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MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Projetos




                     Gerenciamento de Aquisição em Projetos
                                     São Paulo




                                     Turma 11
02 – Logotipo da Empresa




               A Afrodite é uma empresa de TI, especializada em arquitetura e desenvolvimentos de
  aplicativos para aparelhos móveis. Tem como atividade principal, fornecer solução para clientes de
  segmentos de negócios diversificados. O aplicativo pioneiro da empresa foi desenvolvido para motéis
  para facilitar o agendamento e reservas de quartos, principalmente em épocas sazonais.
03 – Nome Completo e foto da equipe




 Nomes dos diretores da Afrodite: (da esquerda para a direta)

    Diogo Tadeu Ramos Gonçalves

    Sheila Aleixo Gelmetti

    Israel Marcolino dos Santos

    Julio Cesar da Silva Correa

    Rafael Rofino Fernandes dos Santos

    Célio Arassato
05 – Objetivo do trabalho


         O objetivo do trabalho é gerenciar as aquisições do projeto de um
  novo aplicativo para Smartphone (Aplicativo que localiza e reserva suítes
  em motéis).
06 – WBS
07 – Critérios Make or Buy da empresa


                  Critérios                                               Justificativa

                                             O projeto requer entrega de atividades que foge do conhecimento da
 Necessidade de fornecimento especializado   equipe interna. Tais pacotes de trabalho não são interessantes para
                                             desenvolvimento interno visto a especialização necessária.

                                             Visto a necessidade de atendimento dos prazos, as atividades que não
 Restrição de prazo                          são core business da empresa foram adotados como Buy para otimização
                                             do tempo.

                                             Visto que o projeto já possui uma restrição de custo, as atividades
                                             definidas como Buy visa uma otimização do mesmo devido a existência
 Restrição de custo
                                             de fornecedores especializados para tais atividades com valores
                                             competitivos se comparado com um desenvolvimento interno.

                                             Todas as atividades identificadas como core business da empresa,
 Core business da empresa                    concepção de software, desenvolvimentos são feitos internamente pois
                                             trata-se de um diferencial no mercado competitivo.


 Compartilhamento de riscos                  Minimizar os riscos em atividades especializadas.


                                             Direcionar as atividades para equipes com melhor capacitação afim de
 Capacidade da equipe
                                             assegurar a qualidade do trabalho e evitar retrabalhos.

                                             Existência ou não de fornecedores confiáveis para atividades julgadas
 Existência de fornecedores confiáveis
                                             como fundamentais para o projeto.
08 – MAPA DAS AQUISIÇÕES

 Concorrência   Item a ser      Ref.   Vendor List        Prazo     Orçamento      Critério
                contratado      WBS                                                Make or
                                                                                    Buy

      1         Certificações   2.1    Certification 1    1 mês     R$ 6.000,00
                                       Certification 2
                                       Certification 3

      2         Implantação     3.1     Empresa 1         Até 3     R$ 3.000,00
                 em demais              Empresa 2         meses     por unidade
                  unidades              Empresa 3

      3         Treinamento     3.2      Training 1       Até 3     R$ 1.000,00
                de usuários              Training 2       meses     por unidade
                                         Training 3

      4          Manual do      3.3      Manual 1         20 dias   R$ 6.000,00
                  usuário                Manual 2
                                         Manual 3

      5         Suporte Pós     4.3      Support 1       12 meses   R$ 20.000,00
                Implantação              Support 2
                                         Support 3
09 – WBS revisada
10 – RR (Registro de Riscos)

                                                                                              Momento da
  Concorrência          Evento de Risco                       Resposta ao Risco               Resposta ao
                                                                                                 Risco

                   Indisponibilidade da empresa      Conter uma lista de outras empresas         SEL
       1         responsavél pela certificação no   que fornecem o mesmo serviço, dentro        CONT
                  prazo estimado para o projeto.    da mesma qualidade e faixa de preço.        ADM

