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São	
  Paulo,	
  MBA	
  em	
  Gestão	
  Estratégica	
  e	
  Econômica	
  de	
  Projetos	
  GEEP3	
  (FGV)	
  
Outubro,	
  2015	
  
GERENCIAMENTO	
  DE	
  AQUISIÇOES	
  EM	
  
PROJETOS	
  
BI	
  
Introdução	
  
	
  
A	
   Babilonia	
   IncorporaBon	
   é	
   uma	
   empresa	
   formada	
   por	
   dois	
   sócios	
   com	
   o	
   intuito	
   de	
   entrar	
   no	
   mercado	
   de	
  
incorporação	
   imobiliária	
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   São	
   Paulo.	
   Para	
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conhecimento	
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  sócios,	
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chances	
  de	
  lucraRvidade.	
  	
  
	
  
Alunos/Diretoria:	
  
	
  
•  Eduarda	
  Silva	
  Rodrigues	
  de	
  Freitas	
  	
  
	
  
•  Vitorio	
  Lepiane.	
  
	
  
	
  
	
  
	
  
WBS	
  DO	
  PROJETO	
  
Make	
  
Make	
  
Make	
  
Make	
  
Make	
  
Make	
  
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WBS	
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Buy	
  
Buy	
  
Make	
  
Make	
  
Make	
  
Make	
  
Buy	
  
WBS	
  DO	
  PROJETO	
  
Buy	
  
Make	
  
Buy	
  
Buy	
  
Make	
  
Buy	
  
Critérios	
  Make	
  or	
  Buy	
  
•  1. Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe;
A empresa não possui quantidade suficiente de funcionários para conseguir produzir todos os pacotes de trabalho.
•  2. Necessidade de fornecimento especializado;
Para a execução dos projetos e execução da obra propriamente dita, a Incorporadora precisará contratar mão-de-obra
especializada.
•  3. Restrição de custo;
Para alguns pacotes de trabalho será mais interessante financeiramente para a Incorporadora subcontratar alguns serviços.
•  4. Restrição de prazo;
Como a equipe da Incorporadora é pequena, a contratação de terceiros se torna interessante para cumprimento do
cronograma planejamento inicialmente.
•  5. Existência de fornecedores confiáveis;
Os diretores possuem alguns fornecedores que já trabalharam anteriormente durante suas vidas profissionais e portanto
considerados confiáveis para a execução de determinados serviços.
•  6. Compartilhamento de riscos;
Determinados serviços possuem riscos que de acordo com a estratégia da Incorporadora devem ser compartilhados, como
execução do projeto e própria execução da obra.
•  7. Problemas legais ou de segurança da informação;
. Alguns pacotes possuem importância jurídica e devem ser de responsabilidade de fornecedores especializados segundo a
estratégia da Incorporadora.
Mapa	
  de	
  Aquisições	
  
