integrados para ter o melhor aproveitamento dos recursos. 4. Existência de fornecedores confiáveis: ter amplo conhecimento na contratação de fornecedores que atendam prazos e requisitos que possam causar impactos no projeto.
  7. 7. 5. Restrições de prazo: avaliar todos os pacotes de trabalho para que nenhuma atividade comprometa as entregas dentro do prazo. 6. Restrições de custo: realizar um estudo prévio de mercado analisando a viabilidade de terceirização dos pacotes de trabalho ou contratação de novos recursos. 7. O core business da empresa: focar os recursos nos principais pacotes de trabalho e caso necessário disponibilizar recursos para não comprometer as entregas. 8. Compartilhamento de riscos: envolver todos stakeholders no projeto para não comprometer nenhum pacote de trabalho ao longo da execução. Critérios “Make” or “Buy” adotados:
  8. 8. MA – Mapa das Aquisições Concorrência Item a ser contratado Referência na WBS Vendor List Prazo Orçamento R$ Critério “Make or Buy” RFP-01 Ferramentas 1.1.3 T.I.Win Cia Info Ltda Program Soft 05/08/2014 6500,00 1,3,4 RFP-02 Pesquisa 1.2.3 R.H Solutions Interviu Ltda 05/06/2014 800,00 6,8 RFP-03 Configuração 1.3.1 T.I.Win Cia Info Ltda Program Soft 20/10/2014 4000,00 1,2,3,7 RFP-04 Parametrização 1.3.2 T.I.Win Cia Info Ltda Program Soft 31/10/2014 2700,00 1,2,3,7,8 RFP-05 Treinamento 1.3.3 T.I.Win Cia Info Ltda Program Soft 15/11/2014 1000,00 4,5,8
  9. 9. WBS - Work Breakdown Structure - REVISADA 1. INTEGRAÇÃO DA INFORMAÇÃO PARA TRANSPORTADORA 1.1 MAPEAMENTO 1.1.1 ENTREVISTA (M) 1.1.2 FLUXOGRAMA (M) 1.1.3 FERRAMENTAS (B) 1.2 VIABILIDADE 1.2.1 PATROCÍNIO (M) 1.2.2 ANÁLISE (M) 1.2.3 PESQUISA (B) 1.2.4 TESTE 1 (M) 1.4 IMPLEMENTAÇÃO 1.4.1 CONFIGURAÇÃO (B) 1.4.2 PARAMETRIZAÇÃO (B) 1.4.3 TREINAMENTO (B) 1.4.4 TESTE 2 (M) 1.5 PARTIDA 1.5.1 START-UP (M) 1.5.2 ACOMPANHAME NTO (M) 1.5.3 MELHORIAS (M) 1.3 AQUISIÇÕES 1.3.1 SOFTWARE (B) 1.3.2 CONSULTORIA (B) 1.3.3 EQUIPAMENTOS (B)
  10. 10. RR – REGISTRO DE RISCOS Evento de Risco Resposta ao risco Momento de resposta ao risco Atraso na Entrega das pesquisas feitas pelas empresas RH Solutions e Interviu Ltda. Multa Contratual SEL, CONT Erros de pesquisas de mercado e de entrega pelas empresas Rh Solutions e Interviu Ltda. Avaliação de todo escopo de pesquisa no intuito de lançar o produto correto para atender a demanda do mercado SEL, ESP, CONT Projeto software não atende algumas normas de segurança do órgão responsável Contratação de empresa especializada e experiente no assunto SEL, ESP, CONT, ADM Dificuldade na implantação do software devido aos colaboradores. Treinamentos e conscientização da implantação do software. ADM Equipamentos da empresa não atende aos requisitos do software. Investimentos e troca dos equipamentos defasados. ENC
  11. 11. 1. Especificação funcional: Efetuar pesquisa de mercado para encontrar opções de software voltado na gestão de logística e transporte, que seja capaz de gerenciar todos os processos da empresa e integrar informações do rastreador do veículo com a gestão da transportadora. O software deve estar em português ou em inglês. A lista deve conter as informações da empresa que comercializa o software (CNPJ, Razão Social, Anos de existência no mercado) e do software (Anos de existência, principais clientes, principais funcionalidades, língua utilizada). 2. Qualidade: A pesquisa deve retornar 5 empresas candidatas que ofertem o software necessário conforme especificado 3. Prazo: A pesquisa deve ser feita em um período de 30 dias a contar da assinatura do contrato DT - Declaração de Trabalho Linha do mapa de aquisições adotada: RFP-02 - Pesquisa
