O documento discute a importância da comunicação na gestão de projetos. Apresenta os processos de identificar partes interessadas, planejar comunicações e distribuir informações. Explica que a comunicação envolve gerar, coletar, distribuir e armazenar informações do projeto de forma adequada e no momento certo para as partes interessadas.

1. Gerência de Projetos –
Comunicação
Níkolas Mesquita

2. Gerência de Projetos
Comunicação
Grupo de Processo Processo
Iniciação Identificar as partes interessadas
Planejamento Planejar as comunicações
Distribuir informações
Execução
Gerenciar as expectativas das partes interessadas
Controle Reportar o desempenho

3. Gerência de Projetos
Gerência de comunicação
 Disciplina responsável por:
 Geração, coleta, distribuição, armazenamento,
recuperação e entrega das informações do projeto de
forma adequada e no momento certo
 A comunicação envolve:
 Equipe, sponsor, parceiros, interessados e cliente
 É uma das principais responsabilidades do GP
 A boa comunicação (plano e execução) é um dos
fatores críticos de sucesso do projeto
 Dados:
 Consome 90% ou mais do tempo do Gerente de Projetos
 55% da mensagem é passada de forma não verbal

4. Gerência de Projetos
Modelo de Comunicação
 Emissor: Aquele que gera (codifica) uma mensagem
 Receptor: Aquele que recebe (decodifica) uma mensagem
 Ruído: Interferências (obstáculos) na comunicação
 Feedback: Entendimento da mensagem recebida
 Meio físico: Verbal, escrita, formal, informal, e-mail, etc.
 Estilo de redação: Voz ativa ou passiva, estruturação do texto, etc.
 Técnicas de apresentação:
 Cative, envolva, apresente a questão, dê espaço para pensar e feche
 Técnicas de gestão de reuniões:
 Pauta, introdução, resolução de conflitos, consenso x votação e ata
Ruído
Mensagem
Codificar Decodificar
Ruído
Feedback - Mensagem
Decodificar Codificar
Emissor Meio físico Receptor

5. Gerência de Projetos
Identificar as partes interessadas

6. Gerência de Projetos
Identificar as partes interessadas
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Termo de abertura do projeto
Documentos de aquisição Análise das partes interessadas Registro das partes interessadas
Fatores ambientais da empresa Opinião especializada Estratégia de gestão das partes interessadas
Ativos de processos organizacionais
 Missão:
 Identificar pessoas e empresas afetadas pelo projeto, documentar seus interesses,
influência e impacto no sucesso do projeto
 Documentos de aquisição:
 Revelam as partes envolvidas no contrato e eventualmente fornecedores
relevantes
 Fatores ambientais da empresa:
 Cultura e estrutura organizacional da empresa
 Padrões governamentais (órgãos reguladores) ou do setor
 Ativos de processos organizacionais:
 Modelos de registros, lições e partes interessadas de projetos anteriores

7. Gerência de Projetos
Análise das partes interessadas
1ª • Identificar todos os interessados
• Levantar informações relevantes
etapa
• Normalmente feito através de
entrevistas
2ª
• Identificar influências e impactos
• Ranquear e definir estratégia de
abordagem
etapa • Normalmente, usa gráficos ou
tabelas de interesse x influência
3ª
• Avaliar padrões de reação e/ou
resposta
• Planejar como influenciá-los
etapa • Mitigar os potenciais impactos
negativos

8. Gerência de Projetos
Identificar as partes - detalhes
 Técnicas:
 Opinião especializada:
• Alta administração, outras unidades, especialistas, gerentes de projetos
anteriores, etc.
 Saídas:
 Registro das partes interessadas:
• Identificação: nome, contatos, posição, local e papel no projeto
• Avaliação: interesse, influências, expectativas e fase de maior interesse
• Classificação: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente, etc.
 Estratégia de gestão das partes interessadas:
• Como aumentar o apoio e minimizar impactos negativos
• Matriz de análise das partes interessadas (pode ser confidencial):
Posição na Papel no Nível de Nível de
Envolvido Padrão de Reação Estratégias Potenciais
Organização Projeto Interesse Influência
Fulano Diretor Patrocinador Baixo Alto Apoiador n/a
Beltrano Coordenador Cliente Alto Médio Apoiador n/a
Cicrano Coordenador Cliente Baixo Alto Resistente Apresentar benefícios

