secretariado curso livre

1. Documentação e
Arquivo II

2. COMPETÊNCIAS
● Classificar documentos em conformidade com a origem da operação;
● Organizar, encaminhar e manter os arquivos e documentos relativos aos serviços
administrativos;
● Elaborar documentos essenciais ao andamento das rotinas de trabalho, baseados
na redação oficial e comercial;
● Elaborar e organizar rotinas de protocolo, arquivamento, acesso e retiradas de
documentos e livros;
● Coordenar atividades de arquivo centralizado ou descentralizado e encaminhar
documentos para o arquivo permanente;
● Aplicar normas disciplinadoras sobre o sistema de arquivo, acesso, guarda e
destruição; (incineração);
● Dominar layouts e necessidades de equipamentos para arquivos físicos ou
informatizados;
● Elaborar mecanismos para otimização da informação em tecnologias novas e
atuais

4. São três os níveis da documentação.
É comum considerarmos três níveis de
responsabilidade e autoridade, a saber: o
estratégico, o tático e o operacional.
Quais os níveis da
documentação?

5. DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL ESTRATÉGICO
É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deve conter as
informações mais gerais e abrangentes da organização com a secretaria, cujos efeitos são direcionados
aos níveis hierárquicos da alta gerência. PPP - PROJETO POLÍTICO PEDAGÓGICO, REGIMENTO,
CALENDÁRIO, CERTIFICADOS...
DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL TÁTICO
É a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos, quanto em termos de gestão
da organização e da secretaria. Estes documentos determinam “como, quem, quando e onde” para cada
grande atividade determinante da organização. Como exemplos de documentos de nível tático,
podemos citar:
Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, compras,
treinamento, orçamentos de livros, orçamentos de material, orçamentos de fardas, planilhas de
pagamentos, entre outros.
DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL OPERACIONAL
É a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas, do curto prazo. Ela
contém todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc, para a operação
segura dos processos de trabalho.
Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar: Instruções de Trabalho,
Especificações, Guias de Trabalho, entre outros.

6. A documentação numa organização é a prova
documentária de trabalhos realizados no passado,
de ações presentes e de planejamentos futuros. Se
a administração da documentação não é realizada
de forma eficiente e eficaz, podemos ter como
consequência uma organização com sua estrutura
administrativa inoperante. A solução pode não se
apresentar na própria administração da
documentação, mas, nos métodos de trabalho
associados com o trato e controle destes.
QUAL A FINALIDADE DA
DOCUMENTAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES?

8. 1a Fase – Produção de documentos: Esta fase é particularmente importante. Visa:
prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados,
armazenados e destinados;
b) intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários;
c) garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos;
d) assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
2a Fase – Utilização dos documentos: Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das
atividades de uma organização. A segunda fase abrange medidas para assegurar:
rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao desenrolar das funções da instituição;
b) uso efetivo da informação e arquivos correntes;
c) seleção do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos.
3a Fase – Destinação dos documentos: É uma fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados
permanentemente como memória do passado. Além disso, define-se por quanto tempo os documentos, destinados à eliminação, devem
ser retidos por razões administrativas ou legais. Programas de destinação de documentos devem reunir as seguintes atividades:
a) identificação e descrição de documentos por séries ou classes;
b) listagem destas séries e classes para retenção ou destinação;
c) avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente;
d) eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente;
e) recolhimento dos documentos permanentes para a instituição arquivística.
Essas atividades geram uma economia tangível e poupa gastos mais rapidamente do que muitos outros elementos da Gestão de
Documentos, especialmente se associados ao uso de depósitos de arquivo intermediário (RHOADS, 1989).
Etapas da gestão documental da secretaria

9. Classificar documentos em
conformidade com a origem da
operação
Os documentos de arquivo
passam por três fases
distintas de arquivamento
para cumprirem seu ciclo de
vida: fase corrente; fase
intermediária; e fase
permanente.
Essas fases são estabelecidas
de acordo com a vigência
administrativa, a frequência
de consulta e os valores
primários e secundários dos
documentos.

10. Organizar, encaminhar e manter os
arquivos e documentos relativos aos
serviços administrativos;
A otimização desse gerenciamento precisa ser
executada de forma planejada, em etapas e com as
ferramentas certas. Isso ajudará a diminuir o espaço
gasto com o armazenamento de papéis, além de
facilitar o cotidiano de todos na secretaria.

