O documento descreve o projeto de desenvolvimento de um projeto executivo para a construção de uma estação de tratamento de efluentes (ETE) industrial. O projeto será gerenciado pela empresa D. Best Projetos e tem como objetivo tratar efluentes de uma unidade de petróleo, recuperando óleo e aumentando a produtividade. O documento detalha as fases e processos de gerenciamento do projeto de acordo com metodologias reconhecidas.
3. A Empresa
A D. Best Projetos é uma empresa de engenharia de médio porte
que atua na elaboração de projetos (básicos e detalhados ‐
design) e no gerenciamento integrado de projetos
(empreendimentos), com base nas boas práticas previstas no
PMBOK. Sua expertise está relacionada às obras de montagens
industriais, desde a concepção do projeto básico até o start‐up da
unidade.
5. Objetivo do Trabalho
Apresentar como devem ser empregados, na prática, os processos que
fazem parte do gerenciamento da integração de projetos, a partir do
desenvolvimento do projeto executivo para construção de uma Estação
de Tratamento de Efluentes (ETE). A referida ETE está destinada a tratar,
em sua totalidade, os efluentes líquidos originados em unidade
industrial de exploração e produção de petróleo, com recuperação de
um volume de 1500m³/ano de óleo, aumentando em 5% a produtividade
da unidade. Todo o projeto deve atender à legislação vigente, no que
tange aos índices de absorção de contaminantes no solo.
Cliente: PETROGRANA – Exploração e Produção de Petróleo S/A.
Programa: Excelência Operacional.
Projeto Executivo para Instalação de uma Estação de Tratamento de
Efluentes na unidade de Exploração e Produção de Natal‐RN.
7. Fases do Projeto
A elaboração do Projeto Executivo (design), embora seja o projeto a
ser desenvolvido e gerenciado pela empresa D.Best, é parte
integrante (fase) do projeto "Instalação da Nova Unidade de
Tratamento de Efluentes", cujo escopo não é de responsabilidade da
referida empresa.
O Projeto “Instalação da Nova Unidade de Tratamento de Efluentes”
é composto pelas seguintes fases:
Abertura
Projeto Conceitual
Projeto Básico
Projeto Executivo (Escopo D. Best)
Construção e Montagem
Pré‐Operação
Operação Assistida
Encerramento
8. Fases do Projeto
A elaboração do Projeto Executivo (design) para construção de uma
Estação de Tratamento de Efluentes (ETE), escopo da empresa D.
Best, por sua vez, é composto das seguintes fases:
Gerenciamento de Projeto
Desenvolvimento do DED (Detailed Engineering Design)
Elaboração de AS‐BUILT
Encerramento
9. Gerenciamento de Projeto
De acordo com a metodologia de gerenciamento Otmma3 GP,
desenvolvida pelo Eng. Marco Coghi, e utilizada na elaboração deste
trabalho, em cada fase do ciclo de vida do projeto pode ser aplicada
a técnica do PDCA. A referida metodologia prevê, ainda, dois
processos adicionais aos processos de P (Planejamento), D
(Execução), C (Monitoramento e Controle) e A (Ação), a saber:
Desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto ‐ DTAP
Autoriza o início do cliclo PDCA.
Encerramento do Projeto ou Fase – EP F
Encerra o cliclo do PDCA.
11. Iniciação
A etapa de iniciação contempla o desenvolvimento do termo de
abertura do projeto (DTAP) que formalmente autoriza o projeto ou
uma fase do seu ciclo de vida. Está inserido nesse contexto, a
responsabilidade pela documentação dos requisitos iniciais que
satisfaçam as necessidades e expectativas dos stakeholders em um
documento único (TAP). Assim, o processo de DTAP integra dois
documentos, a saber:
TAP – Termo de Abertura do Projeto
ISH – Identificação dos Stakeholders
12. Iniciação
Neste etapa, o diretor de operações da PETROGRANA (SPONSOR)
identifica, seleciona e designa o gerente de projeto que, por sua vez, é
convidado a participar da elaboração do TAP.
O TAP deve ser preenchido em dois momentos, conforme segue:
Primeiro Momento – Preenchido pelo sponsor com as seguintes
informações:
Descrição do Projeto;
Justificativa do Projeto;
Objetivo do Projeto na forma S.M.A.R.T. estruturada;
Requisitos para Aprovação do Projeto;
Gerente de Projeto designado.
Segundo Momento – Preenchido pelo GP designado pelo sponsor
com, no mínimo, as seguintes informações:
Lista de Milestones (Marcos do Projeto);
Orçamento Sumarizado;
Riscos (alto nível);
Assinatura do Sponsor.
