Almoxarifado

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Almoxarifado

  1. 1. AlmoxarifeManual de Funções Básicas
  2. 2. Funções do Almoxarife A principal função do almoxarife é assegurar o contínuo abastecimento dos artigos necessários para comercialização direta ou capaz de atender aos serviços executados pela empresa. Ele é responsável pela administração dos meios necessários ao suprimento dos materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.
  3. 3. Funções do Almoxarife ALMOXARIFADO ESTOQUE Toda e qualquer Local reservado para a presença de materiais na guarda e a conservação empresa, inclusive de materiais, estruturado aqueles em trânsito, para assegurar o tanto os que estão em atendimento das processo de funções do estoque. recebimento, quanto os que foram distribuídos.
  4. 4. Funções do Almoxarife A frase de Jorge Sequeira de Araújo, um dos pais do estudo de almoxarifados, define bem o trabalho daqueles que estão envolvidos com suprimentos: “Prever para prover”.
  5. 5. Funções do Almoxarife O reconhecimento de um profissional não está relacionado à função que exerce, mas pela forma como ele a exerce. Assim, para desempenhar com eficiência e eficácia a função de almoxarife, é indispensável desenvolver certas atitudes que favorecerão seu desempenho.
  6. 6. Conhecimento Quem não guarda direito, não pode distribuir direito. Portanto, o almoxarife tanto deve saber guardar como também distribuir. E para isso é preciso conhecimento acerca da regras básicas de administração de materiais, visando a garantia de existência contínua de um estoque organizado, de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem e sem tornar excessivo o valor investido para a manutenção deste.
  7. 7. Conhecimento A falta de conhecimento tanto administrativo como funcional acerca da guarda, da organização e da conservação de materiais, pode transformar o almoxarifado num "quarto de despejo", onde as coisas e as pessoas se perdem. Quanto mais conhecimentos o almoxarife detiver sobre o seu papel, melhor estará preparado para lidar com a diversidade de situações que aparecerem.
  8. 8. Atenção e Concentração O almoxarife deve ser cuidadoso com detalhes e completo ao executar o trabalho. É muito importante saber trabalhar com precisão, ser detalhista ao registrar entradas e saídas de mercadorias em estoque.
  9. 9. Proatividade Ser proativo implica em tomar iniciativas, correr atrás das informações e não somente realizar aquilo que é pedido. Implica em agir de maneira ativa, antecipando-se aos problemas e situações para resolvê-los antes que aconteçam. A pessoa proativa, além de ter iniciativa, assume a responsabilidade pelos atos e decisões que toma no trabalho.
  10. 10. Proatividade Existem afirmações e atitudes que revelam o grau de proatividade do profissional. Entre elas, encontram-se as seguintes: Atitude Reativa Atitude Pró-ativa Não há nada que eu possa fazer. Vamos procurar alternativas. Sou assim e pronto. Posso adotar outra atitude. Você me deixa louco. Posso controlar meus sentimentos. Eles nunca vão aceitar isso. Vou buscar uma apresentação eficaz. Tenho de fazer isso. Preciso achar a resposta apropriada. Não posso. Eu escolho. Eu preciso. Eu prefiro. Ah, seu pudesse... Eu farei.
  11. 11. Planejamento e Controle O planejamento e o controle de materiais envolvem atividades antes da sua entrada na organização, durante a presença nesta e, também, quando de sua saída da empresa. Enquanto um é o caminho a ser seguido para assegurar que todas as expectativas e demandas possam ser atendidas; o outro é a contínua verificação do planejamento, corrigindo os desvios entre o que está sendo efetivamente obtido e aquilo que se deseja ou se espera.
  12. 12. Solicitude Significa estar aberto a ideias e sugestões. Pessoas solícitas estão dispostas a ter uma “mente de iniciante”, com disposição para aprender, mesmo sendo consideradas especialistas.
  13. 13. Sensatez Habilidade de ver as coisas de maneira justa, de estar disposto a escutar e a aprender com outros pontos de vista. Pessoas sensatas são capazes de ver além dos próprios desejos e necessidades, o que as tornam compassivas e úteis para os outros.
