O documento fornece uma introdução à gestão por processos, apresentando conceitos básicos, objetivos de aprendizagem, público-alvo e resumo do curso. Aborda tópicos como definição de processo, componentes de um processo, categorias e hierarquia de processos, e formas de representar processos.

1. Introdução à Gestão por Processos

2. Afinal, por que eu
preciso disso?
Por onde começo?
Qual a melhor forma
de representar
processos?
O que é
processo?
Vamos fazer
exercícios?

3. Público Alvo:
Usuários Chave, Líderes de negócio, Representantes do negócio, Analistas de
Negócio, Analistas de Sistemas, Consultores/Especialistas, Modeladores de
processo.
Pré-Requisitos: Nenhum.
Objetivos de Aprendizagem:
Nivelar conceitos.
Conscientizar sobre a importância da gestão por processos.
Disseminar práticas já adotadas pelo mercado.
Realizar exercícios práticos de representação de processos.
Habilidades que se espera que os participantes adquiram após o treinamento
Capacidade para representar e analisar processos de negócio.
Visão sistêmica e atuação crítica frente aos processos hoje existentes.
Capacidade para trabalhar a melhoria contínua de processos.
Resumo do Curso

4. Como é feita a estruturação/
reestruturação de uma
empresa?
Mercado,
produtos e
serviços
Estratégia
e indicadores
Processos
Recursos/Tecnologia
Pessoas
Qual desses fatores “empurra”
a organização para a inovação e
a melhoria contínua?
Introdução

5. Mercado,
produtos e
serviços
Estratégia
e indicadores
Processos
Pessoas
Recursos/Tecnologia
Em um cenário de mudanças
constantes, em qual dos níveis
é necessário ter mais
flexibilidade e agilidade?
Introdução

6. Mercado,
produtos e
serviços
Estratégia
e indicadores
Processos
Pessoas
Recursos/Tecnologia
Introdução
Em um cenário de mudanças
constantes, em qual dos níveis
é necessário ter mais
flexibilidade e agilidade?

7. “Processo de negócio como um conjunto de atividades com uma ou mais
entradas gerando um ou mais resultados que representam valor agregado
ao cliente.“
Source: Hammer and Champy, Reengineering the Corporation, 1993, p.35
“Processo de negócio é uma sequência coerente de atividades com o
propósito de entregar um produto ou serviço que é demandado e consumido
por um cliente interno ou externo.“
Source: Scheer, August-Wilhelm: ARIS – From Business Process to Application System. 3. edition, Berlin et al. 1998.
Conceitos Básicos
O que é processo?

8. Indicadores:
Custo, Tempo,
Satisfação do
Cliente...
ExecutoresDono do
Processo
Produto/Serviço
CLIENTE
Insumos/Serviços
Fornecedor
Quais são os componentes de um Processo?
Conceitos Básicos

9. Entradas (Inputs) são
transformadas em
Saídas (Outputs) de
acordo com Regras
(Guides) usando
Recursos (Enablers)
quando eventos
ocorrem.
E
n
t
r
a
d
a
S
a
í
d
a
s
Regras, Políticas, etc
Recursos
PROCESSO
REGRAS
RECURSOS
ENTRADAS SAÍDAS
Conceitos Básicos
Quais são os componentes de um Processo?

10. Processo
Administrativo
Processo
Industrial
Processo é sempre Processo
Conceitos Básicos

11. Processos de Gestão
 Estratégia de Mercado e Produto
 Governança
Processos de
Suporte
 Foco em
estandarização
Fornecedor Cliente
Processos “Core”
 Geração de Valor
 Busca por diferencial
Fonte: Adaptado de Miles, 1978 – Strategy, Structure and Process
Quais são as categorias de Processo?
Conceitos Básicos

12. Representando processos de negócio
Por que preciso saber representar e analisar processos?

13. Textual
“O departamento de vendas é responsável por gerar proposta
para o cliente”.
Tabela
Gráfico
Função Unidade Organizacional Relacionamento
Gerar
Proposta
Departamento de
vendas É responsável por
Gerar
proposta
Departamento
de Vendas
Representando processos de negócio
Formas de se representar processos

14. A Cadeia de Evento/Função, é o tipo de diagrama que nos
ajuda a entender a complexidade em se representar processos
de negócio com detalhe.
 Eventos-Entradas disparam Funções/Atividades.
 Eventos-Saídas representam o status do processo após a
execução de uma Função/ Atividade.
Representando processos de negócio
Booking
inquiry
received
Evento
Check
booking
inquiry
Função
Booking
inquiry
complete
Evento
Book hotel
Função
Book flight
Função
Flight
booked
Evento
Hotel
booked
Evento

15. Representando processos de negócio
Booking
inquiry
received
Mrs Smith
Call center
Flight
arrangement
Hotel
reservation
Ms Maier
Mr Müller
Booking
form
Product/
service
Booking
inquiry
Product/
service
Check
booking
inquiry
Booking
inquiry
complete
Flight
booked
Hotel
booked
Book flight
Book hotel
Flight data
Customer
data
Customer
data
Booking
confirmation
Product/
service

16. Representando processos de negócio
Componentes do Processo
Evento/
Entrada?
Evento/
Saída?
O Quê?
Documentos
Base de Dados
Quem?
Com o quê?
Com o quê?
Exemplo
Cotação
emitida
Solicitação
cotação
recebida
Solicitação de
cotação criada
por contato
telefônico
Processar
cotação
Equipe de
vendas
Brasil
Dados de
Vendas
Cotações
JDE
Transação X

17. Primeiro Nível
Segundo Nível
Terceiro Nível
Conceito de Níveis
(Hierarquia obrigatória de Processos)
Representando processos de negócio