13. Iniciação
Importante salientar que o Segundo Momento do preenchimento do TAP
(pelo GP designado), conforme relatado anteriormente, ocorre após o
processo de Identificação dos Stakeholders (ISH) que, por sua vez, abrange:
Identificação dos stakeholders (deve ser sigiloso);
Classificação dos stakeholders (poder, influência, interesse,
legtimidade e urgência);
Registro dos requisitos superficiais dos stakeholders;
Estratégias de abordagem dos stakeholders (plano de ação do GP).
14. Planejamento do Projeto
Na etapa de Planejamento será desenvolvido o processo (DPGP) de
documentação das ações necessárias para definir, preparar, integrar
e coordenar todos os planos auxiliares, linhas de base e outros
documentos de escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos,
comunicações, riscos e aquisições utilizados para gerenciamento do
projeto como um todo (PGP).
A pasta do PGP deverá conter documentos que definem como o
projeto deverá ser executado, monitorado/controlado e encerrado,
conforme segue:
Planos Auxiliares (PGReq, PGE, PGCrono, PGC, PGQ, PGRH, PGCo,
PGR e PGA);
Linhas de Base (DE, WBS, D‐WBS, Crono e Orç)
Documentos de Projeto (TAP, ISH, DReq Projeto, LAtv, LVQ, MCR,
PA, MC, RBS, W, RBS, K, RR, VL, AT, SP, EVA, Curva S, RD e SM);
Plano de Gerenciamento de Mudanças (PGMud)
Plano de Gerenciamento de Configuração (PGConfig)
Plano de Gerenciamento das Melhorias (PGMelhProc)
15. Planejamento do Projeto
Algumas considerações importantes a cerca da pasta do Plano de
Gerenciamento de Projetos (PGP):
Deve ser progressivamente elaborada através de atualizações
geradas pelos vários ciclos PDCA, aplicados fase a fase durante o
ciclo de vida do projeto;
Para o preenchimento dos vários documentos componentes do
PGP relacionados às áreas de conhecimento do PMBOK (escopo,
tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicações,
riscos e aquisiçoes), é importante realização de consultas às
bases de informações históricas e de lições aprendidas.
Quando não se dispor de Ativos de Processos organizacionais
(APO), deve‐se fazer uso da opinião especializada;
DE, WBS, D‐WBS, Crono e Orç formarão uma linha de base única
que servirá de referência para medição do desempenho.
16. Planejamento do Projeto
Dreq – Declaração de Requisitos – Componente do DPGP que irá
contemplar :
Requisitos (detalhados) do Produto;
Rastreabilidade do Produto;
Requisitos (detalhados) do Projeto;
Rastreabilidade do Projeto.
DE – Declaração de Escopo – Componente do DPGP que irá
contemplar :
Escopo do Produto;
Escopo do Projeto;
Entregas e Critérios de Aceitação;
Escopo não incluso no Projeto;
Premissas;
Restrições.
17. Planejamento do Projeto
WBS – Estrutura Analítica de Projeto – Componente do DPGP que
apresenta a estrutura de decomposição do trabalho e todos os pacotes de
trabalho que formam o escopo.
D‐WBS – Dicionário da EAP – Componente do DPGP que deve contemplar :
Pacotes de Trabalho;
Descrição dos Pacotes de Trabalho;
Entregas dos Pacotes de Trabalho;
Critérios de Aceitação dos Pacotes de Trabalho.
L‐Atv – Lista de Atividades do PT– Componente do DPGP que apresenta:
Duração das Atividades do PT;
Custo das Atividades do PT;
Custo do PT.
18. Planejamento do Projeto
Orç – Orçamento do Projeto – Componente do DPGP que contém:
Orçamento por Fase do Projeto;
Total do Orçamento das Fases;
Verba de Contingência;
Total do Orçamento.
LVQ – Lista de Verificação da Qualidade – Componente do DPGP que irá
contemplar:
Pacotes de Trabalho;
Descrição dos Pacotes de Trabalho;
Entregas dos Pacotes de Trabalho;
Critérios de Validação dos Pacotes de Trabalho.
MCR – Matriz de Competência e Responsabilidade (deve constar apenas
pacotes MAKE) – Componente do DPGP que apresenta:
Trabalho a ser feito;
Colaboradores;
Responsabilidade;
Perfil da Qualificacão na Habilitação para Atividade ou PT.
19. Planejamento do Projeto
PA – Plano de Ação – Componente do DPGP que apresenta:
Recurso Analisado;
Ação a ser Adotada;
Responsável;
Prazo.
