Gestão de comunicação

Universidade Eduardo Mondlane
Faculdade de Arquitectura e Planeamento Físico
Economia e Gestão da Construção
Discentes: Ferozmina Mamudmiã, Mário
Guacha, Nílvia Mavie, Yúnera Nhalevilo
Docente: Benedito Murambire
Maputo, Junho de 2021
Gestão de Comunicação

1. Introdução
O domínio do conhecimento em gerenciamento de projetos descreve o
conhecimento e a prática em gerenciamento de projetos de acordo com o
processo que os compõe. Esses processos estão organizados em nove áreas de
conhecimento.
No presente trabalho pretendemos abordar a sétima área de conhecimento da
gestão de projectos, a gestão ou gerência das comunicações do projecto, esta que
descreve os processos necessários para assegurar que a geração, captura
distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto
sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.

2. Metodologia
A pesquisa a ser realizada neste trabalho pode ser classificada como
pesquisa bibliográfica elaborada a partir de material já publicado, como
artigos, apostila e Internet.
O método de abordagem dos conteúdos adquiridos ou seleccionados
face a realização da pesquisa será indutiva, sendo a pesquisa tipo
qualitativo e esta, com maior frequência utiliza este método de
abordagem.

3. Conceitos Básicos
 Comunicação envolve troca de informação.
 Escopo: ponto que se deseja alcançar; alvo, intenção, objectivo.
 Negociar significa discutir com outros com o objectivo de se
chegar a um acordo.

 Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, e técnicas
para projectar actividades que visem atingir as necessidades. A gerência de
projecto é consumada através do uso de processos, como por exemplo:
iniciação, planejamento, execução, controle e fechamento.
 Programas. Um programa é um grupo de projectos gerenciados de uma
forma coordenada, a fim de se obter benefício que, de uma forma isolada, não
se obteria.

 Projetos são frequentemente implementados como um meio de executar um
plano estratégico da organização.
 Project stakeholders, ou seja as partes envolvidas são indivíduos e
organizações directamente envolvidos no projecto, ou aqueles cujos interesses
podem ser afectados, de forma positiva ou negativa, no decorrer do projecto ou
mesmo após sua conclusão, eles podem também exercer influencia sobre o
projecto e seus resultados.

4 . Comunicação
A comunicação inclui a troca de
informações. O remetente é responsável por
tornar as informações claras, coerentes e
completas para que o destinatário as receba
correctamente. O destinatário é responsável
por garantir que as informações sejam
completas e correctamente compreendidas.

As habilidades de comunicação da administração geral estão relacionadas com a
gerência das comunicações do projecto, mas não são exactamente o mesmo. A
comunicação é um contexto mais amplo e envolve um corpo de conhecimento
substancial que não é único para o contexto de projecto, por exemplo:
Modelos emissor-receptor; Escolha de meio; Estilo de redacção; Técnicas de
apresentação; Técnicas de reuniões.
A Gerência de Comunicações do Projecto é a aplicação destes conceitos
abrangentes às necessidades específicas do projecto; por exemplo, definir como,
quando, de que forma e a quem reportar o desempenho do projecto.

5. Gerência das Comunicações do Projeto
A Gerência das Comunicações do Projecto inclui os processos requeridos
para garantir a geração apropriada e oportuna, a colecta, a distribuição, o
armazenamento e o controle básico das informações do projecto. Fornece
ligações críticas entre pessoas, ideias e informações que são necessárias para
o sucesso.
Todos os envolvidos no projecto devem estar preparados para enviar e receber
comunicações, e devem entender como as comunicações, que eles estão
individualmente envolvidos afectam o projecto como um todo.

5.1. Planejamento das Comunicações
O planejamento das comunicações envolve determinar as informações e
comunicações necessárias para os interessados: quem necessita de qual
informação, quando necessitarão dela e como isso será fornecido para
eles, e por quem. Identificar as necessidades de informação dos
interessados e determinar uma forma para atender a essas necessidades,
é factor importante para o sucesso do projecto.

5.1. Planejamento das Comunicações
Entradas
• Requisitos de
comunicações
• Tecnologias de
comunicações
• Restrições
• Premissas
Técnicas &
Ferramentas
• Análise das
partes
envolvidas
(stakeholder)
Saídas
• Plano da
gerência de
comunicações

Os factores que podem afectar o projecto
incluem:
• Urgência da necessidade de informações.
• Disponibilidade de tecnologia.
• Equipe do projecto esperada.
• Duração do projecto.
• Ambiente do projecto.

5.1.2. Análise de partes interessadas
A análise de partes interessadas
é uma técnica de colecta e
análise sistemática de
informações quantitativas e
qualitativas para determinar
quais interesses devem ser
considerados durante o projecto.

5.2. Distribuição das Informações
Este é o processo de colocar as informações necessárias à disposição das
partes interessadas no projecto conforme planejado.
Este processo é executado durante todo o ciclo de vida do Projecto.
O foco aqui é principalmente no processo de execução:
 Implementação do plano de gerenciamento das comunicações
 Resposta a solicitações inesperadas de informações.