  12. 12. 4. Abrangência: A pesquisa deve ser feita tanto em empresas nacionais quanto em empresas internacionais 5. Suporte: A empresa pesquisadora deve oferecer suporte à lista entregue para facilitar o contato com a empresa listada e auxiliar na solução de dúvidas provenientes da lista. 6. Treinamento: A empresa deverá oferecer treinamento a um funcionário sobre os itens contidos na lista e seus significados. 7. Garantia: Caso nenhuma das opções seja aprovada pela Transportadora, a empresa contratada deverá garantir uma nova lista com 3 opções nas mesmas condições apresentadas, com prazo extra de 30 dias DT - Declaração de Trabalho
  13. 13. 8. Características da entrega: A lista deve ser entregue em documento impresso, timbrado da empresa contratada e encadernado. Cada uma das 5 opções deverá ser destacada em capítulos específicos com mínimo de uma página. Constar na última folha espaço para assinatura de ambas as partes que constate a efetiva entrega do documento e ateste a legalidade da informação ali contida. Também deverá ser fornecida uma cópia digital do documento, no formato PDF, através de um pen-drive. 9. Local de entrega: O documento deverá ser entregue em mãos ao Gerente de Projeto, juntamente com o pen-drive, em reunião específica para este fim a ser agendada no máximo 15 dias após a assinatura do contrato e comunicada formalmente via e-mail DT - Declaração de Trabalho
  14. 14. WBS - Work Breakdown Structure DO CONTRATO 1. PACOTE: PESQUISA 1.1 ANÁLISES 1.1.1 Mobilização 1.1.2 TAP/Memorial descritivo 1.1.3 Especificações de requisitos 1.2 PLANEJAMENTO 1.2.1 Definições de canais de pesquisas 1.2.2 Projeções de mercado 1.2.3 Treinamentos 1.3 EXECUÇÃO 1.3.1 Pesquisas apuradas 1.3.2 Benchmarking 1.3.2 Equalizações 1.4 ENCERRAMENTO 1.4.1 Lições aprendidas 1.4.2 Encerramento do contrato
  15. 15. 1. Apresentar a certidão Negativa de Débitos FGTS; 2. Apresentar a certidão Negativa de Débitos do INSS; 3. Apresentar a certidão Negativa de Débitos da Receita Federal; 4. Apresentar a certidão Negativa de Débitos SERASA; 5. Experiência anterior em projetos similares. Critérios Eliminatórios
  16. 16. 1. Propostas entregue no prazo (Peso 5); 2. Custo em reais (Peso 35); 3. Conhecimento do Negócio (Peso 15); 4. Conhecimento Tecnológico (Peso 10); 5. Nível de Qualidade (Peso 20); 6. Base histórica de entrega (Peso 15) Critérios Classificatórios
  17. 17. Dentre os critérios utilizados para eliminação e classificação dos proponentes ao contrato em questão, somente aqueles de eliminação serão divulgados e explicitados, ficando em sigilo os critérios de classificação. Esta atitude de explicitar os critérios de eliminação foi tomada para que empresas que não estão aptas a atender aos nossos critérios não precisem desperdiçar tempo elaborando um orçamento e também a equipe do projeto receberá um número menor de orçamentos para avaliar. E sobre a decisão de manter em sigilo os critérios de classificação, foi considerado que o preço é um critério de maior impacto, e os demais podem agir como forma de desempate caso os preços sejam próximos. Além de ao manter em sigilo, impede-se que empresas que atendam satisfatoriamente a todos os critérios fiquem à vontade para praticar preços mais elevados ou então empresas que não atendem, tentem camuflar informações para que passem a atendê-los melhor. Decisão sobre explicitar critérios
  18. 18. Sistema de Pontuação Critério Resposta Peso Nota Nota com Peso 1) Proposta entregue no prazo Sim 5 10 50 2) Custo em reais 5.ooo 35 7 245 3) Conhecimento do Negócio Alto 15 10 150 4) Conhecimento Tecnológico Médio 10 5 50 5) Nível de Qualidade Alto 20 10 200 6) Base histórica de entrega Baixa 15 0 0 Total Geral Total: 100 6,95 • O critério 1 utilizará duas respostas, sendo Sim (nota 10) e Não (nota 0) • A nota do critério 2 será calculado fazendo o (preço da proposta dividido pelo maior preço apresentado) x 10 • Os critérios 3 a 6 serão analisados em 3 níveis, sendo Alto (nota 10), Médio (nota 5) e Baixo (nota 0) EXEMPLO:
