Este documento fornece um resumo sobre o gerenciamento das comunicações em projetos de acordo com o guia PMBoK. Ele discute os processos de identificar as partes interessadas, planejar as comunicações e distribuir informações. O objetivo é fornecer aos alunos uma compreensão dos processos de comunicação em projetos e como aplicá-los.

1. Gerenciamento
das Comunicações
do Projeto
MBA em Gestão de Projetos de TI
George Freire, PMP
Dezembro/2013

2. George Freire
Bacharel em Ciências da Computação pela
UFRN e MBA em Gerenciamento de Projetos
pela UnP, atualmente cursa Residência em
Engenharia de Software pela UFRN.
Atuando com foco profissional em consultoria
e desenvolvimento de soluções, implantou
sistemas nos estados do RN, SC, ES, MT e TO.
No âmbito do Serviço Público, foi CIO do
DETRAN/RN, assessor do CIO do Tribunal de
Justiça do RN e atualmente é o CIO da
Secretaria de Municipal de Tributação de
Natal/RN.
Dezembro/2013.
2

3. Objetivo da disciplina
Ao final da disciplina o aluno
deverá ser capaz de:
• Compreender
a
importância
do
Gerenciamento
das
Comunicações do Projeto;
• Conhecer
os
processos
apresentados pelo PMI® no
PMBoK®,
com
suas
principais
entradas, ferramentas, técni
cas e saídas;
• Ser capaz de aplicar alguns
dos
conhecimentos
adquiridos.
Dezembro/2013.
3

4. Ementa
• Introdução ao Gerenciamento das Comunicações;
• Gerenciamento das Comunicações do projeto
conforme PMBoK®
o
o
o
o
o
Identificar as partes interessadas;
Planejar as comunicações;
Distribuir as informações;
Gerenciar as expectativas das partes interessadas;
Reportar o desempenho.
Dezembro/2013.
4

5. Bibliografia
• PMI.
Um
guia
do
gerenciamento de projetos
(Guia
PMBoK®).
4
ed.
Newtown
Square:
Project
Management Institute Inc.,
2008.
• MULCAHY, Rita. Preparatório
para o Exame de PMP®. 6 ed.
EUA: RMC Publications Inc.,
2009.
• HELDMAN, Kim. Gerência de
Projetos: guia para o exame
oficial do PMI. 6 ed. Rio de
Janeiro: Elsevier, 2006.
• BRASIL. Manual de Redação
da Presidência da República.
2 ed. Brasília: Presidência da
República, 2002.
Dezembro/2013.
5

6. Metodologia e Avaliação
• Metodologia
o Exposição teórica;
o Resolução de questões;
o Apresentação de vídeo.
• Avaliação
o Atividades em sala de aula (90%);
o Participação construtiva nas discussões (10%).
Dezembro/2013.
6

7. Comunicação
Introdução
O conteúdo desta seção, exceto quando especificado em
contrário* está baseado em material da Profª. Jenifer Wolff.
Dezembro/2013.
7

8. Importância da
comunicação em projetos*
Dezembro/2013.
8

9. Importância da
comunicação em projetos*
Dezembro/2013.
9

10. Importância da
comunicação em projetos*
Dezembro/2013.
10

11. Comunicação
“Comunicação é um esforço realizado em dois
sentidos, envolvendo a transmissão de informação e
entendimento de uma pessoa ou grupo para outra.
Estes símbolos comuns podem ser verbais, não
verbais, gráficos, ou multimídia. Esta informação
representada
por
símbolos,
expressa
como
pensamentos, ideias, fatos ou figuras, somente será
útil se resultar em entendimento e conhecimento
para o receptor.”
Dezembro/2013.
11

12. Processo de comunicação
Dezembro/2013.
12

13. Eu quero ganhar uma
caixa de chocolate!*
Dezembro/2013.
13

14. Barreiras à comunicação
• Distância física entre o
emissor e o receptor
• Dificuldades com
linguagem técnica
• Fatores ambientais
perturbadores
• Cultura
• Atitudes negativas
Dezembro/2013.
14

15. Conflitos
Visão antiga
• Conflitos
são
disfuncionais e gerados
por
"causadores
de
problemas" e por falha de
liderança;
• Conflitos
devem
ser
evitados;
• Conflitos são resolvidos
através de separação
física ou intervenção da
alta gerência.
Dezembro/2013.
Visão moderna
• O conflito é uma consequência
inevitável
das
interações
organizacionais e resultado
natural de mudanças;
• Conflitos podem ser benéficos;
• Conflitos são resolvidos pela
identificação de suas causas;
• Conflitos devem ser resolvidos
pelas pessoas diretamente
envolvidas e, se necessário,
pelos seus superiores diretos.
15

