O documento descreve o processo de gerenciamento de aquisições em projetos da indústria da construção civil, passo a passo. Inclui planejamento, solicitação, cotações, realização, administração e encerramento das compras. Destaca a importância de métricas como o Índice de Desempenho das Aquisições para medir o sucesso do processo.

1. GESTÃO DE AQUISIÇÕES PASSO A PASSO EM PROJETOS DA INDÚSTRIA DA CONSTRUÇÃO CONSTRUTORA IBEN LTDA.

2. CONSTRUTORA IBEN LTDA. O GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DE UM PROJETO INCLUI OS PROCESSOS NECESSARIOS PARA ADQUIRIR PRODUTOS E SERVIÇOS EXTERNOS A ORGANIZAÇÃO. INCLUI O PLANEJAMENTO, SOLICITAÇÃO, COTAÇÕES E PROPOSTAS, REALIZAÇÃO, ADMINISTRAÇÃO E ENCERRAMENTO DAS COMPRAS. O PROCESSO DE PLANEJAMENTO CRIA AS REFERÊNCIAS NECESSÁRIAS PARA QUE O COMPRADOR REALIZE OS DEMAIS PROCESSOS DE AQUISIÇÕES. JÁ A SOLICITAÇÃO DA COMPRA É A CONSUMAÇÃO DA NECESSIDADE DE SE COMPRAR ALGO PREVISTO OU NÃO PELO PLANEJAMENTO, ELA COMPLEMENTA AS INFORMAÇÕES DO PLANEJAMENTO, INDICANDO QUEM PEDIU, O QUE PEDIU, EM QUE QUANTIDADE, COM QUE URGÊNCIA E COM QUAL IMPORTÂNCIA, TORNANDO OS PROCESSOS SEGUINTES MAIS FUNDAMENTADOS. AS COMPRAS REPRESENTAM EM MÉDIA 60% DOS CUSTOS DE UM PROJETO DE CONSTRUÇÃO, EM PROJETOS COM ALTO GRAU DE TERCERIZAÇÃO ESSE NUMERO PODE ULTRAPASSAR 90% E O DESEMPENHO DESSE PROCESSO ESTA RELACIONADO A VÁRIOS OUTROS PARÂMETROS DE SUCESSO ALÉM DO CUSTO, COMO, TEMPO, QUALIDADE, RISCOS, COMUNICAÇÃO, ESCOPO, INTEGRAÇÃO E RECURSOS HUMANOS, QUE DEVEM SER INCORPORADOS AOS REQUISITOS DA AQUISIÇÃO. COMO GERENCIAR AS AQUISIÇÕES E ESTABELECER METRICAS PARA MEDIR SEU DESEMPENHO? IREMOS RESPONDER A ESSA PERGUNTA DESCREVENDO PASO A PASO AS PRINCIPAIS ROTINAS NO GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES DE PROJETOS DA INDUSTRIA DA CONSTRUÇÃO CIVIL.

