O documento discute a importância da comunicação no gerenciamento de projetos. A comunicação é essencial para o sucesso de um projeto, sendo necessário planejar as comunicações, distribuir informações regularmente e gerenciar as partes interessadas. Um plano de comunicação deve definir o que, por que, entre quem, como, quando e quem é responsável por cada comunicação.

1. Gerenciamento da Comunicação
● Nem só do caminho crítico vive um projeto,
alguém precisa dizer onde ele está!
● A maioria dos gerentes de projetos concluídos
com sucesso gastou aproximadamente 90% do
seu tempo em algum tipo de comunicação.
● Não importa o quanto a tecnologia avance,
projetos são e serão executados por pessoas,
e dependerão muito delas para que sejam
implementados com sucesso

2. O que é comunicação?
● A palavra é oriunda do latim comunicare que
significa compartilhar, tornar comum
● É um esforço bidirecional que envolve a
transmissão da informação utilizando um
conjunto de símbolos (verbais, não-verbais,
gráficos) de entendimento comum para uma ou
mais pessoas (receptores), através de
mecanismos (meios) adequados, e o posterior
recebimento do feedback pelo emissor

3. Modelo de comunicação

4. Barreiras de Comunicação
● Falta de canais de comunicação claros.
● Distância física ou temporal entre o emissor e o
receptor
● Uso inadequado de linguagem técnica.
● Fatores ambientais de distração (barulho,
cheiro).
● Atitudes prejudiciais (hostilidade, descrença,
preconceitos).
● Informação excessiva.
● Falta de conhecimento sobre o assunto que
está sendo comunicado.
● Diferenças culturais.

5. Canais de comunicação
Duas pessoas = 1 canal de comunicação
Trẽs pessoas = 3 canal de comunicação
Quatro pessoas = 6 canal de comunicação
n (n – 1) / 2 = canais de comunicação
n = número de pessoas

6. Tipo de Comunicação
● Verbal
● Oral ou escrita
● Tipo mais utilizado para transmitir informações
● Não-Verbal
● Linguagem corporal – sem uso da palavra
● Usadas pra substituir, reforçar e, vez ou outra,
contradizer uma mensagem verbal
● Paralinguística
● Volume e tempo de voz – qualidade da voz
● Ajuda a compor a mensagem

7. Comunicação Verbal (escrita)
● Vantagens
✔ Permite leitura atenta e detalhada
✔ Permite arquivamento de informações
✔ Pode conter informações complexas
● Comunicação assíncrona
● Desvantagens
✔ Não é possível controlar a audiência
✔ Consome muito tempo
✔ Não é possível detectar comunicação não-verbal

8. Impacto total da mensagem
Palavras (7%)
Tom de Voz (38%)
Expressões faciais e corporais (55%)
Comunicação =
palavra + tom de voz + postura + texto + gestos

9. Estilos de Comunicação
● Formal
● Exige um formato, protocolo
● Normalmente é escrita
● Custo elevado se muito utilizada
● Informal
● Não há um conjunto de regras
● Comunicação livre
● Construída na base da confiança mútua entre todos os
envolvidos

10. Toda comunicação FORMAL deve
passar pelo Gerente de Projetos
Executivo
Executiva
Gerente de Projetos
Informal
Formal Formal

11. Atualizar plano de gerenciamento de projetos
Apresentações para a administração
Alterar um contrato
Fazer anotações sobre uma conversa ao telefone
Agendar uma reunião
Explicar um pacote de trabalho
Tentar identificar a causa-raiz de um problema
Enviar um email para solicitar esclarecimentos sobre um
problema
Escrita Formal
Verbal Formal
Escrita Formal
Escrita Informal
Escrita Informal
Escrita Formal
Verbal Informal
Escrita informal

12. Melhorando a Comunicação

13. Janela de Johari
● Elaborado por Dr. Joseph Luft e Dr. Harry
Ingman
● Trata-se de um modelo que ilustra o processo
de dar e receber feedback
● Retrata uma janela de comunicação através da
qual alguém dá e recebe informações sobre si
mesmo e os outros