18. Nível 3
Nível 1 


Nível 2
Macro
processo
Processo
Atividade
Conceito de Níveis
(Hierarquia obrigatória de Processos)
Representações diferentes
para cada nível de processo
Macroprocesso
Processo
Atividade
Normas, Procedimentos
detalhados, Instruções de trabalho,
Manuais de Treinamento, Checklist,
Transações do Sistema, etc.
Representando processos de negócio

19. P1 P2 P3 Nivel X+1
Nivel X
E 4
P2
PN
F 5
E 6
E 1
F 1
F 2
E 2
E 3
P2
P1
F 3
E 4
F 4
E 5
E 3
P3 P4
P1 P2
P3
P4
Representando processos de negócio
Conceito de Níveis
(Coerência entre entradas e saídas de processos)

20. Material PlanDeploymentPlan
Level 1/
Process Area
Level 2/
Main Process
Level 1/
Process Area
Shipping
Information
Material
Demand
Contract
MRO
Requirement
EndItem
Asset Data
Material
Requirements
Planning
Inventory
Management
Hazardous &Special
Material Management
SupplyChain
Management
&Procurement
Material
Requirement
Material
Disposal
Plan
28.03.03 16:54:58
OV-6.1.2 Supply Management
Product
Life-Cycle
Management
Field
Supply
Management
Financial
Management
Acquisition
Disposal Disposal
Maintenance
Repair
&Overhaul
Transportation&
Distribution
Line
Maintenance
EndItem
Asset Data
Financial
Control Data
Disposal
Requirement
Order
Product
Life-Cycle
Management
ForcePlanning
Order
HAzardous Material
Requirement
Sustain
Deployed
Operations
Inventory
Management
Hazardous & Special
Material Management
Supply Chain
Management
& Procurement
Shipping
Information
Material
Demand
Contract
MRO
Requirement
End Item
Asset Data
Material
Requirement
Material
Disposal
Plan
3/18/2003 10:49:20 PM
OV-6.1.5 Field Supply Management
Product
Life-Cycle
Management
Product
Life-Cycle
Management
Financial
Management
Acquisition
Disposal Disposal
Transportation &
Distribution
End Item
Asset Data
Financial
Control Data
Disposal
Requirement
Supply
Management
Order
Material
Requirements
Planning
Field Line
Maintenance
Material
Requirement
Level 1/
Process Area
Level 2/
Main Process
Level 1/
Process Area
Force Planning
Logistics Plan
HAzardous Material
Requirement
Line
Maintenance
Maintenance
Control
Inspection &
Quality
Assurance
Maintenance
Completion
Direct Support
to Operations
Maintenance
Execution
Configuration
Change
Requirement
Asset
Condition
Work
Order
Disposal
Requirement Repair Item Material
3/18/2003 11:21:39 PM
OV-6.1.6 Field Line Maintenance
Personnel &
Organization
Personnel &
Organization
Financial
Management
Financial
Management
Disposal Disposal
Asset
Configuration
Product
Life-Cycle
Management
Asset
Configuration
Material
Requirement
Product
Life-Cycle
Management
Financial
Control Data
Financial
Control Data
Personnel
Requirements
Data
Personnel
Data
Work
Status
Transportation
Requirements
Transportation &
Distribution
Transportation &
Distribution
Transportation &
Distribution
Sustain
Deployed
Operations
Maintenance Data
Repair
Notification
Maintenance
Requirement
Mission
Informatiopn
Force Planning
Maintenance
Planning
& Preparation
Configuration
Management
Field
Supply
Management
Material
Requirement
Field
Supply
Management
Level 1/
Process Area
Level 2/
Main Process
Level 1/
Process Area
Life-Cycle
Data Management
Asset
Life-Cycle
Management
Environment,
Health and
Safety
Quality
Management
Life-Cycle
Collaboration and
Analytics
3/12/2003 10:04:30 AM
Design
Specifications
OV-6.1.9 Product Life-Cycle Management
Design
Specifications
Engineering
Drawings
Engineering
Drawings
Asset
Configuration
Maintenance
Repair
& Overhaul
Engineering
Drawings
Asset
Configuration
Line
Maintenance
End Item
Asset Data
Acquisition
Acquisition
End Item
Asset Data
Supply
Management
Supply
Management
Transportation
Requirements
Transportation &
Distribution
Disposal
Requirement
Disposal
Maintenance
Repair
& Overhaul
Line
Maintenance
Supply
Management
Level 1/
Process Area
Level 2/
Main Process
Level 1/
Process Area
Agrupamento de processos:
 Melhor entendimento das fronteiras/ limites.
 Facilidadade para identificar as responsabilidades
(donos de processo).
Aquisition
Product
Life Cycle
Transport
Plant Maintenance
Representando processos de negócio
Processos e Donos de Processo