11. 1. Organize os documentos físicos
Embora a tendência de digitalizar dados cresça, na prática pode ser difícil acompanhá-la.
Vale ressaltar que alguns arquivos precisam ser guardados por muito mais tempo, segundo a Tabela de Temporalidade. Então, você não deve dispensar a
organização dos elementos físicos.
Uma dica simples é reuni-los em um local seguro. Uma gaveta ou armário pequeno pode ser suficiente, caso a quantidade não seja grande.
Por outro lado, se há muitos arquivos em papel, será preciso organizá-los em uma sala específica de arquivos. O ideal é que a disposição seja feita com
pastas ordenadas de acordo com as características dos materiais.
2. Estabeleça um padrão organizacional
Gerir documentos requer alguns cuidados. Primeiro, é preciso fazer a organização em 3 níveis diferentes:
Papéis que possuem assinaturas ou contratos devem ser armazenados no formato físico;
Relatórios, pesquisas, fichas de cadastros e outros documentos mais volumosos são armazenados no formato digital;
Cópias de documentos ou outros papéis que não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização.
Depois, você pode criar tabelas ou listas organizacionais com os nomes de cada arquivo para segmentar. Alguns critérios são:
Tipo; Data; Importância; Projeto ou aluno; Validade.
É importante que essa classificação faça sentido para sua escola.
3. Considere a temporalidade dos documentos
Uma prática comum entre gestores de documentos é armazenar fisicamente os arquivos mais antigos, o que é sensato dependendo da natureza do
negócio.
Porém, grande parte desses itens não precisam ser armazenados definitivamente. Desse modo, você pode, sim, descartar alguns arquivos com o tempo.
O armazenamento em nuvem permite que documentações digitais sejam mantidas por um tempo maior, já que não ocupam espaço físico nem se
deterioram com o tempo.
Depois do vencimento, os papéis não possuem validade legal, podendo ser descartados.
Veja alguns exemplos de temporalidade documental
De 3 meses a 5 anos de validade: comprovante de pagamentos de contas de gás, luz, telefone e outros serviços;
5 anos de validade: IPVA, IPTU e extratos bancários;
40 anos de validade: comprovantes de pagamentos de obrigações previdenciárias;
Até o término do contrato: recibos de aluguel, consórcios e financiamento;
Até vencer a garantia: notas fiscais que comprovem o pagamento por produtos;
Validade permanente: escrituras de imóveis, PIS e Carteira de Trabalho.
Ao criar suas tabelas ou listas organizacionais, você pode reservar um espaço ao lado de cada descrição com a data de validade do item.

12. 4. Contrate um serviço de gestão de digitalização de arquivos
Em plena era da informação, é preciso digitalizar os arquivos para ter uma gestão de documentos mais
efetiva.
Esses especialistas realizam, ainda, o tratamento digital das imagens provenientes de escaneamento
para melhorar a qualidade e a durabilidade dos seus conteúdos.
Empresas de digitalização de documentos também organizam e disponibilizam todas as informações em
plataformas digitais. Assim, com poucos cliques, é possível executar tarefas complexas como comparar
dados e fazer buscas por registros e componentes relevantes.
5. Envolva a equipe na rotina da gestão de documentos
Diferentes setores de um negócio podem colaborar para facilitar a gestão das informações. Por
exemplo: cada equipe pode ter uma pasta ou contêiner para que possa separar a papelada que
necessita ser digitalizada.
Você, como secretaria ou gestor de documentos, também deve adicionar essa tarefa em sua rotina de
trabalho.
No fim do expediente, recolha todos os papéis que precisam ser digitalizados e encaminhe direto ou à
empresa que faz o serviço de digitalização, evitando o acúmulo e a perda de materiais importantes.
6. Crie uma política de uso dos documentos
Por falar nisso, é indispensável estabelecer regras para que os documentos sejam usados corretamente.
Comece conhecendo quais são as principais necessidades e os usos em relação aos arquivos.
A partir disso, desenvolva uma política de uso, segurança e organização. Defina também como as
pessoas devem acessar, quais informações estão disponíveis a cada colaborador e quais são as boas
práticas..

