O documento apresenta o projeto de implantação de um escritório de projetos na Beer Gourmet, visando gerenciar eficazmente mais de 20 projetos simultâneos e melhorar a padronização das documentações. A Beer Gourmet, fundada em 2006, tem como objetivo popularizar o consumo de cervejas especiais e, com o novo escritório, espera crescer 5% a.a. no lucro líquido em seis anos. O plano de gerenciamento de aquisições focará na seleção de fornecedores qualificados e no controle de atividades contratadas para garantir o sucesso do projeto.

1. Beer Gourmet
Gerenciamento de Aquisição em Projetos
São Paulo – GEEP Turma 28
Implementação do Escritório de Projetos
Beer Gourmet

2. Diretores
Carla Cavalcanti Jayme Domingo Filho Marcel Rocha
Rodrigo Costa Sugata Rodrigues Suzana Fernandes

3. Beer Gorumet

4. Sobre a Empresa
Grupo Beer Gourmet
Fundado em 2006, o grupo tem a iniciativa de popularizar o consumo de cervejas especiais, e
com isso, apresentar a tradição da fabricação de cerveja no estilo europeu para o público
brasileiro.
O Beer Gourmet pode oferecer ao público brasileiro as melhores cervejas artesanais aqui
produzidas, e para isso, suas receitas são elaboradas com ingredientes da mais alta qualidade
e rigorosamente selecionados, para tornar cada uma de suas cervejas uma experiência única
de aroma e sabor.

5. Sobre o Projeto
Implantação de um Escritório de Projetos
Com o crescimento da empresa, vários projetos começaram a surgir como forma de
concretização das novas oportunidades de negócio.
Neste cenário, há diversos projetos ocorrendo simultaneamente em diferentes áreas e, foi
observada certa dificuldade em manter os padrões em termos de documentação, literatura,
treinamento e suporte. Com isso, observou-se a necessidade de gerenciar os projetos de
forma coordenada.
Tendo por objetivo criar a unidade de condução integrada de seus projetos, o grupo Beer
Gourmet decidiu pela implantação de um Escritório de Projetos, que deverá ser o ponto de
referência e contato para todos os seus gerentes de projetos.
Atualmente a empresa conta com mais de 20 projetos em andamento e estima de ter pelo
mais 10 iniciados até a implantação do Escritório de Projetos.
Com a implantação do Escritório de projetos, e seu sucesso, a empresa pretende atingir, em
6 anos um crescimento no Lucro Líquido de 5% a.a..

6. Objetivo do Trabalho
• Apresentar os processos pertinentes a área de conhecimento de Aquisições que, serviram
de subsídio e referência para a tomada de decisão neste projeto, no que se refere a
comprar produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.
• Os processos de Gerenciamento de Aquisições que serão abordados neste projeto são:
• Planejar o gerenciamento das aquisições
• Conduzir as aquisições
• Controlar as aquisições
• Encerrar as aquisições

7. WBS Completa do Projeto

8. WBS Revisada - Indicação M or B e Atividades G. Aquisições

9. Critérios Make or Buy
Nº CRITÉRIO JUSTIFICATIVA
1 Capacidade da equipe A equipe do projeto não é suficiente para executar a
atividade.
2 Necessidade de fornecimento A equipe do projeto não apresenta a especialização
especializado necessária para executar a atividade.
3 Necessidade de absorção da É necessário absorver uma solução tecnológica que a
tecnologia empresa não possui ou não domina.
4 Restrições de custo O custo para se executar internamente é maior do que se
contratar mão de obra terceirizada.
5 Restrições de prazo A equipe do projeto não executará a atividade no prazo
estipulado.

10. Critérios Make or Buy
Nº CRITÉRIO JUSTIFICATIVA
6 Restrições de subcontratação Trata-se de uma atividade restrita, ou sigilosa, que não
pode ser terceirizada.
7 Existência de Fornecedores Os fornecedores qualificados para execução da atividade
confiáveis são/não são confiáveis.
8 O core business da empresa A atividade é/não é o core business da empresa.
É uma atividade com risco envolvido e, os fornecedores
9 Compartilhamentos de riscos qualificados assumem o seu compartilhamento com a
equipe do projeto.
10 Problemas legais ou de É uma atividade que apresenta restrições legais ou de
segurança de informação segurança de informação, por isso não podem ser
terceirizadas.

