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Almoxarife
Manual de Funções
    Básicas
Funções do Almoxarife


 A principal função do almoxarife é assegurar o contínuo
 abastecimento dos artigos necessários para comercialização
 direta ou capaz de atender aos serviços executados pela empresa.




 Ele é responsável pela administração dos meios necessários ao
 suprimento dos materiais imprescindíveis ao funcionamento da
 organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na
 qualidade requerida e pelo menor custo.
Funções do Almoxarife




     ALMOXARIFADO                    ESTOQUE
                                    Toda e qualquer
    Local reservado para a     presença de materiais na
   guarda e a conservação          empresa, inclusive
   de materiais, estruturado      aqueles em trânsito,
       para assegurar o         tanto os que estão em
       atendimento das                processo de
     funções do estoque.       recebimento, quanto os
                                que foram distribuídos.
Funções do Almoxarife



    A frase de Jorge Sequeira de Araújo, um dos pais do
      estudo de almoxarifados, define bem o trabalho
     daqueles que estão envolvidos com suprimentos:


            “Prever para prover”.
Funções do Almoxarife



 O reconhecimento de um profissional não está relacionado à função
 que exerce, mas pela forma como ele a exerce.




 Assim, para desempenhar com eficiência e eficácia a função de
 almoxarife, é indispensável desenvolver certas atitudes que
 favorecerão seu desempenho.
Conhecimento


 Quem não guarda direito, não pode distribuir direito.



 Portanto, o almoxarife tanto deve saber guardar como também
 distribuir.



 E para isso é preciso conhecimento acerca da regras básicas de
 administração de materiais, visando a garantia de existência contínua
 de um estoque organizado, de modo a nunca faltar nenhum dos itens
 que o compõem e sem tornar excessivo o valor investido para a
 manutenção deste.
Conhecimento


 A falta de conhecimento tanto administrativo como funcional acerca
 da guarda, da organização e da conservação de materiais, pode
 transformar o almoxarifado num "quarto de despejo", onde as coisas e
 as pessoas se perdem.




 Quanto mais conhecimentos o almoxarife detiver sobre o seu papel,
 melhor estará preparado para lidar com a diversidade de situações
 que aparecerem.
Atenção e Concentração



  O almoxarife deve ser cuidadoso com detalhes e completo ao
  executar o trabalho.




  É muito importante saber trabalhar com precisão, ser detalhista ao
  registrar entradas e saídas de mercadorias em estoque.
Proatividade


 Ser proativo implica em tomar iniciativas, correr atrás das informações
 e não somente realizar aquilo que é pedido.



 Implica em agir de maneira ativa, antecipando-se aos problemas e
 situações para resolvê-los antes que aconteçam.



 A pessoa proativa, além de ter iniciativa, assume a responsabilidade
 pelos atos e decisões que toma no trabalho.
Proatividade

 Existem afirmações e atitudes que revelam o grau de proatividade do
 profissional. Entre elas, encontram-se as seguintes:



        Atitude Reativa                    Atitude Pró-ativa
      Não há nada que eu possa fazer.       Vamos procurar alternativas.

            Sou assim e pronto.             Posso adotar outra atitude.

           Você me deixa louco.          Posso controlar meus sentimentos.

        Eles nunca vão aceitar isso.    Vou buscar uma apresentação eficaz.

            Tenho de fazer isso.        Preciso achar a resposta apropriada.

                Não posso.                          Eu escolho.

                Eu preciso.                         Eu prefiro.

            Ah, seu pudesse...                       Eu farei.
Planejamento e Controle


 O planejamento e o controle de materiais envolvem atividades antes
 da sua entrada na organização, durante a presença nesta e,
 também, quando de sua saída da empresa.




 Enquanto um é o caminho a ser seguido para assegurar que todas as
 expectativas e demandas possam ser atendidas; o outro é a contínua
 verificação do planejamento, corrigindo os desvios entre o que está
 sendo efetivamente obtido e aquilo que se deseja ou se espera.
Solicitude



 Significa estar aberto a ideias e sugestões.