13. 7. Defina as regras para o acesso
Padronizar o modo de transportar ou utilizar os materiais é uma maneira de garantir a produtividade e, ao
mesmo tempo, reduzir as chances das ocorrências de riscos como extravios ou danos físicos. Essas questões
são tão importantes que merecem até destaque em relação à política de uso. No entanto, são informações que
devem fazer parte da comunicação entre a gestão e os colaboradores. Uma das principais regras na gestão de
documentos é usar métodos para definir quem tem ou não direito a acessar determinado tipo de
informação.
8. Faça o backup regular das informações
Simples descargas elétricas repentinas podem queimar o HD de computadores, gerando a perda de todos os
dados importantes. Um comprometimento da rede ou mesmo um ataque virtual pode levar ao “sequestro”
das informações digitais.
É por essas e outras questões que os manuais sobre segurança dos dados indicam que gestores de documentos
precisam, com certa frequência, realizar backup dos arquivos digitalizados. Ou seja, não basta salvar as
informações no computador e pronto. É preciso ter a certeza de que todos os documentos estejam a salvo e
atualizados. Além de manter os dados em ambiente virtual, também vale a pena reservar um pendrive ou HD
externo para guardar as documentações digitalizadas, sendo outra forma de reforçar a segurança da
armazenagem sem ocupar espaços com arquivos físicos.
9. Filtre os novos documentos
Uma dica capaz de ajudar é sempre realizar análises de todas as novas documentações para saber se vale a
pena armazená-la em ambiente físico ou digital.

14. 10. Nomeie os arquivos corretamente
Até em escolas de grande porte há um problema: o costume de armazenar os documentos na web, nos
computadores ou em arquivo físico, sem fazer a nomeação adequada.
Por isso, todos os colaboradores da empresa devem ter o hábito de nomear corretamente os arquivos. Isso vai
desde os donos até funcionários operacionais que acessam ou inserem documentos nos sistemas de gestão.
11. Mantenha a atenção nos arquivos
Arquivar, organizar, digitalizar e conservar são os 4 mandamentos da secretaria e da gestão de documentos
moderna, conforme as tendências defendidas por especialistas no assunto. A última dica vale como uma
lembrança: é importante manter o foco em todos os detalhes da organização do acervo.
12. Use a tecnologia a seu favor nesse processo da gestão de documentos
Ao longo das dicas, você percebeu que a digitalização é uma parte importante para simplificar o gerenciamento
de documentos, certo? O armazenamento não é a única possibilidade. Também há como definir hierarquias de
maneira fácil, escanear novos itens, tornar os textos pesquisáveis e muito mais.
Uma plataforma na nuvem, inclusive, possibilita que o acesso às informações seja feito de qualquer lugar, sem
abrir mão da segurança. E, por falar em proteção, essa é uma solução indispensável para que a gestão esteja
alinhada com regras específicas, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Como evita vazamentos de
dados pessoais e sensíveis, sua escola se adapta às novas demandas.

15. Aplicar normas disciplinadoras sobre o sistema de
arquivo, acesso, guarda e destruição; (incineração)

16. Assim, constitui atribuição dos arquivistas da instituição a gestão da documentação produzida ou recebida pela
instituição, e o descumprimento da normatização aplicável gera responsabilização, destacando-se as seguintes sanções
e penalidades previstas:
Lei n° 8.159/1991 – Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e
social.
Lei n° 9.605/1998 – Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I - bem especialmente protegido por lei, ato
administrativo ou decisão judicial; II – arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar
protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Pena – reclusão, de um a três anos, e multa.
Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa.
Código Penal – Art. 153 – Divulgar alguém, sem justa causa, conteúdo de documento particular ou de correspondência
confidencial, de que é destinatário ou detentor, e cuja divulgação possa produzir dano a outrem: Pena – detenção, de
um a seis meses, ou multa. § 1º Somente se procede mediante representação.
(Parágrafo único renumerado pela Lei nº 9.983/2000) § 1º- A. Divulgar, sem justa causa, informações sigilosas ou
reservadas, assim definidas em lei, contidas ou não nos sistemas de informações ou banco de dados da Administração
Pública: • (Incluído pela Lei nº 9.983/2000) Pena – detenção, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa. (Incluído pela Lei nº
9.983/2000) § 2º Quando resultar prejuízo para a Administração Pública, a ação penal será incondicionada. (Incluído
pela Lei nº 9.983/2000) Art. 154 – Revelar alguém, sem justa causa, segredo, de que tem ciência em razão de função,
ministério, ofício ou profissão, e cuja revelação possa produzir dano a outrem: Pena - detenção, de três meses a um
ano, ou multa.
Parágrafo único - Somente se procede mediante representação.
Lei n° 9.296/1996 – Art. 10. Constitui crime realizar interceptação de comunicações telefônicas, de informática ou
telemática, ou quebrar segredo da Justiça, sem autorização judicial ou com objetivos não autorizados em lei. Pena:
reclusão, de dois a quatro anos, e multa.

