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Gerenciamento da Comunicação
Área de conhecimento em Gestão
de Projetos
PMBoK©
Wladimir Farias
wladimir.farias@pmipe.org.br
fariaswladimir@gmail.com
2017
Agenda
• Principais tópicos
• PMI-ismos
• Processos e suas principais atividades
Principais tópicos
• Gerenciamento das comunicações
• P.G. das comunicações
• Canais de Comunicação
• Sala de Comando
• Tipos de comunicação (formal, informal, verbal,
informal, não verbal etc)
• Modelos de Comunicação
• Relatórios de desempenho
• Registros de Projeto
• Métodos de Comunicação
PMI-ismos
• Pergunta às pessoas de que informações elas
precisam e quando;
• Planeja as comunicações para todas as partes
interessadas;
• Adapta o padrão de comunicação às
necessidades do projeto;
• Usa vários métodos de comunicação;
• Planeja como confirmar se a comunicação é
realmente recebida e entendida
PMI-ismos
• Percebe que a comunicação tem dois lados, de e
para as partes interessadas;
• Analisa de que forma os fatores externos
influenciam as comunicações no projeto;
• Planeja a comunicação com pessoas como chefe
dos membros da equipe;
• Tem um sistema de armazenamento,
manutenção e obtenção de informações do
projeto;
• Gerenciar as partes interessadas proativamente;
Visão Geral dos Processos
Planejar o
Gerenciamento das
comunicações
• Planejar
• Como sistematizar
Gerenciar as
Comunicações
• Garantir que a
comunicação flua
• Facilitar o
engajamento das
partes interessadas
Controlar as
Comunicações
• Assegurar as
necessidades de
informação
• Informações de
desempenho do
trabalho
DICA: A Maior parte do tempo do gerente de
projetos é usada para a comunicação.
Processos
• O processo de desenvolver uma abordagem
apropriada
Planejar o Gerenciamento
das comunicações
Entradas
• Plano de
Gerenciamento
• Registros das
partes
interessadas
• F.A.E.
• A.P.O.
Ferramentas
• Análise de Requisitos
• Tecnologias de Comunicações
• Modelos de Comunicações
• Métodos de Comunicações
• Reuniões
Saídas
• Plano de
Gerenciamento
das
Comunicações
• Atualização nos
documentos do
projeto
Principais atividades do processo
• Identificar os requisitos de informações;
• Determinar quem, quando e como as
informações serão disponibilizadas;
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Conceitos do processo
• Sala de Comando
– Local usado como centro de comando
• Canais de Comunicação
Qtd de canais = n (n-1) / 2
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• O processo de Criar, coletar, distribuir,
armazenar e recuperar
Gerenciar as
comunicações
Entradas
•Plano de
Gerenciamento
•Relatório de
Desempenho do
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•A.P.O.
Ferramentas
•Tecnologias de Comunicações
•Modelos de Comunicações
•Métodos de Comunicações
•Sistema de Gerenciamento das
Informações
•Relatórios de Desempenho
Saídas
•Comunicações do projeto
•Atualizações Plano de
Gerenciamento das
Comunicações
•Atualização nos documentos
do projeto
•Atualização nos ativos de
processos organizacionais
Principais atividades do
gerenciamento das comunicações
• Enviar, receber e Distribuir as informações de
acordo com o P.G;
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planejadas;
• Realizar Reuniões;
Tipos de Comunicação
• Conformidade em relação aos processos,
padrões e regras profissionais
• Ex.: Aquisições e Integração
Formal
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• Planos de
gerenciamento
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Verbal
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Processos
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atender as necessidades de informações
Controlar as
comunicações
Entradas
•Plano de
Gerenciamento
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projeto
•Registro das Questões
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•Informações sobre o
desempenho do trabalho;
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•Atualizações nos
documentos do projeto;
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processos organizacionais
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gerenciamento das comunicações
• Coletar informações e medições sobre o
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mudanças
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Gerenciamento das Partes Interessadas
Área de conhecimento em Gestão de
Projetos
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Principais tópicos
• Gerenciamento de partes interessadas
• Registro de partes interessadas
• Matriz de poder das partes interessadas
• Curva de influência
• Plano de Gerenciamento de Partes
interessadas
Principais atividades de gerenciamento
de partes interessadas
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• Identificar, informações adicionais,
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interessadas
• Monitorar relação, controlar
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• Termo de abertura do
projeto
• Documentos de aquisição
• Fatores ambientais da
empresa
• Ativos de processos
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Ferramentas
• Análise das partes
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• Opinião especializada
• Reuniões
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• Registro das
partes
interessadas
Cód. Importância Parte interessada Área
Função no
projeto
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Identificação
Parte interessada
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Comunicação
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Resistentes ao projeto
Gerente do Projeto
Identificação Informações adicionais
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• Envolver as partes interessadas desde o início
do projeto, particularmente aqueles com mais
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Processos
Planejar o gerenciamento das partes
interessadas
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• P.G. do Projeto
• Registro das partes
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empresa
• Ativos de processos
organizacionais
Ferramentas
• Opinião especializada
• Reuniões
• Técnicas analíticas
Saídas
•Plano de gerenciamento das
partes interessadas
•Atualização nos documentos
do projeto
Conceitos
• Nível de engajamento
– Desinformado. Sem conhecimento do projeto e
impactos potenciais.
