O documento discute a importância da gestão por processos para escritórios de advocacia brasileiros. A gestão por processos pode ajudar os escritórios a se tornarem mais eficientes e produtivos para competir melhor com bancas internacionais. O documento também fornece exemplos de como mapear processos e implementar gestão por processos em escritórios.

2. Durante o último mês de março foram publicados dois importantes artigos nas seções de economia / negócios dos jornais “Folha de São Paulo” e “Estado de São Paulo”. O primeiro fala sobre o aquecimento do mercado, do consequente crescimento das operações de fusões e aquisições empresariais e de seus reflexos sobre os negócios dos escritórios de advocacia. Isso é ótimo pois gera resultados para os escritórios, empregos para os advogados e riqueza para o País.Já o segundo apresenta dados e discussões sobre a crescente concorrência imposta por bancas internacionais que, além de contarem com as contas dos maiores grupos empresariais do mundo, são geridos a partir de princípios e práticas que lhes conferem produtividade, qualidade e rentabilidade bastante superiores à média dos escritórios brasileiros e isso já não é tão bom assim: representa uma ameaça. Porém, como toda ameaça constitui-se igualmente em oportunidade, julguei oportuno apresentar um tema que pode tornar-se em excelente alavanca para o desenvolvimento dos escritórios nacionais – a gestão por processos.Espero com isso contribuir para a gestão de seu escritório e coloco-me a seu dispor para apresentar o tema pessoalmente.João Telles Corrêa FilhoAbril de 2011

3. O são processos?Processos são atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negócio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa.*Processos cruzam ... .. ... fronteiras funcionais e organizacionais ... ... fronteiras na cadeia de suprimentos ... ... fronteiras hierárquicas ...VendasExecuçãoFinançasFornecedorexternoFornecedorinternoCliente* TsianePoppe Araújo

4. O que é gestão por processos?Gerir por processos significa administrar recursos com uma visão integrada.Processos agregam valor para os clientes e para o escritório.O que é gestão por processos?Gerir por processos significa administrar recursos com uma visão integrada.Processos agregam valor para os clientes e para o escritório.

5. Os processos criam e consomem, simultaneamente, recursos no interior das organizações.O que é gestão por processos?Gerir por processos significa administrar recursos com uma visão integrada.Processos agregam valor para os clientes e para o escritório.

6. Os processos criam e consomem, simultaneamente, recursos no interior das organizações.

7. A boa gestão por processos conduz ao crescimento da eficiência deste ciclo de criação-consumo.O que é gestão por processos?Isso significa que os processos são transversais – percorrem horizontalmente a estrutura organizacional do escritório.PROCESSOS

8. O que é gestão por processos?Portanto, “gestão por processos” significa garantir que todas as atividades sejam analisadas conforme seus reflexos em toda a organização.Assim, a estrutura de processos é uma visão dinâmica da forma pela qual a organização produz valor para si e para o cliente.A gestão por processos exige, antes de tudo, um mudança cultural.

9. “Tombamento” da gestão“Tombar” a gestão significa transformá-la de um modelo hierarquizado em um modelo por processosPROCESSOS

10. “Tombamento” da gestãoFASE IEmpresa hierarquizada tradicionalGESTÃOFUNCIONALTRADICIONALFASE IIEmpresa hierarquizada GESTÃO FUNCIONALCOMPROCESSOS EMSEGUNDOPLANOFASE IIIEmpresa processualGESTÃO PROCESSUALCOMFUNCIONAL EMSEGUNDOPLANOFASE IVEmpresa processualGESTÃO ORIENTADA APROCESSOS

11. Por quê “tombar” a gestão?Para fazer com que o escritório esteja preparado para o novo ambiente:Estágio dos grandes escritórios mundiaisEstágio da maior parte dos escritórios brasileiros

12. Implantando a gestão por processosAs quatro etapas:TRATAR AS ANOMALIASMapear as falhas

13. Definir prioridades e agir sobre as falhas

14. Melhorar os processosCONTROLAR OS PROCESSOSDefinir objetivos e metas

15. Controlar (KPI’s)

16. AuditarPADRONIZAR OS PROCESSOSCriar padrões conforme as necessidades dos clientes (externos e internos)DEFINIR OS PROCESSOSDefinir fluxos

17. Compreender as inter-relações horizontaisImplantando a gestão por processosMapear (definir) os processos. Ex: ação trabalhistaNEGOCIAR CONTRATOCADASTRAR PASTAANALISAR PUBLICAÇÕESELABORAR PEÇASAPONTAR HORASAPONTAR HORASEFETUAR DILIGÊNCIASREGISTRAR PUBLICAÇÕESNÃOOK?CADASTRAR CLIENTEFATURAR TRABALHOCONTROLAR RECEBIMENTO1

18. Implantando a gestão por processosMapear (definir) os processos. Usando as normas ISO.Aspectos e Impactosdos processosISO-14001ISO-9000ProcessosPerigos e Danosdos processosOHSAS-18001Requisitos de Qualidade do ProcessoPrincípiosValoresConduta ÉticaSA-8000

19. Implantando a gestão por processosPadronizar os processos.ProcessosMANUAIS DO ESCRITÓRIOAtividadesAtividadesAtividadesAtividadesPROCEDIMENTOSDESCRIÇÃO DE FUNÇÃOMATRIZ DE HABILIDADESMAPA DE COMPETÊNCIASTarefaTarefaTarefaTarefaTarefaTarefaTarefaTarefaTarefaTarefaTarefaTarefaTarefaTarefaTarefaTarefaGarantir que o escritório entregue SEMPRE com a mesma qualidade

20. Implantando a gestão por processosControlar os processos:Controles operacionais, táticos e estratégicos – Sistema integradoImplantando a gestão por processosControlar os processos:Controles operacionais, táticos e estratégicos – Sistema integrado

21. Usar as perspectivas do Balanced Scorecard

22. Finanças

23. Cliente

24. Aprendizado

25. Processos internosImplantando a gestão por processosControlar os processos:Controles operacionais, táticos e estratégicos – Sistema integrado

26. Usar as perspectivas do Balanced Scorecard