                                                          Garantir através dos orgãos           PLAN
                                                        responsavéis que o projeto após          ESP
                 Mudança de critérios ou normas       registrado, deverá ser certificado de      PQ
       1          para certificação do aplicativo       acordo com as normas do dia do           SEL
                     no decorrer do projeto.        registro para evitar mudanças drásticas     CONT
                                                    no escopo do produto antes do termino       ADM
                                                                   do mesmo.                    ENC
                 Produto (Manual de Usuário) ter     Inserir um processo de inspecção e
                       ficado diferente da           validação do produto a cada marco          CONT
       4
                  especificação enviada para o       importante do trabalho, o qual será        ADM
                           fornecedor.                  combinado com o fornecedor.

                 Atraso na entrega, em razão de       Analisar historico de fornecimento.        SEL
       4          falta de mão de obra ou alta         Inserir multa contratual e buscar        CONT
                     demanda no fornecedor.                referências no mercado.              ADM
11 – Declaração de Trabalho – Pacote Manual


                                   Declaração de Trabalho
                              - Entrega do sistema de manual a ser usado pelo cliente (motéis) para instalação e utilização
  Especificações técnicas     do sistema.
                              - Entrega da impressão e software a ser usado como manual

                              - Conteúdo do manual deve ser de forma clara e objetiva ao entendimento do usuário.
    Qualidade requerida       - Impressão deve ser com insumos aprovados e o software de fácil utilização

                              - 01 Material escrito (Manual escrito)
                              - 01 Modelo de software (Manual on-line)
        Quantidade            - 1.000 impressões do manual escrito
                              - 500 CD's com o manual on-line

                              - 15 dias entrega do material para aprovação
            Prazo             - 10 dias, após aprovação, para confecção do material
                              Acompanhamento durante 2 meses de divulgação, revisão do material após feed back dos
      Suporte técnico         clientes

  Treinamentos desejados Treinamento da equipe técnica da Afrodite e 10 principais clientes
                              Acompanhamento durante 2 meses de divulgação, revisão do material após feed back dos
   Manutenção desejada        clientes

                              - Em caso de atraso nas datas será cobrado custo adicional.
          Garantia            - Entendimento do manual e funcionamento do software a ser aprovado pela Afrodite

      Local de entrega        Escritório da Afrodite
12– Critérios Eliminatorios


    A empresa deve ter certificação da norma ISO;

    O papel utilizado para a fabricação do Manual deve ser de madeira
     de reflorestamento;

    Obrigatório a empresa já ter fornecido para outros clientes, manuais
     para aplicativos de celulares;

    A empresa fornecedora não pode ter restrições financeiras;

    A empresa deve estar situada na       região metropolitana de São
     Paulo.
13 – Critérios classificatórios adotados


     Capacidade técnica
     Prazo
     Qualificação da equipe
     Consolidação no mercado
     Certificação ISO
     Preço e condições de pagamento
     Garantias acima do mínimo especificado
14 – Divulgação dos critérios de avaliação

     Ficou definido que não divulgaremos os critérios de avaliação das
  propostas até que todas sejam entregues. Após fazer uma primeira
  análise baseada nos critérios classificatórios, definiremos três propostas
  que passarão para uma segunda fase de negociação. Nesta etapa, estas
  empresas serão convocadas individualmente para uma reunião onde
  divulgaremos os critérios de avaliação.

     Entendemos que divulgar tais critérios na primeira fase onde as
  propostas são elaboradas não agregará valor à concorrência e queremos
  identificar quais empresas irão investir mais esforço para entender o
  produto e contribuir para o projeto, sem serem tendenciadas pelos
  critérios.

    Entretanto, esta escolha trará algumas desvantagens como por
  exemplo, tornar o processo de seleção mais demorado, além de
  possíveis questionamentos sobre a transparência da concorrência,
  porém eventuais questionamentos estão previstos e serão esclarecidos,
  sem afetar o relacionamento com tais empresas.
15 – Sistema de pontuação
16 – Documentos de Aquisição


   Será enviado uma carta convite para os fornecedores, solicitando
  que os mesmos nos enviem uma RFP (Solicitação de Proposta) dentro
  de um prazo estimado, pois estamos enviando um DT (declaração de
  trabalho), a qual não temos muitos detalhes tecnicos do trabalho. O
  escopo será melhor detalhado pelos nossos fornecedores, por este
  motivo solicitaremos a RFP.