21. Material PlanDeploymentPlan
Level 1/
Process Area
Level 2/
Main Process
Level 1/
Process Area
Shipping
Information
Material
Demand
Contract
MRO
Requirement
EndItem
Asset Data
Material
Requirements
Planning
Inventory
Management
Hazardous &Special
Material Management
SupplyChain
Management
&Procurement
Material
Requirement
Material
Disposal
Plan
28.03.03 16:54:58
OV-6.1.2 Supply Management
Product
Life-Cycle
Management
Field
Supply
Management
Financial
Management
Acquisition
Disposal Disposal
Maintenance
Repair
&Overhaul
Transportation&
Distribution
Line
Maintenance
EndItem
Asset Data
Financial
Control Data
Disposal
Requirement
Order
Product
Life-Cycle
Management
ForcePlanning
Order
HAzardous Material
Requirement
Sustain
Deployed
Operations
Inventory
Management
Hazardous & Special
Material Management
Supply Chain
Management
& Procurement
Shipping
Information
Material
Demand
Contract
MRO
Requirement
End Item
Asset Data
Material
Requirement
Material
Disposal
Plan
3/18/2003 10:49:20 PM
OV-6.1.5 Field Supply Management
Product
Life-Cycle
Management
Product
Life-Cycle
Management
Financial
Management
Acquisition
Disposal Disposal
Transportation &
Distribution
End Item
Asset Data
Financial
Control Data
Disposal
Requirement
Supply
Management
Order
Material
Requirements
Planning
Field Line
Maintenance
Material
Requirement
Level 1/
Process Area
Level 2/
Main Process
Level 1/
Process Area
Force Planning
Logistics Plan
HAzardous Material
Requirement
Line
Maintenance
Maintenance
Control
Inspection &
Quality
Assurance
Maintenance
Completion
Direct Support
to Operations
Maintenance
Execution
Configuration
Change
Requirement
Asset
Condition
Work
Order
Disposal
Requirement Repair Item Material
3/18/2003 11:21:39 PM
OV-6.1.6 Field Line Maintenance
Personnel &
Organization
Personnel &
Organization
Financial
Management
Financial
Management
Disposal Disposal
Asset
Configuration
Product
Life-Cycle
Management
Asset
Configuration
Material
Requirement
Product
Life-Cycle
Management
Financial
Control Data
Financial
Control Data
Personnel
Requirements
Data
Personnel
Data
Work
Status
Transportation
Requirements
Transportation &
Distribution
Transportation &
Distribution
Transportation &
Distribution
Sustain
Deployed
Operations
Maintenance Data
Repair
Notification
Maintenance
Requirement
Mission
Informatiopn
Force Planning
Maintenance
Planning
& Preparation
Configuration
Management
Field
Supply
Management
Material
Requirement
Field
Supply
Management
Level 1/
Process Area
Level 2/
Main Process
Level 1/
Process Area
Life-Cycle
Data Management
Asset
Life-Cycle
Management
Environment,
Health and
Safety
Quality
Management
Life-Cycle
Collaboration and
Analytics
3/12/2003 10:04:30 AM
Design
Specifications
OV-6.1.9 Product Life-Cycle Management
Design
Specifications
Engineering
Drawings
Engineering
Drawings
Asset
Configuration
Maintenance
Repair
& Overhaul
Engineering
Drawings
Asset
Configuration
Line
Maintenance
End Item
Asset Data
Acquisition
Acquisition
End Item
Asset Data
Supply
Management
Supply
Management
Transportation
Requirements
Transportation &
Distribution
Disposal
Requirement
Disposal
Maintenance
Repair
& Overhaul
Line
Maintenance
Supply
Management
Level 1/
Process Area
Level 2/
Main Process
Level 1/
Process Area
3
8
12
1. Asset turned
in for Repair
6. View Asset
Configuration
8. Order Carcass
from
Field Supply
10. Order Carcass
from
National Supply
12.
Shipping of
Carcass
from
CONUS to
Theatre
2
2. Create
Work
Order
4
4. Execute
Work
Order
9
9. Check
Inventory
13
14
14. Replace
Carcass
16
15
16. Close
Work Order
6
3. Automatic
Work Order Creation
(Scheduled Maintenance)
5
11
7
7. Publish
Technical Data
5. Check EH&S
Repair Requirements
13.
Shipping of
Carcass to
Supply Unit
15. Update Asset
Configuration
11. Check EH&S
Transportation
Requirements
1
10
Aquisition
Product
Life Cycle
Transport
Plant Maintenance
Uma “View” fornece a sequência em que um processo
Ponta-a-Ponta é executado na prática, a qual pode ser
diferente do agrupamento escolhido para organizar e
documentar os processos.
Representando processos de negócio
“Views” para representar processos ponta-a-ponta

22. not O.K. O.K.
checking
calculations of
interest
checking
calculation of
costs
calculations
checked but not
verified
informing the
claimant
asking claimant
to adjust the
application
within 4 weeks
claimant
informed and
asked
deciding who
informs the
claimant
decided for the
registrar
decided not for
the registrar
registrar gives
writing office
order to
compose a letter
letter composed
transmitting the
letter and order
to the courts
office
transmitted to
the courts office
adding the order
to the file
transmitting the
letter to the post
office
order added letter transmitted
sending letter to
claimant
letter sent to
claimant
issueing
payment order
informing the
defendand about
his options
payment order
isssued
defendand
informed
giving order to
the courts office
to serve payment
order
order given
comissioning to
serve the
payment order
served by the
post
served by the
police
checking if
serving was
successful
successful
incorrect/incompl
ete document
transmitting the
serving
document to the
court
serving
document
transmitted
examining the
serving
document
registrar
serving
document
examined
giving order to
demand a
repeated serving
to the post
informing the
parties (module1)
serving has not
been possible
informing
claimant&ask him to
adjust the direction
of the defendand
within 3weeks
order not given
sending
objection to the
post office
defendand
objection
received by the
post office
sending
objection to the
courts office
post office
objection sent
adding objection
to the file
transmitting
objection to
registrar
objection added
transmitted to
registrar
informing claimant
about objection and
his options to react
(Module1)
claimant
informed
checking if claimant
wants to engage the
ordinary legal
procedure
yes no
applying for the
divesture to the
judge
paying the costs
for an ordinary
procedure
applied costs payed
giving an order to
inform the central
costs office to send
him the file
order given
sending file to
claimant
cost office
sent to claimant
executing the file
file was executed
sending back the
file to courts
office
file received in
courts office
claimant
registrar
writing office
courts office
Module 1
registrar
claimant
informed
using Module 1!
order given parties informed
registrar
courts office
Module 2
registrar
registrar
claimant
transfering the
procedure to the
competent court
transfered
informing the
parties about the
transfer
(Module1)
parties informed
check if procedure
should be
transferred to other
court upon request
of claimant
no request of
claimant
request of
claimant
asking if
defendand
agrees (Module2)
defendand
agrees to
transfer to
another court
defendand
agrees not
informing
defendand about
the request
(Module 1)
registrar
defendand
informed
issueing the
enforcement order
upon application of
the claimant
(Module2)
declaration about all payments
enforcement
issued
checking if
application is
conform to the
time limit
O.K.not O.K.
arranging the
serving
procedure
registrar
serving
procedure
arranged
issueing a
executed copy
executed copy
issued
registrar
arranging the
archiving of the
file
procedure has
finished
arranged
registrar
archiving the file courts office
checking if file is
archived three
years
file archived
no yes
destructing all
costituent parts of
the file except for
the enforcement
order
destructed
signalizing on the
file if executed
doc has been
issued
signalized
destroying the
whole file after
30years
file destroyed
after 30 years
executing the
procedure
Exercise 6:
Exercise 5:
Exercise 4:
Tempo, custo e qualidade repetíveis
Representando processos de negócio

