Princess Forever

FUNDAMENTOS DO
GERENCIAMENTO DE
PROJETOS
RIBEIRÃO PRETO – SP
TURMA: GP 22
FEV/2016

PRINCESS forever
A PRINCESS forever é uma empresa de organização de eventos.

FUNDADORES:
Janaína Mayra da Silva
Everton Tiago da Silva

PRINCESS forever – Portfólio de Projetos
1) Programa: Liderança e reconhecimento como referencial em organização de festas de 15 anos
A) Projeto: Criação de uma metodologia para organização de festas de 15 anos
B) Projeto: Plano de Marketing para organização de festas de 15 anos
C) Projeto: Proporcionar curso de dança para a Valsa das aniversariantes debutantes
D) Projeto: Oferecer o serviço de cabeleireiro e maquiagem durante a festa de 15 anos
2) Programa: Fornecimento de serviço de entretenimento próprio para eventos
A) Projeto: Banda e DJ, seleção para contratação do serviço
B) Projeto: Repertório para festas de aniversário de 15 anos
C) Projeto: Repertório para festas corporativas
D) Projeto: Repertório para festas de aniversário infantil

PRINCESS forever – Projeto
Projeto eleito: Criação de uma metodologia para organização de festas de 15 anos
Produto/Serviço: Metodologia para organização de festas de 15 anos.
Justificativa: As festas de aniversário de 15 anos representa o sonho de uma garota entrando na fase
adulta. Essas festas tem se tornado cada vez mais modernas, portanto, há a necessidade da criação
de uma metodologia que promova festas de aniversário de 15 anos com organização, eficiência e
eficácia, garantindo a satisfação da aniversariante e seus convidados e o aumento da lucratividade da
empresa.
Objetivo: Obter uma metodologia que promova festas de aniversário de 15 anos para familiares e
amigos com qualidade, no período desde a contratação até a realização do evento, atingindo a
satisfação dos clientes e incrementando 30% na lucratividade da empresa.

PRINCESS forever – Stakeholders
1) Aniversariante
2) Contratante/Sponsor
3) Familiares
4) Convidados
5) Equipe do projeto/evento
6) Empresa de decoração
7) Seguranças
8) Banda e DJ
9) Proprietário do loca do evento
10) Fotógrafos
11) Buffet
12) Empresa de doces e bolo

PRINCESS forever – Requisitos Stakeholders
1) Início da festas as 20h
2) Não ultrapassar 5 horas de festa
3) Orçamento inicial em R$ 100.000,00
4) Decoração na cor desejada
5) DJ que toque todos os gêneros musicais
6) Contratar o ator para dançar a valsa
7) Não fornecer bebidas alcoólicas
8) Local da festa: um salão com área externa para fumantes
9) Bolo de aniversário de andares com um sapatinho de cristal no alto
10) Lembrança personalizada para todos os convidados: Mini difusor de ambientes com varetas

PRINCESS forever – Requisitos do Projeto
1) Decoração finalizada 3 horas antes da festa
2) Critério de pagamento: 50% de entrada na assinatura do contrato e o restante negociável
3) Criar parceria com um serviço de buffet para aumento na lucratividade
4) Montar equipe própria de filmagem e fotografia para aumento na lucratividade
5) Parceria com empresa de decoração para aumento na lucratividade
6) Parceria com o proprietário de um lugar para eventos que atenda a inúmeros desejos (área
externa, salão, estacionamento, etc.)
7) Parceria com gráfica para obter um preço competitivo
8) Contratar um vendedor e treina-lo
9) Parceria com empresa de doces e bolos de aniversário
10) Banda e DJ instalados 5 horas antes da festa

PRINCESS forever – Como Iniciar

PRINCESS forever – WBS do Projeto

PRINCESS forever – Dicionário WBS
VALIDAÇÃO ACEITAÇÃO
1. DIRETRIZES DE COMERCIAL E MARKETING
1.1. Venda Direta (Pessoalmente)
Orientações para uma boa apresentação da empresa e
trabalho desenvolvido para a organização de festas de 15
anos, a fim obter uma melhor apresentação para
conquistar o cliente.
Financeiro
Margem de lucro
acima de 30%
1.2. Site
Orientações para contratar uma empresa para criação do
site e sua manutenção.
Ser intuitivo
Custo até
R$500,00
1.3. Propagandas - Revistas
Orientações para divulgar a empresa e festa de 15 anos
em revistas adolescentes (Atrevida e Capricho)
Metada da
página do início
da revista.
Custo até
R$2.500,00
1.4. Divulgação em Escolas
Orientações para desenvolver e realizar uma divulgação
em escolas de ensino médio.
Maior nº de
escolas
Tempo máximo de
30 minutos
1.5. Redes Sociais
Criação de usuário no Facebook, Twitter e Instagran para
divulgação da empresa e suas festas.
Claro e objetivo Sem custos
CRITÉRIO DE
ESPECIFICAÇÃOPACOTE DE TRABALHOID WBS