 Pessoas solícitas estão dispostas a ter uma “mente de iniciante”, com
 disposição para aprender, mesmo sendo consideradas especialistas.
Sensatez



 Habilidade de ver as coisas de maneira justa, de estar disposto a
 escutar e a aprender com outros pontos de vista.




 Pessoas sensatas são capazes de ver além dos próprios desejos e
 necessidades, o que as tornam compassivas e úteis para os outros.
Qualidades do Almoxarife



 Para realizar suas funções, o almoxarife precisa desenvolver certas
 qualidades que lhe darão o suporte necessário para desempenhá-las
 com eficiência e eficácia. Entre elas estão:

     •   Responsabilidade
     •   Organização e Otimização do Tempo
     •   Cooperação
     •   Criatividade
     •   Entusiasmo e Comprometimento
     •   Disciplina
Responsabilidade

A responsabilidade consiste numa atitude ativa de cuidar, numa presteza
para fazer o que precisa ser feito.


É assumir todas as obrigações e se responsabilizar por suas consequências.


A fim de desenvolver responsabilidade é preciso conhecimento de como
as coisas realmente são, ou seja, ser consciente. Consciente das leis que
regem os processos, tanto internos como externos.


Consciente dos próprios desejos, emoções, sentimentos, pensamentos e
ações, dos efeitos sobre os outros e sobre si mesmo e, até mesmo,
consciente das consequências sobre a família, a sociedade, a nível global
e também sobre o ecossistema.
Organização e Otimização do Tempo


 O tempo é um grande aliado e colaborador, pois ele permite que as
 ações sejam realizadas. Ele possibilita que as coisas aconteçam e
 oferece a oportunidade preciosa de viver e de crescer.




 Por isso, é importante valorizá-lo e aproveitá-lo bem.




 E já que a vida se desenrola através do tempo, cada minuto é como
 uma nova joia, cada momento é único, um presente a ser estimado e
 bem usado.
Organização e Otimização do Tempo


 Para ter uma relação natural e produtiva com o tempo e usá-lo a seu
 favor, deve-se aprender a trabalhar com:




   Organização             Definição de
                                                     Disciplina
                            Prioridades
Sete Hábitos de uma Pessoa Organizada

 1.   Possuir um lugar adequado para cada coisa. Cada item deve ter
      um lugar próprio, uma “casa” para onde voltar e ficar.

 2.   Colocar as coisas de volta no lugar, uma vez que um objeto
      qualquer que não será mais utilizado não deve ficar vagando por
      lugares temporários. Deve retornar imediatamente à sua casa, ao
      seu lugar de origem.

 3.   Anotar todas as tarefas. Pessoas organizadas costumam anotar
      seus compromissos e tarefas, ou seja, fazer um checklist.

 4.   Não acumular papéis. Papéis e documentos que necessitam ficar
      guardados devem ser arquivados periodicamente. Todo
      documento deve ter uma pasta própria.
Sete Hábitos de uma Pessoa Organizada


 5.   Não deixar tarefas para depois. É preciso agendar, planejar
      ou simplesmente executar a tarefa o quanto antes. Dessa
      forma, se evita acúmulo de serviço e prazos apertados.


 6.   Estabelecer prazos e objetivos. Saber claramente onde se
      quer chegar e em que prazo, é importante para se obter êxito
      em qualquer projeto. É fundamental a revisão periódica do
      planejamento, à medida que se desenvolve o trabalho.


 7.   Manter próximo apenas o necessário. Não se deve acumular
      documentos antigos, inúteis ou objetos que não serão usados.
      É melhor ser simples e direto, mantendo só o indispensável.
Cooperação

 A multiplicidade das tarefas que o almoxarife desempenha está
 integralmente relacionada com o funcionamento da empresa e o
 desempenho das funções dos demais membros da equipe.


 Isto porque, sem a presença dele, certamente haveria a falta de
 materiais, o que poderia significar a interrupção de atividades das
 organizações e, também, a má aplicação de recursos na busca de
 seu suprimento.


 Para desenvolver estas e outras funções similares, será necessária a
 qualidade da cooperação.

 A cooperação aparece quando se renuncia aos próprios pontos de
 vista autocentrados, deixando-se de defender as próprias ideias ou
 padrões de comportamento em benefício da equipe.
Cooperação

 A cooperação libera uma força vital de energia criativa que
 proporciona benefícios muito mais amplos do que uma pessoa,
 individualmente, poderá conseguir.



