Entendendo a profissão Assistente administrativo

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Entendendo a profissão Assistente administrativo

  1. 1. Entendendo a Profissão Assistente administrativo VALÉRIA LINS
  2. 2. O Assistente Administrativo tem a função de atuar nas atividades administrativas de uma organização empresarial.
  3. 3. Assistente administrativo X Auxiliar administrativo Auxiliar administrativo Auxiliar Administrativo atua em “serviço de apoio” – ajuda uma ou mais pessoas O  Possui menos conhecimento
  4. 4. Assistente administrativo X Auxiliar administrativo Assistente administrativo  é um profissional que precisa enxergar mais longe, ou seja, precisa também focar resultados e, por isso, ser um profissional muito mais completo, pois nessa atividade não há “esse serviço não é meu” ou “eu não sei fazer isso”; nessa atividade o profissional é responsável pelo sucesso de seu trabalho e corresponsável pelo sucesso de sua equipe e de sua empresa
  5. 5.  São considerados Assistentes Administrativos: agente administrativo, assistente de administração, assistente de controlador de orçamento, assistente de controle administrativo, assistente de escritório, assistente de faturamento, assistente de finanças, assistente do setor de firmas e procurações, assistente técnico (serviço público), assistente técnico administrativo, encarregado de departamento de pessoal, encarregado de pessoal.  Os assistentes administrativos executam atividades nas esferas públicas e privadas, apoiando áreas de recursos humanos, administração, finanças e logística.
  6. 6. Quais são as tarefas e responsabilidades de um Assistente Administrativo?
  7. 7. 1. Digitar emails, relatórios, memorandos, ata s de reunião e outros documentos.
  8. 8. 2. Preparar apresentações e planilhas.
  9. 9. 3. Organizar reuniões, apresentações, jantar es e outros eventos.
  10. 10. 4. Manter organizado os arquivos da empresa ou setor.
  11. 11. 5. Solicitar móveis, papéis, formulários e outros materiais usados no escritório.
  12. 12. 6. Ajudar na recepção se necessário.
  13. 13. 7. Elaborar orçamentos e relação de estoque.
  14. 14. 8. Pagar contas, faturas bancárias e fazer faturamento.
  15. 15. 9. Manter organizado o escritório e com bom layout.
  16. 16. 10. Sugerir e implementar novos métodos de trabalho.
  17. 17. 11. Treinar novos assistente administrativos.
  18. 18. 12. Conscientizar os funcionários para os procedimentos de segurança.
  19. 19.  Está também sob a responsabilidade de um Assistente Administrativo controlar as contas a pagar, controlar os recebimentos da empresa, emitir notas fiscais, preparar e encaminhar documentos, tirar cópias, coordenar trabalho de logística da empresa, enviar documentos para o departamento contábil e fiscal, atender telefonemas e esclarecer dúvidas sobre o financeiro, elaborar e apresentar relatórios, coordenar vários departamentos e sempre manter organizados arquivos e cadastros da empresa.
  20. 20. Quais são os requisitos para ser um Assistente administrativo?
  21. 21. 1. Boa habilidade de comunicação escrita e oral.
  22. 22. 2. Boa habilidade em usar computadores, processadores de textos e planilhas eletrônicas.
  23. 23. 3. Boa habilidade em resolução de problemas, planejamento e organização.
  24. 24. 4. Conhecimento em cálculos.
  25. 25. 5. Saber trabalhar sob pressão, priorizar tarefas e honrar compromissos de datas e término de serviços.
  26. 26. 6. Saber manter informações confidenciais.
  27. 27. 7. Conhecer métodos, sistemas, procediment os, equipamentos de trabalho em um escritório.
  28. 28. 8. Deve saber o que cada pessoa da empresa faz.
  29. 29. Competências pessoais
  30. 30. Características do Assistente Administrativo  Discrição e seriedade  Pontualidade e senso de urgência com compromissos  Capacidade de organização e planejamento  Espírito de cooperação e trabalho em equipe  Disponibilidade e ação prestativa com todos
  31. 31. Características do Assistente Administrativo  Sincera abertura a críticas  Equilíbrio emocional  Capacidade de tomar decisões  Bom senso frente a situações delicadas  Capacidade de liderança  Autoconfiança, sem comprometer a humildade
  32. 32.  Iniciativa  flexibilidade  capacidade de negociação  empatia (se colocar no lugar do outro)  observação  persistência  facilidade de comunicação  credibilidade  criatividade  autocontrole.
  33. 33. Qual a formação necessária para ser um Assistente administrativo?
  34. 34. Por ser uma profissão de apoio e assistência, não há uma formação necessária, porém, a maioria das empresas exige que o profissional tenha, no mínimo, ensino médio completo.
  35. 35. É exigido, geralmente, que o profissional tenha boa comunicação, conhecimentos de informática, além da constante atualização por meio de cursos e palestras da área.
  36. 36. Mercado de trabalho
  37. 37. O mercado de trabalho nessa área é amplo, visto que muitas novas empresas abrem vagas todos os anos, além de que a maioria das empresas deve ter um setor que cuida do financeiro e administrativo.