23. Motivadores para implantar a Gestão por Processos

24. Processo
Organizações com
Foco em atividade (lógica do empurra)
Processo
Organizações
Orientadas a processo
(lógica do puxa)
?
Motivadores para implantar a Gestão por Processos

25. PRODUTOS e SERVIÇOS
P 1
P 2
P 3
MERCADOS
M 1
M 2
M 3
Unidade de Negócio 1
Unidade de Negócio 2
Unidade de Negócio 3
As Unidades de Negócio são criadas
para atender necessidades específicas
de cada mercado.
Estas necessidades geralmente
implicam em diferenciação de
processos.
Processo
de
Planejam.
Desenv.
de
Mercado
Processo
de
Desenv.
de
Produtos
Processos de Suporte
(Comprar – Produzir – Vender – Entregar)
UN1
UN2
UN3
Cadeia de Valor Fornecedor-Cliente
Processos de Gestão
Motivadores para implantar a Gestão por Processos

26. Área de
Suprimentos
Área de
Produção
Área de
Vendas Distribuição
Compra
de Matéria
Prima
Produção
Ordens de
Vendas
Expedição
Estratégia
Cadeia de Valor
Suporte e
Tecnologia
Atrito e
distanciamento
Atrito e
distanciamento
Cliente
Fornecedor
Motivadores para implantar a Gestão por Processos

27. Unidade de Negócios 1
Unidade de Negócios 2
Unidade de Negócios 3
Unidade de Negócios 4
Unidade de Negócios N
Identificar as
Melhores
Práticas que
estão
espalhadas e
criar um padrão
corporativo.
Padrão Corporativo
Motivadores para implantar a Gestão por Processos
Melhores Práticas consolidadas em um modelo corporativo

28. Processos do Modelo de Gestão Corporativo
Modelo
Corporativo
Unidade/
Fábrica
Unidade/
Fábrica
Unidade/
Fábrica
Unidade/
Fábrica
Unidade/
Fábrica
Unidades de
Negócio
Motivadores para implantar a Gestão por Processos
Garantir que todas as Unidades de Negócio se beneficiem
das Melhores Práticas

29. ObjetivoHoje
Global
 Processo único para toda a compania
Regional:
 Processo padrão para uma
unidade de negócio ou região
Local:
• Específico
Número de
processos
Número de
processos
Motivadores para implantar a Gestão por Processos
Harmonização de processos

30. Motivadores para implantar a Gestão por Processos
Gestão
por
Processos
20% 40% 40%50% 50%
“AS IS”
current process
“TO BE”
future process Execution
Como
normalmente
estão
distribuídos os
recursos ao
longo do
projeto?

31. Motivadores para implantar a Gestão por Processos
... If the Management could introduce an ERP System for the second time?
[Computerwoche Nr. 49]
80 %
65 %
60 %
50 %
45 %
35 %
35 %
30 %
20 %
More attention to be made regarding the optimisation of processes
Set intensive and systematic company aims
Strongly consider working together across business areas
Simultaneous implementation of a management information system
Intensive training
Use business advice
Enforce the changes more effectively
Better business instructions
Avoid the big-bang implementation
55 % Project leadership from each specialist area, not initiate from IT department

32. Conceito de níveis e
Convenções de
modelagem
e nomenclatura
Papéis e
responsabilidades
Modelo de GestãoFerramentas
Definir a arquitetura
de processos a ser
adotada
Definir os
representantes de
cada área e suas
atribuições
Diretrizes
organizacionais para
priorizar e implantar
transformação de
processos
Instrumentos para
documentar, publicar
e manter processos
atualizados
Business Processes
Management Processes
Customer Relationship Management (CRM)
Supply Chain Management (SCM)
ReturnDeliverMakeSourcePlan
CareSellUnderstandPlan
Product Lifecycle Management (PLM)
Phase out
Commer-
cialize
RealizeDefine
Product
Portf.-Mgt.
Plan
Strategic Planning Business Review Strategic Controlling
Support Processes
Infor-
mation
Mgt.
Financial
Mgt.
Human
Resour-
ces
Environ-
ment
Quality
Mgt.
Commu-
nication
Partner-
ship
Mgt.
Facility
Mgt.
IT-Main-
tenance
Procure-
ment
Process
Mgt.
Requisitos para implantar Gestão por Processos
Modelo de
Referência