17. Dominar layouts
e necessidades
de equipamentos
para arquivos
físicos ou
informatizados

19. • Unicidade: cada documento de arquivo assume um
lugar único no conjunto documental ao qual pertence.
• Naturalidade: os documentos de arquivo não são
coletados artificialmente, mas acumulados de modo
natural no curso das ações de maneira contínua, em
função dos seus objetivos.
• Organicidade: relação natural de interdependência em
relação aos documentos do seu conjunto.
• Autenticidade: capacidade de se provar que um
documento é o que diz ser, está ligada á criação,
tramitação, uso e guarda.
Características dos
documentos de arquivo:

20. Elaborar documentos essenciais ao andamento das
rotinas de trabalho, baseados na redação oficial e
comercial
CLASSIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA
1. MEMORANDO – O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de
um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.
Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente
administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados
por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do
memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos
burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao
memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em
folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado,
assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da
matéria tratada no memorando. Não é tão formal quanto a carta comercial ou ofício. Difere da carta
comercial e do ofício por ter circulação limitada ao âmbito da empresa, enquanto que a carta e
o ofício destinam a interesses externos, a clientes, consulentes, representantes, fornecedores,
autoridades.

21. Elaborar documentos essenciais ao andamento das
rotinas de trabalho, baseados na redação oficial e
comercial
2. CARTA – É uma forma de correspondência pela qual as empresas, instituições, etc se dirigem aos particulares
em geral.
3. CORREIO ELETRÔNICO – EMAIL - O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade,
transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Um dos atrativos de
comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua
estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. OBS:
Valor documental Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor
documental, é, para que possa ser aceita como documento original,
é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
4 . OFÍCIO – Correspondência de caráter oficial, equivalente à carta, porém, trocada entre autoridades. É quase
que exclusivamente utilizado no serviço público, na comunicação entre chefias e com o público externo. Na
empresa privada só é utilizado quando dirigido ao serviço público. Seu conteúdo é formal, sem os exageros do
passado, quando se utilizavam mais linhas para a introdução e para o fecho do que propriamente para o
conteúdo. Como, geralmente, é dirigido a autoridade, é necessário observar o tratamento que cada cargo
exige. O ofício está para a empresa pública como a carta comercial e o memorando estão para a empresa
privada. É, portanto, um instrumento de Relações Públicas, como a carta comercial. Para o prof. Raphael
Pugliese, “ofício é a correspondência de caráter oficial, equivalente à carta. É dirigido por um funcionário a
outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartição a uma pessoa ou instituição particular,
ou ainda, por instituição particular ou pessoa a uma repartição pública.”

22. Elaborar documentos essenciais ao andamento das
rotinas de trabalho, baseados na redação oficial e
comercial
5 PORTARIA – Ato escrito, por meio do qual o Ministro do Estado, ou outro agente
graduado de Poder Público determina providências de caráter administrativo, dá
instruções sobre a execução de uma lei
ou serviço, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a
subordinados que incidem em falta.
6 CIRCULAR – Ofício, carta ou telegrama, impresso, enviado simultaneamente a vários
destinatários.
7 RELATÓRIO – Documento em que se expõe à autoridade superior, o
desenvolvimento de trabalhos relativos a serviços num determinado período de
tempo.
8 ORDEM DE SERVIÇO – Documento autorizando a execução de algum serviço.
9 LEI – Norma jurídica escrita, emanada do poder competente, com caráter de
obrigatoriedade, cria, extingue ou modifica direito.
10 REGULAMENTO - Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de
funcionamento interno de cada repartição.

23. ATIVIDADE DISCURSIVA
São três os níveis da documentação? Discorra
sobre.
Faça uma declaração de frequência para ser
avaliada.
Whatsapp 85991695275
Email phrichgdl@hotmail.com