O documento discute os benefícios de se ter um fluxo de trabalho organizado através de sistemas de gerenciamento de workflow. Esses sistemas automatizam processos de acordo com protocolos definidos, permitindo a transmissão de tarefas entre pessoas de forma sequencial. Isso ajuda a agilizar tarefas repetitivas, minimizar erros, melhorar a comunicação entre equipes e aumentar a eficiência geral da empresa.

1. Workflow
Porque possuir um fluxo de
trabalho organizado

2. A definição de Workflow -fluxo de trabalho-
é uma sequência de passos essenciais para
automatizar os processos de acordo com o conjunto
de protocolos definidos, permitindo que esses
possam ser transmitidos de uma pessoa para a outra
dentro de um processo corporativo de produção.
Então, nessa automação de processos identifica-se
várias atividades do processo, como: regras de
procedimento e controle de dados associados para
gerenciar o workflow.

3. O Workflow apresenta uma linha entre a tecnologia e os
processos corporativos, no qual cada funcionário induz uma relação ao
outro. Recentemente, o termo “fluxo de trabalho” tornou-se uma espécie de
palavra mais frequente na comunidade empresarial. Isto é, a tecnologia do
workflow faz a ligação entre a unidade de produção ao escritório, ou da
tecnologia à cultura organizacional, como também conecta pessoas aos
processos de organização.
O que é Workflow Corporativo?

4. Atualmente, existem
programas informáticos que têm a
tarefa de fazer o gerenciamento de
Workflow, e esses sistemas são
conhecidos como WFMS (Worflow
Management Systems). Os softwares
de Workflow garantem que os passos –
Que autorizam os processos –
ocorram na sequência correta.

5. 10Benefícios do workflow systems
Os fluxos de trabalho podem ajudar a agilizar e automatizar
tarefas de negócios repetitivas, assim minimizando espaço
para erros e aumentando a eficiência geral da empresa como
um todo.
Dessa forma, melhorando drasticamente os resultados do seu
negócio, pois os gerentes podem visualizar de forma ampla
os processos e o andamento das tarefas, como também pode
visualizar onde se encontram os gargalos de produção. E os
funcionários possuem a possibilidade de colaborar de
maneira produtiva e ágil.

6. 1 Projetos centralizados em um só local.
2 Todo o time pode acompanhar a evolução das demandas.
3 Visão panorâmica das solicitações/tarefas (se elas estão
sendo feitas, ja estão prontas ou estão na lista de espera de
tarefas do responsável).

7. 4 O CEO, ou responsável, pode visualizar os Workflow’s
de cada setor, assim podendo analisar a rentabilidade
e eficiência de cada um.
5 Possibilidade de briefing customizável.
6 Adicionar e editar colunas de processos internos/protocolos
de acordo com a necessidade de cada setor corporativo.

8. 7 Escolher um responsável para cada tarefa.
8 Adicionar anexos e etapas de aprovação, como também os
responsáveis pela aprovação.
9 Manter salvo todas as versões do briefing.
10 Utilizar filtros para encontrar e gerar relatórios sobre
as demandas.

9. 5razões para analisar o seu fluxo de trabalho
Criamos cinco razões pela quais toda empresa deveria, no
mínimo considerar em rever o fluxo de trabalho de seu
empreendimento, mesmo sendo em grande escala ou
pequena.

10. 1
Mapear seus processos de fluxo de trabalho permite obter uma
visão mais clara e panorâmica dos seus negócios. Inclusive,
mesmo que você já tenha planejado todo o processo, você
consegue atualmente saber se todas as tarefas estão sendo
entregues de acordo com as demandas? Os processos são tão
bons quanto poderia ser? Isto é, o Workflow possibilita perceber
de todos os ângulos os processos, tanto de um setor para outro
setor, quanto da organização interna de cada time.
Mais informações sobre os seus processos de trabalho

11. 2
Em muitas empresas, há toneladas de tarefas que são
desnecessárias e redundantes que ocorrem diariamente. Depois
de ter mais informações sobre os seus processos e onde estão
os processos mais lentos, assim podendo melhorá-las e também
retirá-las caso forem desnecessárias.
Facilita visualizar redundâncias

12. 3
Uma marca é uma entidade intangível, mas investir no portal da
marca faz você impactar um monte de matérias tangíveis das
quais você provavelmente, hoje, perde muito tempo elaborando e
reelaborando. Os leads, custo por aquisição, tráfego do website,
seguidores, vendas, referências – todos são impactados pela sua
marca. Tudo está conectado. Ou seja, ter uma proposta clara de
marca, história e identidade, influencia o maior alcance dela, e
por consequência aumenta os seus lucros. Quando você olha
para o rebranding como um investimento, em vez de um custo, os
benefícios são claros.
Aumentar a responsabilidade de cada tarefa
e reduz microgerenciamento

13. 4
É evidente a necessidade de possuir uma boa comunicação em
todos os campos da empresa, e para conseguir isso, deve-se
implementar ferramentas que tornem claro todos os processos de
produção (tanto criativos, quando administrativos) e que
diminuam os fatores de “caos comunicativos”.
Melhora a comunicação

14. Isso se deve porque, a comunicação é crucial para diminuir os
conflitos e realizar a organização corporativa, o que nos leva a
outro grande motivo pelo qual o fluxo de trabalho é importante: a
visibilidade dos processos e a responsabilidade podem aumentar
drasticamente a comunicação no local de trabalho.
Portanto, essa comunicação, criada por um sistema eficiente de
Workflow, reduzirá a rotatividade de funcionários e tornará as
operações do dia a dia mais suaves no geral.
Melhora a comunicação

15. 5
Se não houver uma boa lista de clientes frequentes, não haverá
lucros fixos. Então, é de extrema importância fidelizar os clientes,
para haver mais lucros e melhorar os resultados finais.
Além disso, a chave para fidelizar os clientes é o conjunto de um
excelente produto e um ótimo atendimento. Por esse motivo, é
essencial melhorar e aprimorar sempre que possível a
experiência do usuário. E aí entra o Workflow, já que ele faz
com que o produto possua o seu “clímax de qualidade” - isto é, o
seu maior potencial como produto-.
Melhora os resultados finais
(produto + atendimento ao cliente)

16. Análises após implementação do workflow
• Analise com a plataforma quais são os processos que mais causam demoras ao seu
departamento ou organização.
• Analise quais são as redundâncias e em quais etapas acontecem retrabalho.
• Analise quais são as tarefas que devem ser automatizadas primeiro.
• Crie um novo plano de organização com as suas alterações.
• Defina KPI`S para medir o seu retorno de investimento.
Adotar estratégias após a implementação de um sistema de workflow é
essencial, pois assim será possível analisar o ROI -retorno de
investimento- do software.

17. Portanto, para concluir o workflow aperfeiçoa
os caminhos dos dados para concluir itens em
um determinado processo. E o gerenciamento
de fluxo de trabalho inclui o mapeamento do
fluxo de trabalho em um estado ideal. Assim,
localizando tarefas redundantes,
automatizando o processo, identificando
gargalos e áreas para melhoria.
Concluindo

18. Além disso, um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é uma
ferramenta de software projetada para ajudar a agilizar os processos de
negócios rotineiros para obter eficiência ideal. Os sistemas de
gerenciamento de workflow envolvem a criação de um formulário para
manter os dados e definir um caminho sequencial de tarefas para os
dados a serem seguidos até que sejam totalmente processados. Ou
melhor, o software de Workflow roteará automaticamente os dados para
as tarefas predeterminadas.

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