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GAFO (Grupo de Avaliação e
Qualificação de fornecedores)
Quem são: grupo sem fins lucrativos constituído por
farmacêuticos hospitalares com interesses comuns no que se
refere a avaliação de fornecedores como parte do Programa
de Qualidade dos hospitais nos quais trabalham.
Objetivos: avaliar e qualificar fornecedores de medicamentos e
produtos para saúde, permitindo:
• Contribuir
para
o
cumprimento
da
legislação
farmacêutica nas etapas de produção, armazenagem e
transporte.
• Contribuir para manutenção da qualidade dos produtos e
medicamentos para saúde.
• Assegurar a qualidade ao tratamento terapêutico ao
paciente.
Critérios de Participação - GAFO

 Farmacêuticos com atuação em associações
hospitalares, desde que os serviços não sejam
terceirizados e que as instituições não sejam
vinculadas ou administradas por convênios médicos
ou operadoras de serviço.

 Instituições hospitalares devem estar acreditadas
pelos programas de acreditação nacional ou
internacional.
 Aprovação do Estatuto do GAFO pela Instituição
solicitante, bem como pelo farmacêutico que
manifestou interesse em participar.
Metas de Participação - GAFO
 Hospitais devem participar de assembléias mensais e
treinamentos com calendário anual pré-estabelecido.
 Realização de uma média de 02 visitas técnicas por
mês no território nacional.
 Reunião dos grupos após cada visita para fechar
roteiro e discutir os tópicos que estarão disponíveis na
carta de agradecimento. As visitas ocorrem em todos
os segmentos de medicamentos e materiais médicos,
aplicando-se um roteiro de inspeção baseado na
legislação pertinente a cada segmento. O resultado é
divulgado
para
farmacêuticos
participantes
mensalmente.

* O não cumprimento destas metas exclui a instituição do grupo.
* Hospitais fora de SP são responsáveis pelo custo de transporte e
estadia. O fornecedor somente se responsabiliza pelo
transporte do grupo inteiro de SP até o destino.
Vantagens do GAFO
 Promove a integração entre Hospitais e
Fornecedores.
 Fornecedores
qualificados
têm
menor
incidência de produtos com problemas.
 Hospitais têm maior poder para desenvolver
fornecedores e conquistar melhores preços.
 Assegurar
qualidade
dos
produtos
disponibilizados aos pacientes.
 Troca de experiências vivenciadas pela
integração de equipes de farmacêuticos
hospitalares.
 Desde sua criação, em 1994, vem qualificando
os principais fornecedores do setor (vasto leque
de qualificações realizadas).
Vantagens do GAFO
 Aumentar a gama de fornecedores (fabricantes
e distribuidores).
 Garantir a procedência
insumos adquiridos.
 Garantir a regularidade
fornecedores.

e

qualidade

dos

documental

dos

 Garantir o cumprimento dos quesitos mínimos
exigidos pelos órgãos de acreditação.
 Reforçar programa de qualificação e avaliação
de fornecedores, através da reavaliação dos
critérios para a qualificação e do desempenho
dos fornecedores de insumos críticos (ex: visitas
técnicas).
Levantamento dos requisitos
mínimos para qualificação
dos fornecedores – Atuação
do grupo de auditores GAFO
Requisitos mínimos para acreditação ONA
Abastecimento e Apoio Logístico Nível 02:
- Identificar fornecedores e clientes e sua
interação sistêmica.
- Formalizar a interação dos processos e
sua melhoria.
- Gerenciar a interação entre os processos
de melhoria.

- Evidenciar a efetiva utilização do
conhecimento e das habilidades na
execução das atividades dos processos.
- Evidenciar o impacto nos processos
decorrentes das ações de aprendizado.
- Dispor de sistemática de medição e
avaliação da efetividade do processo.
- Promover ações de melhoria e a
minimização de riscos.
- Evidenciar o impacto e a efetividade do
gerenciamento de riscos.