33. Conceito de Níveis: Hierarquia obrigatória (exemplo)
Requisitos para implantar Gestão por Processos
Aparência do Modelo
Utilizado
Descrição
Tipo de
Modelo
Utilizado
Grau de
Flexibilidade
Exemplo
1
Negócio
da
Empresa
É a forma de representação mais abstrata utilizada para descrever os processos de negócio.
Cada "caixinha" neste nível representa o agrupamento de vários Processos Principais de
segundo nível. O Nível 1 funciona como uma "máscara" interligando os diversos processos e
servindo como ponto único de partida para a navegação.
Existem 3 (três) categorias claramente definidas:
- Processos Principais estão mais ao centro (próximo ao Cliente): São eles os responsáveis em
gerar valor.
- Processos Auxiliares: Camada intermediária responsável em suportar os Processos
Principais.
- Processos Gerenciais: Camada mais externa responsável em definir as diretrizes do negócio.
Radial Mandatório Produção
2
Processo
Principal
Cada "caixinha" citada no Nível 1 é detalhada em Processos Principais (linha vermelha) e
Processos de Apoio (em cinza).
Neste nível já é possível entender a sequência básica de execução entre os Processos
Principais.
Cadeia de
Valor
Alterável
mediante
aprovação da
Matriz
Fabricar
peças
internamente
3
Fluxo de
Processo
Cada "caixinha"de Nível 2 é detalhada em fluxogramas de processo. O objetivo deste nível é
fornecer detalhes suficientes para documentar tarefas do dia-a-dia de forma que possam ser
repetidas com sucesso ou executadas por uma pessoa que não esteja familiarizada com as
mesmas.
Diferentemente dos Níveis 1 e 2, um diagrama de Nível 3 contém operadores lógicos
representando os pontos de decisão ao longo do processo, bem como a relação entre atividade
e reponsável (SKB).
Fluxograma
Alterável
mediante
aprovação do
Dono do
Processo
Disponibilizar
recipientes de
transporte
para peças
fabricadas
4 Atividade
Qualquer detalhamento, se necessário, será complementado com documentos. As seguintes
documentações podem ser anexadas: Procedimentos, Manuais de Usuário e Material de
Treinamento.
Se uma "caixinha" de Nível 3 for detalhada em um fluxograma de Nível 4, o mesmo deverá vir
acompanhado de um Procedimento.
.DOC
.PDF
.VSD
.HTML
Alterável
mediante
aprovação do
Key User
Controle das
embalagens
Nível

34. Atividade
Decisão
Processo Processo: Representa macroatividades. São
dispostos em sequência tipo Cadeia de Valor.
Atividade: É importante que a atividade descreva o
“que” é feito e não “como”.
Decisão: Alteração do fluxo do processo.
Conectores: Indicam o sentido do fluxo do processo.
Evento: Delimita o início e o fim de cada processo.
Atores: Define o responsável em executar a atividade.Atores
Evento
Requisitos para implantar Gestão por Processos
Convenções de Modelagem e Nomenclatura

35. Recomendações para nomenclatura dos objetos
 Evite abreviações. Exceto se forem de uso comum.
 Processos e Atividades devem iniciar com verbo no infinitivo. (Ex: Definir, Imprimir, Gerar,
Elaborar)
 Nunca comece ou termine um processo com “Início” ou “Fim”. Evitar colocar apenas um
número ou letra. Um bom exemplo para identificar eventos é: Fatura emitida, Documento
X criado, Solicitação de remessa recebida, etc.
 Use descrições curtas, concisas e que sejam entendíveis por uma pessoa que não esteja
familiarizada com o processo.
 Use sempre letras minúsculas para denominar os objetos. Exceto para nome de Processos
e Atividades que podem iniciar com letra maiúscula.
Atenção com o layout
 Processos muito longos devem ser quebrados em processos menores para facilitar o
entendimento e a publicação.
 Objetos do mesmo tipo deverão, sempre que possível, ter o mesmo tamanho.
 Detalhes associados ao procedimento deverão ser adicionados via documentação
complementar.
Requisitos para implantar Gestão por Processos
Convenções de Modelagem e Nomenclatura

36. Papéis e Responsabilidades
Requisitos para implantar Gestão por Processos

37. Dono do Processo / Líder de Negócio
 Monitora a performance dos seus processos
 Sugere melhorias
 Define prioridades
 Aprova definições ou alterações de processo
 Define permissões de acesso à informação
 Garante a disponibilização de Power Users
„experts“ nos processos, métodos e ferramentas
Usuário Chave / Representante do Negócio
 Documenta processos da sua área
 Garante a atualização dos processos e
documentos vinculados
 Valida entradas e saídas dos seus processos com
as áreas correlacionadas
 Submete e coleta a aprovação das definições e
alterações com o Dono do Processo
 Centraliza as solicitações de alteração
 Coordena a implementação das melhorias
 Capacita Usuários da sua área
Papéis e Responsabilidades (sugestão)
Requisitos para implantar Gestão por Processos
Escritório / Governança de Processos
 Provê métodos e ferramentas para modelagem
de processos
 Capacita na utilização dos métodos e
ferramentas
 Garante a correta utilização do conceito de
níveis, convenções de modelagem e
nomenclatura adotadas
 Publica processos e documentos após validação
 Administra permissão de acesso às ferramentas
de modelagem

38. Operational
Strategic Global Regional Local
Process Owner
Process Sponsor
Process
Executive
Key User
Process
Framework
Executive
Facilitate & Drive
Standardize & Optimize
Accountably for
Process Performance
Implement & Optimize
Standardizes Methods
& Secures Compatibility
Papéis e Responsabilidades (exemplo)
Requisitos para implantar Gestão por Processos