2. DIRETRIZES PARA PARCERIA E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE TERCEIROS
2.1. Buffet
Orientações para contratar e efetuar um parceria com um
serviço de buffet de qualidade.
Cardápio
elegante, de
qualidade, e
flexivel
De maior % de
lucratividade
2.2. Local do evento
Orientações para contratar e efetuar um parceria com o
proprietário do local do evento que tenha
(estacionamento, área externa, salão, palco, iluminação e
som).
Que atenda a
todos os
públicos.
De maior % de
lucratividade
2.3. Decoração
serviço de decoração de qualidade.
Decorações
elegantes, de
qualidade e
criativos
De maior % de
lucratividade
2.4. Entretenimento
Orientações para contratar uma Banda e DJ que atenda a
todos os gêneros. O cliente poderá escolher o repertório
de acordo com o perfil de cada aniversariante.
Que atenda a
todos os
públicos.
Melhor custo
benefício ou a
gosto do cliente.
2.5. Segurança
serviço de segurança de qualidade.
De procedência
no mercado
De maior % de
lucratividade
2.6. Gráfica
serviço de gráfica de melhor custo benefício.
Convites
elegantes, de
qualidade e
criativos
De maior % de
lucratividade
2.7. Serviços Diversos
Orientações para contratar serviços diversos como:
Limpeza, atores ou dançarino para a valsa, etc.
Serviços de
qualidade, e
flexivel
De maior % de
lucratividade
CRITÉRIO DE

3. DIRETRIZES DO FINANCEIRO
3.1. Contas a receber
Orientações para estruturação do trabalho de contas a
receber da empresa.
Faturamento em
dia
3.2. Contas a pagar
Orientações para estruturação do trabalho de contas a
pagar da empresa.
Sem pagamento
de juros e multas
3.3. Reserva orçamentária
Orientações para disponibilizar reservas orçamentária
para possíveis imprevistos.
Obrigatório
10% do valor da
festa
3.4. Financiamentos Orientações para solicitar financiamentos, se necessário.
Avaliação de
prós e contras
versus
estratégica de
mercado
Menor Payback
4. DIRETRIZES DE EXECUÇÃO
4.1.
Desenvolver o cronograma do
evento
Orientações para a elaboração do cronograma de
atividades da festa de 15 anos.
Cronograma
geral
Atenda 100%
4.2. Recepção
Orientações para a organização e execução do serviço de
recepção dos convidados.
Chegar 1 hora
antes da festa
Pontualidade
4.3. Serviço de garçons
garçons e barmans
Chegar 1 hora
antes da festa
Pontualidade
4.4. Decoração
decoração.
Decoração
pronta 4 horas
antes da festa
Pontualidade
4.5. Buffet
buffet.
Chegar 3 hora
antes da festa
Pontualidade
CRITÉRIO DE
Uma pessoa
responsável com
experiência

5. DIRETRIZES DO ENCERRAMENTO
5.1. Limpeza
limpeza.
Serviço
executado sem
problemas
Não ocorrer
reclamações
5.2. Relatório de perdas e prejuízos
Orientações para a elaboração do relatório de perdas ou
perjuízoz da festa para tomada de decisões.
Validar as
informações
Máximo de
R$2.000,00
5.3.
Pagamentos dos serviços
contratados
Orientações para efetuar o pagamento dos serviços
contratados.
Validar o
contratado
versus
executado
Efetuar todos os
pagamentos
5.4. Lições aprendidas
Orientações para a elaboração da lista de lições
aprendidas.
Listar todas
Todas as lições
com correções
sugeridas
5.5. Entrega das fotos e filmagem
Orientações para a organização e entrega da filmagem e
fotos.
Serviço
executado sem
problemas
Satisfação do
cliente
6. DIRETRIZES PÓS EVENTO
6.1. Vistoria do local do evento
Orientações para a realização da vistoria do local do
evento.
Executar vistoria
antes e depois
da festa
Sem prejuízos
6.2. Feedback do cliente
Orientações para buscar o feedback do cliente, com o
intuito de obter o feedback em relação ao evento.
Buscar feedback
Satisfação do
cliente
6.3. E-mail de marketing
Orientações para ter condições de fornecer informações
exclusivas para o cliente.
Informar
Satisfação do
cliente
6.4.
Publicar fotos e vídeos no site e
redes sociais
Orientações de como publicar fotos e vídeos das festas
de 15 anos nas redes sociais.
Divulgar
Nº de
visualizações
6.5.
Relatório da contabilidade do
evento
Orientações de como realizar a prestação de contas da
festa, para pensar em estratégias que ajudem a reduzir
as despesas, cortando os gastos desnecessários, a fim de
aumentar a lucratividade da empresa.
Elaboração
completa do
relatório
Margem de lucro
acima de 30%
CRITÉRIO DE