16. Aspectos negativos do
conflito
•
•
•
•
•
•
Aumenta a hostilidade e
agressividade;
Apresenta desejo de ser o
vencedor, podendo bloquear
a
criação
de
novas
alternativas;
Inibe as comunicações porque
a informações relevantes não
são compartilhadas;
Causa estresse e cria uma
atmosfera desfavorável
Pode, se conduzido da forma
ganhador-perdedor,
causar
perda de status ou posição;
Apresenta
discussões
que
podem ganhar conotação
pessoal.
Dezembro/2013.
16

17. Aspectos positivos do
conflito
• Força mudanças;
• Aumenta a criatividade na
elaboração de novas opções;
• Melhora as comunicações se
ambas as partes estiverem
interessadas
em
ganhos
mútuos;
• Aumenta a energia e a
coesão do grupo;
• Promove o balanceamento
entre
poder
e
influência, quando associado
a técnicas efetivas de solução
de problemas;
• Clarifica as metas.
Dezembro/2013.
17

18. Potenciais origens de
conflito (Kerzner)
•
•
•
•
•
•
•
Conflito de prioridades no projeto;
Conflito a respeito de procedimentos administrativos;
Conflitos de opiniões técnicas e de performance;
Conflitos de recursos humanos;
Conflitos sobre custos e orçamentos;
Conflitos sobre agendamento dos trabalhos;
Conflitos pessoais.
Dezembro/2013.
18

19. Gerenciando conflitos em
um ambiente de projetos
•
•
•
•
•
•
Deixar / Evitar (escapar de uma situação atual ou de potencial
conflito), o qual não soluciona o problema;
Amaciar / Acomodar (enfatizando o uso de acordos melhor do
que desacordos), o qual somente providencia soluções de curtotermo;
Forçar (resultado “win-lose”), o qual pode resolver o conflito
temporariamente na superfície (fachada) mas sentimentos
negativos podem emergir mais tarde em outras formas;
Comprometimento (pesquisando e barganhando por soluções
que trazem algum grau de satisfação para ambas as partes), o
qual proporciona solução definitiva;
Colaboração (procurando por consenso e comprometimento),
o qual proporciona soluções de longo-termo;
Confronto, também conhecido como resolução de problemas
ou negociação (Tratando conflito como um problema para ser
solucionado; dirigindo para uma solução “win-win”), o qual
proporciona uma última resolução.
Dezembro/2013.
19

20. Gerenciamento das
Comunicações
Abordagem do PMBoK® 4ª edição (2008)
Dezembro/2013.
20

21. Gerenciamento das
comunicações
“O gerenciamento das comunicações do projeto
inclui os processos necessários para assegurar que as
informações do projeto sejam geradas, coletadas,
distribuídas,
armazenadas,
recuperadas
e
organizadas de maneira oportuna e apropriada.”
PMBoK® 4ª ed.
Dezembro/2013.
21

22. Dimensões da
comunicação
•
•
•
•
•
•
Interna e externa
Formal e informal
Vertical e horizontal
Oficial e não oficial
Escrita e oral
Verbal e não verbal
Dezembro/2013.
22

23. Habilidades de
comunicação
• Ouvir ativamente e de modo eficaz;
• Perguntar, investigando ideias e situações para garantir
um melhor entendimento;
• Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe
para que ela seja mais eficaz;
• levantar fatos para identificar ou confirmar as
informações;
• Definir e administrar expectativas;
• Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma
ação;
• Negociar para conseguir acordos mutuamente
aceitáveis entre as partes;
• Solucionar conflitos para evitar impactos negativos e
• Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.
Dezembro/2013.
23

24. Processos PMBoK® 4ª ed.
Gerenciamento das Comunicações
Iniciação
10.1
Identificar as
partes
interessadas
Dezembro/2013.
Planejamento
10.2 Planejar
as
comunicações
Execução
10.3
Distribuir as
Informações
10.4
Gerenciar as
expectativas
das partes
interessadas
Controle
Encerramento
10.5 Reportar
o
desempenho
24