3. CONSTRUTORA IBEN LTDA. O PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES DEVE ESPECIFICAR A DESCRIÇÃO DO QUE DEVE SER COMPRADO E OS SEUS TARGETS. A SOMA TOTAL DAS COMPRAS SERÁ IGUAL AO VALOR CONSIDERADO COMO CUSTO NO ORÇAMENTO, QUANDO O DESEMPENHO DELAS FOR IGUAL A 100%. LISTA DE SERVIÇOS DO PROJETO PACOTES DE TRABALHO TARGET OS PACOTES DE TRABALHO DESCRITOS ABAIXO CORRESPONDEM AS ATIVIDADES, SERVIÇOS OU ENTREGAS QUE DEVERÃO SEREM EXECUTADAS PARA QUE O PROJETO INCLUA TODO O TRABALHO NECESSARIO PARA SER CONCLUÍDO COM SUCESSO. O DICIONARIO DA EAP PODERÁ SER SOLICITADO PARA DETALHAR MELHOR CADA PACOTE DE TRABALHO. ESTAS COLUNAS CORRESPONDEM AS QUANTIDADES E VALORES ESPECIFICADOS NA PLANILHA DE ORÇAMENTO QUE SERVIRAM DE BASE PARA COMPOSIÇÃO DO CUSTO OBJETIVO DO PROJETO. TODA A AQUISIÇÃO QUE EXCEDA QUAISQUER DESTES LIMITES DEVERÃO SER AUTORIZADAS PELO SEU GERENTE. ITEM CATEGORIA DESCRIÇÃO DO SERVIÇO INÍCIO TÉRMINO UN. QTDE $ UNIT. MATERIAL $ UNIT. SALÁRIOS $ UNIT. ENCARGOS $ UNIT. TOTAL $ TOTAL 24.135.882,58 .001 A ABERTURA e preparo de caixa de até 40 cm para pavi mentação 22/09/11 28/09/11 m² 3.215,98 2,88 4,34 0,35 7,56 24.323,68 .002 A ABRIGO para cavalete em alvenaria, dimensões 0,65x 0,85x0,30 m 15/09/11 16/09/11 un 1,00 404,29 56,67 66,44 527,40 527,40 .003 A ABRIGO para hidrante em chapa de aço carbono , com mangueira de Ø 65 mm (2 1/2'') x 30 m 17/04/12 31/12/12 un 1,00 762,79 41,15 48,26 852,21 852,21 .004 A ABRIGO PROVISÓRIO de madeira executado na obra para depósito de materiais e ferramentas (incluind o reutilização 4 vezes) 03/06/09 27/04/12 m² 240,00 59,81 112,28 127,88 299,98 71.994,27 .005 A ACABAMENTO de superfície de concreto com desempena deira mecânica elétrica 14/08/12 31/12/12 m² 420,00 0,18 2,55 2,01 4,74 1.989,92 .006 A ACABAMENTO de superfície de concreto ''Queimado'', 24/01/11 13/06/14 m² 534,48 1,21 2,35 2,76 6,32 3.378,08 .007 A ALAMBRADO para quadra esportiva, com tela de arame galvanizado ou PVC, fixada em quadros de tubos de aço galvanizado, altura 1 m 14/08/12 31/12/12 m 32,00 118,54 6,29 7,38 132,21 4.230,72 .008 A ALAMBRADO para quadra esportiva, com tela de arame galvanizado ou PVC, fixada em quadros de tubos de aço galvanizado, altura 4 m 14/08/12 31/12/12 m 70,00 211,08 15,10 17,70 243,88 17.071,50

