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GERENCIAMENTO	
  DAS	
  
COMUNICAÇÕES	
  DO	
  PROJETO	
  	
  
Huxley	
  Dias	
  
Gestão	
  do	
  Design	
  
Design	
  UCL,	
  Serra	
  2012	
  
Gerenciamento	
  das	
  Comunicações	
  
do	
  Projeto	
  
Inclui	
  os	
  processos	
  necessários	
  para	
  assegurar	
  que	
  as	
  
informações	
  do	
  projeto	
  sejam	
  geradas,	
  coletadas,	
  distribuídas,	
  
armazenadas,	
  recuperadas	
  e	
  organizadas	
  de	
  maneira	
  oportuna	
  
e	
  apropriada.	
  	
  
	
  
Os	
  gerentes	
  de	
  projetos	
  gastam	
  a	
  maior	
  parte	
  do	
  seu	
  tempo	
  se	
  
comunicando	
  com	
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  equipe	
  e	
  outras	
  partes	
  
interessadas	
  do	
  projeto,	
  quer	
  sejam	
  internas	
  (em	
  todos	
  os	
  níveis	
  
da	
  organização)	
  ou	
  externas	
  à	
  organização.	
  
	
  
Uma	
  comunicação	
  eficaz	
  cria	
  uma	
  ponte	
  entre	
  as	
  diversas	
  
partes	
  interessadas	
  envolvidas	
  no	
  projeto	
  .	
  
	
  
Processos	
  de	
  gerenciamento	
  das	
  
comunicações	
  do	
  projeto	
  	
  


•  Iden%ficar	
  as	
  partes	
  interessadas;	
  
   •  O	
  processo	
  de	
  idenPficação	
  de	
  todas	
  as	
  pessoas	
  ou	
  organizações	
  
      que	
  podem	
  ser	
  afetadas	
  pelo	
  projeto	
  e	
  de	
  documentação	
  das	
  
      informações	
  relevantes	
  relacionadas	
  aos	
  seus	
  interesses,	
  
      envolvimento	
  e	
  impacto	
  no	
  sucesso	
  do	
  projeto.	
  	
  	
  
•  Planejar	
  as	
  comunicações;	
  
   •  	
  O	
  processo	
  de	
  determinação	
  das	
  necessidades	
  de	
  informação	
  
      das	
  partes	
  interessadas	
  no	
  projeto	
  e	
  definição	
  de	
  uma	
  
      abordagem	
  de	
  comunicação.	
  	
  
Processos	
  de	
  gerenciamento	
  das	
  
comunicações	
  do	
  projeto	
  	
  

•  Distribuir	
  as	
  informações;	
  
   •  	
  O	
  processo	
  de	
  colocar	
  as	
  informações	
  necessárias	
  à	
  disposição	
  
      das	
  partes	
  interessadas	
  no	
  projeto,	
  conforme	
  planejado.	
  	
  
•  Gerenciar	
  as	
  expecta%vas	
  das	
  partes	
  interessadas;	
  
   •  O	
  processo	
  de	
  comunicação	
  e	
  interação	
  com	
  as	
  partes	
  
      interessadas	
  para	
  atender	
  às	
  suas	
  necessidades	
  e	
  solucionar	
  as	
  
      questões	
  à	
  medida	
  que	
  ocorrerem.	
  	
  


•  Reportar	
  o	
  desempenho;	
  
   •  O	
  processo	
  de	
  coleta	
  e	
  distribuição	
  de	
  informações	
  sobre	
  o	
  
      desempenho,	
  incluindo	
  relatórios	
  de	
  andamento,	
  medições	
  do	
  
      progresso	
  e	
  previsões.	
  	
  
Visão	
  geral	
  dos	
  
      processos	
  de	
  
gerenciamento	
  das	
  
  comunicações	
  do	
  
               projeto	
  	
  
1.	
  IdentiIicar	
  as	
  partes	
  interessadas	
  	
  
•  IdenPficar	
  todas	
  as	
  pessoas	
  ou	
  organizações	
  que	
  podem	
  ser	
  
   afetadas	
  pelo	
  projeto	
  e	
  de	
  documentar	
  as	
  informações	
  
   relevantes	
  relacionadas	
  aos	
  seus	
  interesses,	
  envolvimento	
  e	
  
   impacto	
  no	
  sucesso	
  do	
  projeto.	
  	
  
IdentiIicar	
  as	
  partes	
  interessadas	
  	
  


      A	
  maioria	
  dos	
  projetos	
  tem	
  um	
  grande	
  número	
  de	
  partes	
  
interessadas.	
  Como	
  o	
  tempo	
  do	
  gerente	
  de	
  projetos	
  é	
  limitado	
  e	
  
 precisa	
  ser	
  usado	
  com	
  a	
  maior	
  eficiência	
  possível,	
  essas	
  partes	
  
interessadas	
  devem	
  ser	
  classificadas	
  de	
  acordo	
  com	
  o	
  interesse,	
  
  a	
  influência	
  e	
  o	
  envolvimento	
  no	
  projeto.	
  Isso	
  permite	
  que	
  o	
  
        gerente	
  de	
  projetos	
  se	
  concentre	
  nos	
  relacionamentos	
  
             necessários	
  para	
  garanPr	
  o	
  sucesso	
  do	
  projeto.	
  	