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potenciais e resistente à mudança.
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apoio ou resiste.
– Dá apoio. Ciente do projeto e dos impactos potencia
e dá apoio à mudança.
– Lidera. Ciente do projeto e dos impactos potenciais e
ativamente engajado em garantir o êxito do projeto.
Processos
Gerenciar o engajamento das partes
interessadas
Entradas
•Plano de gerenciamento
das partes interessadas
•Plano de gerenciamento
das comunicações
•Registros das mudanças
•Ativos de processos
organizacionais
Ferramentas
•Métodos de comunicação
•Habilidades interpessoais
•Habilidades de gerenciamento
Saídas
•Registro das questões
•Solicitações de mudança
•Atualizações no plano de
gerenciamento do projeto
•Atualizações nos documentos
do projeto
•Atualizações nos ativos de
processos organizacionais
Processos
Controlar o engajamento das partes
interessadas
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•Plano de
gerenciamento do
projeto
•Registro das questões
•Dados de desempenho
do trabalho
•Documentos do
projeto
Ferramentas
•Sistema de gerenciamento de
informações
•Opinião especializada
•Reuniões
Saídas
•Informações sobre o
desempenho do trabalho
• Solicitações de mudança
•Atualizações no plano de
gerenciamento do projeto
•Atualizações nos documentos
do projeto
•Atualizações nos ativos de
processos organizacionais
Extra
CONCEITO DESCRIÇÃO
Registro de partes
interessadas
Documenta as informações relevantes sobre as
partes interessadas incluindo contatos,
requisitos, expectativas, poder, interesse e
atitude em relação ao projeto;
Plano de
gerenciamento das
partes interessadas
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envolvimento das partes interessadas com o
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gerenciamento das
comunicações
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Curso gestão de projetos _ Gerenciamento das comunicações e das partes interessadas

  • 1. Gerenciamento da Comunicação Área de conhecimento em Gestão de Projetos PMBoK© Wladimir Farias wladimir.farias@pmipe.org.br fariaswladimir@gmail.com 2017
  • 2. Agenda • Principais tópicos • PMI-ismos • Processos e suas principais atividades
  • 3. Principais tópicos • Gerenciamento das comunicações • P.G. das comunicações • Canais de Comunicação • Sala de Comando • Tipos de comunicação (formal, informal, verbal, informal, não verbal etc) • Modelos de Comunicação • Relatórios de desempenho • Registros de Projeto • Métodos de Comunicação
  • 4. PMI-ismos • Pergunta às pessoas de que informações elas precisam e quando; • Planeja as comunicações para todas as partes interessadas; • Adapta o padrão de comunicação às necessidades do projeto; • Usa vários métodos de comunicação; • Planeja como confirmar se a comunicação é realmente recebida e entendida
  • 5. PMI-ismos • Percebe que a comunicação tem dois lados, de e para as partes interessadas; • Analisa de que forma os fatores externos influenciam as comunicações no projeto; • Planeja a comunicação com pessoas como chefe dos membros da equipe; • Tem um sistema de armazenamento, manutenção e obtenção de informações do projeto; • Gerenciar as partes interessadas proativamente;
  • 6. Visão Geral dos Processos Planejar o Gerenciamento das comunicações • Planejar • Como sistematizar Gerenciar as Comunicações • Garantir que a comunicação flua • Facilitar o engajamento das partes interessadas Controlar as Comunicações • Assegurar as necessidades de informação • Informações de desempenho do trabalho DICA: A Maior parte do tempo do gerente de projetos é usada para a comunicação.