 Quando se aprende a cooperar, se abre à própria vida, para a rica
 experiência que é trabalhar com outros, dividindo com eles as próprias
 habilidades, interesses e experiências.



 À medida que o ambiente de trabalho se torna vital e produtivo,
 desenvolve-se disposição para participar, confiar uns nos outros,
 ajudando-se mutuamente a superar obstáculos, de sorte que o
 trabalho flui de forma agradável e uniforme para todos.
Disciplina


 O desafio maior que se apresenta a todos os profissionais na era da
 qualidade diz respeito às mudanças de atitude. É necessário sair da
 teoria e partir para a prática – agir ao invés de reagir. Para isso, é
 fundamental a disciplina.



 Algumas pessoas acreditam que a disciplina é um dom. Porém, não é
 verdade. Disciplina se aprende.



 A disciplina pode ser desenvolvida como uma qualidade de
 comportamento, ou seja, algo que pode ser modificado a partir da
 decisão e da persistência firme através das seguintes atitudes:
Disciplina



 Acabar com as desculpas

 É preciso deixar de lado as causas externas e o possível mal que
 causaram, pois a solução dos problemas só terá origem no próprio
 indivíduo. Assim, ele deve pensar em como poderá evoluir e vencer.



 Começar devagar

 Mirar alto é bom e é necessário. Mas o sucesso é a soma de pequenos
 passos. Deve-se estabelecer metas modestas. Quando estiver bem
 treinado, exigir mais de si. A disciplina irá se tornar um hábito cada vez
 mais arraigado a cada vitória.
Disciplina

 Eliminar as exceções

 Uma vez que tenha estabelecido a meta inicial de disciplina, não se
 deve fazer exceções, pois elas se tornam a nova regra. Por isso, deve-
 se começar aos poucos, com coisas que sejam efetivamente possíveis
 de serem realizadas.


 Não exigir demais

 O fato de ter optado por ser uma pessoa disciplinada - e, portanto
 vencedora - não significa que irá exigir que todos ao redor vivam de
 acordo com os novos parâmetros ou que irá cumprir as tarefas que se
 impôs como se fossem uma cruz que carrega. Se o foco for mantido, a
 meta sempre estará controlada. E a disciplina diária será apenas um
 hábito que foi incorporado para alcançar qualquer meta.
Criatividade


 Por criatividade entende-se a capacidade inventiva e a habilidade
 para combinar formas já existentes com outras novas e ainda retirar
 elementos de modelos antigos e sintetizá-los em novos para resolver
 problemas.



 A percepção criativa aparece quando a pessoa permite que sua
 imaginação voe livremente de maneira produtiva, ou seja,
 concentrando-se na direção de melhorar e inovar na sua prática.


 Reunindo a maior quantidade de dados possíveis acerca do assunto
 em questão, de modo que elementos inusitados ou improváveis
 comecem a unir-se entre si.
Criatividade

 Para desenvolver o modo de pensar criativo, o almoxarife deve levar em
 consideração dois momentos:

           DIVERGÊNCIA                         CONVERGÊNCIA
      Ampliar perspectivas, fazer            Não perder o foco nas
   associações diferentes e recorrer        aplicações práticas das
      a conceitos novos, “abrir os          novidades – certificar-se
          horizontes”, como                    da viabilidade de
         se diz popularmente.                 realização da ideia.




 Desenvolver a própria criatividade envolve o equilíbrio entre esses dois
 conceitos: ousar nos pensamentos inovadores e nas soluções alternativas,
 buscando analogias, e deixando que a mente se perca em pensamentos
 e experiências novos, mas certo de que poderão ser concretizados.
Entusiasmo e Comprometimento

À medida que se trabalha intensamente, direcionando corretamente a
energia, o tempo e a disposição, comprometendo-se em cumprir com
qualidade as atribuições, o entusiasmo se fortalece e o profissional passa
a demonstrar naturalmente suas habilidades, resultando em
reconhecimento, autoconfiança e satisfação pessoal.