  
Análise	
  de	
  partes	
  interessadas	
  	
  
•  A	
  análise	
  de	
  partes	
  interessadas	
  é	
  uma	
  técnica	
  de	
  coleta	
  e	
  
   análise	
  sistemáPca	
  de	
  informações	
  quanPtaPvas	
  e	
  qualitaPvas	
  
   para	
  determinar	
  quais	
  interesses	
  devem	
  ser	
  considerados	
  
   durante	
  o	
  projeto.	
  



	
  
•  Asseguir	
  um	
  exemplo	
  de	
  um	
  modelo	
  de	
  representação	
  de	
  
     grau	
  de	
  poder/	
  interesse	
  onde	
  A	
  até	
  H	
  representam	
  a	
  
     localização	
  das	
  partes	
  interessadas	
  genéricas.	
  	
  

	
  	
  
Estratégia	
  para	
  gerenciamento	
  das	
  
partes	
  interessadas	
  	
  
Define	
  uma	
  abordagem	
  para	
  aumentar	
  o	
  apoio	
  e	
  minimizar	
  os	
  
impactos	
  negaPvos	
  das	
  partes	
  interessadas	
  durante	
  todo	
  o	
  ciclo	
  
de	
  vida	
  do	
  projeto.	
  Inclui	
  elementos	
  como:	
  	
  
•  	
  Principais	
  partes	
  interessadas	
  que	
  podem	
  afetar	
  o	
  projeto	
  de	
  
   modo	
  significaPvo;	
  	
  
•  	
  Nível	
  de	
  parPcipação	
  no	
  projeto	
  desejado	
  para	
  cada	
  parte	
  
   interessada	
  idenPficada	
  e	
  	
  
•  	
  Grupos	
  de	
  partes	
  interessadas	
  e	
  sua	
  administração	
  (como	
  
   grupos).	
  	
  

Exemplo	
  de	
  matriz	
  de	
  análise	
  de	
  partes	
  interessadas	
  	
  
2.	
  Planejar	
  as	
  comunicações	
  	
  
Processo	
  de	
  determinar	
  as	
  necessidades	
  de	
  informação	
  das	
  
partes	
  interessadas	
  no	
  projeto	
  e	
  definir	
  uma	
  abordagem	
  de	
  
comunicação.	
  	
  
	
  
Para	
  definir;	
  quem	
  precisa	
  de	
  quais	
  informações,	
  quando	
  elas	
  
serão	
  necessárias,	
  como	
  serão	
  fornecidas	
  e	
  por	
  quem.	
  	
  
	
  
O	
  planejamento	
  inadequado	
  das	
  comunicações	
  poderá	
  causar	
  
problemas,	
  tais	
  como	
  atraso	
  na	
  entrega	
  de	
  mensagens,	
  
comunicação	
  de	
  informações	
  confidenciais	
  para	
  o	
  público	
  
incorreto	
  ou	
  falta	
  de	
  comunicação	
  para	
  algumas	
  das	
  partes	
  
interessadas	
  necessárias.	
  	
  
	
  
	
  
Planejar	
  as	
  comunicações	
  	
  
Permite	
  que	
  o	
  gerente	
  de	
  projetos	
  documente	
  uma	
  abordagem	
  
para	
  uma	
  comunicação	
  mais	
  eficiente	
  e	
  eficaz	
  com	
  as	
  partes	
  
interessadas.	
  	
  
	
  
•  Comunicação	
  eficaz	
  significa	
  que	
  as	
  informações	
  são	
  
     fornecidas	
  no	
  formato	
  correto,	
  no	
  tempo	
  adequado	
  e	
  com	
  o	
  
     impacto	
  necessário.	
  	
  
•  Comunicação	
  eficiente	
  significa	
  fornecer	
  somente	
  as	
  
     informações	
  que	
  são	
  necessárias.	
  	
  
	
  
Os	
  resultados	
  desse	
  processo	
  de	
  planejamento	
  devem	
  ser	
  
revistos	
  periodicamente	
  durante	
  todo	
  o	
  projeto	
  e	
  revisados	
  
conforme	
  necessário	
  para	
  garanPr	
  a	
  aplicabilidade	
  con_nua.	
  	
  
	
  
O	
  processo	
  Planejar	
  as	
  comunicações	
  está	
  estreitamente	
  
 vinculado	
  aos	
  fatores	
  ambientais	
  da	
  empresa,	
  já	
  que	
  a	
  estrutura	
  
 da	
  organização	
  terá	
  um	
  efeito	
  importante	
  nos	
  requisitos	
  de	
  
 comunicações	
  do	
  projeto.	
  	
  
 	
  


Processo	
  de	
  planejamento	
  das	
  comunicações	
  	
  
Os	
  fatores	
  que	
  podem	
  afetar	
  o	
  
projeto	
  incluem:	
  	
  
•  	
  Urgência	
  da	
  necessidade	
  de	
  informações.	
  O	
  sucesso	
  do	
  projeto	
  
   depende	
  de	
  ter	
  informações	
  atualizadas	
  com	
  frequência	
  disponíveis	
  
   imediatamente	
  ou	
  seria	
  suficiente	
  ter	
  relatórios	
  impressos	
  emiPdos	
  
   periodicamente?	
  	
  
•  	
  Disponibilidade	
  de	
  tecnologia.	
  Já	
  existem	
  sistemas	
  adequados	
  ou	
  
   as	
  necessidades	
  do	
  projeto	
  exigem	
  modificações?	
  Por	
  exemplo,	
  as	
  
   partes	
  interessadas	
  têm	
  acesso	
  à	
  tecnologia	
  de	
  comunicação	
  
   selecionada?	
  	