4. CONSTRUTORA IBEN LTDA. OUTRA INFORMAÇÃO IMPORTANTE PARA O COMPRADOR NO PLANEJAMENTO É CLASSIFICAR OS ITENS DE COMPRA EM ORDEM ABC, CONFORME SUA RELEVÂNCIA ECONOMICA E DETERMINAR AS QUANTIDADES QUE SERÃO CONSUMIDAS NA LINHA DO TEMPO, CONFORME O PLANEJAMENTO. CURVA ABC CRONOLÓGICA DE MATERIAIS MATERIAIS TARGET ESTAS COLUNAS CORRESPONDEM AS QUANTIDADES E VALORES ESPECIFICADOS NA PLANILHA DE ORÇAMENTO QUE SERVIRAM DE BASE PARA COMPOSIÇÃO DO CUSTO OBJETIVO DO PROJETO. TODA A AQUISIÇÃO QUE EXCEDA QUAISQUER DESTES LIMITES DEVERÃO SER AUTORIZADAS PELO SEU GERENTE. jul/12 ago/12 set/12 ITEM CATEGORIA DESCRIÇÃO DO SERVIÇO UN. QTDE $ UNIT. TOTAL $ TOTAL 1ª QUIN. 2ª QUIN. 1ª QUIN. 2ª QUIN. 1ª QUIN. 2ª QUIN. .001 A Abrigo de hidrante para incêndio externo em chapa de aço carbono (largura: 0,60 m / altura: 0,90 m / profundidade: 0,17 m) un 1,00 157,48 157,48 0,058 0,062 0,058 0,062 0,058 0,058 .002 A Ácido muriático l 2,68 1,35 3,61 0 0 0,038 0,306 0,287 0,287 .003 A Aço ca-50 cmd bitola grossa 12,5 a 25mm (1/2 a 1'' ) kg 5.065,75 2,58 13.069,64 0 0 0 0 0 0 .004 A Adaptador para mangueira de incêndio em latão (diâ metro do lado storz: 2 1/2 '' / diâmetro do lado fê mea: 2 1/2 '') un 58,00 33,47 1.941,26 0,116 0,124 0,116 0,124 1,116 0,116 .005 A Adesivo para tubo de PVC kg 58,88 26,69 1.571,44 0,079 0,048 0,054 0,081 0,634 0,719 .006 A Aditivo hidrófugo l 502,39 2,48 1.245,93 6,75 7,2 17,904 8,174 6,86 6,86 .007 A Aditivo impermeabilizante e plastificante em pó pa ra argamassas kg 1.754,05 6,56 11.506,54 2,314 2,468 32,815 53,897 27,642 71,982 .008 A Adubo mineral 10-10-10 NPK kg 359,50 1,44 517,68 0 0 5,054 40,43 37,903 37,903

5. CONSTRUTORA IBEN LTDA. O PAPEL DO PMO É DETERMINAR O PLANO, ESTABELECER AS POLITICAS DE PROCESSOS PARA REALIZAR AS COMPRAS, ESTABELECER METRICAS PARA MONITORAR E CONTROLAR AS AQUISIÇÕES. PARA ISSO O I.D.A., INDICE DE DESEMPENHO DAS AQUISIÇÕES, É FUNDAMENTAL POIS ELE APONTA OS DESVIOS DAS COMPRAS REALIZADAS, COMPARANDO A MANEIRA QUE FORAM REALIZADAS COM A MANEIIRA QUE FORAM PROGRAMADAS. IDA = PARÂMETROS DE SUCESSO DAS COMPRAS REALIZADAS / PARÂMETROS DE SUCESSO DAS COMPRAS PROGRAMADAS. ONDE IDA > 100% = DESEMPENHO POSITIVO E IDA < 100% = DESEMPENHO NEGATIVO INDICADORES DE DESEMPENHO INDICADORES ATUAIS INDICA O DESEMPENHO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO IDA = 100% CORRESPONDE A 100% DE CONFORMIDADE COM AS METAS E OBJETIVOS ESTABELECIDOS PELA ORGANIZAÇÃO, IDA DESEJADO > QUE 100% CATEGORIA META MELHOR MEDIÇÃO MEDIÇÃO ATUAL SERVIÇOS 100,00% 103,00% 99,00% MATERIAIS 100,00% 112,00% 108,00% IDA GLOBAL DO PROJETO 100,00% 107,50% 103,50%

6. CONSTRUTORA IBEN LTDA. AS COMPRAS POREM NÃO SE RESUMEM AO PLANEJAMENTO E AOS INDICES. A GOVERNANÇA DE UM PMO DEVE SER CAPAZ NÃO SÓ DE PLANEJAR E MENSURAR O DESEMPENHO, MAS TAMBÉM DISCIPLINAR OS PROCESSOS POR TRÁS DO SUCESSO DAS AQUISIÇÕES. O GERENCIAMENTO DAS COMPRAS DEVE SER ACOMPANHADO DURANTE O SEU CICLO DE VIDA E PRIORIZADO PARA ORIENTAR O COMPRADOR. OS 05 PROCESSOS QUE DEFINEM O INICIO E O ENCERRAMENTO DE CADA COMPRA SÃO SEQUENCIAIS E DEVEM OBRIGATÓRIAMENTE PASSAR POR TODAS AS ETAPAS A SEGUIR.