Concorrência	
  
Item	
  a	
  ser	
  
contratado	
  
Ref.	
  na	
  
WBS	
  
Vendor	
  List	
   Cronograma	
   Orçamento	
  
Critério	
  Make	
  or	
  
Buy	
  
RFP	
  01	
   Gerenciamento	
  da	
  
construção	
  
1.4.1	
   Empreiteira	
  1,	
  
Empreiteira	
  2,	
  
Empreiteira	
  3	
  
03/11/17	
   R$40.000.000	
   1,	
  2,	
  5	
  ,	
  4	
  e	
  6	
  
RFP	
  02	
   Gerenciamento	
  da	
  
contratação	
  do	
  
projeto	
  
1.5	
   ProjeRsta	
  1,	
  ProjeRsta	
  2,	
  
ProjeRsta	
  3,	
  ProjeRsta	
  4,	
  
ProjeRsta	
  5	
  
04/12/15	
   R$500.000	
   1,	
  2,	
  3,	
  4	
  e	
  6	
  
RFP	
  03	
   Estudo	
  de	
  
viabilidade	
  jurídica	
  
1.6.1	
   Escritório	
  de	
  adv.	
  1,	
  
escritório	
  de	
  adv.	
  2,	
  
escritório	
  de	
  adv.	
  3	
  
24/04/15	
   R$200.000	
   2	
  e	
  7	
  
RFP	
  04	
   Estudo	
  de	
  
viabilidade	
  
urbanísRca	
  
1.6.2	
   Escritório	
  de	
  Arq.	
  1,	
  
escritório	
  de	
  Arq.	
  2,	
  
escritório	
  de	
  Arq.	
  3	
  
24/04/15	
   R$200.000	
   1	
  e	
  2	
  
RFP	
  05	
   Pesquisa	
  de	
  
mercado	
  
1.6.5	
   Empresa	
  1,	
  Empresa	
  2,	
  
Empresa	
  3	
  
14/08/15	
   R$200.000	
   1	
  e	
  2	
  
DT	
  –	
  Gerenciamento	
  da	
  Contratação	
  do	
  Projeto	
  
•  Trabalho a ser contratado:
Todas as etapas do projeto preliminar, básico e executivo de todas as disciplinas necessárias para perfeita
execução do empreendimento, no prazo, custo e escopo definidos.
•  Prazo:
Total de 120 dias
•  Preço:
O valor do contrato será pago de acordo com as entregas aprovadas pelo contratante dos projetos preliminar
(20%), básico (35%) e executivo (45%).
•  Qualidade:
Os projetos deverão seguir as normas técnicas brasileiras pra construção civil, seguir as orientações
desejadas pela contratante, serem entregues em arquivo pdf e AutoCad além de impressos em folhas A1 e
A0 caso necessário para o bom entendimento durante a construção.
•  Suporte:
A contratada deverá disponibilizar um representante com conhecimentos técnicos e conhecimentos dos
projetos que possa dar o suporte necessário durante as obras caso seja necessário.
DT	
  –	
  Gerenciamento	
  da	
  Contratação	
  do	
  Projeto	
  
•  Treinamento:
A contratante deverá garantir que seus funcionários teråo conhecimento necessårio para a perfeita execução
dos projetos ou receberão treinamento adequado.
•  Local de entrega:
Os projetos deverão ser entregues no escritório da incorporadora impressos em A1 ou A0 e entregues via
CD/DVD os arquivos em PDF e AutoCad.
•  Pagamento:
O pagamento das notas fiscais da contratada será realizado até o 25º dia do mês após aprovação por escrito
da contratante. As notas deverão ser enviadas ao departamento de suprimentos
(suprimentos@babiloniaincorporation.com.br) juntamente com a aprovação do responsável dos projetos.
•  Contato:
O contato deverá ser realizado primeiramente sempre com o gerente do projeto por parte da contratante, as
reuniões devem ser marcadas com antecedência e deverão acontecer nas dependências da contratante ou
contratada.
•  Visitas:
Durante a execução da obra, a projetista deverá realizar 3 visitas para acompanhamento da execução pelo
técnico responsável do projeto.
WBS	
  -­‐	
  Contrato	
  
1.	
  Gerenciamento	
  da	
  contratação	
  do	
  projeto	
  
1.1	
  Projeto	
  Preliminar	
  
1.1.1	
  Arquitetônico	
  
1.2	
  Projeto	
  Básico	
  
1.2.1	
  Arquitetônico	
  
1.2.2	
  Elétrico	
  
1.2.3	
  Hidráulico	
  
1.2.4	
  Estrutural	
  
1.3	
  Projeto	
  ExecuBvo	
  
1.3.1	
  Arquitetônico	
  
1.3.2	
  Elétrico	
  
1.3.3	
  Hidráulico	
  
1.3.4	
  Estrutural	
  
Critérios	
  eliminatórios/	
  classificatórios	
  
•  CRITERIOS ELIMINATORIOS
•  1) Experiência comprovada na área por mais de 5 anos;
•  2) Empresa deve ter ISO 9001 e 14000;
•  3) Empresa deve possuir escritório na cidade de São Paulo;
•  4) A equipe técnica deve ter mais de 10 anos de experiência na área;
•  5) A empresa não poderá subcontratar o serviço pelo qual está sendo contratada.
•  CRITERIOS CLASSIFICATORIOS
•  1) A empresa deverá cumprir todos os itens da DT sem exclusão;
•  2) A empresa deverá cumprir o cronograma proposto na DT ou apresentar prazo menor;
•  3) A proposta comercial não poderá ficar acima de 20% do orçado pela contratante.
•  4) Propostas que estiverem 30% abaixo do orçamento planejado também não serão
consideradas.
•  5) Em caso de empate através das notas e pesos, prevalecerá a que obtiver melhor
pontuação na proposta técnica.
OBS: Os critérios de avaliação não serão explicitados na DT para não corrermos o risco de questionamentos
com relação a avaliação dos fornecedores.
Matriz	
  de	
  eliminação	
  
Matriz	
  de	
  eliminação	
  
Fornecedores	
  
	
  
Exp.	
  Comprovada	
  
>	
  5	
  anos	
  
ISO	
  9.001	
  
ISO	
  
14.000	
  
Escritório	
  em	
  SP	
  
Equipe	
  téc.	
  >	
  10	
  
anos	
  de	
  exp.	
  	