MC – Mapa de Comunicações – Componente do DPGP que irá contemplar:
Stakeholder Destinatário;
Assunto da Informação;
Documentos Relacionados;
Meios;
Freqüência;
Ação Esperada;
Emitente.
20. Planejamento do Projeto
RBS – Estrutura de Decomposição de Riscos;
Matriz de Probabilidade X Impacto – Componente do DPGP que apresenta
uma relação entre os impactos, probabilidades, ameaças e oportunidades
em função dos riscos;
RR – Registro de Riscos ‐ Componente do DPGP que apresenta:
Categoria na RBS;
ID;
Descrição do Risco Identificado;
Tipo do Risco;
Data de Registro;
Qualitativo de Probabilidade;
Probabilidade;
Qualitativo de Impacto;
Impacto;
Semáforo.
21. Planejamento do Projeto
RR – Registro de Riscos ‐ Componente do DPGP que apresenta (continuação):
Categoria na RBS;
ID;
Descrição do Risco Identificado;
Tipo do Risco;
Data de Registro;
Qualitativo de Probabilidade;
Probabilidade;
Qualitativo de Impacto;
Impacto;
Semáforo;
V.M.E antes da Resposta (R$);
Resposta;
V.M.E depois da Resposta;
Sinal de Alerta;
Proprietário;
Ação a Tomar.
22. Planejamento do Projeto
MA – Mapa de Aquisições ‐ Componente do DPGP que contempla:
Concorrência;
Item a ser contratado;
Concorrentes;
Consideração importante a cerca das Aquisições:
Deve constar apenas pacotes do tipo BUY, definidos após análise do
tipo MAKE OR BUY.
OBSERVAÇÃO: A etapa de Planejamento do Projeto (PLAN)
tem como entrada o TAP e como saída o PGP.
23. Execução do Projeto
Na fase da execução, de acordo com a EAP, deverão ocorrer as
seguintes entregas de pacote de trabalho:
Projeto Executivo
Projeto Civil
Projeto Elétrico
Projeto de Tubulação
Projeto de Instrumentação
24. Execução do Projeto
Na etapa de Execução será desenvolvido o processo (OGEP) de orientar e
gerenciar a execução do projeto, o qual implementa o quadrante D (DO) do
ciclo PDCA.
OGEP é o processo de realização do trabalho definido em P (PLAN) para
atingir os objetivos do projeto e materializá‐lo em Entregas Terminadas,
fase por fase do ciclo de vida do projeto. É composto pelas seguintes
atividades:
Executar as atividades para realizar os objetivos do projeto;
Criar as Entregas do projeto, fase a fase;
Formar, treinar e gerenciar membros da equipe do projeto;
Implementar os padrões e os métodos planejados;
Estabelecer e gerenciar os canais de comunicação do projeto;
Gerar dados do projeto;
Emitir solicitações de mudanças e adaptar mudanças aprovadas;
Gerenciar riscos e implementar respostas aos mesmos;
Coletar e documentar lições aprendidas e implementar melhorias no
processo.
25. Execução do Projeto
Para a implementar etapa de Execução é necessário a emissão de um
documento formal intitulado AT (Autorização de Trabalho), o qual
deverá ser feito Pacote de Trabalho a Pacote de Trabalho. Tal
documento deverá contemplar:
Pacotes de Trabalho;
Contrato;
Recursos Planejados;
Autorização
Data e Assinatura do GP.
A fase de Execução (DO) possui como entrada o PGP.
Entregas são produzidas como saídas de processos realizados para
completar o trabalho planejado e agendado no PGP.
As informações sobre o desempenho do trabalho serão utilizadas
como entrada no grupo de processos de monitoramento e controle.
26. Execução do Projeto
Orientar e gerenciar a execução do projeto requer, ainda, a
implementação de mudanças aprovadas, as quais incluem:
Ação Corretiva;
Ação Preventiva;
Reparo de Defeito;
SM aprovadas.
A implementação do OGEP implica em Entregas Concluídas que, por
sua vez, corresponde ao trabalho materializado de um PT ou Fase.
27. Execução do Projeto
No que concerne aos Pacotes de Trabalho do tipo BUY, deverá ser
elaborado e utilizado um Sistema de Pontuação contendo as
seguintes informações:
RFP;
ID;
Critério de Avaliação;
Peso do Critério;
Propostas;
Nota de cada proposta;
Média de cada proposta;
Totais.
28. Monitoramento e Controle (Check)
Na etapa de Monitoramento e Controle será desenvolvido o processo
(MCTP) de monitorar e controlar o trabalho do projeto, o qual implementa
o quaante C (CHECK) do ciclo PDCA.