9. Gerência de Projetos
Planejar comunicações - processo

10. Gerência de Projetos
Planejar as comunicações
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Registro das partes interessadas Análise dos requisitos da comunicação
Estratégia de gestão das partes interessadas Tecnologia das comunicações Plano de gestão das comunicações
Fatores ambientais da empresa Modelos de comunicações Documentos atualizados
Ativos de processos organizacionais Métodos de comunicação
 Missão:
 Identificar as necessidades de informações e definir uma abordagem de
comunicação:
• Quem precisa de qual informação, quando, como e quem deverá fornecê-la
 Análise dos requisitos da comunicação:
 Definir e limitar quem comunicará com quem, e quem receberá cada
informação
 Nº de canais de comunicação é: n (n – 1) / 2, onde n = Nº de partes
 Tecnologia das comunicações:
 Métodos utilizados para transferir informações
 Dependem de: urgência, disponibilidade, equipe, duração e ambiente

11. Gerência de Projetos
Planejar as comunicações - técnicas
 Modelos de comunicações:
 Para atestar a aceitação: basta enviar a mensagem,
precisamos de uma confirmação positiva ou ausência de
negativas já é suficiente
 Métodos de comunicação:
 Comunicação interativa:
• Troca bidirecional de informações
 Comunicação ativa (push):
• O emissor envia diretamente ao destinatário
 Comunicação passiva (pull):
• O destinatário é quem busca as informações

12. Gerência de Projetos
Planejar as comunicações - saídas
 O resultado do processo é o Plano de Comunicação contendo:
 Quais eventos serão comunicados
 Quem deverá gerar a comunicação para quem
 Meios e formatos utilizados na comunicação
 Qual a freqüência de geração da comunicação
 Prazos e pessoas para escalação de problemas
 Outras questões importantes para o projeto
 Fundamental: combinado com o cliente
 Ex: Evento Freqüência Responsável Audiência Idioma ...
Relatório de Status Semanal GP G. Funcional Inglês ...
Requisição de Mudança Eventual Interessado GP Português ...
 Documentos atualizados:
 Cronograma, Registro das partes interessadas e Estratégias de
gestão das partes interessadas

13. Gerência de Projetos
Distribuir informações - processo

14. Gerência de Projetos
Distribuir informações
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de Gestão do Projeto
Métodos de comunicação
Relatórios de desempenho Ativos de processos atualizado
Ferramentas de distribuição de informações
Ativos de processos organizacionais
 Missão:
 Disponibilizar as informações necessárias, no momento adequado, às
partes interessadas
 Considerações:
• Níveis de comunicação: interna e externa (projeto), formal e informal, vertical
e horizontal
• Lições aprendidas: erros devem ser corrigidos e servir de guias
 Métodos de comunicação:
 Reuniões, conferências e outros métodos para distribuir as informações
 Ferramentas de distribuição de informações
 Documentos impressos, ferramentas eletrônicas, etc.
 Ativos de processos:
 Notificações, relatórios, apresentações, feedbacks, registros, lições, etc.

15. Gerência de Projetos
Gerenciar expectativas das partes
interessadas - processo

16. Gerência de Projetos
Gerenciar as expectativas das partes
interessadas
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Registro das partes interessadas
Estratégia de gestão das partes interessadas Ativos de processos atualizado
Métodos de comunicação
Plano de Gestão do Projeto Solicitações de mudanças
Habilidades interpessoais
Registro das questões Plano de Gestão do Projeto atualizado
Habilidades de gerenciamento
Registro das mudanças Documentos do projeto atualizado
Ativos de processos organizacionais
 Missão:
 Comunicar e interagir com os interessados atendendo as necessidades
deles e resolvendo questões à medida que elas surgem:
• Influenciar as expectativas para aumentar a aceitação do projeto
• Abordar as preocupações que ainda não viraram questões
• Esclarecer e solucionar as questões identificadas
 Registro de questões:
 Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução
das questões e preocupações dos interessados
 Ativos de processos organizacionais:
 Requisitos de comunicação, métodos de gestão de questões e mudanças

