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Apresentação organização e controle de documentos grupo

Y
Yure Dias

Auxiliar administrativo

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3ª Etapa SAP – Apresentação de slides
Alunos:
Berenice Resina Gonçalves de Oliveira
Camilla Marçal Meireles
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Professor: Joaquim Eduardo
Apresentação organização e controle de documentos   grupo
Iniciaria a organização dos documentos seguindo o roteiro abaixo:
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empresa seguida pela identificação necessária;
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documentos;
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eventuais problemas com o sistema.
Com isso acredito que poderia gerenciar os mesmos com eficiência, tendo em
vista que os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez que
necessários, podem ser localizados com rapidez, utilizando um mínimo espaço
possível.
Apresentação organização e controle de documentos   grupo
Apresentação organização e controle de documentos   grupo
Apresentação organização e controle de documentos   grupo
Apresentação organização e controle de documentos   grupo
Principais Departamentos da empresa
 Administração: é o responsável por fiscalizar e organizar a produção, coordenando a mão de
obra para melhorar a produtividade.

Recursos Humanos: Encarrega-se de todas as contratações e demissões de todos os
empregados de uma empresa, assim como os benefícios dos mesmos diretamente ou
indiretamente.
 Financeiro: É responsável pela saúde financeira da empresa. As suas principais funções
incluem a gestão do dinheiro, gestão de investimentos, gestão do risco financeiro e as relações
com os investidores. Também lida com taxas de câmbio, divisas estrangeiras, alterações das
taxas de juro entre outras áreas financeiras
 Comercial: Dirige e coordena as atividades relacionadas com a comercialização e a venda dos
produtos e/ou serviços de uma empresa. Para isso, analisa a concorrência, faz pesquisas de
mercado para conhecer o que realmente pretende o consumidor, verifica a necessidade ou não
de publicidade, preocupa-se com a qualidade e aprimoramento dos bens ou serviços. É o
departamento responsável pela estratégia de vendas e em alguns casos, de marketing da
empresa, encarrega-se de vender e manter o mercado dos produtos ou serviços
 Marketing: Dá a conhecer a empresa, produtos e serviços e preocupa-se com a imagem da
empresa. Responsabiliza-se com a animação e controlo de vendedores, distribuição física dos
produtos, os serviços de pós-venda, atividades técnico-comerciais, Concebe, executa e explora
o mercado.
 A sala de arquivos fica situada entre o departamento de recursos humanos e o financeiro. Tem as
dimensões de cerca de 30m².
 Itens necessários.
 Mobiliário: deve ser adequado para os formatos dos documentos produzidos e armazenados,
possibilitando a economia de espaço e permitindo arrumar de forma racional os documentos e
possibilitando também a sua expansão.
 Acessórios: pastas suspensas, pastas intercaladoras e pastas de A/Z. Porém os arquivos
institucionais de grande massa documental utilizam as caixas de arquivo, que são específicas para
as estantes, podendo ser acondicionadas em média seis caixas por fileira.
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devem permanecer em temperatura de cerca de 22º C, podendo ser proporcionada por um ar
condicionado. A iluminação em 55 lux e 75µw/l de radiação UV (de preferência trocar as
lâmpadas pela de LED que agridem menos os documentos) e a umidade relativa de 55%. A
composição da edificação deve ter o sistema anti-fogo a base de pó, bem como proteção mínima,
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A Organização Racional do Trabalho (ORT), proposta por Frederick Taylor no in...
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A) DESCREVA no mínimo três pontos-base do princípio da cromatografia gasosa.
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1 – O nome de cada uma das tendências pedagógicas, em ordem cronológica;
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Ainda nessa perspectiva, mencione ao menos três desafios associados à aplicaç...
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DeClara n.º 73 fevereiro 2024 edição especial Aniversário
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Discuta as principais mudanças e desafios enfrentados pelos profissionais de ...
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Apresentação organização e controle de documentos grupo

