Implantação de PMO em Lisarb

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Titulo: Implantação de PMO em Lisarb
Alunos:Alexandre Silva de Vargas,Sandro Rizzon Vieira,Susana de Souza da Silva Rodrigues,
Cidade: Foz do Iguaçu
Disciplina: PMO
Turma: GP05
Data:27-12-2014
Hora:20:22
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Implantação de PMO em Lisarb

  1. 1. Trabalho de Integração Alexandre Silva de Vargas Sandro Rizzon Vieira Susana de Souza da Silva Rodrigues MBA em Gerenciamento de Projetos – FGV Foz do Iguaçu – GP 05
  2. 2. Apresentação do Projeto
  3. 3. Progressus Consultoria A Progressus Consultoria é uma empresa especializada em ajudar organizações a atingir resultados desejados de maneira prática e eficaz.
  4. 4. Progressus Consultoria O nosso foco é dar apoio e orientações necessários para que nossos clientes consigam criar e executar seu planejamento estratégico, de tal forma que tenham condições de progredir naturalmente, sem a necessidade de ajuda constante. Assim, auxiliamos da melhor maneira possível, orientando e construindo um aprendizado, bem como ajudando nossos clientes a encontrar o melhor caminho, permitindo uma evolução constante e sustentável.
  5. 5. Progressus Consultoria Trabalhamos em três áreas: Criação do planejamento estratégico; Execução do planejamento estratégico, por meio do Balanced Scorecard; Gerenciamento de projetos e implantação de PMO (Project Management Office).
  6. 6. Implantação de PMO em Lisarb A Progressus Consultoria propõe para Lisarb a implantação de um PMO, também conhecido como escritório de gerenciamento de projetos, de acordo com as necessidades e características dos projetos executados pelo país.
  7. 7. Implantação de PMO em Lisarb Nossa experiência nesse assunto permitirá que Lisarb tenha um centro de excelência em gerenciamento de projetos, proporcionando uma grande melhora no cumprimento dos seus objetivos estratégicos e, consequentemente, no alcance dos desafios que Lisarb se propôs a enfrentar.
  8. 8. Nível de Maturidade De acordo com pesquisa efetuada pelo Ministério do Planejamento de Lisarb, a maturidade em gerenciamento de projetos do país está situada no nível 2. Esse nível é caracterizado pelo investimento constante em treinamento e em ferramentas de gerenciamento de projetos, com iniciativas isoladas de padronização de procedimentos.
  9. 9. Nível de Maturidade A pesquisa de maturidade indica a necessidade de planejamento e controle padronizados. Por não haver tal padronização, bem como pela falta de uma maior atenção na etapa de planejamento e na utilização das melhores práticas de gerenciamento de projeto, pode-se verificar que Lisarb terá grandes benefícios com a implantação de um PMO.
  10. 10. Benefícios da Implantação do PMO Melhora no alinhamento com a estratégia do país; Distribuição balanceada de investimentos para atingir todos os objetivos estratégicos; Aumento no nível de maturidade em gerenciamento de projetos; Propicia suporte à tomada de decisão; Maior previsibilidade de resultados dos projetos.
  11. 11. Nível Hierárquico do PMO O primeiro PMO a ser implantado em Lisarb será de nível 3, ou seja, de nível estratégico, posicionado como um centro de suporte a todos os projetos, com um repositório de padrões e metodologias, coordenando o gerenciamento do portfólio de acordo com a estratégia de Lisarb. Esse PMO tem um nível de autoridade necessário à seleção, priorização e monitoramento dos projetos.
  12. 12. Nível Hierárquico do PMO No PMO de nível 3, os gerentes de projeto se reportam diretamente ao PMO, que possui autonomia e responsabilidade pela auditoria de propostas, contratos e projetos, gerência de recursos, análise, desenvolvimento e aperfeiçoamento de sistemas e processos de Lisarb.
  13. 13. Função do PMO A função adotada no primeiro PMO de Lisarb será relacionada a Métodos e Procedimentos, com o intuito de estabelecer a padronização necessária para o planejamento e controle, pontos que precisam de atenção, conforme detectado na pesquisa de maturidade mencionada anteriormente.
