Roteiro para Mapear Processos (Sistema de Gestão Integrada)

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Roteiro para Mapear Processos (Sistema de Gestão Integrada)

  1. 1. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada • Devem ser conduzidas visitas nos principais departamentos/setores da Organização com os responsáveis, Diretores, Gerentes e Supervisão para a definição exata dos PROCESSOS estabelecidos e mantidos; • Durante as entrevistas deve ser obtido o máximo de informações sobre as Entradas e Saídas dos Processos; • Pode ser utilizado uma matriz tipo “tartaruga” para o Registro das informações relevantes.
  2. 2. COM O QUE EXECUTA QUAL COMPETÊNCIA TARTARUGA Competência em Gestão por Processos; Prover a Gestão de Recursos com Foco no Cliente; Capacidade de Liderança para estabelecimento Salas de reunião; de unidade de Propósito e direção da Equipamentos de Vídeo/Tele-conferência; Organização; Acesso a Internet; Capacidade para obter o envolvimento das Equipamento de Informática; pessoas, utilizando suas habilidades em Sistema de comunicação Fixo e Móvel; benefício de se alcançar os objetivos; Competência para tomada de decisões a partir de uma Abordagem Factual; Capacidade de obter benefícios mútuos nas relações com Fornecedores e Clientes. ENTRADAS SAÍDAS 01- Planejamento das Reuniões de Análise Crítica; 02- Política da Qualidade; 03- Objetivos da Qualidade; 04- Elementos do Sistema de Gestão da Qualidade; Melhoria da eficácia do Sistema de Gestão da 05- Avaliação dos Custos da Não-Qualidade; Qualidade e de nossos Processos; 06- Resultados de Auditorias; Melhoria dos Produtos em relação aos 07- Realimentação de Cliente; GESTÃO requisitos dos Clientes; 08- Desempenho de processo e conformidade ESTRATÉGICA Necessidades de Recursos; de produto; Revisão do Plano Anual de Negócios; 09- Situação das ações preventivas e corretivas; Definição dos Objetivos da Qualidade. 10- Acompanhamento das ações oriunda de análise crítica anteriores pela direção; 11- Mudanças que possam afetar o sistema de gestão da qualidade; 12- Sugestões para melhorias; 13- Análise de Falhas de campo reais e COMO EXECUTA MEDIÇÃO E MONITORAMENTO 14 Indicadores de Eficácia e Eficiência;(5.1.1) Objetivos da Qualidade; 04 Indicadores de Satisfação dos Clientes, sendo: A- Desempenho Qualitativo; B- Desempenho da programação de entregas incluindo fretes especiais; Através de Monitoramento mensal dos Objetivos C- Interrupção do Cliente incluindo retorno da definidos no Datacard; campo; Através do Monitoramento trimestral de D- Notificação do Cliente de Questões relativas Tendências destes indicadores; à Qualidade e Entrega. Através da Condução da Reunião de Análise Tendências da Qualidade, Progresso X Crítica semestral; Objetivos; Através das Reuniões de Análise Crítica das Treinamentos contra Objetivos da Qualidade; Fases do APQP; Motivação X Objetivos; Análise Crítica dos Objetivos; 04 Objetivos do Processo de Manufatura, sendo: A- Capacidade do Processo; B- Confiabilidade; C- Mantenabilidade; D- Disponibilidade.
  3. 3. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada • Dependendo do grau de complexidade da operação e do nível atual de implantação do Sistema de Gerenciamento do Negócio já podem ser definidos os Indicadores Chaves do Processo (KPI), para atendimento aos requisitos de Clientes externos; • Nesta etapa deve ser definido no mínimo a relação “direta” entre os processos existentes e sua classificação (PS, POC ou PGE).
  4. 4. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada • Caso o Mapeamento dos Processo tenha o objetivo de atender a implantação de um Sistema de Gestão conforme os requisitos das Normas ISO 9001:2008 deve ser confirmado COMO está sendo atendido as exigências deste “modelo” de gestão e seus procedimentos obrigatórios; • Deve ser confirmado o alinhamento dos processos existentes a Ideologia Empresarial da organização, incluindo seus Valores, a Missão, a Visão e o Negócio principal da Empresa.
  5. 5. NEGÓCIO / MISSÃO / VISÃO Negócio Soluções inovadoras para decoração de embalagens. Missão Satisfazer as expectativas dos parceiros e das unidades de produção da Empresa através de um controle rigoroso da conformidade dos produtos, assegurando a qualidade ao longo de toda a cadeia de valor. Visão Queremos ser a escolha natural dos nossos parceiros na busca de novas soluções para a decoração de embalagens.
  6. 6. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada • Nos casos onde a organização não tenha claramente definido a Intenção Estratégica deverão ser conduzidos os trabalhos para o estabelecimento do Planejamento Estratégico, no mínimo para os próximos três anos; • Somente após uma definição clara do Negócio, da Missão e da Visão será possível o estabelecimento dos Objetivos Estratégicos que irão nortear a empresa; • Após a definição dos processos devem ser identificadas as entradas e saídas, mais relevantes do processo, para atendimento ao Cliente.