  • 7. Processos • O processo de desenvolver uma abordagem apropriada Planejar o Gerenciamento das comunicações Entradas • Plano de Gerenciamento • Registros das partes interessadas • F.A.E. • A.P.O. Ferramentas • Análise de Requisitos • Tecnologias de Comunicações • Modelos de Comunicações • Métodos de Comunicações • Reuniões Saídas • Plano de Gerenciamento das Comunicações • Atualização nos documentos do projeto
  • 8. Principais atividades do processo • Identificar os requisitos de informações; • Determinar quem, quando e como as informações serão disponibilizadas; • Determinar a tecnologia de comunicação;
  • 9. Perguntas respondidas no processo • Qual a informação? • Quem necessita da informação? • Quem disponibilizará a informação ? • Qual o nível de detalhe ? • Quando e como será disponibilizada ? • Que tecnologia será usada ? • Glossário do projeto ?
  • 10. Conceitos do processo • Sala de Comando – Local usado como centro de comando • Canais de Comunicação Qtd de canais = n (n-1) / 2
  • 11. Processos • O processo de Criar, coletar, distribuir, armazenar e recuperar Gerenciar as comunicações Entradas •Plano de Gerenciamento •Relatório de Desempenho do trabalho •F.A.E. •A.P.O. Ferramentas •Tecnologias de Comunicações •Modelos de Comunicações •Métodos de Comunicações •Sistema de Gerenciamento das Informações •Relatórios de Desempenho Saídas •Comunicações do projeto •Atualizações Plano de Gerenciamento das Comunicações •Atualização nos documentos do projeto •Atualização nos ativos de processos organizacionais
  • 12. Principais atividades do gerenciamento das comunicações • Enviar, receber e Distribuir as informações de acordo com o P.G; • Responder às solicitações de informações não planejadas; • Realizar Reuniões;
  • 13. Tipos de Comunicação • Conformidade em relação aos processos, padrões e regras profissionais • Ex.: Aquisições e Integração Formal • Conversas, Bilhetes, mensagens de textoInformal • Planos de gerenciamento, e-mail etcEscrita • Apresentações e reuniõesVerbal • Gestos físicos, expressões e linguagem corporalNão verbal
  • 14. Tipos de Comunicação • Envio Unilateral de informação Ativa • Informações postas no repositório para outras pessoas podem ter acessoPassiva •Duas ou mais pessoas interagem na comunicação. Essencial para garantir que a mensagem seja entregue corretamente Iterativa • Interna x externa • Oficial X Não oficial Outros tipos
  • 15. Combinando tipos de comunicação • Reuniões • Conversas • Mensagens instantâneas • Mensagens de texto • Apresentações • Palestras • Problemas complexos • Planos de gerenciamento Escrita formal Verbal formal Verbal Informal Escrita Informal
  • 16. Tipos de relatórios RELATÓRIOS DESCRIÇÃO De Estado Projeto em relação a linha de base De progresso Descrede o que foi concluído no período de análise De Tendência Analisa os resultados ao longo do tempo e identifica tendências De Previsão Permite prever o desempenho futuro De Valor Agregado Integra Escopo, tempo e custos para a avaliar o desempenho De Variação Compara valores reais com a linha de base De lições aprendidas Permite avaliar o que ocorreu bem e o não ocorreu tão bem Dashboard Painel de controle para visibilidade rápida do desempenho - Deve ser simples, útil e com imagem agradável
  • 17. Processos • Monitorar e controlar as comunicações & atender as necessidades de informações Controlar as comunicações Entradas •Plano de Gerenciamento •Comunicações do projeto •Registro das Questões •Dados de Desempenho do trabalho •A.P.O. Ferramentas •Sistema de Gerenciamento das Informações •Opinião especializada •Reuniões Saídas •Informações sobre o desempenho do trabalho; •Solicitação de mudança; •Atualizações no P.G.P. •Atualizações nos documentos do projeto; •Atualizações nos ativos de processos organizacionais
  • 18. Principais atividades do gerenciamento das comunicações • Coletar informações e medições sobre o desempenho do trabalho; • Medir o desempenho; • Determinar variações e se elas justificam as mudanças • Preparar relatórios de desempenho e relatar as partes interessadas; • Criar previsões • Solicitar mudanças; • Gerar solicitações de mudança no P.G.