7. CONSTRUTORA IBEN LTDA. SOLICITAR AS COMPRAS POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO DE SOLICITAR A COMPRA DE PRODUTOS E SERVIÇOS NECESSÁRIOS PARA A EXECUÇÃO DA OBRA A PRINCIPAL SAÍDA DESSE PROCESSO É A ESPECIFICAÇÃO DETALHADA DE CADA ITEM DE COMPRA, INDICANDO MARCAS E FORNECEDORES ALEM DA DETERMINAÇÃO DA RELEVÂNCIA TÉCNICA DO PRODUTO PELO CRITÉRIO “ XYZ ” , ONDE “ Z ” CORRESPONDE AOS ITENS DE MAIOR RELEVANCIA TÉCNICA, CONSIDERADOS INDISPENSÁVEIS PARA A EXECUÇÃO DO PROJETO, “ Y ” MÉDIA RELEVÂNCIA E “ X ” MENOR RELEVÂNCIA E ANALISE “ ABC ” , ONDE “ A ” CORRESPONDE AOS ITENS DE MAIOR VALOR ECONOMICO, “ B ” MÉDIO VALOR, E “ C ” MENOR VALOR. INDICANDO A IMPORTANCIA DE UMA DETERMINADA COMPRA. O PRAZO EM QUE A COMPRA DEVE SER REALIZADA EM SEMANAS INDICARÁ A URGENCIA DA AQUISIÇÃO. A PRIORIZAÇÃO DAS AQUISIÇÕES SE DARÁ ATRAVÉS DE UM GRÁFICO DE URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA.

8. CONSTRUTORA IBEN LTDA. SOLICITAR AS COMPRAS MODELO DE GRÁFICO DE URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA.

9. CONSTRUTORA IBEN LTDA. PROPOSTAS E COTAÇÕES POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO DE IDENTIFICAR FORNECEDORES, SOLICITAR E COLETAR PROPOSTAS E COTAÇÕES PARA O FORNECIMENTO DE PRODUTOS E SERVIÇOS ESPECIFICADOS NA SOLICITAÇÃO DE COMPRA. A PRINCIPAL SAÍDA DESSE PROCESSO É O MAPA DE COTAÇÃO E EQUALIZAÇÃO DAS PROPOSTAS DE FORNECEDORES. REALIZAR A COMPRA POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO DE ANALISAR AS COTAÇÕES E PROPOSTAS, NEGOCIAR REQUISITOS (PRAZO, PREÇO, QUALIDADE), TRANSFERÊNCIA DE RISCOS AOS FORNECEDORES E ADJUDICAÇÃO DE DOCUMENTO QUE FORMALIZA O ACORDO COMERCIAL COM O FORNECEDOR. ESSE PROCESSO ENVOLVE ATENÇÃO ESPECIAL E É DIVIDIDO EM ETAPAS PARA ILUSTRAR SUB-PROCESSOS NECESSÁRIOS A SUA REALIZAÇÃO.

10. CONSTRUTORA IBEN LTDA. REALIZAR A COMPRA A AUTORIZAÇÃO DEVE SER APLICADA SOBRE UMA POLITICA DE VALORES MÁXIMOS PARA COMPRAS DIRETAS E SEM NECESSIDADE DE AUTORIZAÇÃO. É NECESSARIO DESENVOLVER UMA APRESENTAÇÃO EXCLUSIVA PARA DEBATER PROFUNDAMENTE O TEMA “ NEGOCIAÇÃO ” . VAMOS NOS LIMITAR A LEMBRAR QUE ALÉM DO CUSTO, A TRANSFERÊNCIA DE RISCOS, PRAZOS, REQUISITOS DE QUALIDADE E CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO SÃO ALGUNS PONTOS IMPORTANTES A SEREM NEGOCIADOS. POR ULTIMO, O DOCUMENTO CONTRATUAL É UM RESUMO DOS PROCESSOS ANTERIORES, SUAS CLAUSULAS DESCREVEM TODOS OS REQUISITOS NEGOCIADOS E ESPECIFICAÇÕES DA COMPRA. ESSE DOCUMENTO DEVERÁ ACOMPANHAR A COMPRA ATÉ O SEU ENCERRAMENTO, SERVINDO DE PARÂMETRO DE CONFORMIDADE AOS DEMAIS PROCESSOS. PARA RESOLUÇÃO DE CONFLITO O CONTRATO É A PRINCIPAL REFERÊNCIA, SEJA PARA RESOLUÇÕES PACIFICAS OU AÇÕES JUDICIAIS.