   Após escolha da RFP, solicitaremos um contrato formal para o
  fornecedor, o qual incluirá além do escopo técnico detalhado,
  premissas, restrições, multas por atraso e etc.

   Em paralelo ao contrato formal, enviaremos uma carta de intenções
  para inicio imediato dos trabalhos, até que os trâmites burocráticos de
  geração de contrato, se concluam.
17 – Meio adotado para envio do convite:


  O método escolhido para envio de convite é de “carta de convite”
   para concorrência entre empresas privadas que constem no vendor
   list para esse tipo de aquisições.
18- Forma de Contrato


  Será utilizado um Contrato Formal onde devem constar as
   formalidades previstas no Código Civil, listando-se o acordo entre
   contratada e contratante, contratos e sub-contratos, prazos de
   entregas, formas de pagamento, e escopo de fornecimento.
19 – Espécie adotada para o contrato


    A Espécie adotada para o contrato dos fornecedores será a Prestação
  de Serviços, conforme lei 10.406/2002 do Código Civil.

    Os pacotes de trabalho definidos como Buy serão serviços a serem
  prestados cuja duração do contrato serão conforme as restrições de prazo
  definidos nas restrições do projeto. Os mesmos serão acompanhados
  para que os requisitos de prazo, qualidade, custo e formas de pagamento
  sejam feitos conforme estabelecidos.
20 – Tipo de contrato


     O contrato será de Preço Global, devido a necessidade de um preço
  fixo para todo o escopo em questão. Por ser um contrato formal típico,
  observa as formalidades previstas no Código Civil.

    Eventuais atividades adicionais serão tratadas de forma independente,
  onde os recursos necessários serão estimados em conjunto Contratante
  e Contratada, baseando-se no desempenho das atividades já realizadas
  no contrato principal.
21 – Conduzir Aquisições

       Fluxograma para conduzir aquisições de concorrência privada
             Início




                                Vendor list
22 – Atitudes e Fiscalização


   Será escolhido por parte da Afrodite, uma pessoa responsavél em
  controlar os contratos para que possa acompanhar e intervir nas
  entregas contratadas.

   O responsavél pelo contrato exigirá como atitude da contratada que
  cumpra e respeite as clausulas acordadas no documento formal.

   Para fiscalizar este trabalho a Afrodite utilizará Boletim de Medições
  semanais (BM) para verificar evolução do trabalho e liberar pare do fluxo
  financeiro ao prestador, auditará o trabalho com o foco em qualidade do
  serviço prestado e controlará os riscos dentro de cada fase de entrega.
23 – Relatório para administrar as aquisições


    Será avaliada evolução da aquisição através de Boletim de medição
      com pagamento vinculado a entregas conforme abaixo

                               Conteúdo do manual
                          -      Pedido   Execução Aprovação   Entrega
                   Planejado     3 dias    10 dias   2 dias     2 dias
                   Executado
                   Pagamento      20%       20%      30%        30%


                                        Manual
                          -      Pedido   Execução Aprovação   Entrega
                   Planejado     3 dias    10 dias   2 dias     2 dias
                   Executado
                   Pagamento      20%       20%      30%        30%
24 – Controle do Contrato



                                                                         Definição dos
   Definição do           Kick off meeting            Criação do plano
                                                                         Milestone para
    fornecedor                                        de Comunicação
                                                                          pagamento




       Reuniões de
     Acompanhamento                          Boletins de                  Relatórios de
           do                                 Medição                    Desenvolvimento
     Desenvolvimento




     Termo de Aceite do
          Projeto
25 – Fluxograma para encerramento de contrato

                                                               Início




                                                           Notificação dos
                                                             envolvidos




                              Elaborar plano de             Verificação de
                              ação, definir prazo         escopo, obrigações
                               e responsáveis                 (Auditoria)