  • 19. Gerenciamento das Partes Interessadas Área de conhecimento em Gestão de Projetos PMBoK © Wladimir Farias wladimir.farias@pmipe.org.br fariaswladimir@gmail.com 2017
  • 20. Principais tópicos • Gerenciamento de partes interessadas • Registro de partes interessadas • Matriz de poder das partes interessadas • Curva de influência • Plano de Gerenciamento de Partes interessadas
  • 21. Principais atividades de gerenciamento de partes interessadas • Identificar partes interessadas • Analisar as suas necessidades, desejos, preocupações e autoridade • Determinar a estratégia mais adequada para gerenciar cada grupo de partes interessadas
  • 22. Principais atividades de gerenciamento de partes interessadas • Gerenciar problemas identificados com as partes interessadas • Promover o envolvimento das partes interessadas no projeto • Comunicar proativamente com as partes interessadas para acompanhar as suas expectativas e necessidades • Influenciar as expectativas
  • 23. Visão Geral dos Processos • Identificar, informações adicionais, analisar desejos Identificar as partes interessadas • Analisar, classificar e determinar estratégias Planejar o gerenciamento das partes interessadas • Estabelecer expectativas, Comunicar e negociar e Influenciar mudanças Gerenciar as partes interessadas • Monitorar relação, controlar envolvimento. Controlar o envolvimento das partes interessadas
  • 24. Processos Identificar as partes interessadas Entradas • Termo de abertura do projeto • Documentos de aquisição • Fatores ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais Ferramentas • Análise das partes interessadas • Opinião especializada • Reuniões Saídas • Registro das partes interessadas
  • 25. Cód. Importância Parte interessada Área Função no projeto Fone e-mail Celular 1 0 Interessados no projeto 2 0 Resistentes ao projeto 3 0 Gerente do Projeto Identificação Parte interessada Requisitos de Comunicação Principais responsabilidades Principais expectativas Poder na empresa Interesse no projeto Nível de engajamento Interessados no projeto Resistentes ao projeto Gerente do Projeto Identificação Informações adicionais
  • 26.
  • 27. Curva de Influência • Envolver as partes interessadas desde o início do projeto, particularmente aqueles com mais poder de influencia, é a melhor forma de; minimizar o risco de mudanças negativas ou constantes • Capacidade de influenciar o projeto é alta no início e baixa em seu término;
  • 28. Processos Planejar o gerenciamento das partes interessadas Entradas • P.G. do Projeto • Registro das partes interessadas • Fatores ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais Ferramentas • Opinião especializada • Reuniões • Técnicas analíticas Saídas •Plano de gerenciamento das partes interessadas •Atualização nos documentos do projeto
  • 29. Conceitos • Nível de engajamento – Desinformado. Sem conhecimento do projeto e impactos potenciais. – Resistente. Ciente do projeto e dos impactos potenciais e resistente à mudança. – Neutro. Ciente do projeto e mesmo assim não dá apoio ou resiste. – Dá apoio. Ciente do projeto e dos impactos potencia e dá apoio à mudança. – Lidera. Ciente do projeto e dos impactos potenciais e ativamente engajado em garantir o êxito do projeto.
  • 30. Processos Gerenciar o engajamento das partes interessadas Entradas •Plano de gerenciamento das partes interessadas •Plano de gerenciamento das comunicações •Registros das mudanças •Ativos de processos organizacionais Ferramentas •Métodos de comunicação •Habilidades interpessoais •Habilidades de gerenciamento Saídas •Registro das questões •Solicitações de mudança •Atualizações no plano de gerenciamento do projeto •Atualizações nos documentos do projeto •Atualizações nos ativos de processos organizacionais
  • 31. Processos Controlar o engajamento das partes interessadas Entradas •Plano de gerenciamento do projeto •Registro das questões •Dados de desempenho do trabalho •Documentos do projeto Ferramentas •Sistema de gerenciamento de informações •Opinião especializada •Reuniões Saídas •Informações sobre o desempenho do trabalho • Solicitações de mudança •Atualizações no plano de gerenciamento do projeto •Atualizações nos documentos do projeto •Atualizações nos ativos de processos organizacionais
  • 32. Extra CONCEITO DESCRIÇÃO Registro de partes interessadas Documenta as informações relevantes sobre as partes interessadas incluindo contatos, requisitos, expectativas, poder, interesse e atitude em relação ao projeto; Plano de gerenciamento das partes interessadas Define as estratégias que melhor promovem o envolvimento das partes interessadas com o projeto; Plano de gerenciamento das comunicações Documentar os requisitos de informações, especificando com, quando e por quem serão disponibilizados.
  • 33. Bibliografia • PMP sem Segredos • Preparatório • PMBoK • https://escritoriodeprojetos.com.br/