25. Identificar as partes
interessadas
Dezembro/2013.
25

26. Identificar as partes interessadas:
Fluxo de Dados
Dezembro/2013.
26

27. Identificar as partes interessadas
•
•
•
•
ENTRADAS
Termo de abertura do
projeto
Documentos de aquisição
Fatores ambientais da
empresa
Ativos de processos
organizacionais
Dezembro/2013.
FERRAMENTAS E
TÉCNICAS
• Análise das partes
interessadas
• Opinião especializada
SAÍDAS
• Registro das partes
interessadas
• Estratégia para
gerenciamento das partes
interessadas
27

28. Identificar as partes interessadas:
Entradas
• Termo de abertura do
projeto
• Documentos
de
aquisição
• Fatores ambientais da
empresa
• Ativos de processos
organizacionais
Dezembro/2013.
28

29. Identificar as partes interessadas:
Ferramentas e Técnicas
• Análise
das
partes
interessadas
• Opinião especializada
Dezembro/2013.
29

30. Principais stakeholders
Dezembro/2013.
30

31. Análise das partes
interessadas
• Etapa 1 - Identificar as
partes interessadas
• Etapa 2 - Identificar o
impacto
ou
apoio
potencial
• Etapa 3 - Avaliar
reações e planejar
influências
Dezembro/2013.
31

32. Identificar as partes interessadas:
Saídas
• Registro das partes
interessadas
• Estratégia
para
gerenciamento
das
partes interessadas
Dezembro/2013.
32

33. Registro das partes
interessadas
• Informações de identificação
• Informações de avaliação
• Classificação das partes interessadas
Dezembro/2013.
33

34. Estratégia para gerenciamento
das partes interessadas
Dezembro/2013.
34

35. Planejar as comunicações
Dezembro/2013.
35

36. Planejar as comunicações:
Fluxo de Dados
Dezembro/2013.
36

37. Planejar as comunicações
•
•
•
•
ENTRADAS
Registro das partes
interessadas
Estratégia para
gerenciamento das partes
interessadas
Fatores ambientais da
empresa
Ativos de processos
organizacionais
Dezembro/2013.
•
•
•
•
FERRAMENTAS E
TÉCNICAS
Análise dos requisitos da
comunicação
Tecnologia das
comunicações
Modelos de
comunicações
Métodos de comunicação
•
•
•
SAÍDAS
Plano de gerenciamento
das comunicações
Atualizações dos
documentos do projeto
Gerenciar as expectativas
das partes interessadas
37

38. Planejar as comunicações:
Entradas
• Registro das partes
interessadas
• Estratégia
para
gerenciamento
das
partes interessadas
• Fatores ambientais da
empresa
• Ativos de processos
organizacionais
Dezembro/2013.
38

39. Planejar as comunicações:
Ferramentas e Técnicas
• Análise dos requisitos
da comunicação
• Tecnologia
das
comunicações
• Modelos
de
comunicações
• Métodos
de
comunicação
Dezembro/2013.
39

40. Análise dos requisitos da
comunicação
O número total de canais
de comunicação em
potencial é n(n-1)/2.
Exemplo: um projeto com
10 partes interessadas
tem 10(10-1)/2 = 45
canais de comunicação
em potencial.
Dezembro/2013.
40

41. Planejar as comunicações:
Saídas
• Plano
gerenciamento
comunicações
• Atualizações
documentos
projeto
• Gerenciar
expectativas
partes interessadas
Dezembro/2013.
de
das
dos
do
as
das
41

42. Plano de gerenciamento
das comunicações
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Requisitos de comunicações das partes interessadas;
Informações a serem comunicadas, incluindo idioma, formato, conteúdo e nível
de detalhes;
Motivo da distribuição daquela informação;
Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias;
Pessoa responsável por autorizar a liberação de informações confidenciais;
Pessoa ou grupos que receberão as informações;
Métodos ou tecnologias usadas paras transmitir as informações, como
memorandos, e-mail e/ou comunicados de imprensa;
Recursos alocados para as atividades de comunicação, incluindo tempo e
orçamento;
Processo de encaminhamento, identificando os prazos e a cadeia gerencial
(nomes) para o encaminhamento de questões que não podem ser solucionadas
nos níveis mais baixos;
Método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações
com o progresso e o desenvolvimento do projeto;
Glossário da terminologia comum;
Fluxogramas do fluxo de informações no projeto, fluxos de trabalho com a
sequência de autorização possível, lista de relatórios, plano de reuniões, etc.;
Restrições de comunicação, normalmente derivadas de leis ou normas
específicas, tecnologias, políticas organizacionais, etc.
Dezembro/2013.
42