39. Management Processes
Core Processes
Support Processes
FICO BM_FI USGaap Accounting
BM_FI Accounts
Payable
BM_CO Actual
Costs
BM_FI Basic
Settings
BM_FI Asset
Accounting
BM_CO Period
end closed
BM_CO Planning
BM_FI Bank
Accounting
BM_FI Accounts
Receivable
BM_FI Local
Accounting
BM_Procurement
BM_Inbound
Logistics
Purchase to Pay
Demand to Supply
BM_Demand
to Supply
BM_Forecasting
Sales & Distribution
BM_Sales
Master Data/EDI
BM_Master Data
Warehousing
BM_WM Kanban Pick
BM_WM Direct Material
BM_WM Indirect Material
BM_WM Inv entory
Management
Engineering
BM_PDP (Product Delivery
Process)
BM_Technical
TechnicalWorkflow
BM_Workflow
Finance & Controlling
SUPPLIER CUSTOMER
Order Fulfillment Value Chain
Quality Management
Plant Maintenance
BM_Plant Maintenance
BM_QM in Production BM_QM Calibration
BM_QM in Inbound
Logistics
BM_QM in PDP BM_QM in SD
BM_QM Nonconforming
Material
Requisitos para implantar Gestão por Processos
Modelo de Referência – (Automotivo)

40. Modelo de Referência – (Tecnologia)
Requisitos para implantar Gestão por Processos
Quality
Management
Environment,
Health &
Safety
Offering Portfolio
Management
Develop New
Offering
Introduce &
Support
Commercialize/
Operate
Phase out
Plan Source Make Deliver Return
PlanUnderstand Sell Care
Strategic
Planning & Controlling
Financial
Planning & Controlling
Market & Customer
Relations
Strategic
Planning & Controlling
Market & Customer
Relations
Financial
Planning & Controlling
Strategic
Planning & Controlling
Business Review
& Controlling
Market & Customer
Relations
Enterprise
Governance
Intellectual
Capital
Management
Human
Resources
Financial
Management
Procure-
ment
Process &
Information
Management
Commu-
nication
Real Estate
Management
Admini-
stration &
Infrastructure
Operating
Rules
Executive Management
BF Management
Group Mangement
Internal
Audit
Strategic
Marketing
SALES (Customer Relationship Management)
MARKETING / OFFERING MGT (Product Lifecycle Management)
Supply Chain Management