  
•  	
  Equipe	
  do	
  projeto	
  esperada.	
  Os	
  sistemas	
  de	
  comunicação	
  
   propostos	
  são	
  compa_veis	
  com	
  a	
  experiência	
  e	
  os	
  conhecimentos	
  
   dos	
  parPcipantes	
  do	
  projeto	
  ou	
  será	
  necessário	
  um	
  extenso	
  
   treinamento	
  e	
  aprendizado?	
  	
  
•  	
  Duração	
  do	
  projeto.	
  É	
  provável	
  que	
  haja	
  mudanças	
  na	
  tecnologia	
  
   disponível	
  antes	
  do	
  término	
  do	
  projeto?	
  	
  
•  	
  Ambiente	
  do	
  projeto.	
  A	
  equipe	
  se	
  reúne	
  e	
  trabalha	
  em	
  contato	
  
   direto	
  ou	
  em	
  um	
  ambiente	
  virtual?	
  	
  
Modelos	
  de	
  comunicações	
  	
  
•  Os	
  principais	
  componentes	
  do	
  modelo	
  incluem:	
  	
  
•  	
  Codificação.	
  Traduzir	
  pensamentos	
  ou	
  ideias	
  em	
  uma	
  
   linguagem	
  que	
  seja	
  compreendida	
  pelos	
  outros.	
  	
  
•  	
  Mensagem	
  e	
  feedback.	
  A	
  saída	
  da	
  codificação.	
  	
  
•  	
  Meio.	
  O	
  método	
  usado	
  para	
  transmiPr	
  a	
  mensagem.	
  	
  
•  	
  Ruído.	
  Qualquer	
  fator	
  que	
  interfira	
  na	
  transmissão	
  e	
  na	
  
   compreensão	
  da	
  mensagem	
  (como	
  distância,	
  tecnologia	
  
   desconhecida,	
  falta	
  de	
  informações	
  prévias).	
  	
  
•  	
  Decodificação.	
  Reconverter	
  a	
  mensagem	
  em	
  pensamentos	
  
   ou	
  ideias	
  significaPvas.	
  	
  
Modelos	
  de	
  comunicações	
  	
  
Métodos	
  de	
  comunicação	
  	
  
•  	
  Comunicação	
  intera%va.	
  Entre	
  duas	
  ou	
  mais	
  partes	
  que	
  estão	
  
     realizando	
  uma	
  troca	
  de	
  informações	
  mulPdirecional.	
  É	
  a	
  forma	
  mais	
  
     eficiente	
  de	
  garanPr	
  um	
  entendimento	
  comum	
  por	
  todos	
  os	
  
     parPcipantes	
  sobre	
  determinados	
  tópicos.	
  Inclui	
  reuniões,	
  telefonemas,	
  
     videoconferências,	
  etc.	
  	
  
•  	
  Comunicação	
  a%va	
  (push).	
  Encaminhada	
  para	
  desPnatários	
  específicos	
  
     que	
  precisam	
  saber	
  das	
  informações.	
  Garante	
  que	
  as	
  informações	
  sejam	
  
     distribuídas	
  mas	
  não	
  verifica	
  se	
  chegaram	
  ou	
  foram	
  compreendidas	
  
     pelo	
  público-­‐alvo.	
  A	
  comunicação	
  aPva	
  inclui	
  cartas,	
  memorandos,	
  
     relatórios,	
  emails,	
  faxes,	
  correio	
  de	
  voz,	
  comunicados	
  de	
  imprensa,	
  etc.	
  	
  
•  	
  Comunicação	
  passiva	
  (pull).	
  Usada	
  para	
  volumes	
  muito	
  grandes	
  de	
  
     informações	
  ou	
  para	
  um	
  público	
  muito	
  grande,	
  requer	
  que	
  os	
  
     desPnatários	
  acessem	
  o	
  conteúdo	
  da	
  comunicação	
  a	
  seu	
  próprio	
  
     critério.	
  Esses	
  métodos	
  incluem	
  sites	
  de	
  intranet,	
  e-­‐learning,	
  
     repositórios	
  de	
  conhecimentos,	
  etc.	
  	
  
	
  
•  O	
  gerente	
  de	
  projetos	
  decide,	
  com	
  base	
  nos	
  requisitos	
  de	
  
     comunicações,	
  quais	
  métodos	
  de	
  comunicações	
  serão	
  usados	
  no	
  
     projeto,	
  como	
  e	
  quando.	
  	
  
Plano	
  de	
  gerenciamento	
  das	
  
comunicações	
  	
  
O	
  plano	
  de	
  gerenciamento	
  das	
  comunicações	
  faz	
  parte,	
  ou	
  é	
  um	
  
plano	
  auxiliar,	
  do	
  plano	
  de	
  gerenciamento	
  do	
  projeto.	
  Pode	
  ser	
  
formal	
  ou	
  informal,	
  altamente	
  detalhado	
  ou	
  amplamente	
  
estruturado,	
  dependendo	
  das	
  necessidades	
  do	
  projeto.	
  	
  
	
  
O	
  plano	
  de	
  gerenciamento	
  das	
  comunicações	
  também	
  pode	
  
incluir	
  orientações	
  e	
  modelos	
  para	
  reuniões	
  de	
  andamento	
  do	
  
projeto,	
  reuniões	
  da	
  equipe	
  do	
  projeto,	
  reuniões	
  eletrônicas	
  e	
  
email.	
  O	
  uso	
  de	
  um	
  website	
  e	
  de	
  um	
  so2ware	
  de	
  gerenciamento	
  
de	
  projetos	
  também	
  pode	
  ser	
  incluído,	
  caso	
  sejam	
  usados	
  no	
  
projeto.	
  	