  19. 19. Documentos de Aquisição O documento utilizado será uma Solicitação de Proposta (RFP) devido ao pouco ou nenhum conhecimento que a empresa possui em pesquisas de marcado, deixando como responsabilidade da empresa candidata oferecer a forma de trabalhar. Também assim, economiza-se tempo da equipe do projeto em confeccionar uma Declaração de Escopo que demandar mais esforço do que uma Declaração de Trabalho. Com isto, a decisão será baseada não somente no preço cobrado pelos proponentes, mas também em outras avaliações técnicas, de prazo e de qualidade. A equipe precisará de um tempo e esforço relativamente alto para avaliar todas as propostas e decidir pela de melhor qualidade e preço.
  20. 20. Envio do Convite Utilizaremos três meios para envio do convite: • Divulgação em nosso site: Como política interna da empresa divulgamos em nosso site todas as necessidades de aquisição, salvo exceções específica, devido à facilidade de divulgação e ao custo zero desta ação. Porém, o alcance da mensagem é limitado às empresas que acessem-no. • Anúncio em Jornal: Devido à necessidade de encontrar candidatos rapidamente para cumprirmos os prazos do projeto, o jornal é um meio rápido, de baixo custo, e que dissemina a informação rapidamente e amplamente. • Correspondência direta: Utilizaremos nossa base de fornecedores para convidá-los diretamente para se candidatarem a este contrato devido ao bom relacionamento que mantemos com os mesmos e à confiança que já tivemos oportunidade de construir.
  21. 21. Tipo de Contrato Será utilizado um contrato de Preço Fixo, pois o trabalho a ser realizado será detalhado pela empresa que deverá assumir a responsabilidade e os riscos pelo o que foi apresentado, visto que a decisão pela contratação será feita através da análise do trabalho especificado, além do preço praticado. A equipe considera que este tipo de serviço (Pesquisa de mercado) já é consolidado no mercado e que empresas responsáveis e idôneas possuem ótimas estimativas dos preços a serem praticados, correndo poucos riscos quanto à isso e sem a necessidade de acrescentar consideráveis reservas de contingência que ocasionariam a elevação do preço.
  22. 22. Fluxograma da Concorrência Privada Condução dos Players no mercado PGP Aprovado Enviar convite à Vendor List Receber propostas técnicas /comerciais Houve retorno do fornecedor ? Receber propostas técnicas /comerciais Atende critérios do Vendor List? Analisar propostas conforme critério Revisão das propostas Conferir DT ou equalizar Aplicar critérios classificatórios Definir fornecedor Elaborar contrato Assinar contrato Receber lista de fornecedores de software SIM NÃO SIM NÃO
  23. 23. Controle da Aquisição • Relatórios de Desempenho Os relatórios de desempenho das aquisições contêm informações sobre o andamento das mesmas, como informações sobre aquisições já realizadas, informações sobre possíveis atrasos na entrega de aquisições. Nesses relatórios também podem estar incluídas informações provenientes do fornecedor do recursos sobre o seu próprio desempenho para entrega da aquisição solicitada. • Análise Desempenho das Aquisições O desempenho das aquisições também deve ser avaliado para garantir que aquilo que foi planejado ou aquilo que foi alterado por algum processo de mudanças seja devidamente cumprido e para gerar os devidos relatórios de aquisições que podem ser necessários.