41. Requisitos para implantar Gestão por Processos
Modelo de Referência – Newspapers & Magazines

42. Processo FuturoProcesso Atual
Atividades de
Pré-Venda
Processamento
da Ordem de Vendas
Fatura e Recebimento
The order can be passed on verbally
to
1.
2.
received received
Forward
order to
executor
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
Order form
(shares)
Order
received by
executor
There is no clear rule here.
or using an order form.
Record
order
Forward
order to
broker
GL-TRADE
Confirmation
from GL-Trade
received
Can be retrieved
on same day;
telephone execution
confirmation on same day
Confirmation
from broker
received
Normally on
next morning;
telephone execution
confirmation on same day
Complete
order form
01-36211
GER domestic
institutions01-36214
International
institutions
01-36114
Agency dealing/
execution
Alternative
telephone (see above)
Order form
completed
Send request
Trading
Agreement
from Trading
received
Complete
order form
- Rate
- EB account
- Value
- Currency
Order form
completed
Order form
(shares)
Check whether
customer wants
to arrange a
hedging transaction
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
Order form
(shares)
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
Customer wants
to arrange a
hedging transaction
Customer does not want
to arrange a
hedging transaction
Inform
Treasury
Rate and CPD
are indicated on
order form
Transaction confirmation
from Treasury
received
on next day
Sign off
transaction
confirmation
Closed shop operation
Transaction
confirmation
signed off
Forward
order form
Order form
received by
Desk Support
Assign
broker
confirmation
Broker
confirmation
assigned
Transaction
confirmation
(Treasury)
Broker
confirmation
Only record
transaction
after receipt
of broker
confirmation
- Type of transaction
- Quantity
- Category
- Limit
- Gross/net
- Customer/account
- Currency
(for FW hedging transactions
the "Trading Cross Rate"
is recorded based on the
order form)
Transaction
recorded
Send fax
confirmation
to customer
(advance confirmation)
Normally only after
receipt of
broker confirmation
Fax confirmation
sent to
customer
Telephone
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
OMNI
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
Order form
(shares)
Fax
Assign settlement
instructions for
customer transaction
Settlement instructions
for customer transaction
assigned
Assign
transactions to
customers
Transactions
assigned to
customers
AKTIAS
AKTIAS
e.g. for investment
companies
Allocation of transaction
to several funds
Process shares
(Cash) - International
01-36111
Sales Trading
01-36111
Sales Trading
01-36111
Sales Trading
01-36111
Sales Trading
01-36111
Sales Trading
01-36111
Sales Trading
01-36111
Sales Trading
Trade shares (cash)
International exchanges -
proprietary trading
Forward broker
confirmation
to WPS
by bicycle courier
Broker
confirmation
Broker confirmation
forwarded
WPS
Normally received in
Panmure after 2-3 days.
(internal problem)
Same day forwarding
to MidOffice!
Forward
AKTIAS
data to
interface to
BSP-TRADE
Data received
in interface to
BSP-Trade
In some cases, 48 hrs
elapse between receipt of
order and receipt in WPS.
Approx. 80% arrive
after one day.
Settlement is normally
made using T+3.
Supplement
broker
confirmation
For further processing in WPS:
Customer number
Customer name
EB account
(if applicable assignment to funds)
(if applicable FW hedging transaction)
Broker
confirmation
supplemented
Broker
confirmation
Order form
(shares)
For European markets, around 50%
of confirmations are received on the
same day (after 05:00 PM) and around 50%
the next morning.
File
transaction
confirmation
Forward
signed
transaction confirmation
to Treasury
Transaction
confirmation
(Treasury)
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
01-36111
Sales Trading
Transaction
confirmation
filed
Transaction
confirmation
received by Treasury
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
01-36111
Sales Trading
Order form
(shares)
01-36211
GER domestic
institutions
Process shares
(Cash) - International
Broker faxes are also
forwarded directly to
WPS by fax switch.
Process shares
(Cash) - International
Broker
confirmation
received
normally received
on next day!
Received by fax
or GL.
Inform
customer of
execution on
same day;
particularly
required for
net customers
Customer
informed of
execution
Telephone
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
Telephone
Order form
(shares)
Execution employees
Shares
Execution employees
Shares
Desk Support employees
Düsseldorf
Desk Support employees
Düsseldorf
Desk Support employees
Düsseldorf
Desk Support employees
Düsseldorf
Desk Support employees
Düsseldorf
Desk Support employees
Düsseldorf
Desk Support employees
Düsseldorf
Further processing
by Treasury
Trade Control:
Monitor
market
conditions
Shares
Further processing (next day):
- Time consuming manual comparison of data on order form
and data on broker fax by MidOffice is necessary.
- A fax confirmation is sent to the customer
(manual, therefore a source of errors and delays)
Receipt of external broker confirmation
in Trading is not MAH-compliant!
Customer
order
received
Complete
order form
e.g. design requests
Large orders can be passed
directly from Sales to
Sales/Trading for processing.
Order can be received on 01-36111 - 01-36114, 01-36211, 01-36214.
Fixed price business
or AQR
received
Normal
execution
received
Forward
order to
executor
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
Order form
(shares)
Order form
(shares)
Order
received by
executor
Record
order
Forward
order to
broker
GL-TRADE
Confirmation
from GL-Trade
received
Confirmation
from broker
received
Telephone
Send
request to
Trading
Agreement
from Trading
received
Complete
order form
- Rate
- EB account
- Value
- Currency
Order form
completed
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
Order form
(shares)
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
Forward
order form
Order form
received by
Desk Support
Assign
broker
confirmation
Broker
confirmation
assigned
Broker
confirmation
Send fax
confirmation
to customer
(advance confirmation)
Normally only after
receipt of
broker confirmation
Fax confirmation
sent to
customer
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
Order form
(shares)
Fax
Assign settlement
instructions to customer
transaction
Settlement instructions
assigned to customer
transaction
Assign
transactions to
customers
Transactions
assigned to
customers
AKTIAS
AKTIAS
e.g. for investment
companies
Allocation of transaction
to several funds
Process shares
(Cash) - International
01-36111
Sales Trading
01-36111
Sales Trading
01-36111
Sales Trading
01-36111
Sales Trading
01-36111
Sales Trading
Trade shares (cash)
International exchanges -
proprietary trading
Same day forwarding
to MidOffice!
Forward
AKTIAS
data to
interface to
BSP-TRADE
Data received
in interface to
BSP-Trade
Approx. 80% arrive
after one day.
Normally made using T+3.
the next morning.
File
transaction
confirmation
Transaction
confirmation
(Treasury)
01-36111
Sales Trading
Transaction
confirmation
filed
01-36211
GER domestic
institutions
01-36214
International
institutions
01-36111
Sales Trading
Order form
(shares)
01-36211
GER domestic
institutions
1. Thema: Organisatorische Trennung
WPS
Subthema: Wholesale bündeln (Kassa Aktien und Renten)
Sachverhalt:
Die Wholesale-OE's, insbesondere Clearing Domestic-Lagerstellen (Gruppe Lemmen), clearen auch Retail-Geschäfte. Ca. 20% der
Kapazität geht dafür auf. Durch diese Nicht-Einhaltung der organisatorischen Trennung gibt es keine Möglichkeit einer eindeutigen
Kostenverrechnung und es stehen zu wenig Ressourcen für Wholesale zur Verfügung. Der Handel erwartet zusätzlich eine
Ausweitung des Geschäfts infolge von EUREX Bonds und der Mitgliedschaft an ausländischen elektronischen Börsen. Dafür reichen
die heute verfügbaren Ressourcen im Clearing nicht aus.
Ziel:
Sicherstellung ausreichender Kapazitäten für das Clearing des Wholesale-Geschäfts und adäquate Zurechenbarkeit der Kosten.
Mögliche Maßnahmen:
Bereits heute laufende Maßnahmen:
Voraussetzungen/ Abhängigkeiten:
Maßnahmen lassen sich eher umsetzen, wenn der Vorstand das Re-Insourcing der Wholesale-Aktivitäten beschließt.
Entscheidung durch:
Umsetzungsverantwortlicher:
Bis wann:
Kontrolle durch:
Solicitação de
Mudança 1
1. Thema: Organisatorische Trennung
WPS
Subthema: Wholesale bündeln (Kassa Aktien und Renten)
Sachverhalt:
Die Wholesale-OE's, insbesondere Clearing Domestic-Lagerstellen (Gruppe Lemmen), clearen auch Retail-Geschäfte. Ca. 20% der
Kapazität geht dafür auf. Durch diese Nicht-Einhaltung der organisatorischen Trennung gibt es keine Möglichkeit einer eindeutigen
Kostenverrechnung und es stehen zu wenig Ressourcen für Wholesale zur Verfügung. Der Handel erwartet zusätzlich eine
Ausweitung des Geschäfts infolge von EUREX Bonds und der Mitgliedschaft an ausländischen elektronischen Börsen. Dafür reichen
die heute verfügbaren Ressourcen im Clearing nicht aus.
Ziel:
Sicherstellung ausreichender Kapazitäten für das Clearing des Wholesale-Geschäfts und adäquate Zurechenbarkeit der Kosten.
Mögliche Maßnahmen:
Bereits heute laufende Maßnahmen:
Voraussetzungen/ Abhängigkeiten:
Maßnahmen lassen sich eher umsetzen, wenn der Vorstand das Re-Insourcing der Wholesale-Aktivitäten beschließt.
Entscheidung durch:
Umsetzungsverantwortlicher:
Bis wann:
Kontrolle durch:
1. Thema: Organisatorische Trennung
WPS
Subthema: Wholesale bündeln (Kassa Aktien und Renten)
Sachverhalt:
Die Wholesale-OE's, insbesondere Clearing Domestic-Lagerstellen (Gruppe Lemmen), clearen auch Retail-Geschäfte. Ca. 20% der
Kapazität geht dafür auf. Durch diese Nicht-Einhaltung der organisatorischen Trennung gibt es keine Möglichkeit einer eindeutigen
Kostenverrechnung und es stehen zu wenig Ressourcen für Wholesale zur Verfügung. Der Handel erwartet zusätzlich eine
Ausweitung des Geschäfts infolge von EUREX Bonds und der Mitgliedschaft an ausländischen elektronischen Börsen. Dafür reichen
die heute verfügbaren Ressourcen im Clearing nicht aus.
Ziel:
Sicherstellung ausreichender Kapazitäten für das Clearing des Wholesale-Geschäfts und adäquate Zurechenbarkeit der Kosten.
Mögliche Maßnahmen:
Bereits heute laufende Maßnahmen:
Voraussetzungen/ Abhängigkeiten:
Maßnahmen lassen sich eher umsetzen, wenn der Vorstand das Re-Insourcing der Wholesale-Aktivitäten beschließt.
Entscheidung durch:
Umsetzungsverantwortlicher:
Bis wann:
Kontrolle durch:
Solicitação de
Mudança 2
Solicitação de
Mudança 3
Requisitos para implantar Gestão por Processos
Modelo de Gestão por Processos