Quando o trabalho é realizado com envolvimento e comprometimento,
os problemas perdem sua força.

Se o profissional reconhece a importância da sua função, tudo o que ele
fizer, não importa o quê, tornará seu trabalho interessante.

Ele permanece envolvido com o seu progresso e com suas realizações,
inspirado pelos desafios e solicitações que lhe são colocados.
Administração de Material no Almoxarifado

 O termo almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa
 "depositar".


 É o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto
 coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de
 destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a
 necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e
 disposição interna condicionados à política geral de estoque da
 empresa.


 A administração do material de uma empresa é de vital importância,
 uma vez que é através dela que se processa toda a política de
 aquisição, controle, conservação e distribuição de bens, por meio de
 uma inter-relação com outros seguimentos internos e externos à
 empresa em sua totalidade.
Depositar materiais no almoxarifado
         é o mesmo que
 depositar dinheiro em um banco.
Controle de Estoque


 O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual
 deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se
 encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em
 processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras
 recebidas e aceitas.




 O controle das funções referentes ao almoxarifado deve fazer parte
 do conjunto de atribuições de cada setor envolvido.
Controle de Estoque

     Organograma Padrão Funcional de um Almoxarifado
Recebimento


 O recebimento engloba as atividades desde a recepção do material
 até a entrada nos estoques do almoxarifado e compreende os
 materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata,
 sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.




 A atividade de recebimento pode ser dividida em quatro fases:
     •   Entrada de Materiais.
     •   Conferência Quantitativa.
     •   Conferência Qualitativa.
     •   Regularização.
Armazenagem

 O principal objetivo do armazenamento é otimizar o espaço disponível
 o máximo possível, proporcionando uma movimentação rápida e fácil
 de materiais desde a etapa do recebimento até a sua expedição.


 Através da otimização da armazenagem nos almoxarifados se obtém
 uma máxima utilização do espaço e dos recursos disponíveis como
 equipamentos e pessoas, organização, proteção e rápida
 acessibilidade aos itens em estoque.


 O esquema de armazenagem escolhido pela empresa depende
 primordialmente da situação geográfica de suas instalações, da
 natureza de seus estoques, tamanho e respectivo valor.
Armazenagem
Portanto, deve-se analisar, em conjunto todos os parâmetros para,
posteriormente, decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente,
selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais,
conforme os seguintes critérios:


1. Armazenamento por tamanho
   Esse critério permite bom aproveitamento do espaço.


2. Armazenamento por frequência
   Esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os
   materiais que tenham maior frequência de movimento.

3. Armazenamento especial
   Onde destacam-se os ambientes climatizados, os produtos
   inflamáveis, que são armazenados sob rígidas normas de segurança
   e os produtos perecíveis - PEPS - Primeiro que Entra, Primeiro que Sai.
Armazenagem

 4. Armazenamento em área externa
    Devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados
    em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço
    interno para materiais que necessitam de proteção em área
    coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a
    granel, tambores e containers, peças fundidas e chapas metálicas.



 5. Coberturas alternativas
    Não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a
    utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações,
    permitindo a armazenagem a um menor custo.
Distribuição


 Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante
 programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.
 Para isso, é necessária a utilização de alguns documentos para
 atendimento das diversas rotinas de trabalho no almoxarifado, como
 por exemplo:
     • Ficha de controle de estoque.
     • Ficha de localização.
     • Comunicação de irregularidades.
     • Relatório técnico de inspeção.
     • Requisição de material.
     • Devolução de material.
Inventário



 Como garantia do bom funcionamento de um almoxarifado é
 necessário que, periodicamente, executem-se contagens físicas de
 seus itens de estoque, para verificar as discrepâncias entre o estoque
 físico e os registros.




 Essas contagens são realizadas em documentos denominados
 inventários e podem ser Geral ou Rotativo.
Aquisição de Material

 É importante que o almoxarife saiba em que momento deve repor o
 estoque. É muito grave não poder atender a uma requisição em razão
 da inexistência do material no almoxarifado. Mais grave ainda é
 quando a ausência do produto é decorrente de uma falha de
 previsão.