14. Janela de Johari
ARENA MANCHA CEGA
OCULTA DESCONHECIDA
RECEBER FEEDBACK
DARFEEDBACK
Conhecido
pelo outro
Desconhecido
pelo outros
Conhecido
pelo próprio
Desconhecido
pelo próprio

15. RECEBER FEEDBACK
DARFEEDBACK
A
D
D
D
D
MC
MC
MC
MC
A
O
O
O
O
A
A
A
Livro Aberto Entrevistador
Matraca Tartaruga
Janela de Johari - comportamentos

16. Gerenciamento da Comunicação
● Os gerentes de projetos iniciantes não se preocupam
com comunicação apenas divulgam relatórios de
situação
● Os gerentes de projetos melhores talvez criem um
plano de comunicação e comuniquem mas do que
apenas a situação
● Os gerentes de projetos excelentes fazem as duas
atividades anteriores e ainda:
● perguntam as pastes interessadas o que deve ser
comunicado a elas
● identificam quais comunicações precisam obter das partes
interessadas
● reveem as comunicações nas reuniões de equipe para evitar
problemas de comunicação

17. ● Planejamento das Comunicações
(planejamento) – determinação das
necessidades de informações e comunicações
das partes interessadas no projeto
● Distribuição das Informações (execução) –
permitir que as informações necessárias
estejam disponíveis para os interessados no
projeto no momento oportuno.
● Relatório de Desempenho (controle) – coleta
e divulgação de informações sobre o
desempenho.
● Gerenciar as Parte Interessadas (controle) –
gerenciamento das comunicações para
satisfazer os requisitos das partes interessadas e
solucionar os problemas por meio delas.

18. Planejamento da Comunicação
● Determina que informações são necessárias para
os stakeholders e os meios necessários para
disponibilizá-las
● Necessidade de conhecimento da estrutura
organizacional do projeto e das organizações
dependentes dele
● Como as comunicações são complexas o plano de
comunicações deve estar por escrito no projeto.

19. Planejamento da Comunicação
Perguntas a serem respondidas:
● O que comunicar? Qual informação, custos,
datas, conteúdos
● À quem comunicar? Toda equipe do projeto,
interessados internos, interessados externos,
fornecedores
● Como comunicar? Verbal, papel, email
● Qual frequência? Diariamente, mensalmente,
semanalmente

20. Passos para criação do plano
1)Defina o público alvo: equipe do projeto, alta gerência,
stakeholders formadores de opinião, usuários, etc.
2)Defina as mensagens chave: status do projeto, marcos do
projeto, feedback sobre o projeto, cronograma
3)Defina canais e abrangência da comunicação: reuniões,
intranet, email, home page, apresentações do projeto
4)Defina responsabilidades para cada atividade de
comunicação
5)Incluir os eventos de comunicação no cronograma do
projeto

21. Plano de Comunicação
O que
precisa ser
comunicado
Por
quê
Entre
quem
Melhor método
para comunicação
Responsabilidade Quando e
com que
frequência

22. Distribuição das Informações
● Executar o plano de gerenciamento de
comunicações
● Disponibilizar, de forma regular, as informações
necessárias aos stakeholders
● Inclui:
✔ Implementação do Plano de Gerenciamento da
Comunicação
✔ Atender às solicitações inesperadas por
informações

23. Distribuição das Informações
● Tipos básicos de Reuniões
● Reuniões de Kick-off (chute inicial)
● Comitê executivo
● Reuniões de Planejamento
● Reuniões de Acompanhamento do Projeto
● Revisões Técnicas e de Design
● Reuniões de Transição e Encerramento

24. Reunião de Kick-off
● Última atividade da fase de planejamento,
realizado antes da execução
● Lançamento do projeto
● Oportunidade para os interessados no projeto:
✔ conhecerem-se
✔ desenvolverem um espírito de equipe
✔ apresentarem suas expectativas em relação ao
projeto
✔ conhecerem seus papéis e responsabilidades
✔ “abençoarem” o projeto

