Apresentação criada para uma capacitação interna na Videosoft, com o objetivo de instruir os líderes nos conceitos básicos de GP e gerar uma sensibilização quanto à importancia da utilização de técnicas de gestão de projetos.
2. Gerencia de projetos
O que é:
Planejar, organizar, proteger e gerenciar
recursos para obter a realização dos
objetivos de um projeto.
3. Como se faz normalmente
Cada um faz do seu jeito.
4. Como se faz normalmente
Temos a tendencia de
pensar que todos podem
gerenciar projetos com
eficácia;
Gerencia projetos
apenas pela prática (no
feeling) deixa de
contemplar várias
lacunas;
5. A falta de padrão
A falta de padrão trás
resultados
inesperados;
Não se gere o que
não se mede;
Se uma coisa pode
dar errado, vai dar;
Sentimos isso na
nossa realidade como
empresa;
6. A falta de padrão
Para tudo que quebramos a cabeça agora,
existem áreas de estudo onde muitas pessoas
já quebraram a cabeça antes de nós, por
muitos anos;
Não queremos ser cientistas e pesquisadores
com novas teses melhores que as já existentes
– não no momento;
Então deve haver algum conjunto de padrões
(regras ou processos ou dicas) para fazer
melhor também nos projetos;
7. A falta de padrão
Reinventar a roda
não é a solução;
E sim, já existem
padrões para a
gerência de projetos;
8. Problemas dos projetos
Projetos fora do prazo, fora do custo, fora da
qualidade desejada, ou sem os recursos
pretendidos;
Projetos desorganizados, onde um
(departamento, colaborador) faz a sua parte
sem sincronia com o outro, e as dependências
entre as atividades atrapalham a execução;
Projetos eternos, ou projetos que nunca
atingirão os objetivos;
E sempre foi assim.
10. Primeira tentativa de padronizar
PERT significa: Program Evaluation and
Review Technique (técnica para a revisão e
avaliação de programas);
1957 – Marinha americana – projeto do
submarino nuclear Polaris;
Necessidade de agendar um projeto que
contém incerteza nas atividades – estimativa
PERT;
Necessidade de um padrão;
Caminho crítico;
12. PDCA
Plan, Do, Check, Act;
Planejar, Executar,
Verificar, Agir;
Padrão PDCA é
usado no PMI;
Sem PDCA o projeto
falha, em algum dos
seus objetivos;
13. Projeto, operação, processo
Projeto: Inicio meio e fim. Objetivos definidos.
Prazo;
Operação: Conjunto de ações realizadas no dia
a dia, execução rotineira. Um projeto pode
implantar uma nova operação, mas a operação
em sí não faz parte do projeto;
Processo: Conjunto de atividades para a
execução de uma tarefa. A gerência de
projetos possui processos definidos para se
obter uma boa gerência;
14. Exemplos
Projetos:
Construir uma nova fábrica;
Desenvolver novos procedimentos de fabricação;
Desenvolver um novo canal de vendas em outro país;
Implantar um sistema de automação;
Operação:
Produção diária de uma fábrica;
Ministrar um treinamento periódicamente;
Dirigir uma empresa;
Efetuar vendas no novo canal em outro país;
Manter informações em um banco de dados de um sistema;
15. O que é um projeto
Um projeto é um esforço temporário
empreendido para criar um produto, serviço ou
resultado exclusivo;
Natureza temporária;
Termina quando atinge os objetivos, ou quando
se torna desnecessário, ou quando falha (não
atingirá os objetivos);
Esforço: pode envolver uma única pessoa, ou
multiplos departamentos e empresas;
16. Gerenciar um projeto
Aplicação de conhecimentos, habilidades
ferramentas e técnicas às atividades de um
projeto a fim de atender aos seus requisitos;
Identificar requisitos;
Estabelecer objetivos claros e tangíveis;
Ajustar as abordagens e planos para as diferentes
expectativas das partes envolvidas;
Balancear restrições conflitantes (Escopo,
qualidade, cronograma, orçamento, recursos e
riscos;
17. PMI
Project Management Institute – Instituto de gerenciamento
de projetos;
Fundada em 1969;
Instituição com reconhecimento mundial sobre gerência
de projetos;
Define padrões e técnicas (framework) para um bom
gerênciamento de projeto;
Concorrente: PRINCE2 - Inglês;
18. PMP
Project Management Professional;
Certificação de reconhecimento mundial,
fornecida pela PMI;
Exigências para se fazer a prova:
40 horas de treinamento PMI oficial;
4.500 horas de gerência de projetos nos últimos 3
anos (com faculdade);
7.000 horas sem faculdade;
19. PMBOK
Conjunto de
conhecimentos em
gerencia de projetos
Técnicas
comprovadas e
inovações;
Terminologia padrão;
20. Um projeto na organização
Coexistente com outros projetos e atividades;
Único em seus resultados;
Temporário: Data de inicio e fim definidas
antecipadamente;
Realizado por pessoas;
Recursos restritos: humanos, financeiros, etc;
Planejado, executado, controlado: Gerenciado;
21. Sub-projeto
Uma parte menor do projeto total, criada
quando um projeto é subdividido em
componentes ou partes mais facilmente
gerenciaveis;
Cenários típicos de criação de sub-projetos:
Execução por fases;
Por especialidade (elétrico, hidráulico, etc);
Necessidade de sub-contratação;
Grandes projetos podem ser divididos em
pequenos projetos!