11. Mapa de Aquisições
Concorrência Item a ser REF Vendor List Orçamento Prazo Critério
contratado WBS M/B
1 Workshop 3.2 - Escritório de R$20.000,00 3 dias 2
Projetos Ltda.
- PMO Express.
- New PMO Ltda.
2 Seminário 3.1 - Escritório de R$ 3.000,00 1 dia 2, 3 e 8
Projetos Ltda.
- PMO Express.
- New PMO Ltda.
3 Infra estrutura 4.3 - TI Serviços LTDA. R$ 35.000,00 30 dias 1
- Infra Brasil ME.
4 Plano de 5.3 - Escritório de R$ 5.000,00 15 dias 2e8
treinamento Projetos Ltda.
- Treinamento IC
LTDA.
- PMO Express.
5 Métricas 6.1 - Escritório de R$ 12.000,00 10 dias 2e8
Projetos Ltda.
- PMO Express.
- New PMO Ltda.

12. RR - Registro de Riscos
Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da
Resposta ao Risco
Solicitar um case de sucesso para
PQ
Metodologia não aderente avaliar a experiência da empresa
SEL
com a metodologia
Solicitar um treinamento aderente as
Plano de Treinamento PQ
expectativas e público da empresa
ineficiente SEL
que atuam em projetos.
Material de Treinamento de Realizar uma validação prévia do SEL
baixa qualidade material. ADM
Atraso no cronograma de Alinhar na contratação o cronograma SEL
execução dos treinamentos de entrega dessas atividades CONT
Multa Contratual ADM
Qualidade do Coffe-Break Realizar degustação prévia do SEL
cardápio as ser oferecido CONT

13. Declaração de Trabalho (DT)
O item escolhido do mapa de aquisições compõe um pacote de trabalho.
• Especificação funcional:
• Planejamento, preparação e execução de workshop in company voltado para explicação e
elucidação dos procedimentos para criação de um escritório de projetos para a diretoria, alta e
média gerência da Beer Gorumet;
• O fornecedor deve possuir apresentação com slides, vídeos e outros tipos de material que
ajudem o pleno entendimento dos processos.
• Qualidade:
• Instrutor com Certificação PMP;
• Prazos:
• 3 dias;
• Custo orçado:
• R$20.000,00;
• Critérios de Medição:
• 0%/100%.

14. Critérios Eliminatórios
Critérios Escritório de PMO Express New PMO
Projetos Ltda Ltda
Possuir dois ou mais anos de mercado
Ter ministrado ao menos cinco workshops no
último ano
Apresentar certidões negativas de débito com o
INSS, com as Receitas Federal, Estadual e
Municipal
Possuir atestados de qualidade e capacidade
Ter disponibilidade de atender o pedido de
workshop na data descrita

15. Critérios Classificatórios - Pontuação
Escritório de PMO Express New PMO Ltda
Critério Peso Projetos Ltda
Nota Média Nota Média Nota Média
Disponibilizar itens além do 15
escopo contratado
Tempo de atuação e 10
posicionamento no mercado
Portfólio de clientes 05
Tempo de atuação no mercado 05
Nível de maturidade dos 30
profissionais
Menor preço 30
Condição de pagamento 05
TOTAL 100

16. Divulgação dos critérios de avaliação
A Beer Gourmet entende que a divulgação dos critérios de avaliação na DT é
vantajosa para o processo de contratação porque:
• Mostra total transparência no processo de contratação;
• É uma forma de se obter uma maior clareza nos itens apresentados e um
maior alinhamentos entre as propostas recebidas.
• Agiliza a finalização do processo de contratação, eliminando a análise de
propostas dos fornecedores não aderente aos critérios.

