Gestão de Projetos e Programas - Aula # 12

Aula 12: Gestão de Comunicações
Área de Conhecimento # 7:
Gestão de Comunicações
Elaboração:
Prof. Dr. E. A. Capuano
Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental

 Essa área de conhecimento inclui os processos
necessários para garantir a tempestividade e adequação
do planejamento, coleta, criação, distribuição,
armazenamento, recuperação, gestão, controle,
monitoramento e disponibilização das informações do
projeto, conforme a necessidade de cada participante.
 É a atividade de Gestão de Projetos que consome a maior
parcela do tempo do Gerente do Projeto.
 A comunicação efetiva desenvolve uma “ponte” entre os
diversos participantes do projeto, que podem ter diferentes
perspectivas e interesses no projeto, diferentes bases
culturais e organizacionais, diferentes níveis de
especialização e, principalmente, diferentes níveis de
poder sobre os destinos do projeto.

Áreas de Conhecimento x Grupos de Processos
Áreas
Grupos de Processos
Iniciação Planejamento Execução
Monitoramento
e Controle
Encerramento
1. Integração
Desenvolver
Carta de
Projeto
(Project
Charter)
Desenvolver Plano de
Gestão de Projeto
Dirigir e
Gerenciar os
Trabalhos do
Projeto
Monitorar e
Controlar os
Trabalhos
Executar
Controle
Integrado de
Mudanças
Encerrar Fase ou
Projeto
2. Escopo
Planejar Gestão do
Escopo
Coletar Requisitos
Definir Escopo
Criar EAP
Validar Escopo
Controlar
Escopo
3. Tempo
Planejar Gestão do
Cronograma
Definir Atividades
Sequenciar
Atividades
Estimar Recursos por
Atividade
Estimar Duração das
Atividades
Desenvolver
Cronograma
Controlar
Cronograma

Áreas
Grupos de Processos
Monitoramento
e Controle
Encerramento
4. Custo
Planejar Gestão
de Custo
Estimar Custos
Determinar
Orçamento
Controlar Custos
5. Qualidade
Planejar Gestão
da Qualidade
Executar
Garantias de
Qualidade
Controlar
Qualidade
6. Recursos
Humanos
Planejar Gestão
de Recursos
Humanos
Adquirir
Equipe de
Projeto
Desenvolver
Equipe de
Projeto
Gerenciar
Equipe de
Projeto
7. Comunicações
Planejar Gestão
de
Comunicações
Gerenciar
Comunicações
Controlar
Comunicações

Áreas
Grupos de Processos
Monitoramento
e Controle
Encerramento
8. Riscos
Planejar Gestão
de Riscos
Identificar
Riscos
Executar
Análise
Qualitativa de
Riscos
Executar
Análise
Quantitativa de
Riscos
Planejar
Respostas aos
Riscos
Controlar Riscos
9. Aquisições
Planejar Gestão
de Aquisições
Conduzir
Aquisições
Controlar
Aquisições
Encerrar
Aquisições
10. Participantes
Identificar
Participantes
Planejar Gestão
de Participantes
Gerenciar
Engajamento
de
Participantes
Controlar
Engajamento de
Participantes

1. Planejar a
Gestão de
Comunicações
2. Gerenciar as
Comunicações
Processos de Gestão de Comunicações
3. Controlar as
Comunicações

1. Planejar a Gestão de Comunicações: é o processo de
planejar uma abordagem técnica e politicamente
apropriada para as comunicações com cada participante
do projeto, com base em informações sobre suas
necessidades e requisitos e as propriedades dos
processos organizacionais correlatos.
2. Gerenciar as Comunicações: é o processo de coletar,
criar, interpretar, armazenar, processar, recuperar e
distribuir informações sobre o projeto para os diversos
participantes, conforme o Plano de Gestão de
Comunicações.
3. Controlar as Comunicações: é o processo de monitorar
e controlar as comunicações ao longo da duração do
ciclo de vida do projeto e garantir que as necessidades
de informações dos participantes do projeto sejam
atendidas tempestivamente.