                                 SIM


                                 Acordo para        NÃO                        SIM       Realizar
                                                           Entrega validada                               Encerramento
                                  correção?                                            pagamentos
                                                               e aceita?                                   do contrato
                                                                                         devidos

                                NÃO


  Acertos financeiros   SIM     Acordo mútuo                                              Finalizar      Registro de lições
       devidos                  encerramento?                                        obrigações legais     aprendidas


                                        NÃO


                                                                                     Assinar Termo de
     Resilição do                Recisão do                                                              Arquivamento dos
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      contrato                    contrato                                                                  documentos
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MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Projetos

  • 1. MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Projetos Gerenciamento de Aquisição em Projetos São Paulo Turma 11
  • 2. 02 – Logotipo da Empresa A Afrodite é uma empresa de TI, especializada em arquitetura e desenvolvimentos de aplicativos para aparelhos móveis. Tem como atividade principal, fornecer solução para clientes de segmentos de negócios diversificados. O aplicativo pioneiro da empresa foi desenvolvido para motéis para facilitar o agendamento e reservas de quartos, principalmente em épocas sazonais.
  • 3. 03 – Nome Completo e foto da equipe Nomes dos diretores da Afrodite: (da esquerda para a direta)  Diogo Tadeu Ramos Gonçalves  Sheila Aleixo Gelmetti  Israel Marcolino dos Santos  Julio Cesar da Silva Correa  Rafael Rofino Fernandes dos Santos  Célio Arassato
  • 4. 05 – Objetivo do trabalho O objetivo do trabalho é gerenciar as aquisições do projeto de um novo aplicativo para Smartphone (Aplicativo que localiza e reserva suítes em motéis).
  • 6. 07 – Critérios Make or Buy da empresa Critérios Justificativa O projeto requer entrega de atividades que foge do conhecimento da Necessidade de fornecimento especializado equipe interna. Tais pacotes de trabalho não são interessantes para desenvolvimento interno visto a especialização necessária. Visto a necessidade de atendimento dos prazos, as atividades que não Restrição de prazo são core business da empresa foram adotados como Buy para otimização do tempo. Visto que o projeto já possui uma restrição de custo, as atividades definidas como Buy visa uma otimização do mesmo devido a existência Restrição de custo de fornecedores especializados para tais atividades com valores competitivos se comparado com um desenvolvimento interno. Todas as atividades identificadas como core business da empresa, Core business da empresa concepção de software, desenvolvimentos são feitos internamente pois trata-se de um diferencial no mercado competitivo. Compartilhamento de riscos Minimizar os riscos em atividades especializadas. Direcionar as atividades para equipes com melhor capacitação afim de Capacidade da equipe assegurar a qualidade do trabalho e evitar retrabalhos. Existência ou não de fornecedores confiáveis para atividades julgadas Existência de fornecedores confiáveis como fundamentais para o projeto.
  • 7. 08 – MAPA DAS AQUISIÇÕES Concorrência Item a ser Ref. Vendor List Prazo Orçamento Critério contratado WBS Make or Buy 1 Certificações 2.1 Certification 1 1 mês R$ 6.000,00 Certification 2 Certification 3 2 Implantação 3.1 Empresa 1 Até 3 R$ 3.000,00 em demais Empresa 2 meses por unidade unidades Empresa 3 3 Treinamento 3.2 Training 1 Até 3 R$ 1.000,00 de usuários Training 2 meses por unidade Training 3 4 Manual do 3.3 Manual 1 20 dias R$ 6.000,00 usuário Manual 2 Manual 3 5 Suporte Pós 4.3 Support 1 12 meses R$ 20.000,00 Implantação Support 2 Support 3
