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Gerenciamento de
Aquisições
Porto Alegre
PROJ33
Projeto ESPAÇO HELIPOA
• A empresa Space Solutions é focada em criação de projetos, no
território nacional, para espaços multifuncionais de médio e alto
padrões para entretenimento e gastronomia harmonizadas com
cada ambiente onde se desenvolve o projeto.
• O “Espaço HELIPOA” é o mais novo projeto da empresa
Space Solutions, localizado na Orla do Guaíba em Porto Alegre,
ofertará em seu espaço um ambiente com requinte contando
com um Restaurante Gourmet, estacionamento com
manobrista, um atracadouro para pequenas embarcações ligado
ao restaurante e ainda contará com um Heliponto para voos
panorâmicos na capita gaúcha.
Adriano Rosa
Lobato
Myra Balhego
De Lima
Gabriel Araujo
Castanho
Helena Mezzomo
Schneider
Jatir Turmina
Júlio Cesar Lima
De Oliveira
Raphaela Behrens
Delazeri
Integrantes Grupo de Trabalho
Projeto Espaço HELIPOA
WBS Projeto Espaço HELIPOA
Pacotes MAKE or BUY
Critérios MAKE or BUY
# Critérios Justificativa
1 Core Business da empresa Empresa não especializada em execução de obras
2 Quantidade equipe Equipe com poucos integrantes
3 Restrição política Por ser obra em espaço público existe a prerrogativa de contratação de
empreiteiras da região
4 Restrições de prazo Prazo curto para realização das atividades
5 Compartilhamento de
riscos
Compartilhar com fornecedores os principais riscos de prazos e custos
6 Existência de
Fornecedores confiáveis
O projeto por estar inserido em uma capital brasileira, conta empresas
capacitadas para execução das obras o que não é o Core da empresa
7 Restrição de custos Montar equipe própria seria mais oneroso que contratação terceirizada
8 Restrições de qualidade Garantir que as normas de NBRs e especificações de entidades ambientais e
poder público sejam atendidas
Mapa de Aquisições
# Pacote
BUY
Item de
Contrato
Vendor
List
Cronograma Orçamento Critério
MAKE or BUY
1 4.1.1 Terraplenagem 1 fev/2016 R$ 150.000 1; 3; 4; 6; 7
2 4.1.7 Paisagismo 5 set/2016 R$ 200.000 1; 2; 4; 6; 8
3 4.2.1 Heliponto /
Hangar
11 mai/2016 R$ 300.000 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8
4 4.2.2 Restaurante / Bar 8 mai/2016 R$ 50.000 1; 4; 6
5 4.2.4 Pier / Deck 8 abr/2016 R$ 25.000 1; 4; 6
WBS Gerência Aquisições
Registro de Risco (RR) das Aquisições
Item a ser
contratado
Risco Probabilidade Impacto Custo do Risco
Terraplenagem Não ficar pronta a tempo por causa do clima,
atrasando toda obra de construção
Médio Médio R$ 5.000 / dia
Drenagem Atraso nas concessões de licenças Baixo Médio R$ 3.000 / dia
Paisagismo Atraso por não conclusão de outras obras,
impactando na entrega do projeto
Baixo Baixo R$ 1.500 / dia
Restaurante /
Bar
Atraso por clima, impactando na entrega do
projeto
Médio Médio R$ 3.000 / dia
Declaração de Trabalho (DT)
Construção Restaurante / Bar – WBS 4.2.2
1. O projeto deve considerar o escopo detalhado do projeto Espaço HELIPOA
2. O projeto deve considerar o detalhamento do projeto executivo das obras de infraestrutura e civis
3. Os materiais devem ter a qualidade exigida no escopo
4. A execução do projeto deve obedecer todas as normas de segurança vigentes no município
5. A execução do projeto deve obedecer todas as normativas sociais vigentes no município
6. A primeira revisão do projeto deve ser entregue 15 dias após o fechamento do contrato
7. Deve ser considerado os riscos como possíveis ações de revisão
8. Deve ser emitida RT em nome da empresa contratada
9. Junto com a assinatura do contrato deve ser entregue os arquivos em CAD e cópias impressas das plantas da obra
10. A medição do faturamento será de 80% durante a execução e 20% ao final da obra
Critérios Classificatórios e Eliminatórios
Classificatórios
• Prazos reduzidos
• Preço justo de mercado
• Mostrar diferencial de seu serviço
• Possibilidade de troca de
conhecimento
• Reconhecida pela qualidade no
mercado
Eliminatórios
• No mínimo um funcionário certificado
PMI
• Empresa sem pendências jurídicas,
trabalhistas ou tributárias
• Empresa deve ser local
• Empresa deve ter certificação ISO
• Funcionários devem ter no mínimo 2 anos
de empresa para atuarem na obra
Critérios Classificatórios e Eliminatórios
justificativas quanto a Declaração de Trabalho (DT)
Classificatórios
• Estes critérios não serão
explicitados na Declaração de
Trabalho por se tratarem de itens
subjetivos e sujeitos a análise do
contratante exclusivamente
Eliminatórios
• Estes critérios serão explicitados na
Declaração de Trabalho (DT) e
solicitando que somente empresas
com estas condições mínimas
enviem suas propostas
Sistema de Pontuação
exemplo
- - Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3
Critério Peso Nota (1-10) Média Nota (1-10) Média Nota (1-10) Média
Prazo 30 5 80 9 270 7 210
Preço 30 8 240 3 90 7 210
Diferencial 10 10 100 3 30 8 80
Qualidade 20 8 160 2 40 9 180
Troca
conhecimento
10 2 20 10 100 1 10
Total 100 - 600 - 530 - 690
Empresa vencedora
para realização do
pacote
Documentos de Aquisições Adotados
RFI (Request for information)
Para possibilitar validar a empresa quanto a porte, situação econômico-social,
restrições e histórico de negócios no mercado abrangente.