Abastecimento e Apoio Logístico Nível 03:
Obter
indicadores
relacionados
ao
Abastecimento e Apoio Logístico, alinhados e
correlacionados
às
estratégias
da
organização.
- Apresentar resultados com informações
íntegras e atualizadas.
- Estabelecer relação de causa e efeito entre
os indicadores, onde os seus resultados
influenciam os resultados globais, bem como
permitem a análise crítica do desempenho e
a tomada de decisão.
Apresentar
impacto
favorável
nos
indicadores de resultado global.
- Realizar análises críticas sistemáticas com
evidências de ações de melhoria e inovações.
- Identificar oportunidades de melhoria de
desempenho através do processo contínuo de
comparação
com
outras
práticas
organizacionais (comparação com referencial
externo aplicável), com evidências de
resultados positivos.
Guia de Boas Práticas em Farmácia
Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH
Qualificação técnica de fornecedores:
 Documentação: licença de funcionamento expedida e
renovada anualmente, alvará de localização, certidão de
regularidade, autorização especial (medicamentos e insumos de
controle especial);

 Registro dos produtos na ANIVSA;
 Certificado de Boas práticas de Fabricação por linha de
produção.
 Para distribuidoras: declaração do fabricante garantindo quali e
quantitativamente o fornecimento do produto;
 Para importados: certificado da autoridade sanitária do pais de
origem.
 Laudo analítico em amostra dos lotes dos produtos oferecidos;
 Atendimento às especificações técnicas do documento de
compras.
Guia de Boas Práticas em Farmácia
Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH
Aquisição:
 Responsabilizar o setor de compras pelas compras do hospital.

 Elaborar normas e procedimentos para orientar o processo de
compras, levando em consideração as normas nacionais e
institucionais.
 Divulgar normas e procedimento para compra de medicamentos
em circunstância normais e eventuais (medicamentos não
padronizados e emergências) a todos os interessados.

 Avaliar os fornecedores e elaborar o Cadastro de Fornecedores.
 Revisar as propostas apresentadas pelos fornecedores e selecionar
a mais vantajosa, de acordo com os critérios estabelecidos.
 Contar com um sistema de gestão de estoques eficiente.
Parâmetros básicos: estoque mínimo, estoque máximo e estoque de
alerta.
 Estabelecer um sistema de comunicação eficaz entra a CAF e o
setor de Compras evitando desabastecimentos.
Guia de Boas Práticas em Farmácia
Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH
Avaliação do desempenho dos fornecedores:
 Avaliação durante as fases de realização da compra,
recebimento e utilização dos medicamentos e demais produtos
adquiridos.
 Analisar o comportamento do fornecedor quanto ao
cumprimento do contrato de compras, prazos de entrega e
outras intercorrências no recebimento, que podem gerar custos
adicionais, falta do produto e compras em caráter de urgência.
 Avaliar disponibilidade do fornecedor em resolver problemas no
pós-vendas relacionados aos produtos por ele comercializado.
 Avaliar, no ato do recebimento do produto, condição do
produto na entrega, condição do meio de transporte utilizado
para entrega, condição da embalagem, quantidade do
material, divergências entre nota fiscal e ordem de compra,
material em desacordo com o edital, atraso, condição do
transporte, destino de entrega incorreto, entrega sem laudo
técnico, etc.
Guia de Boas Práticas em Farmácia
Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH
Acompanhamento do processo de compras:
 Verificar o estágio em que se encontram os pedidos, para
cobrança dos prazos de entrega acordados, colher informações
para efetuar planejamento.
 Avaliar capacidade e idoneidade do fornecedor.
 Acompanhar, interna e externamente o processo de compra:
o Acompanhamento interno: contatos periódicos com
fornecedores, registro de follow-up em andamento para
aumentar a confiabilidade do sistema de compras.
o Acompanhamento externo: Visitas in loco, verificação da
capacidade do fornecedor, desenvolvimento de novos
fornecedores.
Guia de Boas Práticas em Farmácia
Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH
Requisitos para armazenamento:
 Local de fácil acesso ao recebimento e distribuição dos produtos;
 Espaço físico adequado e suficiente, com áreas distintas para
estocagem de produtos que exigem condições diferenciadas.
 Condições ambientais adequadas para boa conservação dos
produtos (temperatura, ventilação, umidade e luminosidade);

 Dispositivos de segurança para os produtos e para o pessoal;
 RH capacitado para desempenho das funções e treinado
continuamente.
 Equipamentos e mobiliários em quantidade suficiente para
garantir a estocagem correta e racional dos medicamentos e
produtos para saúde;

 Manual de normas, procedimentos e instrumentos gerenciais
para registro de movimentação de estoque e das condições
ambientais (temperatura e umidade).