5.2. Distribuição das Informações
Entradas
• Resultados do
trabalho
• Plano da gerência
de comunicações
• Plano do projecto
Técnicas &
Ferramentas
• Habilidades de
comunicações
• Sistemas de
recuperação de
informação
• Métodos de
distribuição de
informação
Saídas
• Registro do
projeto
• Relatórios do
projeto
• Apresentações
do projeto

As informações do projecto podem ser distribuídas usando várias ferramentas,
tais como:
• Distribuição de documentos impressos;
• Ferramentas electrónicas de conferência e comunicação, como email, fax,
correio de voz, telefone, videoconferência, reunião pela Internet, websites e
publicação na web; e
• Ferramentas electrónicas de gerenciamento de projectos, como interfaces da
web para pacotes de software de gerenciamento de projectos.

5.3. Reportar o desempenho
Reportar o desempenho é o processo de coleta e distribuição de
informações sobre o desempenho, inclusive relatórios de andamento,
medições do progresso e previsões. O processo de reportar o
desempenho envolve a coleta e a análise periódica da linha de base em
relação aos dados reais para entender e comunicar o andamento e o
desempenho do projeto, bem como para prever os resultados do projeto.

5.3. Reportar o desempenho
Entradas
• Plano do
projeto
• Resultados do
trabalho
• Outros
registros do
projeto
Técnicas &
Ferramentas
• Revisões de desempenho
• Análise da variação
• Análise de tendência
• Análise do valor do
trabalho realizado
• Técnicas e ferramentas para
a distribuição da
informação
Saídas
• Relatórios de
desempenho
• Requisições
de mudanças

Os relatórios de desempenho precisam fornecer informações no nível adequado
para cada público. O formato pode variar desde um simples relatório de
andamento até relatórios mais elaborados. Um relatório de andamento simples
pode mostrar informações do desempenho, como o percentual completo, ou
painéis de indicadores da situação de cada área (ou seja, escopo, cronograma,
custo e qualidade).
Um relatório completo também deve fornecer o término previsto do projecto
(incluindo tempo e custo). Esses relatórios podem ser elaborados periodicamente
ou com base em excepções.

Os relatórios mais elaborados podem incluir:
• Análise do desempenho anterior;
• Situação actual dos riscos e questões;
• Trabalho concluído durante o período;
• Trabalho a ser concluído no próximo período;
• Resumo das mudanças aprovadas no período;
• Outras informações relevantes que devem ser
revistas e analisadas.

5.4. Encerramento Administrativo
Todo projecto ou fase requer encerramento, depois de alcançar seus
objectivos ou vir a terminar por outras razões. O encerramento administrativo
consiste em documentar os resultados do projecto para formalizar a aceitação
do produto do projecto pelos patrocinadores ou clientes. Isto inclui a colecta
dos registos do projecto; garantindo que eles reflictam as especificações
finais; análise do sucesso, efectividade do projecto e lições aprendidas e o
arquivamento dessas informações para uso no futuro.

5.4. Encerramento Administrativo
Entradas
• Documentação da
medição de
desempenho
• Documentação do
produto
• Outros produtos do
projeto
Técnicas &
Ferramentas
• Técnicas e
ferramentas do
relato do
desempenho
• Relatórios do
Projeto
• Apresentações do
Projeto
Saídas
• Acervos do
projeto
• Encerramento
do projeto
• Lições
aprendidas

Toda a documentação produzida para registo e análise do desempenho do
projecto, incluindo os documentos de planejamento que estabeleceram a
estrutura da medição do desempenho, deve estar disponível para revisões
durante o encerramento administrativo.
E por fim a confirmação que o projecto atendeu a todos os requerimentos de
produtos (o cliente aceitou formalmente os resultados e entregas do projecto e os
requerimentos solicitados pela organização, por exemplo, evoluções do staff,
relatórios orçamentários, lições aprendidas, etc.)

6. Importância da gestão da comunicação
A comunicação vai além de todas as áreas do projecto e as conecta. Se isso
não acontecer, o projecto enfrentará falhas e riscos, que podem atrasar a
entrega, afectar orçamentos e reduzir a qualidade dos resultados.
O gerenciamento da comunicação aumenta a chance de que a mensagem
enviada pelo emissor chegue ao receptor com o mínimo de ruído possível, de
modo que a mensagem possa ser descodificada com mais precisão e a
ambiguidade da comunicação possa ser evitada.

7. Conclusão
Com o presente trabalho pudemos concluir que o gerenciamento das
comunicações permite conectar as diversas partes interessadas apesar de seus
diferentes interesses e culturas para atender os objectivos do projecto; fornecer
as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações
bem-sucedidas. O gerenciamento das comunicações facilita que a mensagem
enviada pelo emissor chegue ao receptor com o mínimo de ruído possível, de
modo que a mensagem possa ser descodificada com mais precisão e a
ambiguidade da comunicação possa ser evitada.

Referências Bibliográficas
GRIMAS, Prof. Washington, s.d. Apostila de Gestão de Projetos. WSGRIMAS.com.
JUSTO, A., 2021. Gerenciamento da comunicação: o que é e como fazer em 3 passos.
[online] EUAX. Disponível em: <https://www.euax.com.br/2019/05/gerenciamento-da-
comunicacao/> [Acessado em 11 Junho de 2021].

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