  • 1. 3ª Etapa SAP – Apresentação de slides Alunos: Berenice Resina Gonçalves de Oliveira Camilla Marçal Meireles Rodrigo Francisco Coutinho Victor Hugo Martins Gonçalves Yure Dias Antunes Professor: Joaquim Eduardo
  • 3. Iniciaria a organização dos documentos seguindo o roteiro abaixo:  Classificação, identificação e higienização dos documentos;  Criação de um sistema padronizado de documentos (caso não haja), o logotipo da empresa seguida pela identificação necessária;  Criação de um plano de classificação com pastas separadas em ordem alfabética;  Aplicação da tabela de temporalidade;  Reavaliação dos documentos;  Eliminação dos documentos que perderam seu valor;  Elaboração de códigos para implementação dos documentos na base de dados;  Utilização de pastas com diferentes cores para melhor visualização dos documentos;  Listagens impressas dos documentos, identificando sua localização para eventuais problemas com o sistema. Com isso acredito que poderia gerenciar os mesmos com eficiência, tendo em vista que os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez que necessários, podem ser localizados com rapidez, utilizando um mínimo espaço possível.
  • 8. Principais Departamentos da empresa  Administração: é o responsável por fiscalizar e organizar a produção, coordenando a mão de obra para melhorar a produtividade.  Recursos Humanos: Encarrega-se de todas as contratações e demissões de todos os empregados de uma empresa, assim como os benefícios dos mesmos diretamente ou indiretamente.  Financeiro: É responsável pela saúde financeira da empresa. As suas principais funções incluem a gestão do dinheiro, gestão de investimentos, gestão do risco financeiro e as relações com os investidores. Também lida com taxas de câmbio, divisas estrangeiras, alterações das taxas de juro entre outras áreas financeiras  Comercial: Dirige e coordena as atividades relacionadas com a comercialização e a venda dos produtos e/ou serviços de uma empresa. Para isso, analisa a concorrência, faz pesquisas de mercado para conhecer o que realmente pretende o consumidor, verifica a necessidade ou não de publicidade, preocupa-se com a qualidade e aprimoramento dos bens ou serviços. É o departamento responsável pela estratégia de vendas e em alguns casos, de marketing da empresa, encarrega-se de vender e manter o mercado dos produtos ou serviços  Marketing: Dá a conhecer a empresa, produtos e serviços e preocupa-se com a imagem da empresa. Responsabiliza-se com a animação e controlo de vendedores, distribuição física dos produtos, os serviços de pós-venda, atividades técnico-comerciais, Concebe, executa e explora o mercado.
  • 9.  A sala de arquivos fica situada entre o departamento de recursos humanos e o financeiro. Tem as dimensões de cerca de 30m².  Itens necessários.  Mobiliário: deve ser adequado para os formatos dos documentos produzidos e armazenados, possibilitando a economia de espaço e permitindo arrumar de forma racional os documentos e possibilitando também a sua expansão.  Acessórios: pastas suspensas, pastas intercaladoras e pastas de A/Z. Porém os arquivos institucionais de grande massa documental utilizam as caixas de arquivo, que são específicas para as estantes, podendo ser acondicionadas em média seis caixas por fileira.  Instalações: os arquivos devem atender a alguns critérios mínimos de segurança, sendo assim devem permanecer em temperatura de cerca de 22º C, podendo ser proporcionada por um ar condicionado. A iluminação em 55 lux e 75µw/l de radiação UV (de preferência trocar as lâmpadas pela de LED que agridem menos os documentos) e a umidade relativa de 55%. A composição da edificação deve ter o sistema anti-fogo a base de pó, bem como proteção mínima, com alarmes e sistema infravermelho. Assim como computador ligado a rede.  O setor de recursos humanos será o responsável pela execução das operações do arquivo, executando as operações necessárias para manter o setor funcionando corretamente.