 Para que o planejamento de compras seja bem realizado, é
 importante que o responsável por esta função busque ao máximo
 introduzir em sua rotina o estabelecimento de previsões.


 Antecipar-se sobre possíveis necessidades de materiais e das
 necessidades associadas a eles é de fundamental importância para o
 pleno funcionamento da empresa.
Controle de Qualidade


 O controle de qualidade, dentre outras funções, garante que os
 materiais entregues estejam de acordo com as especificações
 técnicas.



 Ele deve também exercer uma espécie de averiguação periódica nos
 estoques, de forma a assegurar a qualidade do material estocado.



 Com esse controle, novas formas de estocagem e armazenamento de
 vários produtos poderão ser sugeridas, assegurando maior
 durabilidade e diminuindo sensivelmente as perdas.
O Almoxarife pode transformar tudo
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Criação e Produção: Universo Virtual
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Almoxarifado

  • 1.
  • 3. Funções do Almoxarife A principal função do almoxarife é assegurar o contínuo abastecimento dos artigos necessários para comercialização direta ou capaz de atender aos serviços executados pela empresa. Ele é responsável pela administração dos meios necessários ao suprimento dos materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.
  • 4. Funções do Almoxarife ALMOXARIFADO ESTOQUE Toda e qualquer Local reservado para a presença de materiais na guarda e a conservação empresa, inclusive de materiais, estruturado aqueles em trânsito, para assegurar o tanto os que estão em atendimento das processo de funções do estoque. recebimento, quanto os que foram distribuídos.
  • 5. Funções do Almoxarife A frase de Jorge Sequeira de Araújo, um dos pais do estudo de almoxarifados, define bem o trabalho daqueles que estão envolvidos com suprimentos: “Prever para prover”.
  • 6. Funções do Almoxarife O reconhecimento de um profissional não está relacionado à função que exerce, mas pela forma como ele a exerce. Assim, para desempenhar com eficiência e eficácia a função de almoxarife, é indispensável desenvolver certas atitudes que favorecerão seu desempenho.
  • 7. Conhecimento Quem não guarda direito, não pode distribuir direito. Portanto, o almoxarife tanto deve saber guardar como também distribuir. E para isso é preciso conhecimento acerca da regras básicas de administração de materiais, visando a garantia de existência contínua de um estoque organizado, de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem e sem tornar excessivo o valor investido para a manutenção deste.
  • 8. Conhecimento A falta de conhecimento tanto administrativo como funcional acerca da guarda, da organização e da conservação de materiais, pode transformar o almoxarifado num "quarto de despejo", onde as coisas e as pessoas se perdem. Quanto mais conhecimentos o almoxarife detiver sobre o seu papel, melhor estará preparado para lidar com a diversidade de situações que aparecerem.
  • 9. Atenção e Concentração O almoxarife deve ser cuidadoso com detalhes e completo ao executar o trabalho. É muito importante saber trabalhar com precisão, ser detalhista ao registrar entradas e saídas de mercadorias em estoque.
  • 10. Proatividade Ser proativo implica em tomar iniciativas, correr atrás das informações e não somente realizar aquilo que é pedido. Implica em agir de maneira ativa, antecipando-se aos problemas e situações para resolvê-los antes que aconteçam. A pessoa proativa, além de ter iniciativa, assume a responsabilidade pelos atos e decisões que toma no trabalho.
  • 11. Proatividade Existem afirmações e atitudes que revelam o grau de proatividade do profissional. Entre elas, encontram-se as seguintes: Atitude Reativa Atitude Pró-ativa Não há nada que eu possa fazer. Vamos procurar alternativas. Sou assim e pronto. Posso adotar outra atitude. Você me deixa louco. Posso controlar meus sentimentos. Eles nunca vão aceitar isso. Vou buscar uma apresentação eficaz. Tenho de fazer isso. Preciso achar a resposta apropriada. Não posso. Eu escolho. Eu preciso. Eu prefiro. Ah, seu pudesse... Eu farei.
  • 12. Planejamento e Controle O planejamento e o controle de materiais envolvem atividades antes da sua entrada na organização, durante a presença nesta e, também, quando de sua saída da empresa. Enquanto um é o caminho a ser seguido para assegurar que todas as expectativas e demandas possam ser atendidas; o outro é a contínua verificação do planejamento, corrigindo os desvios entre o que está sendo efetivamente obtido e aquilo que se deseja ou se espera.