  
Atualizações	
  dos	
  documentos	
  do	
  
projeto	
  	
  
Os	
  documentos	
  do	
  projeto	
  que	
  podem	
  ser	
  atualizados	
  incluem,	
  
entre	
  outros:	
  	
  
•  	
  Cronograma	
  do	
  projeto;	
  	
  
•  	
  Registro	
  das	
  partes	
  interessadas	
  e	
  	
  
•  	
  Estratégia	
  para	
  gerenciamento	
  das	
  partes	
  interessadas.	
  	
  
3.	
  Distribuir	
  as	
  informações	
  	
  

Processo	
  de	
  colocar	
  as	
  informações	
  necessárias	
  à	
  disposição	
  das	
  
partes	
  interessadas	
  no	
  projeto,	
  conforme	
  planejado.	
  Este	
  
processo	
  é	
  executado	
  durante	
  todo	
  o	
  ciclo	
  de	
  vida	
  do	
  projeto	
  e	
  
em	
  todos	
  os	
  processos	
  de	
  gerenciamento.	
  
	
  O	
  foco	
  aqui	
  é	
  principalmente	
  no	
  processo	
  de	
  execução,	
  que	
  
inclui	
  a	
  implementação	
  do	
  plano	
  de	
  gerenciamento	
  das	
  
comunicações,	
  bem	
  como	
  a	
  resposta	
  a	
  solicitações	
  inesperadas	
  
de	
  informações.	
  	
  
Distribuir	
  as	
  informações	
  	
  




•  A	
  distribuição	
  eficaz	
  de	
  informações	
  inclui	
  diversas	
  técnicas,	
  tais	
  
   como:	
  	
  
•  Modelos	
  de	
  emissor-­‐receptor	
  
•  	
  Escolha	
  dos	
  meios	
  de	
  comunicação.	
  	
  
•  	
  Es%lo	
  de	
  redação.	
  	
  
•  	
  Técnicas	
  de	
  gerenciamento	
  de	
  reuniões.	
  	
  
•  	
  Técnicas	
  de	
  apresentação	
  
•  	
  Técnicas	
  de	
  facilitação	
  
Distribuir	
  as	
  informações	
  	
  
Ferramentas	
  de	
  distribuição	
  de	
  informações	
  	
  
•  As	
  informações	
  do	
  projeto	
  podem	
  ser	
  distribuídas	
  usando	
  
   várias	
  ferramentas,	
  tais	
  como:	
  	
  
•  	
  Distribuição	
  de	
  documentos	
  impressos,	
  sistemas	
  manuais	
  de	
  
   arquivamento,	
  comunicados	
  de	
  imprensa	
  e	
  bancos	
  de	
  dados	
  
   eletrônicos	
  com	
  acesso	
  comparPlhado;	
  	
  
•  	
  Ferramentas	
  eletrônicas	
  de	
  conferência	
  e	
  comunicação,	
  
   como	
  email,	
  fax,	
  correio	
  de	
  voz,	
  telefone,	
  videoconferência,	
  
   reunião	
  pela	
  Internet,	
  websites	
  e	
  publicação	
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  e	
  	
  
•  	
  Ferramentas	
  eletrônicas	
  de	
  gerenciamento	
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  projetos,	
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   interfaces	
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  cronogramas,	
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   ferramentas	
  colaboraPvas	
  de	
  gerenciamento	
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  trabalho.	
  	
  
4.	
  Gerenciar	
  as	
  expectativas	
  das	
  
partes	
  interessadas	
  	
  
Gerenciar	
  as	
  expectaPvas	
  das	
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  interessadas	
  é	
  o	
  processo	
  
de	
  comunicação	
  e	
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atender	
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  à	
  medida	
  
que	
  ocorrerem.	
  O	
  processo	
  Gerenciar	
  as	
  expectaPvas	
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  partes	
  
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  envolve	
  as	
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  abordar	
  
as	
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  e	
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  as	
  questões.	
  
	
  
O	
  gerenciamento	
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  expectaPvas	
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  a	
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  a	
  
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  de	
  sucesso	
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  que	
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  e	
  os	
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  do	
  projeto.	
  	
  
	
  
Gerenciar	
  as	
  expectativas	
  das	
  
partes	
  interessadas	
  	
  
O	
  gerenciamento	
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  das	
  expectaPvas	
  das	
  partes	
  interessadas	
  
diminui	
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  o	
  projeto	
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  suas	
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  e	
  
seus	
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  a	
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  não-­‐solucionadas	
  das	
  partes	
  
interessadas	
  e	
  limita	
  os	
  transtornos	
  durante	
  o	
  projeto.	
  	
  
	
  
5.	
  Reportar	
  o	
  desempenho	
  	
  
Reportar	
  o	
  desempenho	
  é	
  o	
  processo	
  de	
  coleta	
  e	
  distribuição	
  de	
  
informações	
  sobre	
  o	
  desempenho,	
  inclusive	
  relatórios	
  de	
  
andamento,	
  medições	
  do	
  progresso	
  e	
  previsões.	
  O	
  processo	
  
Reportar	
  o	
  desempenho	
  envolve	
  a	
  coleta	
  e	
  a	
  análise	
  periódica	
  
da	
  linha	
  de	
  base	
  em	
  relação	
  aos	
  dados	
  reais	
  para	
  entender	
  e	
  
comunicar	
  o	
  andamento	
  e	
  o	
  desempenho	
  do	
  projeto,	
  bem	
  
como	
  para	
  prever	
  os	
  resultados	
  do	
  projeto.	
  	