  14. 14. Função do PMO Assim, o PMO assumirá as seguintes funções: Desenvolvimento, implementação e manutenção da metodologia da gerência de projetos; Avaliação do uso da metodologia e sua performance; Integração da metodologia com o sistema de gerenciamento de projetos; Incorporação das melhores práticas.
  15. 15. Modelo do PMO Pelas características provenientes de um PMO de nível 3, o modelo a ser adotado será o de Torre de Controle. Dessa forma, será mantido o caráter estratégico e centralizador do PMO.
  16. 16. Modelo do PMO As atribuições de um modelo de Torre de Controle são as seguintes: Estabelecer padrões para a gerência de projetos; Fornecer suporte e reforçar os padrões definidos, promovendo a melhoria contínua; Atuar como órgão auditor; Passar instruções de controle para os projetos para minimizar desvios.
  17. 17. Modelo do PMO Como plano de melhoria a ser aplicado a longo prazo, a intenção é que sejam criados outros PMOs, específicos para cada Ministério de Lisarb, atuando como o modelo Estação Meteorológica. Tais PMOs terão a atribuição de coletar dados dos projetos executados sob sua supervisão para repasse ao PMO central.
  18. 18. Modelo do PMO Além disso, pretende-se criar um Pool de Recursos, com a finalidade de contratar e desenvolver os profissionais ligados ao gerenciamento de projetos de todos os PMOs de Lisarb. Esse Pool de Recursos também se reportará ao PMO central.
  19. 19. Métricas do PMO Com o intuito de demonstrar os resultados do PMO e inferir sobre a relevância do seu trabalho, inicialmente serão utilizadas as seguintes métricas: Quantidade de projetos trabalhados pelo PMO (mês); Quantidade de projetos iniciados/concluídos (mês); Índice de cumprimento de custos; Pesquisa de satisfação (avaliação geral).
  20. 20. Etapas de Implementação do PMO O projeto para implementação do PMO foi planejado com o intuito de criar uma unidade organizacional adequada às necessidades e ao porte dos projetos executados por Lisarb. Desenvolvemos as diretrizes de funcionamento, fizemos a previsão de treinamento para a equipe que conduzirá o PMO, definimos a metodologia de gerenciamento de projetos, estabelecemos um plano de melhoria contínua para auxiliar Lisarb a aumentar o seu nível de maturidade, e inserimos o trabalho com projetos pilotos para avaliar o resultado deste projeto.
  21. 21. Etapas de Implementação do PMO Iniciação Diagnóstico Sensibilização e Alinhamento Definição do PMO Estruturação Levantamento de Projetos Nivelamento da Equipe do PMO Definição de Modelos e Padrões Criação de Indicadores Customização de Processos Desenvolvimento Elaboração de Manual Plano de Carreira da Equipe do PMO Melhoria Contínua Operação e Consolidação Projeto Piloto Implantação SIGP
  22. 22. Início do Gerenciamento do Portfólio de Lisarb
  23. 23. Identificação Lisarb estabeleceu 9 Objetivos Estratégicos em seu planejamento. A partir desses objetivos, foi realizada uma análise do que será necessário executar por meio de projetos. Essa análise gerou a lista de projetos apresentada a seguir.
