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Carregado porMatheus de Lara Calache
Aula 8 - Gerenciamento da Comunicação
O documento discute vários métodos de gestão da qualidade como 5S, 8S e Seis Sigma. Também aborda processos de comunicação como identificação de partes interessadas, planejamento de comunicações e distribuição de informações. Finalmente, explica os processos de gerenciamento da comunicação em um projeto.
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- 2. TRABALHO EM GRUPODA AULA PASSADA • Métodos específicos de Gestão – 5S: Instrumento de mobilização dos colaboradores para aplicação de mudanças no ambiente de trabalho bem como na vida pessoal, buscando melhorias em ambas as áreas – 8S: é o programa 5S acrescido de 3S adicionais. – Seis sigma: é uma estratégia de melhoria da competitividade e rentabilidade, buscando ter não mais que 3,4 defeitos por milhão de oportunidades. – Benchmarking: Observa-se a experiência de lideres de mercado com o fim de extrair dela algum aprendizado que venha a melhorar os padrões de desempenho.
- 3. Comunicação • Processo peloqual a informação é transferida entre os indivíduos através de símbolos, sinais e outros. • Processo de duas vias: –Emissor –Receptor
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- 7. Comunicação Ruídos: •Distorções em sinaiseletrônicos •Erros de escrita e interpretação •Voz baixa ou rouca •Falta de atenção do receptor •Jargões •Siglas •Linguagem não adequada •Fatores ambientais pertubardores
- 8. Comunicação Ruídos: •Atitudes antagônicas •Posição naorganização •Cultura
- 9. Ouvir • Temos doisouvidos e uma boca • Ouça mais do que fale “Pense, observe, ouça e só então fale, para não se arrepender depois” Robert Wong
- 10. Ouvir • Desligar avoz interior, evitando julgar enquanto ouve • Fazer perguntas para esclarecer, validando a compreensão
- 11. Interações na comunicação •2 pessoas, 1 interação • 3 pessoas, 3 interações • 4 pessoas, 6 interações • 5 pessoas, 10 interações • 20 pessoas, 190 interações
- 12. Interações na comunicação •NI = (NP (NP - 1)) / 2
- 13. Dimensões Típicas daComunicação • Oral • Escrita • Tom de voz • Linguagem corporal
- 14. Processos do Gerenciamentoda Comunicação 90% do tempo de um Gerente de Projeto são investidos em comunicação
- 15. Processos do Gerenciamentoda Comunicação
- 16. Gerenciamento da Comunicação •O que comunicar? • Para quem comunicar? • Como comunicar?
- 17. Gerenciamento da Comunicação •O que comunicar? • Para quem comunicar? • Como comunicar? FASE DE PLANEJAMENTO
- 18. 5W2H • Quem necessita?(who) • Qual informação? (which/what) • Porquê? (why) • Quando? (when) • Onde deverá ser disponibilizada? (where) • Como será fornecido? (how) • Quanto custará a disponibilização? (how much)
- 19. Processos do Gerenciamentoda Comunicação Gerenciamento das Comunicações 1. Identificar as partes interessadas 2. Planejar as comunicações 3. Distribuir as informações 4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas 5. Reportar o desempenho
- 20. Processos do Gerenciamentoda Comunicação Gerenciamento das Comunicações no ciclo de vida de um projeto: •Iniciação – Identificar as partes interessadas •Planejamento – Planejar as comunicações •Execução – Distribuir as informações – Gerenciar as expectativas das partes interessadas
- 21. Processos do Gerenciamentoda Comunicação Gerenciamento das Comunicações no ciclo de vida de um projeto: •Controle – Reportar o desempenho •Encerramento – Não há processos
- 22. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Identificar as partes interessadas – Processo de identificar todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto
- 23. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Identificar as partes interessadas – Entradas: • Termo de abertura do projeto • Documentos de aquisição • Fatores ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais – Ferramentas • Análise de partes interessadas • Opinião especializada
- 24. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Identificar as partes interessadas – Saídas: • Registro das partes interessadas • Estratégia para gerenciamento das partes interessadas
- 25. Análise de stakeholders ALIADOS Satisfazer BLOQUEADORES Gerenciarde perto MEMBROS DA REDE Monitorar DESACELERADORES Manter informado Grau de interesse no projeto Isole e negocieBase de poder Construa rede política Negocie
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- 27. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Planejar as comunicações – Processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.
- 28. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Planejar as comunicações – Entradas: • Registro das partes interessadas • Estratégia para gerenciamento das partes interessadas • Fatores ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais
- 29. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Planejar as comunicações – Ferramentas • Análise de requisitos da comunicação • Tecnologia das comunicações • Modelos de comunicações • Métodos de comunicação – Saídas: • Plano de gerenciamento das comunicações • Atualizações dos documentos de projeto
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- 31. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Distribuir as informações – Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.