Sendo utilizado como ferramenta para classificação e eliminação
RFP (Request for Proposal)
Será utilizado em 2ª etapa de classificação e eliminação, quando será solicitado
toda comprovação real de condição de gestão do projeto com proposta
completa comercial, técnica, garantias, mitigação e compartilhamento de riscos.
Obs.: Documento como RFQ (Request for Quotation) não será aplicado, pois o
menor preço não é o principal requisito para decisão.
Tipo de Contrato
T&M – Tempo e Material
Este será o modelo adotado para minimizar os riscos da contratante e do
contratado, garantindo a qualidade nas etapas de grande importância e
principalmente que o trabalho será conduzido dentro do prazo estabelecido.
Envio do Convite
Levantamento
de Vendor List
Elaboração de
convite
padrão
Envio de e-mail
formal para
convite e;
Divulgação no
site da empresa
Space Solutions
• Empresas serão convidadas previamente por e-mail a
partir de uma pré-seleção da equipe do projeto;
• Também ficará disponível no portal da empresa
Space Solutions o convite a participarem da seleção
Justificativa: Desta forma ficará direcionada a
participação de empresas já previamente
pesquisadas que atuam no ramo desejado.
Fluxograma de convite para Concorrência Privada
Fiscalização
 Relatórios de acompanhamento semanal;
 Canal ativo de comunicação com stakeholders;
 Participação em todas decisões técnicas e administrativas durante a
elaboração do projeto;
 Divisão das atividades em pacotes menores de trabalho, com pequenas
entregas, a fim de realizar cheklist com o solicitado;
 Visitas a obra sem agenda definida, com periodicidade curta, máximo 10 dias.
Relatórios de controle
• Será exigido do fornecedor o preenchimento de um relatório
diário da obra, para controlar seu andamento e já prever
possíveis atrasos e seus impactos para o projeto.
Será preenchido ao início do turno de trabalho, levando em
consideração os avanços e atrasos do dia anterior de trabalho.
Será preenchido ao final do turno de trabalho e já estabelecerá
ações para o dia seguinte, se assim se fizerem necessárias.
Será listado apenas problemas que envolvam diretamente a
contratante.
Relatórios de controle
• Será utilizado também um relatório quinzenal de medição das atividades, boletim de medição (BM), conforme
template abaixo:
Fluxograma controle do contrato
Reunião de
acompanha
mento
semanal
Reunião
Kick-Off
Controle
engajamento
stakeholders
(comunicação)
Validação
escopo
Controle do
Cronograma
Controle de
Custos
Controle de
mudanças
Controle da
Qualidade
Validação
das Entregas
Atas de
reuniões
Fluxograma encerramento de contrato
Plano de Gerenciamento das Aquisições (PGA)
