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SEJAM
BEM-VINDOS
Senac - Juiz de Fora
Prof. Wandick
Assistente Administrativo
Práticas Administrativas
O que faz o Assistente
Administrativo?
Organizar o ambiente de trabalho.
Gerenciar tempo e atividades.
Pesquisar e coletar informações.
Utilizar recursos de TI e comunicação.
Organizar arquivos.
Fluxo de correspondências.
Atendimento e cadastros.
Faturamento e controle de notas fiscais.
Assistente Administrativo
Auxilia o administrador na gestão
administrativa  financeira, contábil,
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É fundamental no acompanhamento e
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os setores da economia  profissionais
essenciais a qualquer ramo de negócio.
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Elementos administrativos:
 Organização;
 Autonomia;
 Dinamismo;
 Administração do tempo.
Trabalho em equipe  comunicação,
Proatividade, resiliência e qualidade.
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Arquivo
 Conjunto de documentos que são reunidos
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ou por força da lei.
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constantes e atuais, que se encontram em
fase de conclusão.
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Método de Arquivamento
Alfabético - sequencia alfabética.
Geográfico - local ou procedência.
Numérico Simples - sequência numérica.
Cronológico - sequência por data.
Alfanumérico - mesclada números / letras.
Específico ou Ideográfico - por assunto.
Instalações do Arquivo
Localização: acessível e expansiva.
Iluminação: ampla e difusa.
Arejamento: ventilação constante.
Higienização: limpo e dedetização.
Disposição: espaço para locomoção; fácil
consulta; conservação do acervo.
Segurança: incêndio, roubo, infiltrações.
Organização: métodos de arquivamento.
Recursos Materiais
Mobiliário:
Ideal para formatos de documentos;
Planejado para economizar espaço;
Permita arrumação e capacidade;
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Acessórios:
Pastas suspensas e pastas intercaladoras;
Pastas A / Z;
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Etiquetas.
Empréstimo de Documentos
 Para controlar e garantir a integridade dos
documentos que saem do arquivo.
 Formulário de Requisição de Documentos:
Identificação do documento;
Classificação ou pasta a qual pertence;
Nome do requisitante e o setor;
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Fluxo de documentos
 Gestão de documentos  práticas que
visam facilitar o uso, o armazenamento e a
avaliação das informações.
 Otimiza processos e torna tarefas do dia a
dia mais ágeis, eficientes e racionais.
 Possibilita que informações geradas sejam
corretamente armazenadas e que arquivos
sejam mantidos organizados e seguros.
Digitalização de documentos
Redução de papel e sustentabilidade.
Redução de custos.
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Importância da gestão
eletrônica de documentos
 Solução que garante agilidade nos
processos, oferecendo maior segurança e
aumentando da produtividade.
 É possível criar logística personalizada de
arquivamento facilita a busca de uma
informação.
 Maior controle das informações, melhora a
competitividade, a comunicação interna e
o atendimento mais rápido ao cliente.
Otimizar a gestão de documentos
1. Separe documentos de acordo com o uso:
 classificar e separar conforme seu uso.
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Tecnologia da Informação
Tecnologia da Informação
 Informação  conceber ideia, dar
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 Tratamento da Informação  estratégica
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nas empresas.
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quanto a tomada de decisão ficou mais
rápida e precisa.
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informações otimizando o funcionamento
da empresa.
O início da era da informação...
 Primeiros computadores:
 Inventados há quase um século;
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Por que é tão importante ter uma
boa comunicação empresarial?
 Evita rumores e fofoca;
 Aumenta o sentimento de importância;
 Melhora a imagem da empresa;
 Aumenta o alinhamento e a produtividade;
 Melhora o clima organizacional;
 Missão e visão mais claros;
 Ideias e inovações oferecidas naturalmente;
 Atendimento mais qualificado;
 Aceitação de mudanças propostas.
Por que é importante ter uma
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 Carta comercial
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Reunião Empresarial
Reunião Empresarial
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Convocação da Reunião
 É o convite para que os participantes
compareçam a uma reunião.
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antecedência.
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Condutor da Reunião
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participantes na ata;
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assuntos tratados e as decisões tomadas.
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cópia.
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serão feitas futuramente.
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antecedência.
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convocada com urgência.
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Reunião produtiva
1. O assunto deve ser previamente definido.
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Práticas Administrativas

  • 2. Senac - Juiz de Fora Prof. Wandick Assistente Administrativo
  • 4. O que faz o Assistente Administrativo? Organizar o ambiente de trabalho. Gerenciar tempo e atividades. Pesquisar e coletar informações. Utilizar recursos de TI e comunicação. Organizar arquivos. Fluxo de correspondências. Atendimento e cadastros. Faturamento e controle de notas fiscais.