 Estabelecer as expectativas de gestão de comunicações;
 Escutar ativa e efetivamente;
 Identificar os padrões de linguagens mais apropriados para
comunicação entre os membros e equipes do projeto;
 Interpretar e apresentar dados e informações em contextos;
 Questionar e examinar ideias e situações para garantir uma
melhor compreensão das coisas;
 Falar em público com desenvoltura no discurso e uso
correto do idioma (capacidade de “oratória”);
 Sintetizar relatórios e apresentações;
 Utilizar tecnologias da informação adequadas para melhor
comunicação entre os membros do projeto.
Importantes Habilidades de Comunicação
do Gerente do Projeto

 Identificar os porta-vozes mais importantes na organização
ou grupo de cada participante;
 Conhecer o perfil profissiográfico, o nível de liderança, as
perspectivas e interesses de cada porta-voz das
organizações ou grupos participantes do projeto;
 Identificar e desenvolver abordagens de comunicação
adequadas para interação com cada membro da equipe ou
organização participante;
 Identificar os níveis de poder de cada membro ou
organização participante na organização e as abordagens
adequadas de comunicação com os mesmos;
 Identificar lideranças técnicas na equipe do projeto e as
abordagens mais adequadas para comunicação com as
mesmas nos processos decisórios.

Entradas:
 Plano de Gerenciamento do Projeto
 Registro dos Participantes
 Fatores do Ambiente Organizacional
 Propriedades dos Processos Organizacionais
Ferramentas e Técnicas:
 Análise de Requisitos de Comunicação
 Tecnologias de Informação e Comunicação
 Modelos de Comunicação
 Métodos de Comunicação
 Reuniões
Saídas:
 Plano de Gestão de Comunicações
 Atualizações em Documentos do Projeto
1. Planejar a Gestão de
Comunicações

Participantes do Projeto
Patrocinador
(Sponsor)
Gerente do
Projeto
Gerente do
Negócio
Colaborador
(Membro da Equipe)
Parceiro
Beneficiário

Meios de Comunicação: Vantagens e
Desvantagens

Fonte: https://www.google.com/search...Intimacy+in+Today%27s+Communication

O Problema da Interpretação na Comunicação
Fonte: http://rickiehui.wordpress.com/.../use-sharepoint-as-pmis-for-project-management/

Análise de Requisitos de Comunicação
 complexidade do plano de comunicações;
 recursos de comunicação disponíveis;
 dispersão geográfica dos membros das equipes;
 políticas de informação e comunicação (definição de
informações abertas & informações classificadas);
 perfis e direitos de usuários (a que tipo de informação
cada membro da equipe pode ter acesso – no caso de
organizações militares, vale o princípio de acesso
baseado na “necessidade de saber”);
 número de possíveis canais de comunicação:
Nc = n . (n – 1) / 2
(“Nc” é o número de canais e “n” é o número de
participantes do projeto).

Importante no Plano de Comunicações
 Atores que deverão interagir: quem deverá se comunicar
com quem, em que situações e quando;
 Modo de comunicação: deverá ser estabelecido para cada
canal de comunicação (tecnologias síncronas ou
assíncronas, formas de comunicação, linguagens, etc);
 Métodos de comunicação: interativos (conversas ao vivo
ou on line – telefone, audio e videoconferência); troca de
mensagens digitais (síncronas ou assíncronas); broadcast
(tecnologia push); repositórios e portais na WWW (com
acesso pela Internet);
 Canais formais de informações das áreas de negócio:
observar, para tanto, os organogramas;
 Canais informais: a serem utilizados em situações onde os
canais formais não funcionarem.

Matriz RACI
Fonte: http://www.ddn.pt/noticias/detail/id/60/
R: responsável pela tarefa;
A: deve prestar contas pela tarefa;
C: deve ser consultado;
I: deve ser informado.

Sistemas de Informação para
Gestão de Projetos
 Sistemas de Informação para Gestão de Projetos (Project
Management Information Systems – PMIS, que também
aparecem embutidos em soluções Project Portfolio
Management – PPM), têm como objetivo a coleta,
armazenamento, processamento, recuperação,
apresentação e distribuição de informações necessárias
para as equipes envolvidas num projeto;
 Em geral, o sistema consiste de um conjunto de aplicativos
de software com recursos e finalidades específicas para
cada área de conhecimento e grupo de processos para o
gerenciamento de projetos;
 PMIS/PPM disponíveis no mercado: Microsoft Project;
Oracle Primavera; SAP PPM; outros.