MCTP é o processo de acompanhamento, revisão e controle do progresso
do trabalho que foi planejado em P (PLAN) e executado em D (DO). Uma
vez satisfeito, gera Entregas Validadas e Entregas Aceitas, fase por fase do
ciclo de vida do projeto. Compreende as seguintes atividades:
Comparação do desempenho real do projeto com o PGP;
Avaliação do desempenho para determinação de ações corretivas ou
preventivas;
Identificação, análise e acompanhamento de novos riscos e o
monitoramento de riscos existentes;
Manutenção de uma base de informações precisas e oportunas a
respeito do produto do projeto;
Fornecimento de informações para suportar o relatório de andamento,
medição de progresso e previsão;
Fornecimento de previsões para atualização do custo;
Emissão de Relatórios de Desempenho.
29. Monitoramento e Controle (Check)
Os Relatórios de Desempenho devem apresentar algumas informações
chaves, a saber:
Situação Atual;
Relizações Significativas no Período;
Atividades Agendadas;
Previsões e Questões Diversas.
O MCTP subsidia as atualizações de alguns componentes do PGP, tais como:
Plano de Gerenciamento do Cronograma;
Plano de Gerenciamento de Custos;
Plano de Gerenciamento da Qualidade;
Linha de Base do Escopo;
Linha de Base do Cronograma;
Linha de Base do Desempenho de Custos.
A fase de Monitoramento e Controle (CHECK) possui as entregas concluídas
como entradas de processos e entregas validadas e entregas aceitas como
saída de processo.
30. Monitoramento e Controle (Check)
No MCTP deve‐se utilizar algumas ferramentas importantes, tais como:
EVA – Análise de Valor Agregado;
Análise de Desempenho
Orçamento;
Cronograma;
Medição da eficiência no uso de recursos aprovisionados;
Medição da eficência no uso do tempo;
Análises de Previsões (Duração e Custos)
RD – Relatórios de Desempenho
Pacotes de Trabalho realizados no período;
Pacotes de Trabalho pendentes ou acumulados no período;
Avanços Físicos acima do planejado;
Análise do Desempenho;
Análise das Previsões;
Desvios em foco para o próximo período;
Plano de Ação (O que? Quem? Quando?).
31. Agir(Action)
Na etapa de Ação deve ser desenvolvido o processo (RCIM) de Realizar o
Controle Integrado de Mudanças, o qual implementa o quandrante A
(ACTION) do ciclo PDCA.
RCIM é o processo de revisão de todas as solicitações, aprovação e
gerenciamento de Mudanças em Entregas, Ativos de Processo
Organizacionais (APO), documentos de projeto e PGP. Inclui as seguintes
atividades:
Influenciar fatores que tentam evitar o controle integrado de mudanças
para que somente as mudanças aprovadas sejam implementadas;
Revisar, analisar e aprovar as SM’s imediatamente, uma vez que uma
decisão lenta pode afetar negativamente o tempo, custo ou viabilidade
de uma mudança;
Gerenciar as mudanças aprovadas;
Revisar, aprovar ou rejeitar todas as ações corretivas e preventivas
recomendadas;
Documentar o impacto completo das SM’s.
32. Agir(Action)
Todos os processos de monitoramento e controle e vários de execução
produzem Solicitações de Mudança como saída. Destarte, é necessário ter
um robusto Sistema de Gerenciamento de Configuração (SGenConf) com
Controle Integrado de Mudanças (CIM).
O SGenConf e o CIM consistem numa maneira padronizada, efetiva e
eficiente de gerenciar, de forma centralizada, as mudanças e linhas de base
aprovadas para um projeto. O primeiro é focado nas especificações das
entregas e processos, enquanto que o último tem como alvo a
identificação, documentação e controle de mudanças e as linhas de base do
produto. Seguem, abaixo, os principais objetivos da utilização dessas
ferramentas:
Estabelecer um método evolutivo para identificar e solicitar mudanças
nas linhas de base estabelecidas e avaliar o valor e efetividade dessas
mudanças;
Proporcionar oportunidades de validar e aprimorar o projeto
continuamente considerando o impacto de cada mudança;
Fornece o mecanismo à equipe de gerenciamento de projeto, para que
se comunique, de forma consistente, às partes interessadas, todas as
mudanças aprovadas e rejeitadas.