  
Reportar	
  o	
  desempenho	
  	
  

Os	
  relatórios	
  de	
  desempenho	
  precisam	
  fornecer	
  informações	
  no	
  
nível	
  adequado	
  para	
  cada	
  público.	
  O	
  formato	
  pode	
  variar	
  desde	
  
um	
  simples	
  relatório	
  de	
  andamento	
  até	
  relatórios	
  mais	
  
elaborados.	
  Um	
  relatório	
  de	
  andamento	
  simples	
  pode	
  mostrar	
  
informações	
  do	
  desempenho,	
  como	
  o	
  percentual	
  completo,	
  ou	
  
painéis	
  de	
  indicadores	
  da	
  situação	
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  cada	
  área	
  (ou	
  seja,	
  
escopo,	
  cronograma,	
  custo	
  e	
  qualidade)	
  
Reportar	
  o	
  desempenho	
  	
  

Os	
  relatórios	
  mais	
  elaborados	
  podem	
  incluir:	
  	
  
•  	
  Análise	
  do	
  desempenho	
  anterior;	
  	
  
•  	
  Situação	
  atual	
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  e	
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•  	
  Trabalho	
  concluído	
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  o	
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•  	
  Trabalho	
  a	
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•  	
  Resumo	
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  e	
  	
  
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  Outras	
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  e	
  
   analisadas.	
  	
  
•  Um	
  relatório	
  completo	
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  deve	
  fornecer	
  o	
  término	
  
   previsto	
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  e	
  custo).	
  Esses	
  relatórios	
  
   podem	
  ser	
  elaborados	
  periodicamente	
  ou	
  com	
  base	
  em	
  
   exceções.	
  	
  
Reportar	
  o	
  desempenho	
  	
  

Plano	
  de	
  gerenciamento	
  do	
  projeto	
  	
  
O	
  plano	
  de	
  gerenciamento	
  do	
  projeto	
  fornece	
  informações	
  
sobre	
  as	
  linhas	
  de	
  base	
  do	
  projeto.	
  A	
  linha	
  de	
  base	
  para	
  
medição	
  do	
  desempenho	
  é	
  um	
  plano	
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  trabalho	
  do	
  
projeto	
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  do	
  projeto	
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  comparada	
  
e	
  os	
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  para	
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  A	
  
linha	
  de	
  base	
  de	
  medição	
  do	
  desempenho	
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  geral	
  integra	
  os	
  
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  de	
  escopo,	
  cronograma	
  e	
  custos	
  do	
  projeto,	
  mas	
  
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  pode	
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  parâmetros	
  técnicos	
  e	
  de	
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Reportar	
  o	
  desempenho	
  	
  

Análise	
  de	
  variação	
  	
  
A	
  análise	
  de	
  variação	
  é	
  uma	
  visão	
  do	
  que	
  causou	
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entre	
  o	
  desempenho	
  da	
  linha	
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  O	
  processo	
  de	
  
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  a	
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Gerenciamento das comunicações do Projeto