  24. 24. Kick-off Assinatura do contrato Agendamento das reuniões mensais Atende aos critérios? Aceitar o pacote entregue Reunião com fornecedor Análise dos critérios de qualidade Solicitar ação corretiva Aguardar próxima reunião Calcular o valor proporcional a ser faturado Documentar a reunião Faturar o pagamento Fim SIM NÃO Controle da Aquisição - Fluxograma
  25. 25. Entrega final Análise do escopo Atende a todo o escopo? Análise pendências contratuais Informar não conformidades Assinar termo de recebimento Encerrar o contrato Solucionar as pendências Fim SIM NÃO Encerramento do contrato - Fluxograma Registrar cópia para conformidades Existe pendências ? SIM NÃO Registrar lições aprendidas Arquivar o contrato
  26. 26. Plano de Gerenciamento Das Aquisições Deve conter informações sobre como essas aquisições devem ser administradas e quais as medidas que devem ser tomadas para garantir que tudo ocorra como planejado ou para corrigir algo que não esteja sendo executado corretamente. Contrato Os contratos de aquisições contêm informações sobre os acordos firmados entre a empresa executora do projeto e a empresa fornecedora de recursos que também podem ser usadas pelo processo de administrar as aquisições.
  27. 27. Plano de Gerenciamento Das Aquisições Ferramentas e Técnicas Sistema de Controle de Mudanças no Contrato Mudanças em contratos podem precisar passar por novos processo de negociação ou outros processos necessários para que essas mudanças sejam realizadas, por isso caso seja necessária uma mudança nos termos das aquisições o Sistema de Controle de Mudanças no contrato que define como isso será feito deve ser utilizado. Inspeções e Auditorias Inspeções e auditorias também podem ser realizadas para verificar o andamento das aquisições
  28. 28. Plano de Gerenciamento Das Aquisições Sistemas de Pagamento Os pagamentos realizados aos fornecedores devem atender as exigências contratuais e geralmente são executados de acordo com os procedimentos da empresa executora do projeto, é importante que todos os pagamentos sejam devidamente documentados para que não existam problema futuros. Administração de Reivindicações Reivindicações são as mudanças solicitadas por uma das partes que não foi aceita pela outra, o aconselhável é que essas reivindicações sejam negociadas para que ambas as partes entre em um acordo sobre o que está sendo reivindicado, mas caso isso não seja possível outros métodos de resolução devem ser aplicados para evitar que isso não afete o restante do projeto. Independentemente do que seja feito essas reivindicações também devem ser documentadas e monitoradas durante todo o ciclo do projeto.
  29. 29. Plano de Gerenciamento Das Aquisições Sistema de Gerenciamento de Registros Um sistema de gerenciamento de registros e qualquer processo manual ou automatizado, ou software que possibilite que os registros sejam controlados e que permita a manutenção de diferentes versões de um mesmo registro para consulta caso seja necessária. Saídas do Processo Documentação da Aquisição As documentações de aquisições devem ser atualizadas para que se inclua as informações referentes ao todos as mudanças e acontecimentos que ocorreram durante o ciclo de vida do projeto até o momento.
  30. 30. Plano de Gerenciamento Das Aquisições Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais Qualquer ativo de processo organizacional que se relacione com as aquisições e que for modificado por esse processo pode necessitar de atualização, dentre esses é possível citar: Cronogramas e Solicitações de Pagamento Documentação da Avaliação do Desempenho do Fornecedor Solicitações de Mudanças Algumas solicitações de mudanças podem ser geradas como resultado desse processo, essas solicitações devem ser devidamente encaminhadas para avaliação e possível aprovação.
  31. 31. Plano de Gerenciamento Das Aquisições Atualizações do Plano de Gerenciamento de Projeto Qualquer documento do plano de gerenciamento de projetos que contiver informações relativas as aquisições que forem modificadas por esse processo pode necessitar de atualização, dentre esses é possível citar: Plano de Gerenciamento das Aquisições Linha de Base do Cronograma

×