  
Vai	
  
subcontratar?	
  
Receberá	
  DT?	
  
ProjeRsta	
  1	
   10	
  anos	
   sim	
   sim	
   sim	
   sim	
   não	
   sim	
  
ProjeRsta	
  2	
   7	
  anos	
   sim	
   sim	
   sim	
   sim	
   sim	
   não	
  
ProjeRsta	
  3	
   5	
  anos	
   não	
   não	
   sim	
   sim	
   não	
   não	
  
ProjeRsta	
  4	
   12	
  anos	
   sim	
   sim	
   sim	
   sim	
   não	
   sim	
  
ProjeRsta	
  5	
   20	
  anos	
   sim	
   sim	
   sim	
   sim	
   não	
   sim	
  
Os projetistas selecionados foram nº 1, 4 e 5.
Matriz	
  de	
  classificação	
  
Matriz	
  de	
  pontuação	
  
Fornecedores	
  
Nº	
  de	
  itens	
  
da	
  DT	
  
Dias	
  
propostos	
  
Preço	
  
Preço	
  acima	
  
de	
  20%	
  
Preço	
  30%	
  abaixo	
  
do	
  orçado?	
  
ProjeRsta	
  1	
   9	
   120	
   R$	
  520.000	
   não	
   não	
  
ProjeRsta	
  4	
   10	
   115	
   R$	
  450.000	
   não	
   não	
  
ProjeRsta	
  5	
   10	
   120	
   R$	
  330.000	
   não	
   sim	
  
Se dias propostos =120 / nota 5
Se dias propostos > 120 / nota 0
Se dias propostos < 120 / nota 10
Se preço >= 20% orçado / nota 0
Se preço = orçado / nota 5
Se preço >30% orçado < orçado / nota
10
Se preço < 30% orçado/ nota 0
Matriz	
  de	
  classificação	
  
Matriz	
  de	
  pontuação	
  
Fornecedores	
  
Nº	
  de	
  itens	
  
da	
  DT	
  (Peso	
  
3,5)	
  
Dias	
  
propostos	
  
(Peso	
  3,0)	
  
Critério	
  
preço	
  
1(	
  Peso	
  
1,5)	
  
Critério	
  preço	
  
2	
  (Peso	
  2,0)	
  
Total	
  
ProjeRsta	
  1	
   31,5	
   15	
   0	
   0	
   46,5	
  
ProjeRsta	
  4	
   35	
   30	
   15	
   20	
   100	
  
ProjeRsta	
  5	
   35	
   15	
   15	
   0	
   65	
  
O Projetista 4 é o vencedor.
Documentação	
  adotada	
  
A documentação enviada para os concorrentes foi:
•  Carta introdutória;
•  Declaração de Trabalho;
•  Modelo do contrato.
Essa documentação foi enviada através de e-mail com confirmação de recebimento.
Adotamos este tipo de envio por ser mais rápida, eficiente e porque é possível
recebermos a confirmação de leitura e recebimento através do Outlook.
•  Tipo de contrato escolhido foi o de Tempo e Material, onde os projetos foram
divididos em etapas que serão pagas através da entrega e aprovação dos projetos.
Deverá ser criada uma lista detalhada dos projetos que serão entregues.
•  A concorrência é do tipo privada.
Contratação	
  privada	
  –	
  passo	
  a	
  passo	
  
Planejamento:	
  Criação	
  da	
  
documentação,	
  engajamento	
  de	
  
stakeholders.	
  
Especificação:	
  Reuniões	
  para	
  
definição	
  da	
  DT,	
  modelo	
  de	
  
contrato.	
  
RFP,	
  RFQ,etc:	
  Desenvolvimento	
  
da	
  documentação	
  para	
  envio.	
  
Publicidade:	
  Envio	
  dos	
  
documentos	
  aos	
  fornecedores	
  
pré-­‐qualificados.	
  
