Palestra Gerencia de Projetos

Capacitação

Gerencia de projetos.

Romulo Nunes – Videosoft – 18-10-2010

Gerencia de projetos

O que é:
Planejar, organizar, proteger e gerenciar
recursos para obter a realização dos
objetivos de um projeto.

Como se faz normalmente


Cada um faz do seu jeito.

Como se faz normalmente


Temos a tendencia de
pensar que todos podem
gerenciar projetos com
eficácia;

Gerencia projetos
apenas pela prática (no
feeling) deixa de
contemplar várias
lacunas;

A falta de padrão


A falta de padrão trás
resultados
inesperados;

Não se gere o que
não se mede;

Se uma coisa pode
dar errado, vai dar;

Sentimos isso na
nossa realidade como
empresa;

A falta de padrão


Para tudo que quebramos a cabeça agora,
existem áreas de estudo onde muitas pessoas
já quebraram a cabeça antes de nós, por
muitos anos;

Não queremos ser cientistas e pesquisadores
com novas teses melhores que as já existentes
– não no momento;

Então deve haver algum conjunto de padrões
(regras ou processos ou dicas) para fazer
melhor também nos projetos;

A falta de padrão

 Reinventar a roda
não é a solução;
 E sim, já existem
padrões para a
gerência de projetos;

Problemas dos projetos


Projetos fora do prazo, fora do custo, fora da
qualidade desejada, ou sem os recursos
pretendidos;

Projetos desorganizados, onde um
(departamento, colaborador) faz a sua parte
sem sincronia com o outro, e as dependências
entre as atividades atrapalham a execução;

Projetos eternos, ou projetos que nunca
atingirão os objetivos;

E sempre foi assim.

Primeira tentativa de padronizar


PERT significa: Program Evaluation and
Review Technique (técnica para a revisão e
avaliação de programas);

1957 – Marinha americana – projeto do
submarino nuclear Polaris;

Necessidade de agendar um projeto que
contém incerteza nas atividades – estimativa
PERT;

Necessidade de um padrão;

Caminho crítico;

PDCA


Plan, Do, Check, Act;

Planejar, Executar,
Verificar, Agir;

Padrão PDCA é
usado no PMI;

Sem PDCA o projeto
falha, em algum dos
seus objetivos;

Projeto, operação, processo


Projeto: Inicio meio e fim. Objetivos definidos.
Prazo;

Operação: Conjunto de ações realizadas no dia
a dia, execução rotineira. Um projeto pode
implantar uma nova operação, mas a operação
em sí não faz parte do projeto;

Processo: Conjunto de atividades para a
execução de uma tarefa. A gerência de
projetos possui processos definidos para se
obter uma boa gerência;

Exemplos


Projetos:

Construir uma nova fábrica;

Desenvolver novos procedimentos de fabricação;

Desenvolver um novo canal de vendas em outro país;

Implantar um sistema de automação;

Operação:

Produção diária de uma fábrica;

Ministrar um treinamento periódicamente;

Dirigir uma empresa;

Efetuar vendas no novo canal em outro país;

Manter informações em um banco de dados de um sistema;

O que é um projeto


Um projeto é um esforço temporário
empreendido para criar um produto, serviço ou
resultado exclusivo;

Natureza temporária;

Termina quando atinge os objetivos, ou quando
se torna desnecessário, ou quando falha (não
atingirá os objetivos);

Esforço: pode envolver uma única pessoa, ou
multiplos departamentos e empresas;

Gerenciar um projeto


Aplicação de conhecimentos, habilidades
ferramentas e técnicas às atividades de um
projeto a fim de atender aos seus requisitos;

Identificar requisitos;

Estabelecer objetivos claros e tangíveis;

Ajustar as abordagens e planos para as diferentes
expectativas das partes envolvidas;

Balancear restrições conflitantes (Escopo,
qualidade, cronograma, orçamento, recursos e
riscos;

PMI


Project Management Institute – Instituto de gerenciamento
de projetos;

Fundada em 1969;

Instituição com reconhecimento mundial sobre gerência
de projetos;

Define padrões e técnicas (framework) para um bom
gerênciamento de projeto;

Concorrente: PRINCE2 - Inglês;

PMP


Project Management Professional;

Certificação de reconhecimento mundial,
fornecida pela PMI;

Exigências para se fazer a prova:

40 horas de treinamento PMI oficial;

4.500 horas de gerência de projetos nos últimos 3
anos (com faculdade);