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GAFO e Qualificação de Fornecedores

  • 1. GAFO (Grupo de Avaliação e Qualificação de fornecedores) Quem são: grupo sem fins lucrativos constituído por farmacêuticos hospitalares com interesses comuns no que se refere a avaliação de fornecedores como parte do Programa de Qualidade dos hospitais nos quais trabalham. Objetivos: avaliar e qualificar fornecedores de medicamentos e produtos para saúde, permitindo: • Contribuir para o cumprimento da legislação farmacêutica nas etapas de produção, armazenagem e transporte. • Contribuir para manutenção da qualidade dos produtos e medicamentos para saúde. • Assegurar a qualidade ao tratamento terapêutico ao paciente.
  • 2. Critérios de Participação - GAFO  Farmacêuticos com atuação em associações hospitalares, desde que os serviços não sejam terceirizados e que as instituições não sejam vinculadas ou administradas por convênios médicos ou operadoras de serviço.  Instituições hospitalares devem estar acreditadas pelos programas de acreditação nacional ou internacional.  Aprovação do Estatuto do GAFO pela Instituição solicitante, bem como pelo farmacêutico que manifestou interesse em participar.
  • 3. Metas de Participação - GAFO  Hospitais devem participar de assembléias mensais e treinamentos com calendário anual pré-estabelecido.  Realização de uma média de 02 visitas técnicas por mês no território nacional.  Reunião dos grupos após cada visita para fechar roteiro e discutir os tópicos que estarão disponíveis na carta de agradecimento. As visitas ocorrem em todos os segmentos de medicamentos e materiais médicos, aplicando-se um roteiro de inspeção baseado na legislação pertinente a cada segmento. O resultado é divulgado para farmacêuticos participantes mensalmente. * O não cumprimento destas metas exclui a instituição do grupo. * Hospitais fora de SP são responsáveis pelo custo de transporte e estadia. O fornecedor somente se responsabiliza pelo transporte do grupo inteiro de SP até o destino.
  • 4. Vantagens do GAFO  Promove a integração entre Hospitais e Fornecedores.  Fornecedores qualificados têm menor incidência de produtos com problemas.  Hospitais têm maior poder para desenvolver fornecedores e conquistar melhores preços.  Assegurar qualidade dos produtos disponibilizados aos pacientes.  Troca de experiências vivenciadas pela integração de equipes de farmacêuticos hospitalares.  Desde sua criação, em 1994, vem qualificando os principais fornecedores do setor (vasto leque de qualificações realizadas).
  • 5. Vantagens do GAFO  Aumentar a gama de fornecedores (fabricantes e distribuidores).  Garantir a procedência insumos adquiridos.  Garantir a regularidade fornecedores. e qualidade dos documental dos  Garantir o cumprimento dos quesitos mínimos exigidos pelos órgãos de acreditação.  Reforçar programa de qualificação e avaliação de fornecedores, através da reavaliação dos critérios para a qualificação e do desempenho dos fornecedores de insumos críticos (ex: visitas técnicas).
  • 6. Levantamento dos requisitos mínimos para qualificação dos fornecedores – Atuação do grupo de auditores GAFO
  • 7. Requisitos mínimos para acreditação ONA Abastecimento e Apoio Logístico Nível 02: - Identificar fornecedores e clientes e sua interação sistêmica. - Formalizar a interação dos processos e sua melhoria. - Gerenciar a interação entre os processos de melhoria. - Evidenciar a efetiva utilização do conhecimento e das habilidades na execução das atividades dos processos. - Evidenciar o impacto nos processos decorrentes das ações de aprendizado. - Dispor de sistemática de medição e avaliação da efetividade do processo. - Promover ações de melhoria e a minimização de riscos. - Evidenciar o impacto e a efetividade do gerenciamento de riscos. Abastecimento e Apoio Logístico Nível 03: Obter indicadores relacionados ao Abastecimento e Apoio Logístico, alinhados e correlacionados às estratégias da organização. - Apresentar resultados com informações íntegras e atualizadas. - Estabelecer relação de causa e efeito entre os indicadores, onde os seus resultados influenciam os resultados globais, bem como permitem a análise crítica do desempenho e a tomada de decisão. Apresentar impacto favorável nos indicadores de resultado global. - Realizar análises críticas sistemáticas com evidências de ações de melhoria e inovações. - Identificar oportunidades de melhoria de desempenho através do processo contínuo de comparação com outras práticas organizacionais (comparação com referencial externo aplicável), com evidências de resultados positivos.