Propostas:	
  Recebimento	
  das	
  
propostas	
  por	
  e-­‐mail.	
  
Avaliação	
  das	
  propostas:	
  análise	
  
das	
  propostas	
  através	
  da	
  matriz	
  
de	
  pontuação	
  
Short	
  list:	
  Apresentação	
  das	
  
finalistas	
  para	
  o	
  Sponsor	
  do	
  
projeto	
   Contratação:	
  Interação	
  com	
  o	
  
dept.	
  jurídico	
  das	
  empresas	
  
para	
  assinaturas	
  do	
  contrato	
  
Controle	
  da	
  aquisição	
  
Para fiscalizar este contrato foram adotadas as seguintes medidas:
•  Envio de Ordem de Serviço para autorizar o início dos serviços e começo oficial da
medição do cronograma do contrato;
•  Reuniões quinzenais deverão acontecer para acompanhamento do andamento dos
projetos;
•  Equipe técnica da Babilonia Incorporation irá avaliar os projetos enviados para
aprovação;
•  Acompanhamento de analista jurídico durante reuniões sobre claims;
•  Controle integrado de mudanças com comunicação eficiente entre todas as partes
interessadas do projeto.
Relatório:	
  
Para controlar este contrato, deverá ser entregue um relatório quinzenal (após cada
reunião entre as partes) com as seguintes informações:
Passo	
  a	
  passo	
  para	
  o	
  controle	
  da	
  aquisição	
  
Entrega	
  do	
  relatório	
  de	
  
acompanhamento	
  
quinzenalmente	
  
Após	
  a	
  aprovação	
  do	
  relatório,	
  
aprovar	
  o	
  envio	
  das	
  NF	
  para	
  
pagamento.	
  
Receber	
  NF,	
  confirmar	
  valor	
  e	
  
descrição	
  do	
  que	
  está	
  sendo	
  
pago.	
  Enviar	
  para	
  dpto	
  financeiro	
  
Confirmar	
  pagamento	
  junto	
  ao	
  
fornecedor.	
  
Em	
  paralelo	
  a	
  essas	
  ações,	
  todas	
  as	
  mudanças	
  
ocorridas	
  devem	
  ser	
  documentadas,	
  e	
  comunicadas	
  
para	
  ambas	
  as	
  partes.	
  As	
  lições	
  aprendidas	
  devem	
  
ser	
  documentadas.	
  
Encerramento	
  
Após	
  todas	
  as	
  entregas	
  
confirmadas	
  e	
  aprovadas	
  
conforme	
  os	
  relatórios	
  parciais,	
  
deve	
  haver	
  uma	
  reunião	
  para	
  
encerramento.	
  
Essa	
  reunião	
  deve	
  ser	
  marcada	
  
por	
  e-­‐mail	
  entre	
  o	
  Sponsor,	
  GP,	
  
e	
  fornecedor	
  de	
  forma	
  
presencial.	
  
Nesta	
  reunião	
  as	
  partes	
  devem	
  
entender	
  o	
  fim	
  do	
  contrato	
  e	
  o	
  
recebimento	
  100%	
  do	
  serviço.	
  
Um	
  Termo	
  de	
  Recebimento	
  
DefiniRvo	
  deve	
  ser	
  gerado	
  
confirmando	
  o	
  fim	
  dos	
  serviços	
  
e	
  das	
  pendências	
  assim	
  como	
  
os	
  pagamentos.	
  
PGA	
  –	
  Plano	
  de	
  Gereciamento	
  de	
  Aquisições	
  
Sumário:
1.  Objetivo do PGA
2.  Método de Gerenciamento das aquisições
2.1 Processos de Aquisições
2.2 Decisões de comprar
2.3 Documentos padronizados de aquisição
2.4 Responsabilidades das aquisições da equipe do projeto
2.5 Fornecedores Pré-qualificados
3. Conduzir as aquisições
3.1 Tipos de contrato
3.2 Critérios de avaliação das cotações e propostas
4. Controlar as aquisições
4.1 Avaliação dos fornecedores
5. Encerrar as aquisições