  • 8. 09 – WBS revisada
  • 9. 10 – RR (Registro de Riscos) Momento da Concorrência Evento de Risco Resposta ao Risco Resposta ao Risco Indisponibilidade da empresa Conter uma lista de outras empresas SEL 1 responsavél pela certificação no que fornecem o mesmo serviço, dentro CONT prazo estimado para o projeto. da mesma qualidade e faixa de preço. ADM Garantir através dos orgãos PLAN responsavéis que o projeto após ESP Mudança de critérios ou normas registrado, deverá ser certificado de PQ 1 para certificação do aplicativo acordo com as normas do dia do SEL no decorrer do projeto. registro para evitar mudanças drásticas CONT no escopo do produto antes do termino ADM do mesmo. ENC Produto (Manual de Usuário) ter Inserir um processo de inspecção e ficado diferente da validação do produto a cada marco CONT 4 especificação enviada para o importante do trabalho, o qual será ADM fornecedor. combinado com o fornecedor. Atraso na entrega, em razão de Analisar historico de fornecimento. SEL 4 falta de mão de obra ou alta Inserir multa contratual e buscar CONT demanda no fornecedor. referências no mercado. ADM
  • 10. 11 – Declaração de Trabalho – Pacote Manual Declaração de Trabalho - Entrega do sistema de manual a ser usado pelo cliente (motéis) para instalação e utilização Especificações técnicas do sistema. - Entrega da impressão e software a ser usado como manual - Conteúdo do manual deve ser de forma clara e objetiva ao entendimento do usuário. Qualidade requerida - Impressão deve ser com insumos aprovados e o software de fácil utilização - 01 Material escrito (Manual escrito) - 01 Modelo de software (Manual on-line) Quantidade - 1.000 impressões do manual escrito - 500 CD's com o manual on-line - 15 dias entrega do material para aprovação Prazo - 10 dias, após aprovação, para confecção do material Acompanhamento durante 2 meses de divulgação, revisão do material após feed back dos Suporte técnico clientes Treinamentos desejados Treinamento da equipe técnica da Afrodite e 10 principais clientes Acompanhamento durante 2 meses de divulgação, revisão do material após feed back dos Manutenção desejada clientes - Em caso de atraso nas datas será cobrado custo adicional. Garantia - Entendimento do manual e funcionamento do software a ser aprovado pela Afrodite Local de entrega Escritório da Afrodite
  • 11. 12– Critérios Eliminatorios  A empresa deve ter certificação da norma ISO;  O papel utilizado para a fabricação do Manual deve ser de madeira de reflorestamento;  Obrigatório a empresa já ter fornecido para outros clientes, manuais para aplicativos de celulares;  A empresa fornecedora não pode ter restrições financeiras;  A empresa deve estar situada na região metropolitana de São Paulo.
  • 12. 13 – Critérios classificatórios adotados  Capacidade técnica  Prazo  Qualificação da equipe  Consolidação no mercado  Certificação ISO  Preço e condições de pagamento  Garantias acima do mínimo especificado
  • 13. 14 – Divulgação dos critérios de avaliação Ficou definido que não divulgaremos os critérios de avaliação das propostas até que todas sejam entregues. Após fazer uma primeira análise baseada nos critérios classificatórios, definiremos três propostas que passarão para uma segunda fase de negociação. Nesta etapa, estas empresas serão convocadas individualmente para uma reunião onde divulgaremos os critérios de avaliação. Entendemos que divulgar tais critérios na primeira fase onde as propostas são elaboradas não agregará valor à concorrência e queremos identificar quais empresas irão investir mais esforço para entender o produto e contribuir para o projeto, sem serem tendenciadas pelos critérios. Entretanto, esta escolha trará algumas desvantagens como por exemplo, tornar o processo de seleção mais demorado, além de possíveis questionamentos sobre a transparência da concorrência, porém eventuais questionamentos estão previstos e serão esclarecidos, sem afetar o relacionamento com tais empresas.
  • 14. 15 – Sistema de pontuação