  • 8. Guia de Boas Práticas em Farmácia Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH Qualificação técnica de fornecedores:  Documentação: licença de funcionamento expedida e renovada anualmente, alvará de localização, certidão de regularidade, autorização especial (medicamentos e insumos de controle especial);  Registro dos produtos na ANIVSA;  Certificado de Boas práticas de Fabricação por linha de produção.  Para distribuidoras: declaração do fabricante garantindo quali e quantitativamente o fornecimento do produto;  Para importados: certificado da autoridade sanitária do pais de origem.  Laudo analítico em amostra dos lotes dos produtos oferecidos;  Atendimento às especificações técnicas do documento de compras.
  • 9. Guia de Boas Práticas em Farmácia Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH Aquisição:  Responsabilizar o setor de compras pelas compras do hospital.  Elaborar normas e procedimentos para orientar o processo de compras, levando em consideração as normas nacionais e institucionais.  Divulgar normas e procedimento para compra de medicamentos em circunstância normais e eventuais (medicamentos não padronizados e emergências) a todos os interessados.  Avaliar os fornecedores e elaborar o Cadastro de Fornecedores.  Revisar as propostas apresentadas pelos fornecedores e selecionar a mais vantajosa, de acordo com os critérios estabelecidos.  Contar com um sistema de gestão de estoques eficiente. Parâmetros básicos: estoque mínimo, estoque máximo e estoque de alerta.  Estabelecer um sistema de comunicação eficaz entra a CAF e o setor de Compras evitando desabastecimentos.
  • 10. Guia de Boas Práticas em Farmácia Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH Avaliação do desempenho dos fornecedores:  Avaliação durante as fases de realização da compra, recebimento e utilização dos medicamentos e demais produtos adquiridos.  Analisar o comportamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contrato de compras, prazos de entrega e outras intercorrências no recebimento, que podem gerar custos adicionais, falta do produto e compras em caráter de urgência.  Avaliar disponibilidade do fornecedor em resolver problemas no pós-vendas relacionados aos produtos por ele comercializado.  Avaliar, no ato do recebimento do produto, condição do produto na entrega, condição do meio de transporte utilizado para entrega, condição da embalagem, quantidade do material, divergências entre nota fiscal e ordem de compra, material em desacordo com o edital, atraso, condição do transporte, destino de entrega incorreto, entrega sem laudo técnico, etc.
  • 11. Guia de Boas Práticas em Farmácia Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH Acompanhamento do processo de compras:  Verificar o estágio em que se encontram os pedidos, para cobrança dos prazos de entrega acordados, colher informações para efetuar planejamento.  Avaliar capacidade e idoneidade do fornecedor.  Acompanhar, interna e externamente o processo de compra: o Acompanhamento interno: contatos periódicos com fornecedores, registro de follow-up em andamento para aumentar a confiabilidade do sistema de compras. o Acompanhamento externo: Visitas in loco, verificação da capacidade do fornecedor, desenvolvimento de novos fornecedores.
  • 12. Guia de Boas Práticas em Farmácia Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH Requisitos para armazenamento:  Local de fácil acesso ao recebimento e distribuição dos produtos;  Espaço físico adequado e suficiente, com áreas distintas para estocagem de produtos que exigem condições diferenciadas.  Condições ambientais adequadas para boa conservação dos produtos (temperatura, ventilação, umidade e luminosidade);  Dispositivos de segurança para os produtos e para o pessoal;  RH capacitado para desempenho das funções e treinado continuamente.  Equipamentos e mobiliários em quantidade suficiente para garantir a estocagem correta e racional dos medicamentos e produtos para saúde;  Manual de normas, procedimentos e instrumentos gerenciais para registro de movimentação de estoque e das condições ambientais (temperatura e umidade).