  • 13. Solicitude Significa estar aberto a ideias e sugestões. Pessoas solícitas estão dispostas a ter uma “mente de iniciante”, com disposição para aprender, mesmo sendo consideradas especialistas.
  • 14. Sensatez Habilidade de ver as coisas de maneira justa, de estar disposto a escutar e a aprender com outros pontos de vista. Pessoas sensatas são capazes de ver além dos próprios desejos e necessidades, o que as tornam compassivas e úteis para os outros.
  • 15. Qualidades do Almoxarife Para realizar suas funções, o almoxarife precisa desenvolver certas qualidades que lhe darão o suporte necessário para desempenhá-las com eficiência e eficácia. Entre elas estão: • Responsabilidade • Organização e Otimização do Tempo • Cooperação • Criatividade • Entusiasmo e Comprometimento • Disciplina
  • 16. Responsabilidade A responsabilidade consiste numa atitude ativa de cuidar, numa presteza para fazer o que precisa ser feito. É assumir todas as obrigações e se responsabilizar por suas consequências. A fim de desenvolver responsabilidade é preciso conhecimento de como as coisas realmente são, ou seja, ser consciente. Consciente das leis que regem os processos, tanto internos como externos. Consciente dos próprios desejos, emoções, sentimentos, pensamentos e ações, dos efeitos sobre os outros e sobre si mesmo e, até mesmo, consciente das consequências sobre a família, a sociedade, a nível global e também sobre o ecossistema.
  • 17. Organização e Otimização do Tempo O tempo é um grande aliado e colaborador, pois ele permite que as ações sejam realizadas. Ele possibilita que as coisas aconteçam e oferece a oportunidade preciosa de viver e de crescer. Por isso, é importante valorizá-lo e aproveitá-lo bem. E já que a vida se desenrola através do tempo, cada minuto é como uma nova joia, cada momento é único, um presente a ser estimado e bem usado.
  • 18. Organização e Otimização do Tempo Para ter uma relação natural e produtiva com o tempo e usá-lo a seu favor, deve-se aprender a trabalhar com: Organização Definição de Disciplina Prioridades
  • 19. Sete Hábitos de uma Pessoa Organizada 1. Possuir um lugar adequado para cada coisa. Cada item deve ter um lugar próprio, uma “casa” para onde voltar e ficar. 2. Colocar as coisas de volta no lugar, uma vez que um objeto qualquer que não será mais utilizado não deve ficar vagando por lugares temporários. Deve retornar imediatamente à sua casa, ao seu lugar de origem. 3. Anotar todas as tarefas. Pessoas organizadas costumam anotar seus compromissos e tarefas, ou seja, fazer um checklist. 4. Não acumular papéis. Papéis e documentos que necessitam ficar guardados devem ser arquivados periodicamente. Todo documento deve ter uma pasta própria.
  • 20. Sete Hábitos de uma Pessoa Organizada 5. Não deixar tarefas para depois. É preciso agendar, planejar ou simplesmente executar a tarefa o quanto antes. Dessa forma, se evita acúmulo de serviço e prazos apertados. 6. Estabelecer prazos e objetivos. Saber claramente onde se quer chegar e em que prazo, é importante para se obter êxito em qualquer projeto. É fundamental a revisão periódica do planejamento, à medida que se desenvolve o trabalho. 7. Manter próximo apenas o necessário. Não se deve acumular documentos antigos, inúteis ou objetos que não serão usados. É melhor ser simples e direto, mantendo só o indispensável.
  • 21. Cooperação A multiplicidade das tarefas que o almoxarife desempenha está integralmente relacionada com o funcionamento da empresa e o desempenho das funções dos demais membros da equipe. Isto porque, sem a presença dele, certamente haveria a falta de materiais, o que poderia significar a interrupção de atividades das organizações e, também, a má aplicação de recursos na busca de seu suprimento. Para desenvolver estas e outras funções similares, será necessária a qualidade da cooperação. A cooperação aparece quando se renuncia aos próprios pontos de vista autocentrados, deixando-se de defender as próprias ideias ou padrões de comportamento em benefício da equipe.