  14. 14. Qualidades do Almoxarife Para realizar suas funções, o almoxarife precisa desenvolver certas qualidades que lhe darão o suporte necessário para desempenhá-las com eficiência e eficácia. Entre elas estão: • Responsabilidade • Organização e Otimização do Tempo • Cooperação • Criatividade • Entusiasmo e Comprometimento • Disciplina
  15. 15. ResponsabilidadeA responsabilidade consiste numa atitude ativa de cuidar, numa prestezapara fazer o que precisa ser feito.É assumir todas as obrigações e se responsabilizar por suas consequências.A fim de desenvolver responsabilidade é preciso conhecimento de comoas coisas realmente são, ou seja, ser consciente. Consciente das leis queregem os processos, tanto internos como externos.Consciente dos próprios desejos, emoções, sentimentos, pensamentos eações, dos efeitos sobre os outros e sobre si mesmo e, até mesmo,consciente das consequências sobre a família, a sociedade, a nível globale também sobre o ecossistema.
  16. 16. Organização e Otimização do Tempo O tempo é um grande aliado e colaborador, pois ele permite que as ações sejam realizadas. Ele possibilita que as coisas aconteçam e oferece a oportunidade preciosa de viver e de crescer. Por isso, é importante valorizá-lo e aproveitá-lo bem. E já que a vida se desenrola através do tempo, cada minuto é como uma nova joia, cada momento é único, um presente a ser estimado e bem usado.
  17. 17. Organização e Otimização do Tempo Para ter uma relação natural e produtiva com o tempo e usá-lo a seu favor, deve-se aprender a trabalhar com: Organização Definição de Disciplina Prioridades
  18. 18. Sete Hábitos de uma Pessoa Organizada 1. Possuir um lugar adequado para cada coisa. Cada item deve ter um lugar próprio, uma “casa” para onde voltar e ficar. 2. Colocar as coisas de volta no lugar, uma vez que um objeto qualquer que não será mais utilizado não deve ficar vagando por lugares temporários. Deve retornar imediatamente à sua casa, ao seu lugar de origem. 3. Anotar todas as tarefas. Pessoas organizadas costumam anotar seus compromissos e tarefas, ou seja, fazer um checklist. 4. Não acumular papéis. Papéis e documentos que necessitam ficar guardados devem ser arquivados periodicamente. Todo documento deve ter uma pasta própria.
  19. 19. Sete Hábitos de uma Pessoa Organizada 5. Não deixar tarefas para depois. É preciso agendar, planejar ou simplesmente executar a tarefa o quanto antes. Dessa forma, se evita acúmulo de serviço e prazos apertados. 6. Estabelecer prazos e objetivos. Saber claramente onde se quer chegar e em que prazo, é importante para se obter êxito em qualquer projeto. É fundamental a revisão periódica do planejamento, à medida que se desenvolve o trabalho. 7. Manter próximo apenas o necessário. Não se deve acumular documentos antigos, inúteis ou objetos que não serão usados. É melhor ser simples e direto, mantendo só o indispensável.
  20. 20. Cooperação A multiplicidade das tarefas que o almoxarife desempenha está integralmente relacionada com o funcionamento da empresa e o desempenho das funções dos demais membros da equipe. Isto porque, sem a presença dele, certamente haveria a falta de materiais, o que poderia significar a interrupção de atividades das organizações e, também, a má aplicação de recursos na busca de seu suprimento. Para desenvolver estas e outras funções similares, será necessária a qualidade da cooperação. A cooperação aparece quando se renuncia aos próprios pontos de vista autocentrados, deixando-se de defender as próprias ideias ou padrões de comportamento em benefício da equipe.
  21. 21. Cooperação A cooperação libera uma força vital de energia criativa que proporciona benefícios muito mais amplos do que uma pessoa, individualmente, poderá conseguir. Quando se aprende a cooperar, se abre à própria vida, para a rica experiência que é trabalhar com outros, dividindo com eles as próprias habilidades, interesses e experiências. À medida que o ambiente de trabalho se torna vital e produtivo, desenvolve-se disposição para participar, confiar uns nos outros, ajudando-se mutuamente a superar obstáculos, de sorte que o trabalho flui de forma agradável e uniforme para todos.