25. Reuniões Ineficientes
Reuniões não planejadas e mal conduzidas
podem gerar:
✗ Perda de credibilidade sobre o GP e a equipe
✗ Transmissão de mensagens erradas
✗ Perda de tempo dos Stakeholders
✗ Desmotivação e improdutividade na equipe

26. Por que as reuniões são ineficientes?
● Falta de planejamento
● Não cumprimento da agenda proposta
● Não respeito aos horários de início e término
● Liderança ineficiente
● Indisciplina dos participantes

27. Reuniões Eficientes
● Antes (planejamento)
✔ Estabeleça objetivos
✔ Defina uma agenda (pauta, local, data, horário)
✔ Selecione os participantes
✔ Defina documentos de apoio
✔ Divulgue o planejamento
● Durante (execução)
✔ Inicie/termine pontualmente
✔ Mantenha o foco dos objetivos
✔ Estimule os participantes a opinar
✔ Saiba discordar
✔ Resuma o que ficou decidido
● Depois (acompanhamento)
✔ Elabore a ata
✔ Envie a ata a todos os participantes
✔ Faça o acompanhamento de todas as tarefas distribuídas

28. Ambientes Colaborativos
● Permitem que a informação fique “visível” para
todos os membros do projeto (atas, documentos
técnicos, plano do projeto, etc.)
● Permitem que a informação seja “criada”
coletivamente
● Repositórios de informações
● Intranet da empresa
● Enterprise Project Management (EPM)
● DotProject
● Redmine

29. Relatório de Desempenho
Coletar e disseminar informação para prover os
stakeholders com informações sobre como os
recursos estão sendo utilizados para atingir os
objetivos do projeto.

30. Relatório de Desempenho
(entradas)
● Plano do Projeto
● Contém várias linhas de base que serão utilizadas
para avaliar o desempenho do projeto
● Informações Resultados do Trabalho
● Quais entregas foram completados (parcial/total)?
● Quais os custos e recursos comprometidos?
● Devem ser comunicados de acordo com o Plano de
Gerenciamento da Comunicação.

31. Relatório de Desempenho
(técnicas e ferramentas)
● Revisão de desempenho
● Reuniões para avalia o andamento e o progresso
do projeto
● Análise de tendência
● Analisa os resultados do projeto ao longo do tempo
para determinar se o desempenho está melhorando
ou piorando
● Análise de desvios
● Compara os resultados reais do projeto com os
resultados planejados ou esperados

32. Relatório de Desempenho
● Informações do andamento – situação atual
ou status, descrevendo em que estágio o
projeto se encontra em relação ao cronograma,
custo, trabalho realizado
● Informações sobre o progresso – refletem o
que já foi feito até o momento
● Informações relativas à previsão – prevêem
o andamento e o progresso futuro do projeto
baseado nas informações do presente

33. Gerenciar as partes interessadas
(stakeholders)
Qualquer pessoa envolvida
no projeto deve,
obrigatoriamente, ser
capaz de...
...se comunicar e entender
de que forma as suas
comunicações afetam o
projeto como um todo.

34. Gerenciar as partes interessadas
(stakeholders)
Consiste das seguintes fases:
1) Identificar os stakeholders
2) Coletar informações dos stakeholders
3) Determinar forças e fraquezas dos stakeholders
4)Identificar estratégia para tratar cada stakeholder
5)Prever o comportamento de cada stakeholder
6)Implementar a estratégia de cada stakeholder
Este é um processo contínuo e que tem o apoio da
equipe de gerenciamento do projeto

35. Estratégias para cada Stakeholder
ALIADOS
Base de poder
BLOQUEADORES
Isolar e Negociar
REDE
Construir a rede
política
DESACELERADORES
Negociar
INTERESSEmútuo conflito
INFLUÊNCIAbaixaalta

36. Plano de Comunicação
O que
precisa ser
comunicado
Por
quê
Entre
quem
Melhor método
para comunicação
Responsabilidade Quando e
com que
frequência