7.000 horas sem faculdade;

PMBOK


Conjunto de
conhecimentos em
gerencia de projetos

Técnicas
comprovadas e
inovações;

Terminologia padrão;

Um projeto na organização


Coexistente com outros projetos e atividades;

Único em seus resultados;

Temporário: Data de inicio e fim definidas
antecipadamente;

Realizado por pessoas;

Recursos restritos: humanos, financeiros, etc;

Planejado, executado, controlado: Gerenciado;

Sub-projeto


Uma parte menor do projeto total, criada
quando um projeto é subdividido em
componentes ou partes mais facilmente
gerenciaveis;

Cenários típicos de criação de sub-projetos:

Execução por fases;

Por especialidade (elétrico, hidráulico, etc);

Necessidade de sub-contratação;

Grandes projetos podem ser divididos em
pequenos projetos!

O Gerente de Projetos


É quem manda no projeto;

É quem decide;

É o responsável por tudo;

É quem leva a culpa;

É quem faz o sucesso, ou o fracasso;

Framework


O PMI fornece um conjunto de processos para
o gerente de projeto executar, a fim de
gerenciar um projeto com eficácia;

Cada processo pertence a uma área de
conhecimento, e a uma fase de projeto;

Cada processo possui entradas, ferramentas e
saídas;

Fases de projeto


Processos de iniciação

Atividades de formalização do projeto;

Processos de planejamento

Atividades de planejamento e estruturação do projeto;

Processos de execução

Atividades de coordenaçao da equipe do projeto;

Processos de controle

Atividades de monitoramento e controle do andamento do
projeto;

Processos de encerramento

Atividades de encerramento e aceitação final do projeto;

Áreas de conhecimento


Tempo

Escopo

Qualidade

Riscos

Custo

Aquisições

RH

Comunicação

Integração

Áreas

Áreas de conhecimento em GP.

Área: Integração


Inclui os processos e atividades necessárias
para identificar, definir, combinar, unificar e
coordenar os diversos processos de
gerenciamento de projetos;

Opções sobre alocação de recursos,
balanceamento de objetivos, alternativas
conflitantes, gerenciamento de dependencias
múltiplas;

Manter um projeto com diversas
pessoas/deparatamentos integrados é
importante, sem integração tudo fica solto;

Área: Integração


Processos de exemplo:

Termo de abertura do projeto;

Escopo preliminar do projeto;

Plano de gerenciamento do projeto;

Orientar e gerenciar e execução;

Monitoramento e controle do trabalho;

Controle integrado de mudanças;

Término do projeto;

Área: Comunicação


Comunicar: compartilhar, tornar comum;

O GP pode (deve) gastar tempo excessivo em
comunicação (90%);

Os envolvidos do projeto precisam
compreender a importância da comunicação no
projeto;

Área: Comunicação


Na gerencia de projetos, uma alta porcentagem
dos atritos, frustrações e ineficiências se dá por
uma comunicação ineficiente;

Projetos são atividades de pessoas em
equipes;

Exemplos de falhas de comunicação:

Interpretação errônea de um requisito do projeto;

Atraso em uma data compromissada;

Área: Escopo


O que é

Latim: escopu;

Grego: skopós;

Significa: Alvo, mira,
fim, propósito, intento,
intuito;

OBJETIVO!

Área: Escopo


Inclui os processos necessários para assegurar
que o projeto inclui todo o trabalho necessário
e apenas o necessário, para terminar o projeto
com sucesso;


Sem ”Gold plating”

Área: Escopo


Dificuldades de definir

Envolvidos discordam sobre os objetivos;

Pressa na definição dos objetivos;

Objetivos mal quantificados;

Objetivos mal documentados;

Objetivos muito rígidos para acomodar mudanças
de prioridade;

Área: Tempo


Projetos atrasam por...