- 32. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Distribuir as informações – Entradas: • Plano de gerenciamento do projeto • Relatórios de desempenho • Ativos de processos organizacionais
- 33. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Distribuir as informações – Ferramentas • Métodos de comunicação • Ferramentas de distribuição das informações – Saídas: • Atualizações dos ativos de processo organizacionais
- 34. Métodos de distribuiçãoda comunicação • Reuniões do projeto, apresentações, cópias impressas, sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos • Ferramentas de comunicação digital: e-mail, fax, correio de voz, teleconferência, páginas em websites • Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos: suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais, software para trabalho colaborativo, interfaces web, etc.
- 35. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Gerenciar as expectativas das partes interessadas – Processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem
- 36. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Gerenciar as expectativas das partes interessadas – Entradas: • Registro das partes interessadas • Estratégia para gerenciamento das partes interessadas • Plano de gerenciamento do projeto • Registro das questões • Registro de mudanças • Ativos de processos organizacionais
- 37. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Gerenciar as expectativas das partes interessadas – Ferramentas • Métodos de comunicação • Habilidades interpessoais • Habilidades de gerenciamento
- 38. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Gerenciar as expectativas das partes interessadas – Saídas: • Atualizações dos ativos de processo organizacionais • Solicitações de mudança • Atualizações do plano de gerenciamento do projeto • Atualizações dos documentos do projeto
- 39. Habilidades de Comunicação •Técnicas de apresentação • Oratória • Técnicas de redação • Idiomas estrangeiros • Sistemas de comunicação • Solucionar conflitos • Técnicas de reunião • Negociação • Habilidade de ouvir
- 40. Como melhorar asua comunicação • Habilidade de transmitir – Linguagem apropriada – Informações claras – Ambiente adequado – Atenção – Canais múltiplos – Face a face
- 41. Como melhorar asua comunicação • Habilidade de escutar – Escuta ativa – Empatia – Reflexão – Feedback
- 42. 10 meios deevitar a perda de informação 1. Tome nota 2. Dê detalhes em ordem 3. Repita a informação 4. Faça perguntas (cheque) 5. Vá devagar 6. Use esboços e diagramas 7. Use destaque 8. Faça uma revisão rápida 9. Reduza o número de níveis 10.Use dois meios se possível
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- 44. Reuniões • Lançamento (kickoffmeeting) • Acompanhamento (follow-up meeting) • Registro e acompanhamento de pendências • Levantamento e registro de lições aprendidas • Acompanhamento e registro de mudanças, ações corretivas e preventivas • Entrega dos deliverables • Encerramento das fases e do projeto (end up meeting) • Crises...
- 45. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Reportar o desempenho – Processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, inclusive de andamento, medições do progresso e previsões
- 46. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Reportar o desempenho – Entradas: • Plano de gerenciamento de projeto • Informações sobre o desempenho do trabalho • Medições do desempenho do trabalho • Previsões de orçamento • Ativos de processos organizacionais
- 47. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Reportar o desempenho – Ferramentas • Análise de variação • Métodos de previsão • Métodos de comunicação • Sistema de distribuição das informações
- 48. Processos do Gerenciamentoda Comunicação • Reportar o desempenho – Saídas • Relatórios de desempenho • Atualizações dos ativos de processos organizacionais • Solicitações de mudança
- 49. Gerenciamento da Comunicação •As pessoas precisam entender: –O que têm de fazer –O porquê elas têm de fazer –O seu desempenho em relação ao esperado –A sua situação profissional
- 50. Gerenciamento da Comunicação •Informação não pode: –Ser improvisada –Deixar para a intuição –Deixar para o óbvio
- 51. Plano de Gerenciamentodas Comunicações • Documento formal que descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciar todo o processo de comunicação no projeto.
- 52. Plano de Gerenciamentodas Comunicações • Deve conter: – Título do projeto – Nome da pessoa que elaborou – Descritivos dos processos de gerenciamento das comunicações – Eventos de comunicações: reuniões, apresentações, etc... – Cronograma dos eventos de comunicações – Atas de reuniões – Exemplo de relatórios do projeto
- 53. Plano de Gerenciamentodas Comunicações • Deve conter: – Ambiente técnico e estrutura para armazenamento e distribuição da informação – Alocação financeira para o gerenciamento das comunicações – Nome do responsável pelo plano – Registro de alterações do documento – Aprovações
- 54. Referências • FABRA, M.G. M. C. Gerenciamento de Comunicação em Projetos. Apostila de MBA em Gerenciamento de Projetos com ênfase em TI, 2010. • MENEZES, L. C. de M. Gestão de Projetos. 3. ed. Editora Atlas, 2001. • PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 4. ed. Editora Saraiva, 2012. • MOURA, H. PMP sem segredos. 1. ed. Editora Elsevier, 2013. • CALACHE, M. L. GPC5 – Uma ferramenta para gestão de projetos – Trabalho de conclusão de curso – MBA FGV, Campinas, 2013. • VARGAS, R. Gerenciamento de Projetos – Estabelecendo Diferenciais Competitivos. 7ª ed. Editora Brasport. Rio de Janeiro, 2009.
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