  • 1. GERENCIAMENTO  DAS   COMUNICAÇÕES  DO  PROJETO     Huxley  Dias   Gestão  do  Design   Design  UCL,  Serra  2012  
  • 2. Gerenciamento  das  Comunicações   do  Projeto   Inclui  os  processos  necessários  para  assegurar  que  as   informações  do  projeto  sejam  geradas,  coletadas,  distribuídas,   armazenadas,  recuperadas  e  organizadas  de  maneira  oportuna   e  apropriada.       Os  gerentes  de  projetos  gastam  a  maior  parte  do  seu  tempo  se   comunicando  com  os  membros  da  equipe  e  outras  partes   interessadas  do  projeto,  quer  sejam  internas  (em  todos  os  níveis   da  organização)  ou  externas  à  organização.     Uma  comunicação  eficaz  cria  uma  ponte  entre  as  diversas   partes  interessadas  envolvidas  no  projeto  .    
  • 3. Processos  de  gerenciamento  das   comunicações  do  projeto     •  Iden%ficar  as  partes  interessadas;   •  O  processo  de  idenPficação  de  todas  as  pessoas  ou  organizações   que  podem  ser  afetadas  pelo  projeto  e  de  documentação  das   informações  relevantes  relacionadas  aos  seus  interesses,   envolvimento  e  impacto  no  sucesso  do  projeto.       •  Planejar  as  comunicações;   •   O  processo  de  determinação  das  necessidades  de  informação   das  partes  interessadas  no  projeto  e  definição  de  uma   abordagem  de  comunicação.    
  • 4. Processos  de  gerenciamento  das   comunicações  do  projeto     •  Distribuir  as  informações;   •   O  processo  de  colocar  as  informações  necessárias  à  disposição   das  partes  interessadas  no  projeto,  conforme  planejado.     •  Gerenciar  as  expecta%vas  das  partes  interessadas;   •  O  processo  de  comunicação  e  interação  com  as  partes   interessadas  para  atender  às  suas  necessidades  e  solucionar  as   questões  à  medida  que  ocorrerem.     •  Reportar  o  desempenho;   •  O  processo  de  coleta  e  distribuição  de  informações  sobre  o   desempenho,  incluindo  relatórios  de  andamento,  medições  do   progresso  e  previsões.    
  • 5. Visão  geral  dos   processos  de   gerenciamento  das   comunicações  do   projeto    
  • 6. 1.  IdentiIicar  as  partes  interessadas     •  IdenPficar  todas  as  pessoas  ou  organizações  que  podem  ser   afetadas  pelo  projeto  e  de  documentar  as  informações   relevantes  relacionadas  aos  seus  interesses,  envolvimento  e   impacto  no  sucesso  do  projeto.    
  • 7. IdentiIicar  as  partes  interessadas     A  maioria  dos  projetos  tem  um  grande  número  de  partes   interessadas.  Como  o  tempo  do  gerente  de  projetos  é  limitado  e   precisa  ser  usado  com  a  maior  eficiência  possível,  essas  partes   interessadas  devem  ser  classificadas  de  acordo  com  o  interesse,   a  influência  e  o  envolvimento  no  projeto.  Isso  permite  que  o   gerente  de  projetos  se  concentre  nos  relacionamentos   necessários  para  garanPr  o  sucesso  do  projeto.    
  • 8. Análise  de  partes  interessadas     •  A  análise  de  partes  interessadas  é  uma  técnica  de  coleta  e   análise  sistemáPca  de  informações  quanPtaPvas  e  qualitaPvas   para  determinar  quais  interesses  devem  ser  considerados   durante  o  projeto.     •  Asseguir  um  exemplo  de  um  modelo  de  representação  de   grau  de  poder/  interesse  onde  A  até  H  representam  a   localização  das  partes  interessadas  genéricas.        
  • 9.
  • 10. Estratégia  para  gerenciamento  das   partes  interessadas     Define  uma  abordagem  para  aumentar  o  apoio  e  minimizar  os   impactos  negaPvos  das  partes  interessadas  durante  todo  o  ciclo   de  vida  do  projeto.  Inclui  elementos  como:     •   Principais  partes  interessadas  que  podem  afetar  o  projeto  de   modo  significaPvo;     •   Nível  de  parPcipação  no  projeto  desejado  para  cada  parte   interessada  idenPficada  e     •   Grupos  de  partes  interessadas  e  sua  administração  (como   grupos).     Exemplo  de  matriz  de  análise  de  partes  interessadas    
  • 11. 2.  Planejar  as  comunicações     Processo  de  determinar  as  necessidades  de  informação  das   partes  interessadas  no  projeto  e  definir  uma  abordagem  de   comunicação.       Para  definir;  quem  precisa  de  quais  informações,  quando  elas   serão  necessárias,  como  serão  fornecidas  e  por  quem.       O  planejamento  inadequado  das  comunicações  poderá  causar   problemas,  tais  como  atraso  na  entrega  de  mensagens,   comunicação  de  informações  confidenciais  para  o  público   incorreto  ou  falta  de  comunicação  para  algumas  das  partes   interessadas  necessárias.        
  • 12. Planejar  as  comunicações     Permite  que  o  gerente  de  projetos  documente  uma  abordagem   para  uma  comunicação  mais  eficiente  e  eficaz  com  as  partes   interessadas.       •  Comunicação  eficaz  significa  que  as  informações  são   fornecidas  no  formato  correto,  no  tempo  adequado  e  com  o   impacto  necessário.     •  Comunicação  eficiente  significa  fornecer  somente  as   informações  que  são  necessárias.       Os  resultados  desse  processo  de  planejamento  devem  ser   revistos  periodicamente  durante  todo  o  projeto  e  revisados   conforme  necessário  para  garanPr  a  aplicabilidade  con_nua.      
  • 13. O  processo  Planejar  as  comunicações  está  estreitamente   vinculado  aos  fatores  ambientais  da  empresa,  já  que  a  estrutura   da  organização  terá  um  efeito  importante  nos  requisitos  de   comunicações  do  projeto.       Processo  de  planejamento  das  comunicações    