Planejamento insuficiente;

Plano não realista;

Escopo subestimado;

Alteração dos requisitos pelos clientes;

Incapacidade de acompanhar o progresso;

Incapacidade de identificar problemas com
antecedência;

Mudança de prioridade;

Falta de comprometimento da equipe;

Pessoal não qualificado;

Área: Tempo


Conjunto de processos necessários para que o
projeto seja implementado no tempo previsto;

O cronograma e as condições para que ele
seja factível devem ser todas previstas e
providenciadas ANTES do início da execução
do projeto;

Área: Riscos


O risco é uma condição incerta ou um evento
que pode ocorrer, afetando ao menos um
objetivo do projeto (positiva ou negativamente);

Latim: risicu - significa: Ousar;

Riscos positivos também são chamados de
oportunidades;

É inútel tentar eliminar (ou mitigar) todos;

Algo sempre dá errado – soluções de contorno;

Correr os riscos certos, minimizar os outros;

Área: Riscos


Impacto;

Probabilidade de ocorrer;

Aversão ao risco;

Tolerância ao risco;


Área de riscos é: Planejamento, identificação,
análise, planejamento de respostas,
monitoramento e controle dos riscos do projeto;

Área: Qualidade


Qualidade é o grau com que um projeto
cumpre os seus requisitos;

Não é gold-plating;

Conformidade (prevenção e inspeção) é mais
barato que defeito;

Prevenção é mais barato do que inspeção;

Melhoria contínua, sigmas, PDCA;

Estatística, histograma, disperção;

Paretto: 80-20;

Área: RH


Determinar equipe;

Definição dos papéis e responsabilidades;

Avaliação de desempenho da equipe;

Facilitação e resolução de conflitos;

Sistema de recompensas;

Modos de atuação com gerentes funcionais:

Funcional;

Projetizada;

Matricial;

Área: RH


Tipos de poder:

Especialista/experiência;

Recompensa;

Referência;

Penalidade;

Estilo de liderança:

Diretivo, facilitador, instrutor, suporte, autocrático,
consultivo, consensador;

Área: RH


Principais conflitos em projetos:

Prazos;

Prioridades do projeto;

Recursos (mão de obra);

Questões técnicas;

Procedimentos administrativos;

Custos;

Personalidade;

Área: Custos


Custos dos recursos necessários para executar
as tarefas do projeto;

Fase mais cara de um produto: Operação;

Fase mais cara de um projeto: Execução;

É mais facil influenciar nos custos nas fases
iniciais do projeto;

Envolve: Avaliação de custos/valor dos
recursos, estimativa, orçamentação;

Área: Aquisições


Gerencimanto de contratos e mudanças tanto
como fornecedor quanto como comprador;

Inclusive outsourcing;

Inclui:

Planejar aquisições;

Realizar aquisições;

Administrar aquisições;

Encerrar aquisições;

Fases

Fases de um projeto.

Fase de iniciação


A primeira coisa
necessária em um
projeto, é ser iniciado;

Visão geral do
projeto, objetivos,
premissas,
fundamentação;

Formalização do
projeto, de que ele
vai ser executado;

Processos da fase de iniciação


Processos:

Desenvolver o termo de abertura;

Área: Integração;

Identificar as partes interessadas;

Área: Comunicação;

Cada outra fase tem o seu conjunto de
atividades, a que tem mais atividades é a de
planejamento – não é por acaso;

Processo: Termo de abertura


Área: Integração;

Fase: Iniciação;

Documento que autoriza formalmente o início
do projeto;

Concede ao gerente de projeto a autoridade
para aplicar recursos organizacionais nas
atividades do projeto;

Documenta a necessidade de negócio,
justificativa do projeto, necessidade do cliente;



Entradas:

Declaração do trabalho: Descrição dos serviços ou
produtos que serão gerados;

Business case: Informações do ponto de vista do
negócio, determina a justificativa do investimento,
necessidades de negócio e análise preliminar de
custos;

Fatores ambientais da empresa: Padrões,
condições de mercado, infra-estrutura, recursos
humanos, tolerância a riscos, etc;

Ativos organizacionais: Políticas, modelos, etc



Ferramentas e técnicas

Opinião especializada


Saídas

Termo de abertura do projeto

Processo: Identificar as partes
interessadas

Área: Comunicação – Fase: Iniciação;

Um projeto de sucesso é aquele que consegue
realizar as expectativas dos envolvidos;

Envolvido: Todo aquele que tem alguma
participação ou interesse no projeto (maior ou
menor, não importa);

Somente conhecendo todos os envolvidos e as
suas expectativas, pode-se gerenciar as
expectativas sobre o projeto;

Gerenciar expectativas inclui julgamento de
prioridades;

interessadas

interessadas

Entradas:


Documentos de aquisições (para projetos que são
baseados em um contrato ou numa aquisição);

Fatores ambientais da empresa (cultura, estrutura
organizacional);

Ativos de processos organizacionais;

interessadas

Ferramentas e técnicas:

Identificar potenciais partes interessadas;

Identificar impacto ou apoio de cada parte
interessada;