  • 22. Cooperação A cooperação libera uma força vital de energia criativa que proporciona benefícios muito mais amplos do que uma pessoa, individualmente, poderá conseguir. Quando se aprende a cooperar, se abre à própria vida, para a rica experiência que é trabalhar com outros, dividindo com eles as próprias habilidades, interesses e experiências. À medida que o ambiente de trabalho se torna vital e produtivo, desenvolve-se disposição para participar, confiar uns nos outros, ajudando-se mutuamente a superar obstáculos, de sorte que o trabalho flui de forma agradável e uniforme para todos.
  • 23. Disciplina O desafio maior que se apresenta a todos os profissionais na era da qualidade diz respeito às mudanças de atitude. É necessário sair da teoria e partir para a prática – agir ao invés de reagir. Para isso, é fundamental a disciplina. Algumas pessoas acreditam que a disciplina é um dom. Porém, não é verdade. Disciplina se aprende. A disciplina pode ser desenvolvida como uma qualidade de comportamento, ou seja, algo que pode ser modificado a partir da decisão e da persistência firme através das seguintes atitudes:
  • 24. Disciplina Acabar com as desculpas É preciso deixar de lado as causas externas e o possível mal que causaram, pois a solução dos problemas só terá origem no próprio indivíduo. Assim, ele deve pensar em como poderá evoluir e vencer. Começar devagar Mirar alto é bom e é necessário. Mas o sucesso é a soma de pequenos passos. Deve-se estabelecer metas modestas. Quando estiver bem treinado, exigir mais de si. A disciplina irá se tornar um hábito cada vez mais arraigado a cada vitória.
  • 25. Disciplina Eliminar as exceções Uma vez que tenha estabelecido a meta inicial de disciplina, não se deve fazer exceções, pois elas se tornam a nova regra. Por isso, deve- se começar aos poucos, com coisas que sejam efetivamente possíveis de serem realizadas. Não exigir demais O fato de ter optado por ser uma pessoa disciplinada - e, portanto vencedora - não significa que irá exigir que todos ao redor vivam de acordo com os novos parâmetros ou que irá cumprir as tarefas que se impôs como se fossem uma cruz que carrega. Se o foco for mantido, a meta sempre estará controlada. E a disciplina diária será apenas um hábito que foi incorporado para alcançar qualquer meta.
  • 26. Criatividade Por criatividade entende-se a capacidade inventiva e a habilidade para combinar formas já existentes com outras novas e ainda retirar elementos de modelos antigos e sintetizá-los em novos para resolver problemas. A percepção criativa aparece quando a pessoa permite que sua imaginação voe livremente de maneira produtiva, ou seja, concentrando-se na direção de melhorar e inovar na sua prática. Reunindo a maior quantidade de dados possíveis acerca do assunto em questão, de modo que elementos inusitados ou improváveis comecem a unir-se entre si.
  • 27. Criatividade Para desenvolver o modo de pensar criativo, o almoxarife deve levar em consideração dois momentos: DIVERGÊNCIA CONVERGÊNCIA Ampliar perspectivas, fazer Não perder o foco nas associações diferentes e recorrer aplicações práticas das a conceitos novos, “abrir os novidades – certificar-se horizontes”, como da viabilidade de se diz popularmente. realização da ideia. Desenvolver a própria criatividade envolve o equilíbrio entre esses dois conceitos: ousar nos pensamentos inovadores e nas soluções alternativas, buscando analogias, e deixando que a mente se perca em pensamentos e experiências novos, mas certo de que poderão ser concretizados.
  • 28. Entusiasmo e Comprometimento À medida que se trabalha intensamente, direcionando corretamente a energia, o tempo e a disposição, comprometendo-se em cumprir com qualidade as atribuições, o entusiasmo se fortalece e o profissional passa a demonstrar naturalmente suas habilidades, resultando em reconhecimento, autoconfiança e satisfação pessoal. Quando o trabalho é realizado com envolvimento e comprometimento, os problemas perdem sua força. Se o profissional reconhece a importância da sua função, tudo o que ele fizer, não importa o quê, tornará seu trabalho interessante. Ele permanece envolvido com o seu progresso e com suas realizações, inspirado pelos desafios e solicitações que lhe são colocados.
  • 29. Administração de Material no Almoxarifado O termo almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa "depositar". É o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna condicionados à política geral de estoque da empresa. A administração do material de uma empresa é de vital importância, uma vez que é através dela que se processa toda a política de aquisição, controle, conservação e distribuição de bens, por meio de uma inter-relação com outros seguimentos internos e externos à empresa em sua totalidade.