23. O Gerente de Projetos
É quem manda no projeto;
É quem decide;
É o responsável por tudo;
É quem leva a culpa;
É quem faz o sucesso, ou o fracasso;
24. Framework
O PMI fornece um conjunto de processos para
o gerente de projeto executar, a fim de
gerenciar um projeto com eficácia;
Cada processo pertence a uma área de
conhecimento, e a uma fase de projeto;
Cada processo possui entradas, ferramentas e
saídas;
25. Fases de projeto
Processos de iniciação
Atividades de formalização do projeto;
Processos de planejamento
Atividades de planejamento e estruturação do projeto;
Processos de execução
Atividades de coordenaçao da equipe do projeto;
Processos de controle
Atividades de monitoramento e controle do andamento do
projeto;
Processos de encerramento
Atividades de encerramento e aceitação final do projeto;
26. Áreas de conhecimento
Tempo
Escopo
Qualidade
Riscos
Custo
Aquisições
RH
Comunicação
Integração
31. Área: Integração
Inclui os processos e atividades necessárias
para identificar, definir, combinar, unificar e
coordenar os diversos processos de
gerenciamento de projetos;
Opções sobre alocação de recursos,
balanceamento de objetivos, alternativas
conflitantes, gerenciamento de dependencias
múltiplas;
Manter um projeto com diversas
pessoas/deparatamentos integrados é
importante, sem integração tudo fica solto;
32. Área: Integração
Processos de exemplo:
Termo de abertura do projeto;
Escopo preliminar do projeto;
Plano de gerenciamento do projeto;
Orientar e gerenciar e execução;
Monitoramento e controle do trabalho;
Controle integrado de mudanças;
Término do projeto;
34. Área: Comunicação
Comunicar: compartilhar, tornar comum;
O GP pode (deve) gastar tempo excessivo em
comunicação (90%);
Os envolvidos do projeto precisam
compreender a importância da comunicação no
projeto;
35. Área: Comunicação
Na gerencia de projetos, uma alta porcentagem
dos atritos, frustrações e ineficiências se dá por
uma comunicação ineficiente;
Projetos são atividades de pessoas em
equipes;
Exemplos de falhas de comunicação:
Interpretação errônea de um requisito do projeto;
Atraso em uma data compromissada;
36. Área: Escopo
O que é
Latim: escopu;
Grego: skopós;
Significa: Alvo, mira,
fim, propósito, intento,
intuito;
OBJETIVO!
37. Área: Escopo
Inclui os processos necessários para assegurar
que o projeto inclui todo o trabalho necessário
e apenas o necessário, para terminar o projeto
com sucesso;
Sem ”Gold plating”
38. Área: Escopo
Dificuldades de definir
Envolvidos discordam sobre os objetivos;
Pressa na definição dos objetivos;
Objetivos mal quantificados;
Objetivos mal documentados;
Objetivos muito rígidos para acomodar mudanças
de prioridade;
40. Área: Tempo
Projetos atrasam por...