Projeto Espaço HELIPOA
1. Revisar WBS e classificar/identificar os pacotes de Aquisições me MAKE or BUY;
2. Elaborar critérios MAKE or BUY;
3. Criar Mapa de Aquisições segundo os critérios adotados;
4. Modificar WBS para Gerenciar Aquisições;
5. Elaborar o Registro de Risco (RR) das Aquisições;
6. Criar Declaração de Trabalho (DT);
7. Definir os critérios Classificatórios e Eliminatórios de seleção e alinhar com DT;
8. Criar Sistema de Pontuação segundo os critérios classificatórios e Eliminatórios;
9. Definir os documentos de envio para Aquisição;
10. Definir Tipo de Contrato a ser elaborado entre as partes;
11. Identificar melhor meio para envio de convite e/ou divulgação;
12. Elaborar meios de fiscalização;
13. Definir os métodos e templates a se adotar para controle;
14. Criar fluxograma de controle do contrato;
15. Criar fluxograma de encerramento do contrato;
16. Revisar PGA.

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ESPAÇO HELIPOA

  • 2. • A empresa Space Solutions é focada em criação de projetos, no território nacional, para espaços multifuncionais de médio e alto padrões para entretenimento e gastronomia harmonizadas com cada ambiente onde se desenvolve o projeto. • O “Espaço HELIPOA” é o mais novo projeto da empresa Space Solutions, localizado na Orla do Guaíba em Porto Alegre, ofertará em seu espaço um ambiente com requinte contando com um Restaurante Gourmet, estacionamento com manobrista, um atracadouro para pequenas embarcações ligado ao restaurante e ainda contará com um Heliponto para voos panorâmicos na capita gaúcha.
  • 3. Adriano Rosa Lobato Myra Balhego De Lima Gabriel Araujo Castanho Helena Mezzomo Schneider Jatir Turmina Júlio Cesar Lima De Oliveira Raphaela Behrens Delazeri Integrantes Grupo de Trabalho Projeto Espaço HELIPOA
  • 4. WBS Projeto Espaço HELIPOA Pacotes MAKE or BUY
  • 5. Critérios MAKE or BUY # Critérios Justificativa 1 Core Business da empresa Empresa não especializada em execução de obras 2 Quantidade equipe Equipe com poucos integrantes 3 Restrição política Por ser obra em espaço público existe a prerrogativa de contratação de empreiteiras da região 4 Restrições de prazo Prazo curto para realização das atividades 5 Compartilhamento de riscos Compartilhar com fornecedores os principais riscos de prazos e custos 6 Existência de Fornecedores confiáveis O projeto por estar inserido em uma capital brasileira, conta empresas capacitadas para execução das obras o que não é o Core da empresa 7 Restrição de custos Montar equipe própria seria mais oneroso que contratação terceirizada 8 Restrições de qualidade Garantir que as normas de NBRs e especificações de entidades ambientais e poder público sejam atendidas
  • 6. Mapa de Aquisições # Pacote BUY Item de Contrato Vendor List Cronograma Orçamento Critério MAKE or BUY 1 4.1.1 Terraplenagem 1 fev/2016 R$ 150.000 1; 3; 4; 6; 7 2 4.1.7 Paisagismo 5 set/2016 R$ 200.000 1; 2; 4; 6; 8 3 4.2.1 Heliponto / Hangar 11 mai/2016 R$ 300.000 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8 4 4.2.2 Restaurante / Bar 8 mai/2016 R$ 50.000 1; 4; 6 5 4.2.4 Pier / Deck 8 abr/2016 R$ 25.000 1; 4; 6
  • 8. Registro de Risco (RR) das Aquisições Item a ser contratado Risco Probabilidade Impacto Custo do Risco Terraplenagem Não ficar pronta a tempo por causa do clima, atrasando toda obra de construção Médio Médio R$ 5.000 / dia Drenagem Atraso nas concessões de licenças Baixo Médio R$ 3.000 / dia Paisagismo Atraso por não conclusão de outras obras, impactando na entrega do projeto Baixo Baixo R$ 1.500 / dia Restaurante / Bar Atraso por clima, impactando na entrega do projeto Médio Médio R$ 3.000 / dia
  • 9. Declaração de Trabalho (DT) Construção Restaurante / Bar – WBS 4.2.2 1. O projeto deve considerar o escopo detalhado do projeto Espaço HELIPOA 2. O projeto deve considerar o detalhamento do projeto executivo das obras de infraestrutura e civis 3. Os materiais devem ter a qualidade exigida no escopo 4. A execução do projeto deve obedecer todas as normas de segurança vigentes no município 5. A execução do projeto deve obedecer todas as normativas sociais vigentes no município 6. A primeira revisão do projeto deve ser entregue 15 dias após o fechamento do contrato 7. Deve ser considerado os riscos como possíveis ações de revisão 8. Deve ser emitida RT em nome da empresa contratada 9. Junto com a assinatura do contrato deve ser entregue os arquivos em CAD e cópias impressas das plantas da obra 10. A medição do faturamento será de 80% durante a execução e 20% ao final da obra
  • 10. Critérios Classificatórios e Eliminatórios Classificatórios • Prazos reduzidos • Preço justo de mercado • Mostrar diferencial de seu serviço • Possibilidade de troca de conhecimento • Reconhecida pela qualidade no mercado Eliminatórios • No mínimo um funcionário certificado PMI • Empresa sem pendências jurídicas, trabalhistas ou tributárias • Empresa deve ser local • Empresa deve ter certificação ISO • Funcionários devem ter no mínimo 2 anos de empresa para atuarem na obra