  • 15. 16 – Documentos de Aquisição  Será enviado uma carta convite para os fornecedores, solicitando que os mesmos nos enviem uma RFP (Solicitação de Proposta) dentro de um prazo estimado, pois estamos enviando um DT (declaração de trabalho), a qual não temos muitos detalhes tecnicos do trabalho. O escopo será melhor detalhado pelos nossos fornecedores, por este motivo solicitaremos a RFP.  Após escolha da RFP, solicitaremos um contrato formal para o fornecedor, o qual incluirá além do escopo técnico detalhado, premissas, restrições, multas por atraso e etc.  Em paralelo ao contrato formal, enviaremos uma carta de intenções para inicio imediato dos trabalhos, até que os trâmites burocráticos de geração de contrato, se concluam.
  • 16. 17 – Meio adotado para envio do convite:  O método escolhido para envio de convite é de “carta de convite” para concorrência entre empresas privadas que constem no vendor list para esse tipo de aquisições.
  • 17. 18- Forma de Contrato  Será utilizado um Contrato Formal onde devem constar as formalidades previstas no Código Civil, listando-se o acordo entre contratada e contratante, contratos e sub-contratos, prazos de entregas, formas de pagamento, e escopo de fornecimento.
  • 18. 19 – Espécie adotada para o contrato A Espécie adotada para o contrato dos fornecedores será a Prestação de Serviços, conforme lei 10.406/2002 do Código Civil. Os pacotes de trabalho definidos como Buy serão serviços a serem prestados cuja duração do contrato serão conforme as restrições de prazo definidos nas restrições do projeto. Os mesmos serão acompanhados para que os requisitos de prazo, qualidade, custo e formas de pagamento sejam feitos conforme estabelecidos.
  • 19. 20 – Tipo de contrato O contrato será de Preço Global, devido a necessidade de um preço fixo para todo o escopo em questão. Por ser um contrato formal típico, observa as formalidades previstas no Código Civil. Eventuais atividades adicionais serão tratadas de forma independente, onde os recursos necessários serão estimados em conjunto Contratante e Contratada, baseando-se no desempenho das atividades já realizadas no contrato principal.
  • 20. 21 – Conduzir Aquisições Fluxograma para conduzir aquisições de concorrência privada Início Vendor list
  • 21. 22 – Atitudes e Fiscalização  Será escolhido por parte da Afrodite, uma pessoa responsavél em controlar os contratos para que possa acompanhar e intervir nas entregas contratadas.  O responsavél pelo contrato exigirá como atitude da contratada que cumpra e respeite as clausulas acordadas no documento formal.  Para fiscalizar este trabalho a Afrodite utilizará Boletim de Medições semanais (BM) para verificar evolução do trabalho e liberar pare do fluxo financeiro ao prestador, auditará o trabalho com o foco em qualidade do serviço prestado e controlará os riscos dentro de cada fase de entrega.
  • 22. 23 – Relatório para administrar as aquisições Será avaliada evolução da aquisição através de Boletim de medição com pagamento vinculado a entregas conforme abaixo Conteúdo do manual - Pedido Execução Aprovação Entrega Planejado 3 dias 10 dias 2 dias 2 dias Executado Pagamento 20% 20% 30% 30% Manual - Pedido Execução Aprovação Entrega Planejado 3 dias 10 dias 2 dias 2 dias Executado Pagamento 20% 20% 30% 30%
  • 23. 24 – Controle do Contrato Definição dos Definição do Kick off meeting Criação do plano Milestone para fornecedor de Comunicação pagamento Reuniões de Acompanhamento Boletins de Relatórios de do Medição Desenvolvimento Desenvolvimento Termo de Aceite do Projeto
  • 24. 25 – Fluxograma para encerramento de contrato Início Notificação dos envolvidos Elaborar plano de Verificação de ação, definir prazo escopo, obrigações e responsáveis (Auditoria) SIM Acordo para NÃO SIM Realizar Entrega validada Encerramento correção? pagamentos e aceita? do contrato devidos NÃO Acertos financeiros SIM Acordo mútuo Finalizar Registro de lições devidos encerramento? obrigações legais aprendidas NÃO Assinar Termo de Resilição do Recisão do Arquivamento dos Recebimento contrato contrato documentos Definitivo
  • 25. 26 – Plano de Gerenciamento das Aquisições