  • 14. Os  fatores  que  podem  afetar  o   projeto  incluem:     •   Urgência  da  necessidade  de  informações.  O  sucesso  do  projeto   depende  de  ter  informações  atualizadas  com  frequência  disponíveis   imediatamente  ou  seria  suficiente  ter  relatórios  impressos  emiPdos   periodicamente?     •   Disponibilidade  de  tecnologia.  Já  existem  sistemas  adequados  ou   as  necessidades  do  projeto  exigem  modificações?  Por  exemplo,  as   partes  interessadas  têm  acesso  à  tecnologia  de  comunicação   selecionada?     •   Equipe  do  projeto  esperada.  Os  sistemas  de  comunicação   propostos  são  compa_veis  com  a  experiência  e  os  conhecimentos   dos  parPcipantes  do  projeto  ou  será  necessário  um  extenso   treinamento  e  aprendizado?     •   Duração  do  projeto.  É  provável  que  haja  mudanças  na  tecnologia   disponível  antes  do  término  do  projeto?     •   Ambiente  do  projeto.  A  equipe  se  reúne  e  trabalha  em  contato   direto  ou  em  um  ambiente  virtual?    
  • 15. Modelos  de  comunicações     •  Os  principais  componentes  do  modelo  incluem:     •   Codificação.  Traduzir  pensamentos  ou  ideias  em  uma   linguagem  que  seja  compreendida  pelos  outros.     •   Mensagem  e  feedback.  A  saída  da  codificação.     •   Meio.  O  método  usado  para  transmiPr  a  mensagem.     •   Ruído.  Qualquer  fator  que  interfira  na  transmissão  e  na   compreensão  da  mensagem  (como  distância,  tecnologia   desconhecida,  falta  de  informações  prévias).     •   Decodificação.  Reconverter  a  mensagem  em  pensamentos   ou  ideias  significaPvas.    
  • 17. Métodos  de  comunicação     •   Comunicação  intera%va.  Entre  duas  ou  mais  partes  que  estão   realizando  uma  troca  de  informações  mulPdirecional.  É  a  forma  mais   eficiente  de  garanPr  um  entendimento  comum  por  todos  os   parPcipantes  sobre  determinados  tópicos.  Inclui  reuniões,  telefonemas,   videoconferências,  etc.     •   Comunicação  a%va  (push).  Encaminhada  para  desPnatários  específicos   que  precisam  saber  das  informações.  Garante  que  as  informações  sejam   distribuídas  mas  não  verifica  se  chegaram  ou  foram  compreendidas   pelo  público-­‐alvo.  A  comunicação  aPva  inclui  cartas,  memorandos,   relatórios,  emails,  faxes,  correio  de  voz,  comunicados  de  imprensa,  etc.     •   Comunicação  passiva  (pull).  Usada  para  volumes  muito  grandes  de   informações  ou  para  um  público  muito  grande,  requer  que  os   desPnatários  acessem  o  conteúdo  da  comunicação  a  seu  próprio   critério.  Esses  métodos  incluem  sites  de  intranet,  e-­‐learning,   repositórios  de  conhecimentos,  etc.       •  O  gerente  de  projetos  decide,  com  base  nos  requisitos  de   comunicações,  quais  métodos  de  comunicações  serão  usados  no   projeto,  como  e  quando.    
  • 18. Plano  de  gerenciamento  das   comunicações     O  plano  de  gerenciamento  das  comunicações  faz  parte,  ou  é  um   plano  auxiliar,  do  plano  de  gerenciamento  do  projeto.  Pode  ser   formal  ou  informal,  altamente  detalhado  ou  amplamente   estruturado,  dependendo  das  necessidades  do  projeto.       O  plano  de  gerenciamento  das  comunicações  também  pode   incluir  orientações  e  modelos  para  reuniões  de  andamento  do   projeto,  reuniões  da  equipe  do  projeto,  reuniões  eletrônicas  e   email.  O  uso  de  um  website  e  de  um  so2ware  de  gerenciamento   de  projetos  também  pode  ser  incluído,  caso  sejam  usados  no   projeto.    
  • 19. Atualizações  dos  documentos  do   projeto     Os  documentos  do  projeto  que  podem  ser  atualizados  incluem,   entre  outros:     •   Cronograma  do  projeto;     •   Registro  das  partes  interessadas  e     •   Estratégia  para  gerenciamento  das  partes  interessadas.    
  • 20. 3.  Distribuir  as  informações     Processo  de  colocar  as  informações  necessárias  à  disposição  das   partes  interessadas  no  projeto,  conforme  planejado.  Este   processo  é  executado  durante  todo  o  ciclo  de  vida  do  projeto  e   em  todos  os  processos  de  gerenciamento.    O  foco  aqui  é  principalmente  no  processo  de  execução,  que   inclui  a  implementação  do  plano  de  gerenciamento  das   comunicações,  bem  como  a  resposta  a  solicitações  inesperadas   de  informações.    
  • 21. Distribuir  as  informações     •  A  distribuição  eficaz  de  informações  inclui  diversas  técnicas,  tais   como:     •  Modelos  de  emissor-­‐receptor   •   Escolha  dos  meios  de  comunicação.     •   Es%lo  de  redação.     •   Técnicas  de  gerenciamento  de  reuniões.     •   Técnicas  de  apresentação   •   Técnicas  de  facilitação  
  • 22. Distribuir  as  informações     Ferramentas  de  distribuição  de  informações     •  As  informações  do  projeto  podem  ser  distribuídas  usando   várias  ferramentas,  tais  como:     •   Distribuição  de  documentos  impressos,  sistemas  manuais  de   arquivamento,  comunicados  de  imprensa  e  bancos  de  dados   eletrônicos  com  acesso  comparPlhado;     •   Ferramentas  eletrônicas  de  conferência  e  comunicação,   como  email,  fax,  correio  de  voz,  telefone,  videoconferência,   reunião  pela  Internet,  websites  e  publicação  na  web  e     •   Ferramentas  eletrônicas  de  gerenciamento  de  projetos,  como   interfaces  da  web  para  pacotes  de  so2ware  de  gerenciamento   de  projetos  e  elaboração  de  cronogramas,  pacotes  de   so2ware  de  apoio  a  reuniões  e  escritórios  virtuais,  portais  e   ferramentas  colaboraPvas  de  gerenciamento  de  trabalho.    