  38. 38. O Assistente Administrativo deve estar em constante atualização relacionada à área ter conhecimentos de informática, (inglês) além de boa comunicação, responsabilidade, saber administrar bem o tempo, saber lidar com números, ter boa memória, bom humor, paciência e confiabilidade.
  39. 39. Empregabilidade do Profissional  Currículo: é uma espécie de “propaganda pessoal”, onde você coloca suas informações profissionais, seu nível de escolaridade e cursos extracurriculares para que você possa concorrer a uma vaga de emprego.
  40. 40. Empregabilidade do Profissional Dicas de um bom currículo:  Tenha atenção na ortografia  Tenha clareza na hora de escrever  Não minta nem omita sobre suas informações  Seja o mais formal possível  Não se esqueça de seus dados básicos (nome, telefone, endereço)
  41. 41. Importante!  Fazer a barba antes do trabalho (homens)  Pentear os cabelos  Usar roupas dentro do padrão da empresa  Não usar saia muito curta ou decote muito grande (mulheres)  Não usar maquiagem pesada (mulheres)  Não usar perfume em excesso  Não mascar chiclete
  42. 42. Faixa salarial
  43. 43. Salário Assistente Administrativo (2013) MÍNIMO R$1.632,00 MÉDIO R$ 2.096,00 MÁXIMO R$ 2.870,00 http://www.guiarh.com.br/tabeladesalarios.htm *Vale lembrar que cada empresa possui uma realidade e adequada a cada cargo conforme seus objetivos e plano de cargos e salários.
  44. 44. O QUE FAZER PARA TER ÊXITO NA PROFISSÃO?
  45. 45. Mercado de Trabalho Para um assistente administrativo ter êxito em sua profissão necessita:  Fazer cursos de qualificação para atender as necessidades da empresa  Participar de treinamentos  Investir em outros idiomas  Cursos na área de informática  Se quiser crescer ainda mais, deve cursar uma Universidade
  46. 46. Mercado de Trabalho  Liderança: No caso do trabalho em equipe, para conduzir as pessoas do grupo, para alcançar os resultados planejados  Motivação: Um funcionário motivado tem um bom rendimento, seus colegas ficam motivados e seu líder também fica motivado.  Comunicação: Saber interagir com as demais pessoas, clientes, seus líderes, etc
  47. 47. Mercado de Trabalho  Assiduidade: Não faltar serviço e se acontecer que seja com justificativa  Pontualidade: A pontualidade define a personalidade de uma pessoa, se você costuma se atrasar é sinal de que algo não está indo bem  Criatividade:O profissional deve ser criativo para fugir das situações difíceis e solucionar problemas relacionados ao trabalho  Iniciativa: Se aproximar dos colegas de trabalho não ficar esperando de braços cruzados que alguém te motive
  48. 48. PRATICANDO...
  49. 49. QUE ANIMAL VOCÊ GOSTARIA SER?
  50. 50. Leão Pássaro Cachorro Tigre Falcão Cavalo Onça Gavião Urso Gato
  51. 51. RESPOSTAS CONHECA O SEU PRÓPRIO PERFIL PSICOLÓGICO!
  52. 52. Leão, Tigre, Onça  Quem se identifica com esses animais, os felinos de grande porte, tem um perfil forte de liderança, um perfil agressivo.  São pessoas que tomam a dianteira dos problemas e que gostam de liderar e direcionar equipes.  Durante a entrevista de emprego, este é o perfil procurado para profissionais de cargo de gerência.
  53. 53. Pássaro  Quem gostaria de ser um pássaro, em geral são pessoas de um perfil flexível e que se adaptam bem a mudança.  São pessoas que prezam muito a liberdade e que vão se adaptar melhor a empregos dinâmicos e que demandam uma certa dose de criatividade.  Durante uma entrevista de emprego, este é o perfil procurado para preencher vagas de emprego de cargos de criação.
  54. 54. Águia, Falcão, Gavião  Quem responde águia, falcão ou gavião ( grandes pássaros caçadores ) tem um perfil hibrido, é um perfil que tem algumas características dos grandes felinos e algumas características dos pássaros.  Quem se identifica com a águia, além de ter um certo espírito de liderança ( afinal a águia, é forte, caçadora, independente ) também preza a liberdade e gosta de um ambiente criativo. Na entrevista de emprego, este é o perfil buscado para cargos de gerência, mas que demandam uma maior flexibilidade e negociação.
  55. 55. Cachorro, Urso, Cavalo  Quem se identifica com os cães, ursos e cavalos em geral são pessoas esforçadas e sóbrias. Quem tem este perfil psicológico é confiável e busca sempre fazer o melhor, visando subir na carreira.  Não tem um perfil de liderança, mas podem atuar muito bem em supervisão.  Durante a entrevista de emprego este é o perfil psicológico buscado para cargos de supervisão, subgerência ou então auxiliar de gerência.
  56. 56. Gato  Quem gostaria de ser um gato, em geral são pessoas inteligentes mas que não tem a mesma capacidade de esforço da personalidade do cachorro.  O principal atributo de quem se identifica com os gatos é a inteligência e capacidade de adaptação a situações ruins.  Durante a entrevista de emprego este é o perfil buscado para cargos que demandam flexibilidade em geral.

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