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  • 1. São  Paulo,  MBA  em  Gestão  Estratégica  e  Econômica  de  Projetos  GEEP3  (FGV)   Outubro,  2015   GERENCIAMENTO  DE  AQUISIÇOES  EM   PROJETOS   BI  
  • 2. Introdução     A   Babilonia   IncorporaBon   é   uma   empresa   formada   por   dois   sócios   com   o   intuito   de   entrar   no   mercado   de   incorporação   imobiliária   na   cidade   de   São   Paulo.   Para   o   primeiro   empreendimento   da   empresa,   baseado   no   conhecimento  de  mercado  dos  sócios,  verificou-­‐se  a  necessidade  de  que  apartamentos  do  Rpo  Studio  teriam  grandes   chances  de  lucraRvidade.       Alunos/Diretoria:     •  Eduarda  Silva  Rodrigues  de  Freitas       •  Vitorio  Lepiane.          
  • 3. WBS  DO  PROJETO   Make   Make   Make   Make   Make   Make   Make  
  • 4. WBS  DO  PROJETO   Buy   Buy   Make   Make   Make   Make   Buy  
  • 5. WBS  DO  PROJETO   Buy   Make   Buy   Buy   Make   Buy  
  • 6. Critérios  Make  or  Buy   •  1. Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe; A empresa não possui quantidade suficiente de funcionários para conseguir produzir todos os pacotes de trabalho. •  2. Necessidade de fornecimento especializado; Para a execução dos projetos e execução da obra propriamente dita, a Incorporadora precisará contratar mão-de-obra especializada. •  3. Restrição de custo; Para alguns pacotes de trabalho será mais interessante financeiramente para a Incorporadora subcontratar alguns serviços. •  4. Restrição de prazo; Como a equipe da Incorporadora é pequena, a contratação de terceiros se torna interessante para cumprimento do cronograma planejamento inicialmente. •  5. Existência de fornecedores confiáveis; Os diretores possuem alguns fornecedores que já trabalharam anteriormente durante suas vidas profissionais e portanto considerados confiáveis para a execução de determinados serviços. •  6. Compartilhamento de riscos; Determinados serviços possuem riscos que de acordo com a estratégia da Incorporadora devem ser compartilhados, como execução do projeto e própria execução da obra. •  7. Problemas legais ou de segurança da informação; . Alguns pacotes possuem importância jurídica e devem ser de responsabilidade de fornecedores especializados segundo a estratégia da Incorporadora.
  • 7. Mapa  de  Aquisições   Concorrência   Item  a  ser   contratado   Ref.  na   WBS   Vendor  List   Cronograma   Orçamento   Critério  Make  or   Buy   RFP  01   Gerenciamento  da   construção   1.4.1   Empreiteira  1,   Empreiteira  2,   Empreiteira  3   03/11/17   R$40.000.000   1,  2,  5  ,  4  e  6   RFP  02   Gerenciamento  da   contratação  do   projeto   1.5   ProjeRsta  1,  ProjeRsta  2,   ProjeRsta  3,  ProjeRsta  4,   ProjeRsta  5   04/12/15   R$500.000   1,  2,  3,  4  e  6   RFP  03   Estudo  de   viabilidade  jurídica   1.6.1   Escritório  de  adv.  1,   escritório  de  adv.  2,   escritório  de  adv.  3   24/04/15   R$200.000   2  e  7   RFP  04   Estudo  de   viabilidade   urbanísRca   1.6.2   Escritório  de  Arq.  1,   escritório  de  Arq.  2,   escritório  de  Arq.  3   24/04/15   R$200.000   1  e  2   RFP  05   Pesquisa  de   mercado   1.6.5   Empresa  1,  Empresa  2,   Empresa  3   14/08/15   R$200.000   1  e  2  
  • 8. DT  –  Gerenciamento  da  Contratação  do  Projeto   •  Trabalho a ser contratado: Todas as etapas do projeto preliminar, básico e executivo de todas as disciplinas necessárias para perfeita execução do empreendimento, no prazo, custo e escopo definidos. •  Prazo: Total de 120 dias •  Preço: O valor do contrato será pago de acordo com as entregas aprovadas pelo contratante dos projetos preliminar (20%), básico (35%) e executivo (45%). •  Qualidade: Os projetos deverão seguir as normas técnicas brasileiras pra construção civil, seguir as orientações desejadas pela contratante, serem entregues em arquivo pdf e AutoCad além de impressos em folhas A1 e A0 caso necessário para o bom entendimento durante a construção. •  Suporte: A contratada deverá disponibilizar um representante com conhecimentos técnicos e conhecimentos dos projetos que possa dar o suporte necessário durante as obras caso seja necessário.