  7. 7. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada • As Entradas e Saídas mais relevantes dos processos são os Registros que contém as informações principais sobre o produto ou serviço prestado ao Cliente; • Com a definição dos processos, entradas, saídas e iniciativas para medição e monitoramento, devem ser estabelecidos os KPI alinhado aos Objetivos Estratégicos; • Nesta etapa é possível implantar uma Política de Gestão Integrada, objetiva, inspiradora e o desdobramento desta política em indicadores e metas para os processos.
  8. 8. POLÍTICA DE GESTÃO INTEGRADA Queremos ser a escolha natural dos nossos parceiros na busca de novas soluções para a decoração de embalagens. Controlar e reduzir os níveis de resíduos, emissões e de degradação em quaisquer de suas formas, atendendo aos requisitos legais. Satisfazer as expectativas dos parceiros e das unidades de produção da Empresa através de um controle rigoroso da conformidade dos produtos, assegurando a qualidade ao longo de toda a cadeia de valor. Melhorar continuamente, de forma a atingir o sucesso de ambas organizações . Aumentar o Market Share no mercado interno em Clientes atuais e novos. Ter fornecedores como parceiros e que adicionem competitividade aos negócios. Desenvolver e fomentar novos negócios através de um processo estruturado de gestão da inovação. Ter processos operacionais integrados e de alto desempenho. Melhorar a gestão econômica e financeira, assegurando os melhores níveis de rentabilidade e lucratividade do setor. Revisão: 01 Data: 01/06/2009
  9. 9. Desdobramento da Política de Gestão Integrada Plano de Negócios / Indicadores e Metas 2009 Processo Indicador Objetivo Meta Responsável Aumentar o market share no Comercial mercado interno em Clientes atuais e novos. Desenvolver e fomentar novos Desenvolvimento Status dos Novos Projetos negócios através de processo 100% dentro do prazo de estruturado de gestão da lançamento de Produto (APQP) inovação Ter processos operacionais Engenharia de integrados e de alto Processos desempenho Ter processos operacionais Performance do Planejamento da PCP integrados e de alto Produção desempenho Ter fornecedores como parceiros Matéria-prima - 500 PPM Aquisição IQF (PPM de Fornecedores) e que adicionem competitividade Componentes - 1000 PPM aos negócios Serviços - 3000 PPM Melhorar a gestão econômica e financeira, assegurando os Produtividade melhores níveis de rentabilidade e lucratividade do setor Manufatura Melhorar a gestão econômica e Relatório Desempenho Qualitativo financeira, assegurando os melhores níveis de rentabilidade (PPM Interno) e lucratividade do setor Engenharia da Ter processos operacionais PPM nos Clientes integrados e de alto Qualidade desempenho Status de Certificação Ter processos operacionais Ações implementadas fora do prazo - Gestão Integrada integrados e de alto Rogério Souza (Nº de não conformidades internas) desempenho 00 (Zero). Recursos Indice do cumprimento do programa Implantar as melhores práticas em gestão de pessoas e 80% / mês Humanos de treinamento governança corporativa Ter processos operacionais Manutenção Manutenção Industrial integrados e de alto TMEF - 180 horas / mês Equipamentos Confiabilidade desempenho TMPR - 2,00 horas / mês Melhorar a gestão econômica e Financeiro & financeira, assegurando os ROCE melhores níveis de rentabilidade 15% Controladoria e lucratividade do setor Assegurar que os mecanismos Índice de atendimento nas falhas Informática e práticas de comunicação Atender em 24 horas. do sistema sejam eficazes 30/06/2009
  10. 10. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada • Na elaboração do PEG (Planejamento Estratégico de Gestão) ou durante a revisita a Intenção Estratégica deverão ser identificado os FCS (Fatores Críticos de Sucesso) para o negócio; • Esta definição será fundamental pois é através da determinação destes fatores que serão apontadas as relações de Causa e Efeito entre eles (imprescindíveis para o BSC) e quais serão as Iniciativas, os Objetivos, os Direcionadores ou Resultantes para a criação de Inovação de Valor e aumento no VLPC (Valor Líquido Percebido Pelo Cliente).
  11. 11. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada
  12. 12. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada • Após a determinação dos Fatores Críticos de Sucesso, sua importância para os Clientes e como está o desempenho atual comparado aos concorrentes, pode ser estabelecido com o auxílio de uma matriz SWOT 5x5 os Projetos Estratégicos que serão conduzidos de maneira transversal aos processos; • Estes projetos deverão ser alocados as perspectivas organizacionais e monitorados através de Indicadores de Desempenho: Estratégicos, Gerenciais e Operacionais.