  22. 22. Disciplina O desafio maior que se apresenta a todos os profissionais na era da qualidade diz respeito às mudanças de atitude. É necessário sair da teoria e partir para a prática – agir ao invés de reagir. Para isso, é fundamental a disciplina. Algumas pessoas acreditam que a disciplina é um dom. Porém, não é verdade. Disciplina se aprende. A disciplina pode ser desenvolvida como uma qualidade de comportamento, ou seja, algo que pode ser modificado a partir da decisão e da persistência firme através das seguintes atitudes:
  23. 23. Disciplina Acabar com as desculpas É preciso deixar de lado as causas externas e o possível mal que causaram, pois a solução dos problemas só terá origem no próprio indivíduo. Assim, ele deve pensar em como poderá evoluir e vencer. Começar devagar Mirar alto é bom e é necessário. Mas o sucesso é a soma de pequenos passos. Deve-se estabelecer metas modestas. Quando estiver bem treinado, exigir mais de si. A disciplina irá se tornar um hábito cada vez mais arraigado a cada vitória.
  24. 24. Disciplina Eliminar as exceções Uma vez que tenha estabelecido a meta inicial de disciplina, não se deve fazer exceções, pois elas se tornam a nova regra. Por isso, deve- se começar aos poucos, com coisas que sejam efetivamente possíveis de serem realizadas. Não exigir demais O fato de ter optado por ser uma pessoa disciplinada - e, portanto vencedora - não significa que irá exigir que todos ao redor vivam de acordo com os novos parâmetros ou que irá cumprir as tarefas que se impôs como se fossem uma cruz que carrega. Se o foco for mantido, a meta sempre estará controlada. E a disciplina diária será apenas um hábito que foi incorporado para alcançar qualquer meta.
  25. 25. Criatividade Por criatividade entende-se a capacidade inventiva e a habilidade para combinar formas já existentes com outras novas e ainda retirar elementos de modelos antigos e sintetizá-los em novos para resolver problemas. A percepção criativa aparece quando a pessoa permite que sua imaginação voe livremente de maneira produtiva, ou seja, concentrando-se na direção de melhorar e inovar na sua prática. Reunindo a maior quantidade de dados possíveis acerca do assunto em questão, de modo que elementos inusitados ou improváveis comecem a unir-se entre si.
  26. 26. Criatividade Para desenvolver o modo de pensar criativo, o almoxarife deve levar em consideração dois momentos: DIVERGÊNCIA CONVERGÊNCIA Ampliar perspectivas, fazer Não perder o foco nas associações diferentes e recorrer aplicações práticas das a conceitos novos, “abrir os novidades – certificar-se horizontes”, como da viabilidade de se diz popularmente. realização da ideia. Desenvolver a própria criatividade envolve o equilíbrio entre esses dois conceitos: ousar nos pensamentos inovadores e nas soluções alternativas, buscando analogias, e deixando que a mente se perca em pensamentos e experiências novos, mas certo de que poderão ser concretizados.
  27. 27. Entusiasmo e ComprometimentoÀ medida que se trabalha intensamente, direcionando corretamente aenergia, o tempo e a disposição, comprometendo-se em cumprir comqualidade as atribuições, o entusiasmo se fortalece e o profissional passaa demonstrar naturalmente suas habilidades, resultando emreconhecimento, autoconfiança e satisfação pessoal.Quando o trabalho é realizado com envolvimento e comprometimento,os problemas perdem sua força.Se o profissional reconhece a importância da sua função, tudo o que elefizer, não importa o quê, tornará seu trabalho interessante.Ele permanece envolvido com o seu progresso e com suas realizações,inspirado pelos desafios e solicitações que lhe são colocados.