  • 9. DT  –  Gerenciamento  da  Contratação  do  Projeto   •  Treinamento: A contratante deverá garantir que seus funcionários teråo conhecimento necessårio para a perfeita execução dos projetos ou receberão treinamento adequado. •  Local de entrega: Os projetos deverão ser entregues no escritório da incorporadora impressos em A1 ou A0 e entregues via CD/DVD os arquivos em PDF e AutoCad. •  Pagamento: O pagamento das notas fiscais da contratada será realizado até o 25º dia do mês após aprovação por escrito da contratante. As notas deverão ser enviadas ao departamento de suprimentos (suprimentos@babiloniaincorporation.com.br) juntamente com a aprovação do responsável dos projetos. •  Contato: O contato deverá ser realizado primeiramente sempre com o gerente do projeto por parte da contratante, as reuniões devem ser marcadas com antecedência e deverão acontecer nas dependências da contratante ou contratada. •  Visitas: Durante a execução da obra, a projetista deverá realizar 3 visitas para acompanhamento da execução pelo técnico responsável do projeto.
  • 10. WBS  -­‐  Contrato   1.  Gerenciamento  da  contratação  do  projeto   1.1  Projeto  Preliminar   1.1.1  Arquitetônico   1.2  Projeto  Básico   1.2.1  Arquitetônico   1.2.2  Elétrico   1.2.3  Hidráulico   1.2.4  Estrutural   1.3  Projeto  ExecuBvo   1.3.1  Arquitetônico   1.3.2  Elétrico   1.3.3  Hidráulico   1.3.4  Estrutural  
  • 11. Critérios  eliminatórios/  classificatórios   •  CRITERIOS ELIMINATORIOS •  1) Experiência comprovada na área por mais de 5 anos; •  2) Empresa deve ter ISO 9001 e 14000; •  3) Empresa deve possuir escritório na cidade de São Paulo; •  4) A equipe técnica deve ter mais de 10 anos de experiência na área; •  5) A empresa não poderá subcontratar o serviço pelo qual está sendo contratada. •  CRITERIOS CLASSIFICATORIOS •  1) A empresa deverá cumprir todos os itens da DT sem exclusão; •  2) A empresa deverá cumprir o cronograma proposto na DT ou apresentar prazo menor; •  3) A proposta comercial não poderá ficar acima de 20% do orçado pela contratante. •  4) Propostas que estiverem 30% abaixo do orçamento planejado também não serão consideradas. •  5) Em caso de empate através das notas e pesos, prevalecerá a que obtiver melhor pontuação na proposta técnica. OBS: Os critérios de avaliação não serão explicitados na DT para não corrermos o risco de questionamentos com relação a avaliação dos fornecedores.
  • 12. Matriz  de  eliminação   Matriz  de  eliminação   Fornecedores     Exp.  Comprovada   >  5  anos   ISO  9.001   ISO   14.000   Escritório  em  SP   Equipe  téc.  >  10   anos  de  exp.     Vai   subcontratar?   Receberá  DT?   ProjeRsta  1   10  anos   sim   sim   sim   sim   não   sim   ProjeRsta  2   7  anos   sim   sim   sim   sim   sim   não   ProjeRsta  3   5  anos   não   não   sim   sim   não   não   ProjeRsta  4   12  anos   sim   sim   sim   sim   não   sim   ProjeRsta  5   20  anos   sim   sim   sim   sim   não   sim   Os projetistas selecionados foram nº 1, 4 e 5.
  • 13. Matriz  de  classificação   Matriz  de  pontuação   Fornecedores   Nº  de  itens   da  DT   Dias   propostos   Preço   Preço  acima   de  20%   Preço  30%  abaixo   do  orçado?   ProjeRsta  1   9   120   R$  520.000   não   não   ProjeRsta  4   10   115   R$  450.000   não   não   ProjeRsta  5   10   120   R$  330.000   não   sim   Se dias propostos =120 / nota 5 Se dias propostos > 120 / nota 0 Se dias propostos < 120 / nota 10 Se preço >= 20% orçado / nota 0 Se preço = orçado / nota 5 Se preço >30% orçado < orçado / nota 10 Se preço < 30% orçado/ nota 0