  • 23. 4.  Gerenciar  as  expectativas  das   partes  interessadas     Gerenciar  as  expectaPvas  das  partes  interessadas  é  o  processo   de  comunicação  e  interação  com  as  partes  interessadas  para   atender  às  suas  necessidades  e  solucionar  as  questões  à  medida   que  ocorrerem.  O  processo  Gerenciar  as  expectaPvas  das  partes   interessadas  envolve  as  aPvidades  de  comunicação  dirigidas  às   partes  interessadas  para  influenciar  suas  expectaPvas,  abordar   as  preocupações  e  solucionar  as  questões.     O  gerenciamento  das  expectaPvas  ajuda  a  aumentar  a   probabilidade  de  sucesso  do  projeto,  garanPndo  que  as  partes   interessadas  entendam  os  benejcios  e  os  riscos  do  projeto.      
  • 24. Gerenciar  as  expectativas  das   partes  interessadas     O  gerenciamento  aPvo  das  expectaPvas  das  partes  interessadas   diminui  o  risco  de  que  o  projeto  deixe  de  cumprir  suas  metas  e   seus  objePvos  devido  a  questões  não-­‐solucionadas  das  partes   interessadas  e  limita  os  transtornos  durante  o  projeto.      
  • 25. 5.  Reportar  o  desempenho     Reportar  o  desempenho  é  o  processo  de  coleta  e  distribuição  de   informações  sobre  o  desempenho,  inclusive  relatórios  de   andamento,  medições  do  progresso  e  previsões.  O  processo   Reportar  o  desempenho  envolve  a  coleta  e  a  análise  periódica   da  linha  de  base  em  relação  aos  dados  reais  para  entender  e   comunicar  o  andamento  e  o  desempenho  do  projeto,  bem   como  para  prever  os  resultados  do  projeto.    
  • 26. Reportar  o  desempenho     Os  relatórios  de  desempenho  precisam  fornecer  informações  no   nível  adequado  para  cada  público.  O  formato  pode  variar  desde   um  simples  relatório  de  andamento  até  relatórios  mais   elaborados.  Um  relatório  de  andamento  simples  pode  mostrar   informações  do  desempenho,  como  o  percentual  completo,  ou   painéis  de  indicadores  da  situação  de  cada  área  (ou  seja,   escopo,  cronograma,  custo  e  qualidade)  
  • 27. Reportar  o  desempenho     Os  relatórios  mais  elaborados  podem  incluir:     •   Análise  do  desempenho  anterior;     •   Situação  atual  dos  riscos  e  questões;     •   Trabalho  concluído  durante  o  período;     •   Trabalho  a  ser  concluído  no  próximo  período;     •   Resumo  das  mudanças  aprovadas  no  período  e     •   Outras  informações  relevantes  que  devem  ser  revistas  e   analisadas.     •  Um  relatório  completo  também  deve  fornecer  o  término   previsto  do  projeto  (incluindo  tempo  e  custo).  Esses  relatórios   podem  ser  elaborados  periodicamente  ou  com  base  em   exceções.    
  • 28. Reportar  o  desempenho     Plano  de  gerenciamento  do  projeto     O  plano  de  gerenciamento  do  projeto  fornece  informações   sobre  as  linhas  de  base  do  projeto.  A  linha  de  base  para   medição  do  desempenho  é  um  plano  aprovado  do  trabalho  do   projeto  em  relação  ao  qual  a  execução  do  projeto  é  comparada   e  os  desvios  são  medidos  para  controle  do  gerenciamento.  A   linha  de  base  de  medição  do  desempenho  em  geral  integra  os   parâmetros  de  escopo,  cronograma  e  custos  do  projeto,  mas   também  pode  incluir  parâmetros  técnicos  e  de  qualidade.    
  • 29. Reportar  o  desempenho     Análise  de  variação     A  análise  de  variação  é  uma  visão  do  que  causou  a  diferença   entre  o  desempenho  da  linha  de  base  e  o  real.  O  processo  de   realizar  a  análise  de  variação  pode  variar  dependendo  da  área   de  aplicação,  do  padrão  usado  e  do  setor.     Sistemas  de  distribuição  de  informações     Um  sistema  de  distribuição  de  informações  fornece  uma   ferramenta  padrão  para  que  o  gerente  de  projetos  possa   coletar,  armazenar  e  distribuir  as  informações  para  as  partes   interessadas.      
  • 30. Reportar  o  desempenho     Relatórios  de  desempenho     Os  relatórios  de  desempenho  organizam  e  resumem  as   informações  coletadas  e  apresentam  os  resultados  das  análises   em  comparação  com  a  linha  de  base  da  medição  do   desempenho.  Os  relatórios  devem  fornecer  informações  da   situação  e  do  progresso,  no  nível  de  detalhes  requerido  pelas   várias  partes  interessadas,  conforme  documentado  no  plano  de   gerenciamento  das  comunicações.    
  • 31. Reportar  o  desempenho     Atualizações  dos  a%vos  de  processos  organizacionais     Os  aPvos  de  processos  organizacionais  que  podem  ser   atualizados  abrangem,  entre  outros,  os  formatos  dos  relatórios   e  a  documentação  das  lições  aprendidas,  incluindo  as  causas   das  questões,  o  moPvo  por  trás  da  ação  correPva  escolhida  e   outros  Ppos  de  lições  aprendidas  sobre  os  relatórios  de   desempenho.  As  lições  aprendidas  são  documentadas  para  que   façam  parte  do  banco  de  dados  histórico  do  projeto  e  da   organização  executora.    
  • 32. Reportar  o  desempenho     Solicitações  de  mudança     •  A  análise  do  desempenho  do  projeto  muitas  vezes  gera   solicitações  de  mudança.  Essas  solicitações  de  mudança  são   processadas  por  meio  do  processo  Realizar  o  controle   integrado  de  mudanças.   Fonte:  PMBOK  Guide  4ª  edição.  
  • 33. Obrigado!     www.huxleydias.com  -­‐huxley.dias@hoPmail.com  -­‐  @huxleydias