  • 5. Assistente Administrativo Auxilia o administrador na gestão administrativa  financeira, contábil, comercial e organizacional. É fundamental no acompanhamento e controle das rotinas de trabalho das empresas e organizações. Mercado de trabalho é favorável em todos os setores da economia  profissionais essenciais a qualquer ramo de negócio.
  • 6. Perfil profissional Capacidade de concentração; Elementos administrativos:  Organização;  Autonomia;  Dinamismo;  Administração do tempo. Trabalho em equipe  comunicação, Proatividade, resiliência e qualidade.
  • 8. Arquivo  Conjunto de documentos que são reunidos por acumulação ao longo das atividades da empresa.  São guardados para consulta, salvaguarda ou por força da lei.  Documento  constituído pela informação e utilizado para consulta ou prova.
  • 9. Tipos de Arquivo Ativo: documentos de consulta constantes e atuais, que se encontram em fase de conclusão. Inativo: documentos que oferecem menor frequência de uso ou consulta. Morto: documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro.
  • 10. Método de Arquivamento Alfabético - sequencia alfabética. Geográfico - local ou procedência. Numérico Simples - sequência numérica. Cronológico - sequência por data. Alfanumérico - mesclada números / letras. Específico ou Ideográfico - por assunto.
  • 11. Instalações do Arquivo Localização: acessível e expansiva. Iluminação: ampla e difusa. Arejamento: ventilação constante. Higienização: limpo e dedetização. Disposição: espaço para locomoção; fácil consulta; conservação do acervo. Segurança: incêndio, roubo, infiltrações. Organização: métodos de arquivamento.
  • 12. Recursos Materiais Mobiliário: Ideal para formatos de documentos; Planejado para economizar espaço; Permita arrumação e capacidade; Seguro e resistente; Acessórios: Pastas suspensas e pastas intercaladoras; Pastas A / Z; Caixas coloridas; Etiquetas.
  • 13. Empréstimo de Documentos  Para controlar e garantir a integridade dos documentos que saem do arquivo.  Formulário de Requisição de Documentos: Identificação do documento; Classificação ou pasta a qual pertence; Nome do requisitante e o setor; Assinatura, datas de saída e devolução.
  • 14. Fluxo de documentos  Gestão de documentos  práticas que visam facilitar o uso, o armazenamento e a avaliação das informações.  Otimiza processos e torna tarefas do dia a dia mais ágeis, eficientes e racionais.  Possibilita que informações geradas sejam corretamente armazenadas e que arquivos sejam mantidos organizados e seguros.
  • 15. Digitalização de documentos Redução de papel e sustentabilidade. Redução de custos. Aproveitamento de espaços. Maior controle. Aumento da produtividade. Segurança.
  • 16. Importância da gestão eletrônica de documentos  Solução que garante agilidade nos processos, oferecendo maior segurança e aumentando da produtividade.  É possível criar logística personalizada de arquivamento facilita a busca de uma informação.  Maior controle das informações, melhora a competitividade, a comunicação interna e o atendimento mais rápido ao cliente.
  • 17. Otimizar a gestão de documentos 1. Separe documentos de acordo com o uso:  classificar e separar conforme seu uso. 2. Organize a guarda física dos documentos:  Utilize os métodos de arquivamento. 3. Crie um método de identificação eficiente:  Identifique com etiquetas e acessórios. 4. Utilize plataforma de gestão:  Digitalizar ou utilizar softwere. 5. Elimine o papel sempre que possível:  Libera espaços e gera economia.
  • 19. Tecnologia da Informação  Informação  conceber ideia, dar instrução, treinamento e conhecimento.  Tecnologia  conjunto dos instrumentos, métodos e técnicas para aproveitamento do conhecimento.  Tecnologia da Informação  conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para geração, aplicação e uso da informação.
  • 20. TI – Tecnologia da Informação  Tratamento da Informação  estratégica  tomada de decisão.  Consequências:  Padronização;  Qualidade;  Produtividade;  Competitividade.
  • 21. Surgimento da TI  Surgiu com o advento dos computadores nas empresas.  Analisando os avanços da TI vemos o quanto a tomada de decisão ficou mais rápida e precisa.  A integração tecnológica flexibilizou e facilitou a troca e o acesso às informações otimizando o funcionamento da empresa.
  • 22. O início da era da informação...  Primeiros computadores:  Inventados há quase um século;  Máquinas lentas, limitadas e imensas;  Inicialmente utilizados apenas pelo exército;  Ao longo do tempo aumentou o poder de processamento;  Nossa comunicação: telex, telegrama, carta e telefone fixo;
  • 23. O que é tecnologia da informação?  Conjunto de tecnologias, soluções digitais e sistemas que permitem a captura, o registro, o armazenamento e a análise de dados.  Aplicabilidade em diversas áreas.  Sistemas que interagem com arquivos e bancos de dados em busca de resultados relevantes.  No Brasil teve crescimento com a expansão da internet e dos computadores.