Planejamento insuficiente;
Plano não realista;
Escopo subestimado;
Alteração dos requisitos pelos clientes;
Incapacidade de acompanhar o progresso;
Incapacidade de identificar problemas com
antecedência;
Mudança de prioridade;
Falta de comprometimento da equipe;
Pessoal não qualificado;
41. Área: Tempo
Conjunto de processos necessários para que o
projeto seja implementado no tempo previsto;
O cronograma e as condições para que ele
seja factível devem ser todas previstas e
providenciadas ANTES do início da execução
do projeto;
43. Área: Riscos
O risco é uma condição incerta ou um evento
que pode ocorrer, afetando ao menos um
objetivo do projeto (positiva ou negativamente);
Latim: risicu - significa: Ousar;
Riscos positivos também são chamados de
oportunidades;
É inútel tentar eliminar (ou mitigar) todos;
Algo sempre dá errado – soluções de contorno;
Correr os riscos certos, minimizar os outros;
44. Área: Riscos
Impacto;
Probabilidade de ocorrer;
Aversão ao risco;
Tolerância ao risco;
Área de riscos é: Planejamento, identificação,
análise, planejamento de respostas,
monitoramento e controle dos riscos do projeto;
46. Área: Qualidade
Qualidade é o grau com que um projeto
cumpre os seus requisitos;
Não é gold-plating;
Conformidade (prevenção e inspeção) é mais
barato que defeito;
Prevenção é mais barato do que inspeção;
Melhoria contínua, sigmas, PDCA;
Estatística, histograma, disperção;
Paretto: 80-20;
49. Área: RH
Determinar equipe;
Definição dos papéis e responsabilidades;
Avaliação de desempenho da equipe;
Facilitação e resolução de conflitos;
Sistema de recompensas;
Modos de atuação com gerentes funcionais:
Funcional;
Projetizada;
Matricial;
50. Área: RH
Tipos de poder:
Especialista/experiência;
Recompensa;
Referência;
Penalidade;
Estilo de liderança:
Diretivo, facilitador, instrutor, suporte, autocrático,
consultivo, consensador;
51. Área: RH
Principais conflitos em projetos:
Prazos;
Prioridades do projeto;
Recursos (mão de obra);
Questões técnicas;
Procedimentos administrativos;
Custos;
Personalidade;
53. Área: Custos
Custos dos recursos necessários para executar
as tarefas do projeto;
Fase mais cara de um produto: Operação;
Fase mais cara de um projeto: Execução;
É mais facil influenciar nos custos nas fases
iniciais do projeto;
Envolve: Avaliação de custos/valor dos
recursos, estimativa, orçamentação;
57. Fase de iniciação
A primeira coisa
necessária em um
projeto, é ser iniciado;
Visão geral do
projeto, objetivos,
premissas,
fundamentação;
Formalização do
projeto, de que ele
vai ser executado;
58. Processos da fase de iniciação
Processos:
Desenvolver o termo de abertura;
Área: Integração;
Identificar as partes interessadas;
Área: Comunicação;
Cada outra fase tem o seu conjunto de
atividades, a que tem mais atividades é a de
planejamento – não é por acaso;
59. Processo: Termo de abertura
Área: Integração;
Fase: Iniciação;
Documento que autoriza formalmente o início
do projeto;
Concede ao gerente de projeto a autoridade
para aplicar recursos organizacionais nas
atividades do projeto;
Documenta a necessidade de negócio,
justificativa do projeto, necessidade do cliente;
60. Processo: Termo de abertura
Entradas:
Declaração do trabalho: Descrição dos serviços ou
produtos que serão gerados;
Business case: Informações do ponto de vista do
negócio, determina a justificativa do investimento,
necessidades de negócio e análise preliminar de
custos;
Fatores ambientais da empresa: Padrões,
condições de mercado, infra-estrutura, recursos
humanos, tolerância a riscos, etc;
Ativos organizacionais: Políticas, modelos, etc
61. Processo: Termo de abertura
Ferramentas e técnicas
Opinião especializada
Saídas
Termo de abertura do projeto
63. Processo: Identificar as partes
interessadas
Área: Comunicação – Fase: Iniciação;
Um projeto de sucesso é aquele que consegue
realizar as expectativas dos envolvidos;
Envolvido: Todo aquele que tem alguma
participação ou interesse no projeto (maior ou
menor, não importa);
Somente conhecendo todos os envolvidos e as
suas expectativas, pode-se gerenciar as
expectativas sobre o projeto;
Gerenciar expectativas inclui julgamento de
prioridades;
65. Processo: Identificar as partes
interessadas
Entradas:
Termo de abertura do projeto;
Documentos de aquisições (para projetos que são
baseados em um contrato ou numa aquisição);
Fatores ambientais da empresa (cultura, estrutura
organizacional);
Ativos de processos organizacionais;
66. Processo: Identificar as partes
interessadas
Ferramentas e técnicas:
Identificar potenciais partes interessadas;
Identificar impacto ou apoio de cada parte
interessada;
Avaliar prováveis reações de partes interessadas,