11. CONSTRUTORA IBEN LTDA. ADMINISTRAR A COMPRA POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO QUE ACOMPANHA A COMPRA DESDE O RECEBIMENTO ATÉ O ACEITE DOS SERVIÇOS OU PRODUTOS. A PRINCIPAL FERRAMENTA DESSE PROCESSO É A ANALISE DE CONFORMIDADE ENTRE: NOTA FISCAL X PEDIDO DE COMPRAS X ENTREGA FÍSICA. OS TRÊS DEVEM ESTAR CONFORME PARA QUE O RECEBIMENTO SEJA CONCLUÍDO. ENCERRAR A COMPRA É A FINALIZAÇÃO DO COMPROMISSO DO FORNECEDOR EM ENTREGAR O PRODUTO OU SERVIÇO CONTRATADO, E FINALIZAÇÃO DO COMPROMISSO DA EMPRESA EM PAGAR CONFORME CONTRATADO.

12. CONSTRUTORA IBEN LTDA. PMBOK® O PMBOK® 4 EDIÇÃO FOI USADO COMO REFERÊNCIA PARA A CRIAÇÃO DESSES PROCESSOS, OS PROCESSOS DE SOLICITAR A COMPRA E COLETAR PROPOSTAS E COTAÇÕES FOI INCLUIDO PARA CONTEXTUALIZAR A IMPORTANCIA VITAL DESSAS ETAPAS NO ANDAMENTO DE UMA AQUISIÇÃO. NA PRÁTICA SABEMOS QUE AS COMPRAS “ EMPERRAM ” BÁSICAMENTE NESSES PROCESSOS POR RAZÕES SEMELHANTES, DURANTE A SOLICITAÇÃO, A FALTA DE ESPECIFICAÇÃO DETALHADA, NÃO PERMITE AVANÇAR PARA O PROCESSO DE COLETAR PROPOSTAS OU COTAÇÕES. ASSIM COMO AS COTAÇÕES NÃO EQUALIZADAS NÃO POSSIBILITAM A COMPARAÇÃO DE PROPOSTAS E REALIZAÇÃO DA COMPRA. É NECESSÁRIA UMA GOVERNANÇA SOBRE ESSES PROCESSOS E UM PLANEJAMENTO COMO AQUELE DEMONSTRADO INICIALMENTE NESSA APRESENTAÇÃO PARA PERMITIR QUE AS COMPRAS FLUAM NO RITMO DAS NECESSIDADES DO NEGÓCIO. AS LIÇÕES APRENDIDAS ESTÃO RELACIONADAS COM A MELHORIA CONTINUA DOS MODELOS DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS, MINUTAS CONTRATUAIS QUE PREVINAM A ORGANIZAÇÃO, PONTUAÇÃO DE FORNECEDORES E AUMENTO DA CADEIA DE RELACIONAMENTO. A TENDÊNCIA SERÁ OBSERVARMOS INDICES DE DESEMPENHO DE COMPRAS MELHORES A MEDIDA EM QUE AMADURECEMOS A ORGANIZAÇÃO.

13. CONSTRUTORA IBEN LTDA. ESCRITO POR EDUARDO MILITÃO ELIAS, MBA / PMP® ID 1396759 PATROCINADO POR CONSTRUTORA IBEN LTDA., RCP PMI® ID 1463462