43. Solicitações de mudança
Indicadores
Execução do Processo / Fluxo de Documentos
Ordem Lista de Remessas Boleto Pagamento RecebidoCotação
Linha
de
Tempo
Contato
Melhorias e
Medidas Preventivas
Coleta de KPI’s
Alertas
Priorização com base em
benefício
BenefitOpportunities
Team Performanc 40 MI
Market share 30 MI
Time to market 50 MI
Projeto de implantação
Requisitos para implantar Gestão por Processos
Compra
de Matéria
Prima
Produção
Ordens de
Vendas
Expedição

44.  “Porta única” de entrada
 Avaliação do processo
atual e definição do
processo futuro
 Gestão de Prioridades
baseada em benefícios
 Comitê de Mudanças
• Gestão Integrada da
Mudança
• Portifólio “saudável” de
projetos
• Escritório de Projetos
Corporativo
Gestão da
Entrega
Direcionadores
do Negócio
Gestão da
Demanda
Major
Release
(Projetos)
Solicitação
de mudança
Autorização
Implantar
(Build, Test,
Release)
Plano de
implantação
Proposta de
solução
Priorização
Medir
resultados
Indicadores de
Negócio
Minor
Release
(Melhorias)
Requisitos para implantar Gestão por Processos
Modelo de Gestão por Processos

45. Processos estão documentados, mas não há padronização ou uma descrição clara dos pontos de integração.
Existem documentos dispersos.
Processos “As-Is” conhecidos e pontos de integração claramente documentados.
Existe um Modelo de Referência a ser seguido pela organização.
A documentação está atualizada e pode ser acessada por todos em um repositório central.
Documentação complementar associada (Ex: normas, templates, etc).
Compartilhamento de boas práticas.
Bechmarking.
„Porta única“ de entrada para solicitações de mudança.
Toda solicitação de mudança acompanhada do processo “To-Be”.
Gestão de prioridades baseada em benefícios sustentados pelos Donos de Processo.
CAB (Change Advisory Board) e PMO implantados.
Processos não estão definidos.
Tempo, qualidade e custos não são previsíveis.
Nível de maturidade
em Gestão por
Processos
Tempo
Processos não estão definidos.
Tempo, qualidade e custos não são previsíveis.
5. Boas Práticas
4. Foco na Melhoria Contínua
3. Visão Integrada de Processos
2. Processos Departamentalizados
1. Inicial
Guia do usuário
(passo-a-passo)
Ferramenta
/ Tecnologia
Modelo de
Referência
(“Melhores
Práticas”)
Requisitos para implantar Gestão por Processos
Identificar maturidade atual e Planejar evolução no tempo

46. 48
Modelagem
“Modeling Area“
Modelagem
não permitida
Produção
“Release“
Modelagem
não permitida
Homologação
“Staging“
Backstage-
Webserver
Database
Archive
Nova versão
Intranet
Webserver
Webpublishing
1) Garantir
convenções de
modelagem e
nomenclatura.
2) Notificar
aprovadores
nova versão.

Modeladores
de processos
 
Donos de
processo
    
Usuários Finais
3) Aprovação ou rejeição com comentários.
Ferramentas e Tecnologia
Requisitos para implantar Gestão por Processos