17. Processo de Aquisições
Meio Adotado para envio do convite
• Será adotada a criação de uma RFP.
• O meio escolhido para envio do convite será por divulgação de cartas-convite, as quais serão
direcionadas via e-mail para fornecedores com expertise conhecido na área requerida e com
boa reputação no mercado.
O contrato
• Será formal pois as condições estarão descritas em cláusulas. Ali também estarão as
penalidades pelo não cumprimento dos itens contratados.
• O modelo foi escolhido também pois define os valores a serem pagos, prazos e condições de
pagamento.
Espécie do contrato
• A espécie adotada para o contrato é a prestação de serviço porque será direcionada a
remuneração.
Tipo de contrato escolhido e justificativa
• O contrato será tipo Tempo e Material pois o contrato é pequeno e o grupo de diretores e
gestores do contrato conhecem bem o escopo do projeto.

18. Fluxograma de contratação
Recebimento e
Abertura das
Propostas
RFP Avaliação Aplicação do
Técnica Sistema de
Pontuação
Análise das Análise das Resultado da
Peso = 30% Técnica Avaliação
Propostas Propostas
Eliminatória Classificatória Avaliação Aplicação do Classificação
Comercial Sistema de
Pontuação
Peso = 70% Comercial Comunicação
3 primeiras
Proponentes
Negociação
Assinatura do Publicação do
contrato Resultado
Final
Contratação Concorrência

19. Atitudes e Fiscalização
O administrador do contrato deve se fazer que o contrato seja cumprido pelas partes, com
foco nas seguintes Atitudes e Fiscalizações:
• Acompanhar e controlar o desempenho das atividades,
• Agir proativamente e preventivamente para que todos os requisitos sejam
cumpridos;
• Documentar os fatos relevantes como atas de reuniões e correspondências com a
contratada;
• Gerar relatórios periódicos a diretoria e gerir disseminação das informações
pertinentes aos stakeholders;
• Ao final do processo, registrar as lições aprendidas e índices de desempenho do
contratado.

20. Relatórios para Controle
Forma de Controle
• O controle será realizado por meio de Boletim de Medição (BM), visto que o pagamento será
realizado pelo total do pacote de trabalho
Template do Boletim de medição
Boletim de Medição
Item Medição
Concorrência {numero da concorrência no MA}
Item contratado {nome do item conforme MA}
Referência WBS {item do MA conforme WBS}
Empresa Contratada {empresa contratada}
Data Prevista para entrega {data prevista}
Atividades contratadas cumpridas? {0% ou 100%}
Data de cumprimento das atividades {data realizada}
Aplicar prêmio ou penalidades? {Descrever Prêmios/Penalidades – apontar
consequência no valor a ser pago}

21. Fluxograma para controlar contrato
Inicio Avaliar
material
gerado
Definir gestor
do contrato
S Autorizar a
Satisfatório
execução do
?
Realizar Workshop
reunião de
Kick-off
N
Solicitar Executar
correções workshop
Iniciar
atividades de
preparação do
conteúdo
Encerrar
contrato
Fim

22. Fluxograma para encerrar contrato
Encerrar
contrato
Efetuar
pagamento
Avaliar
entregas
Gerar termo de
encerramento
Atenderam S
requisitos?
N Fim
Aplicar
penalidades
previstas no
contrato
Valores a S
pagar?

23. Plano de Gerenciamento de Aquisições
Objetivo
• O plano de gerenciamento de aquisições da Beer Gourmet visa a seleção de fornecedores qualificados e o
correto controle das atividades contratadas.
As etapas
1. Definição do Projeto
1. Objetivo
2. WBS
2. Planejamento do Projeto
1. Mapa de Aquisição
2. Critérios Make or Buy
3. Cronograma
4. Orçamento
3. Seleção de Fornecedores
1. Vendor List
2. Critérios eliminatórios
3. Critérios classificatórios
4. Sistema de Pontuação
4. Administração de Contratos
1. Forma / Espécie / Tipo
2. Fiscalização
5. Encerramento de Aquisições
1. Aceite Final
2. Encerramento Formal de Contratos
3. Lições aprendidas

24. Considerações finais
• Qualquer desvio em relação ao procedimento descrito deve ser submetido à
avaliação da diretoria;
• Todas as reuniões realizadas terão os pontos mais relevantes
documentados;
• As lições aprendidas serão disseminadas na empresa para uso em futuros
projetos;