33. Agir(Action)
Apresentamos, a seguir, alguma das atividades do gerenciamento da
configuração, inclusas no processo integrado de controle de mudanças, as
quais deve‐se fazer uso ostensivo para controlar as mudanças:
Identificação da Configuração – Fornece a base pela qual a configuração
de um produto é definida e verificada. Assim, produtos e documentos
são rotulados, mudanças são gerenciadas e a responsabilidade é
mantida;
Registro da Situação da Configuração – Compõe uma lista de
identificação de configurações aprovadas, andamentos das propostas
de mudanças na configuração e andamento da execução das mudanças
aprovadas;
Verificação e Auditoria da Configuração – Garantem que a composição
dos itens de configuração de um projeto está correta e que as
mudanças correspondentes foram registradas, avaliadas,
acompanhadas e adequadamente efetuadas;
35. Agir(Action)
Atualizações do Andamento de Solicitação de Mudança:
As Solicitações de Mudanças devem ser processadas pelo GP ou pelo
membro da EP designado;
As Solicitações de Mudanças aprovadas serão realizadas pelo processo
OGEP;
O andamento de todas as mudanças, aprovadas ou não, deve ser
atualizado no registro de solicitação de mudanças como parte das
atualizações dos documentos de projeto.
36. Agir(Action)
Atualizações do Plano de Gerenciamento de Projetos – Seguem alguns
elementos que podem ter sua atualização requerida, em função das
mudanças implementadas:
Quaisquer planos auxiliares;
Linhas de Base que estejam sujeitas ao processo formal de controle de
mudanças.
OBSERVAÇÕES:
Alterações nas Linhas de Base devem apresentar apenas alterações a
partir do tempo atual para frente;
Os desempenhos passados não podem e não devem ser modificados.
37. Encerramento
Na etapa de Encerramento deve ser desenvolvido o processo (EP F) de
finalização de todas as atividades dos processos anteriores, para terminar
formalmente uma fase. Esse processo também encerra o projeto, quando
estivermos girando o ciclo PDCA na última fase de seu ciclo de vida.
Durante o encerramento do projeto, o Gerenciamento deverá, entre outras
atribuições:
Revisar todas as informações prévias dos encerramentos de fases
anteriores, assegurando que todo o trabalho do projeto está completo
e que o mesmo alcançou seus objetivos;
Revisar o Plano de Gerenciamento de Projetos, uma vez que o escopo é
medido em comparação com o PGP.
38. Encerramento
Durante o encerramento do projeto, devem ser determinados os
procedimentos para investigação ou documentação dos motivos de ações
realizadas, caso o mesmo seja encerrado antes de sua conclusão. Dessa
forma, estão inclusas nesse âmbito:
Atividades necessárias para administrar o encerramento do projeto ou
de uma fase;
Metodologia passo a passo que tratam das:
Ações e atividades necessárias para satisfazer a conclusão ou
critérios de saída para a fase ou projeto;
Ações e atividades necessárias para transferir os produtos, serviços
ou resultados do projeto para a próxima fase ou produção e/ou
operações;
Atividades necessárias para coletar registros do projeto ou da fase,
auditar o sucesso ou fracasso do projeto, coletar lições aprendidas e
arquivar informações do projeto para o uso futuro da organização.
39. Encerramento
A fase de encerramento tem como entrada as entregas aceitas e as
entregas validadas e como saída o somatório de todas as entregas que
compõem o escopo do projeto. Entregas aceitas são aquelas que foram
aceitas através do processo de verificação do escopo.
Alguns Ativos de Processos Organizacionais (APO) devem ser atualizados
como resultado do processo Encerrar o Projeto ou Fase, a saber:
Arquivos de Projeto (PGP, Escopo, Custo, Cronograma, Registro de
Riscos, Documentação de Gerenciamento de Mudanças, Ações
Planejadas de Respostas aos Riscos e Impacto de Riscos);
Documentos de Encerramento de Projeto ou Fase (documentação
formal indicando a conclusão do projeto ou fase e a transferência das
entregas do projeto concluído ou fase concluída para outros, tais como
grupo de operações ou para a próxima fase;
Informações Históricas e Lições Aprendidas – Devem ser transferidas à
base de conhecimento para uso em projetos ou fases futuros.
40. Encerramento do Projeto
Nesta fase, de acordo com a EAP, deverão ocorrer as seguintes
entregas de pacote de trabalho:
Entrega Final do Livro de Projetos
Formalizar a entrega final do Livro de Projetos, visando o
encerramento do Projeto.
Relatório de Lições Aprendidas
Gerar Relatório de Lições Aprendidas de acordo com o
modelo definido pelo Plano de Gerenciamento da Execução e
Controle do Projeto.
Relatório Final
Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais (APO)