 É uma ferramenta de planejamento que permite:
 organizar as informações do Plano de Gerenciamento
do Projeto nos detalhes mais importantes;
 agendar metas que devem ser alcançadas e
respectivos marcos temporais (milestones);
 agendar as atividades e tarefas nas sequências lógicas
corretas;
 alocar os recursos necessários para as atividades e
agendar suas entregas (calendário de recursos);
 estimar e registrar os prazos e custos das atividades;
 elaborar e ajustar continuamente o orçamento;
 preparar relatórios sobre o desempenho do projeto;

 monitorar, continuamente, o progresso do projeto
comparando as metas realizadas com as planejadas;
 revisar o agendamento das atividades para acomodar
mudanças não previstas e atualizar os planos e
documentos do projeto;
 testar diversos cenários antes de mudar o plano;
 comunicar, automaticamente, os afetados pelas
mudanças no projeto;
 solicitar feedback sobre os progressos obtidos pelos
participantes do projeto;
 introduzir atualizações instantâneas nos documentos do
projeto pela Internet ou Intranet.

Cronograma no MS Project
Fonte: http://www.ufjf.br/peteletrica/files/2010/09/ApostilaMSProject-2008.pdf

Fonte: http://www.ufjf.br/peteletrica/files/2010/09/ApostilaMSProject-2008.pdf

Fonte: http://arquivo.ulbra-to.br/ensino/43020/artigos/relatorios2006-1/...Informacao.pdf

Fonte: http://spiderproject.com.br/ms-project-spider-e-primavera-discussoeslista-e-plan/
Cronograma no “Primavera”

Entradas:
 Plano de Gestão de Comunicações
 Relatórios de Desempenho das Comunicações
 Fatores do Ambiente Organizacional
 Tecnologias de Informação e Comunicação
 Modelos de Comunicação
 Métodos de Comunicação
Saídas:
 Comunicações do Projeto
 Atualizações no Plano de Gestão do Projeto
 Atualizações nos Documentos do Projeto
 Atualizações nas Propriedades dos Processos Organizacionais
2. Gerenciar as Comunicações
 Sistemas de Gestão da Informação
 Relatórios de Desempenho

Entradas:
 Plano de Gerenciamento do Projeto
 Comunicações do Projeto (Registros)
 Registro de Problemas
 Dados de Desempenho dos Trabalhos
 Sistemas de Gestão da Informação
 Avaliação de Especialistas
 Reuniões
Saídas:
 Informações sobre o Desempenho dos Trabalhos
 Solicitações de Mudanças
 Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto
 Atualizações nos Documentos de Projeto
 Atualizações nas Propriedades dos Processos Organizacionais
3. Controlar as Comunicações

Fontes: http://integratedsecurity.in/html/VideoConferenceSystem.html, http://www.ign.com/articles/2010/01/05/ces-2010-skype-
comes-to-hdtvs , http://pt.slideshare.net/p6academy/project-portfolio-management-comparison-of-microsoft-epm-and-
primavera-p6-v7-ppt
Sistemas Eletrônicos de Gestão da
Informação em Projetos
E-mail + Planilha Solução PPM

Fonte: http://pt.slideshare.net/p6academy/project-portfolio-management-comparison-of-microsoft-epm-and-primavera-p6-v7-ppt
Planilha de Gerenciamento de Projetos

Fontes: http://integratedsecurity.in/html/VideoConferenceSystem.html,
http://www.ign.com/articles/2010/01/05/ces-2010-skype-comes-to-hdtvs
Meios de Comunicação Eletrônica em Projetos

Fim
da
Aula # 12
Fonte: http://www.brighthubpm.com/methods-strategies/126322-improve-your-projects-communication-with-
these-inspirational-quotes/#imgn_0

Gestão de Projetos e Programas - Aula # 12

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