  13. 13. Fatores Externos SWOT 5 x 5 Oportunidades Ameaças Forças PROJETOS ESTRATÉGICOS PARA O PROJETOS ESTRATÉGICOS PARA MANUTENÇÃO OU DESENVOLVIMENTO FORTALECIMENTO DE POSICIONAMENTO (Utilizar as forças da Organização para quot;acessarquot; as (Utilizar as forças da organização para minimizar ou oportunidades) neutralizar as ameaças) Fatores Internos Fraquezas PROJETOS ESTRATÉGICOS PARA O CRESCIMENTO PROJETOS ESTRATÉGICOS PARA SOBREVIVÊNCIA (Minimiza ou elimina as fraquezas da organização, para ajudar ou não atrapalhar acesso às (Minimizar ou eliminar as fraquezas da organização oportunidades) para não potencializar as ameaças)
  14. 14. MAPA ESTRATÉGICO 2009-2011 PERSPECTIVAS OBJETIVOS ESTRATÉGICAS ESTRATÉGICOS Imagem 16 18 Resultados Econômicos / Financeiros 13 20 22 Processos Externos / Mercado / Clientes. 17 1 2 21 Processos Internos / Fornecedores 3 12 15 9 6 7 Aprendizado e Crescimento 5 19 8 4 10 14 11
  15. 15. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada • A arquitetura do sistema de medição e monitoramento deve classificar os Indicadores de Desempenho quanto a perspectiva organizacional que monitora e qual nível hierárquico atende; • Deverá ainda ser identificado sua utilização no processo decisório se terá característica resultante ou direcionador; • A definição dos FCS e Objetivos da organização e seu desdobramento nos departamentos irão criar “novos” FCS e Objetivos criando outros “Planos Estratégicos” para os Departamentos e Processos.
  16. 16. Arquitetura do Sistema de Medição Estratégico Gerencial Sistema de Medição Operacional Variáveis de Controle Sistema de Informação Dados em Geral
  17. 17. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada
  18. 18. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada
  19. 19. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada • Para que o Sistema de Gestão atinja o máximo em desempenho devem ser considerados alguns conceitos como os definidos pela FNQ através do MEG® ou os 12 Princípios do BBTN®; • Os conceitos definidos no modelo citado fomentam uma Liderança Descentralizada, eliminam a matriz hierárquica de Comando e Controle e permitem a gestão através de Metas Flexíveis, dispensando a necessidade de elaboração (dos custosos) Budgets anuais.
  20. 20. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada 12 Princípios do modelo Beyond Budgeting: Princípios Faça ISSO! NÃO isso! Clientes e Focar todo mundo em melhorar resultados dos clientes Relacionamentos verticais Liderança Responsabilidades Criar rede de equipes responsáveis por resultados Hierarquias centralizadas Desempenho e Promover sucesso, como vencer no mercado Approach contratual Liberdade Ceder às equipes a liberdade e capacidade de agir Aderência aos planos fixos Governança e Basear governança em metas claras, valores e barreiras Regras detalhadas / orçamentos Transparência Promover informação aberta e compartilhada Restrita aos que devem saber Metas e Definir metas aspiracionais para melhoria contínua Metas anualmente fixadas Processos Recompensa Recompensar sucesso compartilhado, com base em desempenho relativo Atingir metas fixas Planejamento e Tornar planejamento um processo contínuo e inclusivo Eventual anual, top-down Controles Basear controles em tendências e indicadores relativos de desempenho Variações versus plano fixo Recursos e Tornar recursos disponíveis conforme necessário Alocações anuais orçamentárias. Coordenação Coordenar interações dinamicamente Ciclos anuais de planejamento
  21. 21. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada • Para um alinhamento completo entre os processos uma matriz tipo “tartaruga” para mapear o processo não basta, é necessário que sejam identificadas e tratadas TODAS as interações entre os processos e não somente as entradas e saídas de forma genérica; • Os processos a partir deste detalhamento estarão totalmente MAPEADOS apresentando a interface específica com os demais, terão a definição exata de como as atividades são executadas e principalmente estarão sendo monitorados com Indicadores e Metas concomitantes com o PEG.
  22. 22. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada • Devem ser definidas metas aspiracionais para melhoria continua, o sucesso deve ser compartilhado com base em desempenho relativo, o planejamento deve ser um processo contínuo e inclusivo, os controles devem ser baseados em tendências e indicadores relativos de desempenho, os recursos devem estar disponíveis conforme a necessidade e principalmente as interações devem ser coordenadas dinamicamente. • Com estes princípios o Mapeamento e Interação dos Processos será uma matriz descentralizada e adaptável, sem um contrato fixo de desempenho.
  23. 23. Como MAPEAR processos para o Sistema de Gestão Integrada • Esta “matriz” demonstra claramente a relação intensa entre os Clientes e os POC’s e não deixa dúvidas quanto a necessidade de atender aos Fatores Críticos de Sucesso da era da informação: – Resposta Rápida, – Inovação, – Excelência Operacional, – Intimidade com os Clientes, – Melhores equipes, – Comportamento ético.

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