PRINCESS forever – Pacotes de trabalho Make
ID WBS PACOTE DE TRABALHO
1.1. Venda Direta (Pessoalmente)
1.4. Divulgação em Escolas
1.5. Redes Sociais
3.1. Contas a receber
3.2. Contas a pagar
3.3. Reserva orçamentária
4.1. Desenvolver o cronograma do evento
5.2. Relatório de perdas e prejuízos
5.3. Pagamentos dos serviços contratados
5.4. Lições aprendidas
5.5. Entrega das fotos e filmagem
6.1. Vistoria do local do evento
6.2. Feedback do cliente
6.3. E-mail de marketing
6.4. Publicar fotos e vídeos no site e redes sociais
6.5. Relatório da contabilidade do evento

PRINCESS forever – Pacotes de trabalho Buy
ID WBS PACOTE DE TRABALHO
1.2. Site
1.3. Propagandas - Revistas
2.1. Buffet
2.2. Local do evento
2.3. Decoração
2.4. Entretenimento
2.5. Segurança
2.6. Gráfica
2.7. Serviços Diversos
3.4. Financiamentos
4.2. Recepção
4.3. Serviço de garçons
4.4. Decoração
4.5. Buffet
5.1. Limpeza

PRINCESS forever – Riscos
LISTA COMPLETA DE AMEAÇAS CONTENÇÃO Custo Nova Novo Novo
Nov
a
CONTINGÊNCIA/ CONTORNO Custo VE do
No. Categoria Evento Probabi- Impacto Valor Priori- RESPOSTA Estratégia da Probabi- Impacto Valor
Prior
i-
RESPOSTA Planejado da Custo da
Causa Raiz Efeito lidade (%) (input) Esperado dade Resposta lidade (%) (input) Esperado
dad
e
Resposta Resposta
1 Fornecedor
Erro na impressão
dos convites
Atraso na
entrega
30% $1.200 $360 9
Contratar empresa
especializada com
um mês de
antecedência da
Mitigar $1.500 30% $1.200 $360 9
Empresa se responsabiliza
pelo retrabalho dos convites
em caso de erro
$800 $240
2 Estratégia
Falta de
definição/acordo
em relação ao
local da festa
Indisonibilidade
de salão
65% $10.000 $6.500 2
Realizar reunião
com o cliente
alguns meses
antes da festa
Evitar $0 65% $10.000 $6.500 2
O cliente definir com
antecedência o local
adequado ao porte da festa
$0 $0
3
Estrutura
Organizacional
Inclusão de
convidados de
última hora
Falta de
estrutura
(cadeiras,
mesas)
37% $90 $33 22
Solicitar
confirmação de
presença dos
convidados
Evitar $0 37% $90 $33 22
Definir junto ao cliente e a
empresa de aluguel uma
quantidade extra de mesas e
cadeiras
$100 $37
4 Força maior
Falta de energia
elétrica
Impossibilidade
de realização
da festa
5% $50.000 $2.500 3
Estabelecer no
contrato uma
cláusula de
Mitigar $30.000 5% $50.000 $2.500 3
Iluminação com luzes de
emergência
$2.000 $100
5 Terceiro
Falha nos
equipamentos de
luz e som
Mal estar do
cliente 3% $1.000 $30 23
Alugar
equipamento de
luz e som de
Mitigar $1.000 3% $1.000 $30 23
Prever multa contratual no
caso de falha dos
equipamentos
$2.000 $60
6 Mercado
Inflação acima do
esperado
Aumento de
preço dos
materiais e mão-
de-obra
70% $25.000 $17.500 1
Buscar parcerias
com poder de
barganha em
parceria com outra
Mitigar $0 70% $25.000 $17.500 1
Acordar junto ao fornecedor
a antecipação de compras
$20.000 $14.000
7 Terceiro
Falta de
qualificação do
DJ
Mal estar dos
convidados
8% $1.000 $80 17
Contratar um DJ
para fazer um
controle de
qualidade e
Mitigar $200 8% $1.000 $80 17
Parar a música e fazer um
Karaokê
$0 $0
8 Fornecedor
Problemas com o
buffet
Mal estar nos
convidados 3% $1.000 $30 23
Prever medidas no
contrato para
controle de
Mitigar $0 3% $1.000 $30 23
Realizar pedidos de
empresas do tipo fast-foods
para entregas imediatas
$3.000 $90
9 Fornecedor
Decoração fora
do padrão
especificado em
contrato
Pagamento de
multa
2% $11.000 $220 13
Incluir cláusula
contratual de
multa junto ao
fornecedor
Transferir $0 2% $11.000 $220 13 Decoração improvisada $0 $0
10 Força maior
Falta de energia
elétrica
Deterioração
dos alimentos 3% $8.000 $240 12
Estabelecer
cáusula contratual
de aluguel de
Mitigar $0 3% $8.000 $240 12
Realizar pedidos de
empresas do tipo fast-foods
para entregas imediatas
$10.000 $300

PRINCESS forever – Como Planejar

PRINCESS forever – Como Executar

PRINCESS forever – Monitoramento

PRINCESS forever – Como Encerrar

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