  28. 28. Administração de Material no Almoxarifado O termo almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa "depositar". É o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna condicionados à política geral de estoque da empresa. A administração do material de uma empresa é de vital importância, uma vez que é através dela que se processa toda a política de aquisição, controle, conservação e distribuição de bens, por meio de uma inter-relação com outros seguimentos internos e externos à empresa em sua totalidade.
  29. 29. Depositar materiais no almoxarifado é o mesmo que depositar dinheiro em um banco.
  30. 30. Controle de Estoque O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. O controle das funções referentes ao almoxarifado deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido.
  31. 31. Controle de Estoque Organograma Padrão Funcional de um Almoxarifado
  32. 32. Recebimento O recebimento engloba as atividades desde a recepção do material até a entrada nos estoques do almoxarifado e compreende os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa. A atividade de recebimento pode ser dividida em quatro fases: • Entrada de Materiais. • Conferência Quantitativa. • Conferência Qualitativa. • Regularização.
  33. 33. Armazenagem O principal objetivo do armazenamento é otimizar o espaço disponível o máximo possível, proporcionando uma movimentação rápida e fácil de materiais desde a etapa do recebimento até a sua expedição. Através da otimização da armazenagem nos almoxarifados se obtém uma máxima utilização do espaço e dos recursos disponíveis como equipamentos e pessoas, organização, proteção e rápida acessibilidade aos itens em estoque. O esquema de armazenagem escolhido pela empresa depende primordialmente da situação geográfica de suas instalações, da natureza de seus estoques, tamanho e respectivo valor.
  34. 34. ArmazenagemPortanto, deve-se analisar, em conjunto todos os parâmetros para,posteriormente, decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente,selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais,conforme os seguintes critérios:1. Armazenamento por tamanho Esse critério permite bom aproveitamento do espaço.2. Armazenamento por frequência Esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os materiais que tenham maior frequência de movimento.3. Armazenamento especial Onde destacam-se os ambientes climatizados, os produtos inflamáveis, que são armazenados sob rígidas normas de segurança e os produtos perecíveis - PEPS - Primeiro que Entra, Primeiro que Sai.
  35. 35. Armazenagem 4. Armazenamento em área externa Devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e containers, peças fundidas e chapas metálicas. 5. Coberturas alternativas Não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo.
  36. 36. Distribuição Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas. Para isso, é necessária a utilização de alguns documentos para atendimento das diversas rotinas de trabalho no almoxarifado, como por exemplo: • Ficha de controle de estoque. • Ficha de localização. • Comunicação de irregularidades. • Relatório técnico de inspeção. • Requisição de material. • Devolução de material.
  37. 37. Inventário Como garantia do bom funcionamento de um almoxarifado é necessário que, periodicamente, executem-se contagens físicas de seus itens de estoque, para verificar as discrepâncias entre o estoque físico e os registros. Essas contagens são realizadas em documentos denominados inventários e podem ser Geral ou Rotativo.
  38. 38. Aquisição de Material É importante que o almoxarife saiba em que momento deve repor o estoque. É muito grave não poder atender a uma requisição em razão da inexistência do material no almoxarifado. Mais grave ainda é quando a ausência do produto é decorrente de uma falha de previsão. Para que o planejamento de compras seja bem realizado, é importante que o responsável por esta função busque ao máximo introduzir em sua rotina o estabelecimento de previsões. Antecipar-se sobre possíveis necessidades de materiais e das necessidades associadas a eles é de fundamental importância para o pleno funcionamento da empresa.
  39. 39. Controle de Qualidade O controle de qualidade, dentre outras funções, garante que os materiais entregues estejam de acordo com as especificações técnicas. Ele deve também exercer uma espécie de averiguação periódica nos estoques, de forma a assegurar a qualidade do material estocado. Com esse controle, novas formas de estocagem e armazenamento de vários produtos poderão ser sugeridas, assegurando maior durabilidade e diminuindo sensivelmente as perdas.
  40. 40. O Almoxarife pode transformar tudo ao redor a seu favor. Basta começar por si mesmo!
  41. 41. Visite nosso site: www.governanzza.com.brCriação e Produção: Universo Virtual universovirtual.df@gmail.comImagens: Google

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