  24. 24. Identificação P1 – Desburocratizando P2 – Justiça para Todos P3 – Integração Social P4 – Educando Cidadão P5 – Politizando P6 – Ação Transparente P7 – Bem Estar Sustentável P8 – Desenvolvimento Sustentável P9 – Economia Sustentável P10 – Paz na Terra
  25. 25. Categorização Para facilitar a avaliação e escolha dos projetos, foram estabelecidas quatro categorias que sintetizam as demandas provenientes dos Objetivos Estratégicos de Lisarb. Cidadania (P1, P2, P3 e P4) Desenvolvimento Político (P5 e P6) Sustentabilidade (P7, P8 e P9) Política Externa (P10)
  26. 26. Avaliação Para avaliação e posterior seleção dos projetos, foram definidos critérios que representam pontos relevantes na estratégia de Lisarb: 1. Relevância Estratégica 2. Recursos 3. Quantidade de Beneficiados 4. Risco 5. Prazo de Execução
  27. 27. Avaliação Aos critérios definidos foram atribuídos pesos conforme sua representatividade no planejamento estratégico de Lisarb: CRITÉRIO PESO Relevância Estratégica 0,25 Recurso 0,20 Quantidade de Beneficiados 0,35 Risco 0,10 Prazo de Execução 0,10
  28. 28. Avaliação Critério de atribuição das notas: CRITÉRIOS PESO NOTA = 0 NOTA = 5 NOTA = 10 1.REL. ESTRATÉGICA 0,25 Até 01 O.E. 02 O.E. Mais de 02 O.E. 2.RECURSOS 0,20 > 15% O.L. De 6 a 14% O.L. Até 5% O.L. 3.QUANT. BENEFICIADOS 0,35 Até 20% P.L. De 21 a 80% P.L. > 80% P.L. 4.RISCOS 0,10 Alto Médio Baixo 5.PRAZO DE EXECUÇÃO 0,10 > 3 anos De 1 a 3 Anos Até 1 ano O.E. Objetivo Estratégico O.L. Orçamento de LISARB P.L. População de LISARB
  29. 29. Seleção e Priorização CRITÉRIOS PESO P1 P2 P3 P4 P5 NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA 1 0,25 10,00 2,50 5,00 1,25 5,00 1,25 0,00 0,00 0,00 0,00 2 0,20 0,00 0,00 5,00 1,00 5,00 1,00 5,00 1,00 5,00 1,00 3 0,35 5,00 1,75 5,00 1,75 5,00 1,75 10,00 3,50 10,00 3,50 4 0,10 5,00 0,50 10,00 1,00 0,00 0,00 10,00 1,00 5,00 0,50 5 0,10 5,00 0,50 5,00 0,50 0,00 0,00 5,00 0,50 5,00 0,50 5,25 5,50 4,00 6,00 5,50 CRITÉRIOS PESO P6 P7 P8 P9 P10 NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA 1 0,25 5,00 1,25 5,00 1,25 10,00 2,50 5,00 1,25 0,00 0,00 2 0,20 10,00 2,00 10,00 2,00 5,00 1,00 0,00 0,00 5,00 1,00 3 0,35 5,00 1,75 0,00 0,00 10,00 3,50 10,00 3,50 0,00 0,00 4 0,10 5,00 0,50 10,00 1,00 5,00 0,50 5,00 0,50 5,00 0,50 5 0,10 5,00 0,50 10,00 1,00 0,00 0,00 5,00 0,50 0,00 0,00 6,00 5,25 7,50 5,75 1,50 Foram priorizados os projetos com média maior ou igual a 5,50.
  30. 30. Priorização Lista dos projetos priorizados: P2 – Justiça para Todos P4 – Educando Cidadão P5 – Politizando P6 – Ação Transparente P8 – Desenvolvimento Sustentável P9 – Economia Sustentável
  31. 31. Balanceamento Inicial Obj.Estratégicos Categorias Custo: Até 5% do orçamento De 6 a 14% Acima de 15% Prazo: Até 1 ano De 1 a 3 anos Acima de 3 anos
  32. 32. Balanceamento Final Obj.Estratégicos Categorias Custo: Até 5% do orçamento De 6 a 14% Acima de 15% Prazo: Até 1 ano De 1 a 3 anos Acima de 3 anos
  33. 33. Considerações sobre o Balanceamento Diante da análise do primeiro gráfico de bolhas, é possível verificar que alguns objetivos estratégicos não foram contemplados com a indicação de projetos, bem como não foi designado projeto para a categoria Política Externa.
  34. 34. Considerações sobre o Balanceamento Com o balanceamento, foi realizada uma nova análise da lista de projetos apresentada na fase de Identificação. Dessa forma, mesmo que alguns projetos não tenham atingido a nota mínima estabelecida no momento da seleção e priorização, por haver recursos disponíveis, tais projetos foram reconsiderados. Assim, todos os objetivos estratégicos e as categorias foram contemplados com projetos.
  35. 35. Progressus Consultoria A Progressus Consultoria quer ser considerada como uma parceira de Lisarb. Nosso intuito, assim como o de Lisarb, é alinhar o trabalho executado com o planejamento estratégico, gerando valor significativo para todos.

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