17. Gerência de Projetos
Gerenciar expectativas das partes
interessadas – técnicas e saídas
 Técnicas:
 Habilidades interpessoais:
• Gerar confiança, resolver conflitos, escutar ativamente e
superar resistências às mudanças
 Habilidades de gestão:
• Apresentação, negociação, redação e comunicação
 Saídas:
 Ativos de processos atualizado:
• Causas das questões, razões das ações corretivas e lições
aprendidas
 Documentos do projeto atualizado:
• Estratégia para gestão de partes interessadas
• Registro das partes interessadas
• Registro das questões

18. Gerência de Projetos
Reportar o desempenho - processo

19. Gerência de Projetos
Reportar o desempenho
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de Gestão do Projeto
Análise da variação
Informações sobre desempenho Relatório de desempenho
Métodos de previsão
Medições de desempenho Ativos de processos atualizado
Métodos de comunicação
Previsões de orçamentos Solicitações de mudança
Sistemas de distribuição de informações
Ativos de processos organizacionais
 Missão:
 Coletar e distribuir informações de desempenho, incluindo o Relatório de
Status, medições e previsões
 Reuniões de avaliação têm freqüência diferentes:
• Exemplo: interna – semanal e cliente – mensal
 Informações sobre desempenho:
 Andamento das entregas, do cronograma e dos custos
 Medições de desempenho:
 Metrificar as informações de desempenho:
• Cronograma e custos previsto x realizado
• Desempenho técnico previsto x realizado

20. Gerência de Projetos
Reportar o desempenho – entradas e
técnicas
 Entradas:
 Previsões de orçamentos:
• Além do previsto, recursos financeiros adicionais para conclusão do projeto
 Ativos de processos organizacionais:
• Modelos dos relatórios, políticas e procedimentos e limites de variação aceitos
pela organização
 Técnicas:
 Métodos de previsões:
• Séries temporais:
– Projeção linear, extrapolação (projeção fora dos dados reais), tendências, etc.
• Causais e econométricas:
– Identificar a causa e fazer análise de tendência
» Ex.: se chover deve aumentar venda de guarda-chuvas
• Subjetivos:
– Intuições, opiniões, criação de cenários, etc.
• Outros:
– Simulação, previsões probabilísticas, etc.

21. Gerência de Projetos
Reportar o desempenho - saídas
 Relatório de Desempenho (Relatório de Status):
 É um dos documentos mais importantes  deve ser
combinado com as partes interessadas
 Conteúdo típico:
• Entregas ou pacotes de trabalho: concluídas no período, em
andamento e a serem concluídos no próximo período
• Situação atual do projeto (% completo x % previsto) x
situação anterior (análise de desempenho anterior)
• Resultados da análise da variação
• Término previsto do projeto (incluindo tempo e custos)
• Resumo das mudanças aprovadas no período
• Situação atual dos problemas (questões) e riscos
• Outras informações relevantes a serem revistas e analisadas

22. Gerência de Projetos
Exemplos de questões
 1) Correspondências formais por escrito com o cliente são
necessárias quando:
 A. São detectados defeitos
 B. O cliente solicita trabalho adicional que não está incluído no contrato
 C. O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças no
caminho crítico
 D. O projeto possui estouros de custos
 2) Duas pessoas estão discutindo sobre o que precisa ser feito para
completar um pacote de trabalho. Se a gerente de projetos deseja
saber o que está ocorrendo, ela deve prestar MAIS atenção a:
 A. O que está sendo dito e quando
 B. O que está sendo dito, quem está dizendo e a hora
 C. Maneirismos físicos e o que está sendo dito
 D. A altura e o tom das vozes, e os maneirismos físicos
Respostas: B e D

23. Gerência de Projetos
Obrigado!