  • 11. Critérios Classificatórios e Eliminatórios justificativas quanto a Declaração de Trabalho (DT) Classificatórios • Estes critérios não serão explicitados na Declaração de Trabalho por se tratarem de itens subjetivos e sujeitos a análise do contratante exclusivamente Eliminatórios • Estes critérios serão explicitados na Declaração de Trabalho (DT) e solicitando que somente empresas com estas condições mínimas enviem suas propostas
  • 12. Sistema de Pontuação exemplo - - Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Critério Peso Nota (1-10) Média Nota (1-10) Média Nota (1-10) Média Prazo 30 5 80 9 270 7 210 Preço 30 8 240 3 90 7 210 Diferencial 10 10 100 3 30 8 80 Qualidade 20 8 160 2 40 9 180 Troca conhecimento 10 2 20 10 100 1 10 Total 100 - 600 - 530 - 690 Empresa vencedora para realização do pacote
  • 13. Documentos de Aquisições Adotados RFI (Request for information) Para possibilitar validar a empresa quanto a porte, situação econômico-social, restrições e histórico de negócios no mercado abrangente. Sendo utilizado como ferramenta para classificação e eliminação RFP (Request for Proposal) Será utilizado em 2ª etapa de classificação e eliminação, quando será solicitado toda comprovação real de condição de gestão do projeto com proposta completa comercial, técnica, garantias, mitigação e compartilhamento de riscos. Obs.: Documento como RFQ (Request for Quotation) não será aplicado, pois o menor preço não é o principal requisito para decisão.
  • 14. Tipo de Contrato T&M – Tempo e Material Este será o modelo adotado para minimizar os riscos da contratante e do contratado, garantindo a qualidade nas etapas de grande importância e principalmente que o trabalho será conduzido dentro do prazo estabelecido.
  • 15. Envio do Convite Levantamento de Vendor List Elaboração de convite padrão Envio de e-mail formal para convite e; Divulgação no site da empresa Space Solutions • Empresas serão convidadas previamente por e-mail a partir de uma pré-seleção da equipe do projeto; • Também ficará disponível no portal da empresa Space Solutions o convite a participarem da seleção Justificativa: Desta forma ficará direcionada a participação de empresas já previamente pesquisadas que atuam no ramo desejado. Fluxograma de convite para Concorrência Privada
  • 16. Fiscalização  Relatórios de acompanhamento semanal;  Canal ativo de comunicação com stakeholders;  Participação em todas decisões técnicas e administrativas durante a elaboração do projeto;  Divisão das atividades em pacotes menores de trabalho, com pequenas entregas, a fim de realizar cheklist com o solicitado;  Visitas a obra sem agenda definida, com periodicidade curta, máximo 10 dias.
  • 17. Relatórios de controle • Será exigido do fornecedor o preenchimento de um relatório diário da obra, para controlar seu andamento e já prever possíveis atrasos e seus impactos para o projeto. Será preenchido ao início do turno de trabalho, levando em consideração os avanços e atrasos do dia anterior de trabalho. Será preenchido ao final do turno de trabalho e já estabelecerá ações para o dia seguinte, se assim se fizerem necessárias. Será listado apenas problemas que envolvam diretamente a contratante.
  • 18. Relatórios de controle • Será utilizado também um relatório quinzenal de medição das atividades, boletim de medição (BM), conforme template abaixo:
  • 19. Fluxograma controle do contrato Reunião de acompanha mento semanal Reunião Kick-Off Controle engajamento stakeholders (comunicação) Validação escopo Controle do Cronograma Controle de Custos Controle de mudanças Controle da Qualidade Validação das Entregas Atas de reuniões
  • 21. Plano de Gerenciamento das Aquisições (PGA) Projeto Espaço HELIPOA 1. Revisar WBS e classificar/identificar os pacotes de Aquisições me MAKE or BUY; 2. Elaborar critérios MAKE or BUY; 3. Criar Mapa de Aquisições segundo os critérios adotados; 4. Modificar WBS para Gerenciar Aquisições; 5. Elaborar o Registro de Risco (RR) das Aquisições; 6. Criar Declaração de Trabalho (DT); 7. Definir os critérios Classificatórios e Eliminatórios de seleção e alinhar com DT; 8. Criar Sistema de Pontuação segundo os critérios classificatórios e Eliminatórios; 9. Definir os documentos de envio para Aquisição; 10. Definir Tipo de Contrato a ser elaborado entre as partes; 11. Identificar melhor meio para envio de convite e/ou divulgação; 12. Elaborar meios de fiscalização; 13. Definir os métodos e templates a se adotar para controle; 14. Criar fluxograma de controle do contrato; 15. Criar fluxograma de encerramento do contrato; 16. Revisar PGA.