  • 24. Os limites da caminhada...  Tecnologia - indispensável para a sociedade.  Onde está?  Na emissão do passaporte à declaração de Imposto de Renda; No uso dos cartões de débito e crédito; No sistema de pagamento nacional; Na escrituração digital (SPED); Na assinatura digital; No uso da internet e todos os aparatos computacionais e tecnológicos.
  • 25. Rede  Forma de interação entre vários computadores.  Internet  acesso mundial.  Intranet  rede interna, fechada e exclusiva com acesso liberado somente no ambiente de trabalho em computadores registrados na rede.  Extranet  algumas informações da intranet é aberta a clientes ou fornecedores.
  • 27. O que é comunicação empresarial?  Ferramenta estratégica utilizada por empresas de todos os portes para: Aumento de credibilidade; Melhoria da imagem; Melhoria dos resultados; Crescimento nos lucros; Fortalecimento da marca; Sustentabilidade; Marketing.
  • 28. Fluxos da comunicação empresarial  Fluxo descendente: comunicação ocorre das posições mais altas às mais baixas.  Fluxo ascendente: comunicação ocorre das posições mais baixas às mais altas.  Fluxo horizontal: comunicação ocorre em um mesmo nível hierárquico.  Fluxo transversal: comunicação ocorre em todas as direções e em de todos os níveis.  Fluxo circular: comunicação ocorre em todos os níveis e não segue as direções tradicionais.
  • 29. Por que é tão importante ter uma boa comunicação empresarial?  Evita rumores e fofoca;  Aumenta o sentimento de importância;  Melhora a imagem da empresa;  Aumenta o alinhamento e a produtividade;  Melhora o clima organizacional;  Missão e visão mais claros;  Ideias e inovações oferecidas naturalmente;  Atendimento mais qualificado;  Aceitação de mudanças propostas.
  • 30. Por que é importante ter uma boa comunicação empresarial?  Evita rumores e fofoca;  Aumenta o sentimento de importância;  Melhora a imagem da empresa;  Aumenta o alinhamento e a produtividade;  Melhora o clima organizacional;  Missão e visão mais claros;  Ideias e inovações oferecidas naturalmente;  Atendimento mais qualificado;  Aceitação de mudanças propostas.
  • 31. Tipos de comunicação empresarial  Intranet;  E-mail corporativo;  Videoconferências;  Telefone;  Quadro de avisos;  Relatórios;  Reuniões e seminários internos;  Jornal interno;  TV e rádio corporativo;  Revista interna.
  • 32. Tipos de redações comerciais  Carta comercial  Ofício  Memorando  Email  Declaração  Atestado  Certificado  Circular  Bilhete  Aviso  Edital  Relatório  Formulário  Procuração  Requerimento  Ata
  • 34. Reunião Empresarial  Encontro de pessoas com propósito de discutir um assunto e chegar a um consenso. Etapas: Planejamento Condução Acompanhamento  Elaboração da ata Integrantes: Condutor Controlador do tempo Relator Convidados
  • 35. Convocação da Reunião  É o convite para que os participantes compareçam a uma reunião.  Deve ser enviada com dois dias de antecedência.  Deve constar:  Pauta da reunião;  Objetivo;  Local, data e hora da reunião;
  • 36. Condutor da Reunião  Responsável por:  Organizar a reunião;  Convocar os participantes;  Confirmas as presenças;  Reservar o local;  Definir os objetivos;  Preparar materiais e equipamentos;  Escolher controlador do tempo e o relator;  Preparar o coffee break.
  • 37. Controlador do tempo  Responsável por:  Cronometrar o tempo que cada um tem para discursar;  Alertar os participantes do tempo que falta para o término da sua fala; Alertar sobre o término da reunião.
  • 38. Relator da Reunião  Responsável por:  Fazer registros dos assuntos discutidos;  Acompanhar os pontos da pauta;  Certificar que os pontos foram discutidos;  Tomar notas sobre as decisões;  Elaborar a ata da reunião;  Colher as assinaturas de todos os participantes na ata; Envia cópia da ata aos participantes.
  • 39. Ata da Reunião  Elaborada pelo relator descrevendo os assuntos tratados e as decisões tomadas.  Todos os participantes têm que assinar a ata da reunião e devem receber uma cópia.  Serve para embasar as reuniões que serão feitas futuramente.
  • 40. Tipos de Reunião  Ordinária  planejada e convocada com antecedência.  Extraordinária  não estava prevista e convocada com urgência.  Estratégica  para tomada de decisão.  Informativa  informar novas ações, mudanças ou novos procedimentos.  Discursiva  melhorias de processos, planejamento e soluções.
  • 41. Reunião produtiva 1. O assunto deve ser previamente definido. 2. A equipe deve estar preparada. 3. Estabeleça o tempo da reunião. 4. Escolha bem os participantes. 5. Fique longe de muitos detalhes. 6. Faça uma minuta da reunião. 7. Restrinja a quantidade de participantes.