Avaliar prováveis reações de partes interessadas,
identificar maneiras de influencia-las para obter o
seu apoio e diminuir impactos negativos;

Saídas:

Registro de partes interessadas;

Estratégia para gerenciamento de partes
interessadas;

Fase: Planejamento


Planejar antes de
agir;

Definições
detalhadas de tudo
que ocorrerá no
projeto;

Base para o sucesso;

Fase: Planejamento

Estimar os custos;
Processos:



Determinar o orçamento;

Coletar requisitos;

Planejar a qualidade;

Definir escopo;

Criar EAP;

Plano de recursos humanos;

Definir as atividades;

Planejar as comunicações;

Sequenciar atividades; 
Planejar aquisições;

Estimar os recursos das 
Planejar o gerenciamento de
atividades; riscos;

Estimar as durações das 
Identificar os riscos;
atividades;

Analise qualitativa de riscos;

Desenvolver o cronograma;

Analise quantitativa dos riscos;

Plano de respostas aos riscos;

Processo: Coletar requisitos


Área: Comunicação – Fase: Planejamento;

Paretto: 80-20;

Processo que visa definir e documentar as
funções e funcionalidades do projeto e do
produto necessárias para atender às
necessidades e expectativas das partes
interessadas;

Influência direta no sucesso do projeto;

Definir e gerenciar as expectativas do cliente;

Base do projeto;



Entradas:


Registro das partes interessadas;


Entrevistas (formais ou não);

Dinâmicas em grupo (brainstorm, mapa mental,
Delphi, etc)

Questionários e pesquisas;

Observação do trabalho;

Protótipos;



Saídas:

Documentação dos requisitos: Descreve os
requisitos e como eles atendem as necessidades
de negócio;

Plano de gerenciamento dos requisitos: Descreve
como eles serão avaliados e gerenciados durante o
projeto;

Matriz de rastreabilidade: Liga cada requisito à sua
origem, exemplos: Necessidade de negócio,
objetivos do projeto, design do produto, entregas
de escopo;

Processo: Definir atividades


Área: Tempo

Fase: Planejamento

Definição das atividades (todas) que serão
realizadas para a compleção do projeto;

Essas atividades são pacotes de trabalho
decompostos, e servem para a definição de
cronograma, monitoramento e controle do
trabalho de um projeto;



Entradas:

Escopo;


Decomposição (sub-dividir) em atividades de 8 até
80 horas cada;

Opinião especializada;



Saídas:

Lista de atividades: Todas as atividades
necessárias no projeto;

Atributos das atividades: Nome, descrição,
predecessoras, sucessodras, requisitos de
recursos, datas impostas, restrições e premissas;

Lista dos marcos (Milestones): Pontos ou eventos
significativos no projeto – pontos de checagem;

Processo: Análise qualitativa dos
riscos

Área: Riscos;

Fase: Planejamento;

Maneira rápida e econômica de estabelecer
prioridades para o planejamento de respostas a
riscos;

Entradas:

Lista dos riscos;

Declaração de escopo;

riscos


Avaliação de probabilidade;

Matriz de probabilidade e impacto;

Saídas:

Atualizaçao do registro dos riscos com novos
dados: Categorizados, causas, tendências, etc;

riscos

Fase: Execução


Processos realizados para concluir o trabalho;

Coordenar pessoas e recursos;

Integrar e executar atividades do projeto;

Tudo em conformidade com o plano;

Fase: Execução


Processos:

Conduzir as aquisições;

Mobilizar a equipe do projeto;

Desenvolver a equipe do projeto;

Gerenciar a equipe do Projeto;

Distribuir as informações;

Gerenciar expectativas das partes interessadas;

Realizar a garantia da qualidade;

Fase: Monitoramento e controle



Acompanhar, revisar e regular o progresso e o
desempenho;

Identificar áreas onde serão necessárias
mudanças;

Principal foco dos processos: Desempenho do
projeto;



Processos:

Verificar escopo;

Controlar escopo;

Controlar o cronograma;

Administrar aquisições;

Monitorar e controlar riscos;

Controlar custos;

Realizar controle de qualidade;

Reportar o desempenho;

Fase: Encerramento


Obter aceitação do cliente ou patrocinador;

Revisão pós-projeto;

Registrar impactos de adequações;

Documentar lições aprendidas;

Encerrar aquisições;

Fase: Encerramento


Processos:

Encerrar as aquisições;

Encerrar o projeto;

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