  • 14. Matriz  de  classificação   Matriz  de  pontuação   Fornecedores   Nº  de  itens   da  DT  (Peso   3,5)   Dias   propostos   (Peso  3,0)   Critério   preço   1(  Peso   1,5)   Critério  preço   2  (Peso  2,0)   Total   ProjeRsta  1   31,5   15   0   0   46,5   ProjeRsta  4   35   30   15   20   100   ProjeRsta  5   35   15   15   0   65   O Projetista 4 é o vencedor.
  • 15. Documentação  adotada   A documentação enviada para os concorrentes foi: •  Carta introdutória; •  Declaração de Trabalho; •  Modelo do contrato. Essa documentação foi enviada através de e-mail com confirmação de recebimento. Adotamos este tipo de envio por ser mais rápida, eficiente e porque é possível recebermos a confirmação de leitura e recebimento através do Outlook. •  Tipo de contrato escolhido foi o de Tempo e Material, onde os projetos foram divididos em etapas que serão pagas através da entrega e aprovação dos projetos. Deverá ser criada uma lista detalhada dos projetos que serão entregues. •  A concorrência é do tipo privada.
  • 16. Contratação  privada  –  passo  a  passo   Planejamento:  Criação  da   documentação,  engajamento  de   stakeholders.   Especificação:  Reuniões  para   definição  da  DT,  modelo  de   contrato.   RFP,  RFQ,etc:  Desenvolvimento   da  documentação  para  envio.   Publicidade:  Envio  dos   documentos  aos  fornecedores   pré-­‐qualificados.   Propostas:  Recebimento  das   propostas  por  e-­‐mail.   Avaliação  das  propostas:  análise   das  propostas  através  da  matriz   de  pontuação   Short  list:  Apresentação  das   finalistas  para  o  Sponsor  do   projeto   Contratação:  Interação  com  o   dept.  jurídico  das  empresas   para  assinaturas  do  contrato  
  • 17. Controle  da  aquisição   Para fiscalizar este contrato foram adotadas as seguintes medidas: •  Envio de Ordem de Serviço para autorizar o início dos serviços e começo oficial da medição do cronograma do contrato; •  Reuniões quinzenais deverão acontecer para acompanhamento do andamento dos projetos; •  Equipe técnica da Babilonia Incorporation irá avaliar os projetos enviados para aprovação; •  Acompanhamento de analista jurídico durante reuniões sobre claims; •  Controle integrado de mudanças com comunicação eficiente entre todas as partes interessadas do projeto.
  • 18. Relatório:   Para controlar este contrato, deverá ser entregue um relatório quinzenal (após cada reunião entre as partes) com as seguintes informações:
  • 19. Passo  a  passo  para  o  controle  da  aquisição   Entrega  do  relatório  de   acompanhamento   quinzenalmente   Após  a  aprovação  do  relatório,   aprovar  o  envio  das  NF  para   pagamento.   Receber  NF,  confirmar  valor  e   descrição  do  que  está  sendo   pago.  Enviar  para  dpto  financeiro   Confirmar  pagamento  junto  ao   fornecedor.   Em  paralelo  a  essas  ações,  todas  as  mudanças   ocorridas  devem  ser  documentadas,  e  comunicadas   para  ambas  as  partes.  As  lições  aprendidas  devem   ser  documentadas.  
  • 20. Encerramento   Após  todas  as  entregas   confirmadas  e  aprovadas   conforme  os  relatórios  parciais,   deve  haver  uma  reunião  para   encerramento.   Essa  reunião  deve  ser  marcada   por  e-­‐mail  entre  o  Sponsor,  GP,   e  fornecedor  de  forma   presencial.   Nesta  reunião  as  partes  devem   entender  o  fim  do  contrato  e  o   recebimento  100%  do  serviço.   Um  Termo  de  Recebimento   DefiniRvo  deve  ser  gerado   confirmando  o  fim  dos  serviços   e  das  pendências  assim  como   os  pagamentos.  
  • 21. PGA  –  Plano  de  Gereciamento  de  Aquisições   Sumário: 1.  Objetivo do PGA 2.  Método de Gerenciamento das aquisições 2.1 Processos de Aquisições 2.2 Decisões de comprar 2.3 Documentos padronizados de aquisição 2.4 Responsabilidades das aquisições da equipe do projeto 2.5 Fornecedores Pré-qualificados 3. Conduzir as aquisições 3.1 Tipos de contrato 3.2 Critérios de avaliação das cotações e propostas 4. Controlar as aquisições 4.1 Avaliação dos fornecedores 5. Encerrar as aquisições