O documento discute a importância da gestão da comunicação em projetos segundo o PMBOK. Uma empresa ferroviária implementou um plano de gestão de comunicações com base no PMBOK após identificar problemas nessa área. O plano simplificou os processos de comunicação e definiu responsabilidades para melhorar o engajamento das partes interessadas nos projetos.

1. GERENCIAMENTO
das
COMUNICAÇÕES
PMBOK Guide

2. A grande maioria dos atritos,
frustrações e ineficiência em nossas
relações com as outras pessoas é
causada pela pobreza das
comunicações
“
“
David I. Cleland

3. Em 2012, através de pesquisa realizada pelo Project
Management Institute (PMI), em 67,9% das organizações
pesquisadas, foi citado que os problemas relacionados à
comunicação são o principal motivo para que seus projetos
fracassem.
PRINCIPAIS CAUSAS:
Inexistência de metodologia;
Falta de definição de responsabilidade
pela comunicação em todas as fases e
aspectos do projeto.

4. CASE
O escritório de gerenciamento de projetos
(PMO) de uma empresa ferroviária verificou que vários
problemas no gerenciamento dos seus projetos eram
devido a problemas nas comunicações e que este era
um ponto de melhoria importante a ser desenvolvido.
Para resolver esta questão foi implantado um plano de
gerenciamento das comunicações com base no
PMBOK 4ªedição, o qual todos os gerentes de
projetos desta empresa deveriam seguir.

5. MÉTODO
Os cinco processos da comunicação citados
pelo PMBOK foram resumidos em apenas três para
se adequar a realidade da empresa.
Iniciação
10.1
Identificar as
Partes
Interessadas
Planejament
o
10.2
Planejar as
Comunicações
Execução
10.3
Distribuir as
Informações
10.4
Gerenciar as
expectativas das
Partes Interessadas
Controle
10.5
Reportar o
Desempenho
Encerra-mento

6. MÉTODO
Outra importante mudança realizada nos
processos é que além de possuírem as entradas,
ferramentas e saídas, agora passaram a apresentar
também os fornecedores (quem fornece a entrada),
e os clientes (quem usará aquela saída). As
ferramentas foram desmembradas em quatro itens,
que além de mostrarem o processo também
mostram quem é o responsável, quem é o apoio e
como deve ser executado. Abaixo segue os modelos
da metodologia criadas ou adaptadas para
empresa:

7. 1 IDENTIFICAR AS PARTES
INTERESSADAS

8. 1 IDENTIFICAR AS PARTES
INTERESSADAS

9. 2 PLANEJAR AS
COMUNICAÇÕES

10. 2 PLANEJAR AS
COMUNICAÇÕES

11. 3 DISTRIBUIR INFORMAÇÕES E
REPORTAR O DESEMPENHO

12. CONCLUSÕES
Maior participação das equipes nos projetos;
Maior interesse pelas partes interessadas;
Maiores questionamentos em relação aos
status dos projetos.

13. CONCLUSÕES
A comunicação deve ser objetiva e clara,
pois não é apenas um diferencial estratégico, e
sim uma necessidade gerencial para conduzir
mecanismos, processos, projetos e atividades de
âmbito empresarial. Para o sucesso do projeto é
fundamental que a gestão da comunicação seja
eficiente entre partes interessadas que compõem
o ambiente de cada projeto e organizações
envolvidas.

14. Pós-graduação em Gestão Estratégica
da Tecnologia da Informação.
Comunicação Organizacional.
Márcia Barros.