43. Distribuir as informações
Dezembro/2013.
43

44. Distribuir as informações
•
•
•
ENTRADAS
Plano de gerenciamento
do projeto
Relatórios de
desempenho
Ativos de processos
organizacionais
Dezembro/2013.
•
•
FERRAMENTAS E
TÉCNICAS
Métodos de comunicação
Ferramentas de
distribuição de
informações
•
SAÍDAS
Atualizações em ativos
de processos
organizacionais
44

45. Distribuir as informações:
Fluxo de Dados
Dezembro/2013.
45

46. Distribuir as informações:
Entradas
• Plano
de
gerenciamento
do
projeto
• Relatórios
de
desempenho
• Ativos de processos
organizacionais
Dezembro/2013.
46

47. Distribuir as informações:
Ferramentas e Técnicas
• Métodos de
comunicação
• Ferramentas de
distribuição de
informações
Dezembro/2013.
47

48. Distribuir as informações:
Saídas
• Atualizações em ativos
de
processos
organizacionais
Dezembro/2013.
48

49. Gerenciar as expectativas
das partes interessadas
Dezembro/2013.
49

50. Gerenciar as expectativas:
Fluxo de Dados
Dezembro/2013.
50

51. Gerenciar as expectativas
•
•
•
•
•
•
ENTRADAS
Registro das partes
interessadas
Estratégia para
gerenciamento das partes
interessadas
Plano de gerenciamento
do projeto
Registro das questões
Registro das mudanças
Ativos de processos
organizacionais
Dezembro/2013.
•
•
•
FERRAMENTAS E
TÉCNICAS
Método de comunicação
Habilidades interpessoais
Habilidades de
gerenciamento
•
•
•
•
SAÍDAS
Atualizações em ativos
de processos
organizacionais
Solicitações de mudanças
Atualizações no plano de
gerenciamento do projeto
Atualizações dos
documentos do projeto
51

52. Gerenciar as expectativas:
Entradas
• Registro
das
partes
interessadas
• Estratégia
para
gerenciamento
das
partes interessadas
• Plano de gerenciamento
do projeto
• Registro das questões
• Registro das mudanças
• Ativos
de
processos
organizacionais
Dezembro/2013.
52

53. Gerenciar as expectativas:
Ferramentas e Técnicas
• Método
comunicação
• Habilidades
interpessoais
• Habilidades
gerenciamento
Dezembro/2013.
de
de
53

54. Habilidades interpessoais
ou de gerenciamento
• Liderança
• Desenvolvimento da
equipe
• Motivação
• Comunicação
• Influência
• Processo decisório
• Conhecimento político
e cultural
• Negociação
Dezembro/2013.
54

55. Gerenciar as expectativas:
Saídas
• Atualizações em ativos
de
processos
organizacionais
• Solicitações
de
mudanças
• Atualizações no plano de
gerenciamento
do
projeto
• Atualizações
dos
documentos do projeto
Dezembro/2013.
55

56. Reportar o desempenho
Dezembro/2013.
56

57. Reportar o desempenho:
Fluxo de Dados
Dezembro/2013.
57

58. Reportar o desempenho
•
•
•
•
•
ENTRADAS
Plano de gerenciamento
do projeto
Informações sobre o
desempenho do trabalho
Medições de desempenho
do trabalho
Previsões de orçamentos
Ativos de processos
organizacionais
Dezembro/2013.
•
•
•
•
FERRAMENTAS E
TÉCNICAS
Análise de variação
Métodos de previsão
Métodos de comunicação
Sistemas de distribuição
de informações
•
•
•
SAÍDAS
Relatórios de
desempenho
Atualizações em ativos
de processos
organizacionais
Solicitações de mudanças
58

59. Reportar o desempenho:
Entradas
• Plano de gerenciamento
do projeto
• Informações
sobre
o
desempenho do trabalho
• Medições
de
desempenho do trabalho
• Previsões de orçamentos
• Ativos
de
processos
organizacionais
Dezembro/2013.
59

60. Reportar o desempenho:
Ferramentas e Técnicas
• Análise de variação
• Métodos de previsão
• Métodos
de
comunicação
• Sistemas
de
distribuição
de
informações
Dezembro/2013.
60

61. Reportar o desempenho:
Saídas
• Relatórios
de
desempenho
• Atualizações em ativos
de
processos
organizacionais
• Solicitações
de
mudanças
Dezembro/2013.
61