  • 30. Depositar materiais no almoxarifado é o mesmo que depositar dinheiro em um banco.
  • 31. Controle de Estoque O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. O controle das funções referentes ao almoxarifado deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido.
  • 32. Controle de Estoque Organograma Padrão Funcional de um Almoxarifado
  • 33. Recebimento O recebimento engloba as atividades desde a recepção do material até a entrada nos estoques do almoxarifado e compreende os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa. A atividade de recebimento pode ser dividida em quatro fases: • Entrada de Materiais. • Conferência Quantitativa. • Conferência Qualitativa. • Regularização.
  • 34. Armazenagem O principal objetivo do armazenamento é otimizar o espaço disponível o máximo possível, proporcionando uma movimentação rápida e fácil de materiais desde a etapa do recebimento até a sua expedição. Através da otimização da armazenagem nos almoxarifados se obtém uma máxima utilização do espaço e dos recursos disponíveis como equipamentos e pessoas, organização, proteção e rápida acessibilidade aos itens em estoque. O esquema de armazenagem escolhido pela empresa depende primordialmente da situação geográfica de suas instalações, da natureza de seus estoques, tamanho e respectivo valor.
  • 35. Armazenagem Portanto, deve-se analisar, em conjunto todos os parâmetros para, posteriormente, decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais, conforme os seguintes critérios: 1. Armazenamento por tamanho Esse critério permite bom aproveitamento do espaço. 2. Armazenamento por frequência Esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os materiais que tenham maior frequência de movimento. 3. Armazenamento especial Onde destacam-se os ambientes climatizados, os produtos inflamáveis, que são armazenados sob rígidas normas de segurança e os produtos perecíveis - PEPS - Primeiro que Entra, Primeiro que Sai.
  • 36. Armazenagem 4. Armazenamento em área externa Devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e containers, peças fundidas e chapas metálicas. 5. Coberturas alternativas Não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo.
  • 37. Distribuição Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas. Para isso, é necessária a utilização de alguns documentos para atendimento das diversas rotinas de trabalho no almoxarifado, como por exemplo: • Ficha de controle de estoque. • Ficha de localização. • Comunicação de irregularidades. • Relatório técnico de inspeção. • Requisição de material. • Devolução de material.
  • 38. Inventário Como garantia do bom funcionamento de um almoxarifado é necessário que, periodicamente, executem-se contagens físicas de seus itens de estoque, para verificar as discrepâncias entre o estoque físico e os registros. Essas contagens são realizadas em documentos denominados inventários e podem ser Geral ou Rotativo.
  • 39. Aquisição de Material É importante que o almoxarife saiba em que momento deve repor o estoque. É muito grave não poder atender a uma requisição em razão da inexistência do material no almoxarifado. Mais grave ainda é quando a ausência do produto é decorrente de uma falha de previsão. Para que o planejamento de compras seja bem realizado, é importante que o responsável por esta função busque ao máximo introduzir em sua rotina o estabelecimento de previsões. Antecipar-se sobre possíveis necessidades de materiais e das necessidades associadas a eles é de fundamental importância para o pleno funcionamento da empresa.
  • 40. Controle de Qualidade O controle de qualidade, dentre outras funções, garante que os materiais entregues estejam de acordo com as especificações técnicas. Ele deve também exercer uma espécie de averiguação periódica nos estoques, de forma a assegurar a qualidade do material estocado. Com esse controle, novas formas de estocagem e armazenamento de vários produtos poderão ser sugeridas, assegurando maior durabilidade e diminuindo sensivelmente as perdas.
  • 41. O Almoxarife pode transformar tudo ao redor a seu favor. Basta começar por si mesmo!
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