identificar maneiras de influencia-las para obter o
seu apoio e diminuir impactos negativos;
Saídas:
Registro de partes interessadas;
Estratégia para gerenciamento de partes
interessadas;
67. Fase: Planejamento
Planejar antes de
agir;
Definições
detalhadas de tudo
que ocorrerá no
projeto;
Base para o sucesso;
68. Fase: Planejamento
Estimar os custos;
Processos:
Determinar o orçamento;
Coletar requisitos;
Planejar a qualidade;
Definir escopo;
Criar EAP;
Plano de recursos humanos;
Definir as atividades;
Planejar as comunicações;
Sequenciar atividades;
Planejar aquisições;
Estimar os recursos das
Planejar o gerenciamento de
atividades; riscos;
Estimar as durações das
Identificar os riscos;
atividades;
Analise qualitativa de riscos;
Desenvolver o cronograma;
Analise quantitativa dos riscos;
Plano de respostas aos riscos;
69. Processo: Coletar requisitos
Área: Comunicação – Fase: Planejamento;
Paretto: 80-20;
Processo que visa definir e documentar as
funções e funcionalidades do projeto e do
produto necessárias para atender às
necessidades e expectativas das partes
interessadas;
Influência direta no sucesso do projeto;
Definir e gerenciar as expectativas do cliente;
Base do projeto;
70. Processo: Coletar requisitos
Entradas:
Termo de abertura do projeto;
Registro das partes interessadas;
Ferramentas e técnicas:
Entrevistas (formais ou não);
Dinâmicas em grupo (brainstorm, mapa mental,
Delphi, etc)
Questionários e pesquisas;
Observação do trabalho;
Protótipos;
71. Processo: Coletar requisitos
Saídas:
Documentação dos requisitos: Descreve os
requisitos e como eles atendem as necessidades
de negócio;
Plano de gerenciamento dos requisitos: Descreve
como eles serão avaliados e gerenciados durante o
projeto;
Matriz de rastreabilidade: Liga cada requisito à sua
origem, exemplos: Necessidade de negócio,
objetivos do projeto, design do produto, entregas
de escopo;
72. Processo: Definir atividades
Área: Tempo
Fase: Planejamento
Definição das atividades (todas) que serão
realizadas para a compleção do projeto;
Essas atividades são pacotes de trabalho
decompostos, e servem para a definição de
cronograma, monitoramento e controle do
trabalho de um projeto;
73. Processo: Definir atividades
Entradas:
Escopo;
Ferramentas e técnicas:
Decomposição (sub-dividir) em atividades de 8 até
80 horas cada;
Opinião especializada;
74. Processo: Definir atividades
Saídas:
Lista de atividades: Todas as atividades
necessárias no projeto;
Atributos das atividades: Nome, descrição,
predecessoras, sucessodras, requisitos de
recursos, datas impostas, restrições e premissas;
Lista dos marcos (Milestones): Pontos ou eventos
significativos no projeto – pontos de checagem;
75. Processo: Análise qualitativa dos
riscos
Área: Riscos;
Fase: Planejamento;
Maneira rápida e econômica de estabelecer
prioridades para o planejamento de respostas a
riscos;
Entradas:
Lista dos riscos;
Declaração de escopo;
76. Processo: Análise qualitativa dos
riscos
Ferramentas e técnicas:
Avaliação de probabilidade;
Matriz de probabilidade e impacto;
Saídas:
Atualizaçao do registro dos riscos com novos
dados: Categorizados, causas, tendências, etc;
79. Fase: Execução
Processos realizados para concluir o trabalho;
Coordenar pessoas e recursos;
Integrar e executar atividades do projeto;
Tudo em conformidade com o plano;
80. Fase: Execução
Processos:
Conduzir as aquisições;
Mobilizar a equipe do projeto;
Desenvolver a equipe do projeto;
Gerenciar a equipe do Projeto;
Distribuir as informações;
Gerenciar expectativas das partes interessadas;
Realizar a garantia da qualidade;
82. Fase: Monitoramento e controle
Acompanhar, revisar e regular o progresso e o
desempenho;
Identificar áreas onde serão necessárias
mudanças;
Principal foco dos processos: Desempenho do
projeto;
83. Fase: Monitoramento e controle
Processos:
Verificar escopo;
Controlar escopo;
Controlar o cronograma;
Administrar aquisições;
Monitorar e controlar riscos;
Controlar custos;
Realizar controle de qualidade;
Reportar o desempenho;
88. Framework
O PMI fornece um conjunto de processos para
o gerente de projeto executar, a fim de
gerenciar um projeto com eficácia;
Cada processo pertence a uma área de
conhecimento, e a uma fase de projeto;
Cada processo possui entradas, ferramentas e
saídas;
89. Fases de projeto
Processos de iniciação
Atividades de formalização do projeto;
Processos de planejamento
Atividades de planejamento e estruturação do projeto;
Processos de execução
Atividades de coordenaçao da equipe do projeto;
Processos de controle
Atividades de monitoramento e controle do andamento do
projeto;
Processos de encerramento
Atividades de encerramento e aceitação final do projeto;