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La Creperia|Gerenciamento de Aquisições em projetos
Porto Alegre
Gestão de Projetos 34
Camille da Silva Silveira Goularte
Gisele Carvalho Nunes
Dora Ramos Carhuapoma
Arthur Maciel Homrich
Andre Gorga Ferri

Gerenciamento de Aquisições em Projetos
A Empresa La Creperia
A empresa é formada por um ‘pool’ de profissionais de áreas diversas, MBA
executivos em gestão de projetos pela Fundação Getúlio Vargas, atuando em
consultoria de gerenciamento de projetos, com formação complementar nas
áreas de arquitetura, comunicações, engenharia e ciência da computação.
Sócios-gerentes:
Dora Ramos Carhuapoma – engenheira.
Arthur Maciel Homrich– arquiteta.
Gisele Carvalho Nunes – profissional de comunicações.
Andre Gorga Ferri – engenheiro.
Camille da Silva Silveira Goularte – profissional de ciência da computação.
La Creperia

O Projeto
O objetivo final deste projeto, é entregar uma creperia pronta para operar, com
licenças expedidas, certificação LEED de sustentabilidade, pessoal contratado
e treinado, equipamentos adquiridos e testados e todas as reformas
necessárias e solicitadas pelo ‘sponsor’ concluídas e aprovadas.
Após pesquisa de mercado e análise de viabilidade feita pelo ‘sponsor’ optou-
se por localizar a creperia no bairro Moinhos de Vento, na cidade de Porto
Alegre – RS.
A Creperia pretende ser um local de referência no mercado de refeições
rápidas gourmet, oferecendo um serviço ágil em local agradável e
aconchegante e com mão de obra qualificada e especializada no prato
oferecido: o crepe francês.
O público alvo são executivos, moradores do bairro e turistas.
.

Entrega Make e Buy
MAKE MAKEMAKE
BUY
BUY BUY

La Creperia|O Crepe Francês
1
Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe
2 Compartilhamento de riscos;
3 Core Business da Empresa;
4 Existência de fornecedores confiáveis;
6 Necessidade de absorção da tecnologia;
7
Necessidade de fornecimento especializado
8
Problemas legais – falta de certificação necessária
9 Restrição de Custo;
10 Restrição de Prazo;
Critérios Make / Buy

WBS Revisada
WBS Nome da Tarefa Make/Buy Critério
1 PROJETO LA CREPERIA
1.1 Início do Projeto
1.2 Gerenciamento do Projeto
1.2.1 Plano de Gerenciamento do Escopo Elaborado Make 3
1.2.2 Plano de Gerenciamento de Tempo Elaborado Make 3
1.2.3 Plano de Gerenciamento de Aquisições Elaborado Make 3
1.2.4 Plano de Gerenciamento de Custo Elaborado Make 3
1.2.5 Plano de Gerenciamento da Qualidade Elaborado Make 3
1.2.6 Plano de Gerenciamento de Riscos Elaborado Make 3
1.2.7 Plano de Gerenciamento de Comunicação Elaborado Make 3
1.3 Aprovação do Projeto Creperia Make 3
1.4 Reunião de Kickoff Make 3
1.5 Certificação LEED Buy 1; 7; 8
1.6 Aquisições Make 3
1.6.1 Contratação de Prestadores de Serviço realizada Make 3
1.6.2 Contratação de Fornecedores realizado Make 3
1.6.3 Compra de Equipamentos Make 3
1.7 Estudos Técnicos Buy 1;3;7;8
1.7.1 Projeto Arquitetônico elaborado Buy 1;3;7;9
1.7.2 Projetos Complementares elaborados Buy 1;3;7
1.7.3 Projeto de Sustentabilidade elaborado Buy 1;3;7
1.7.4 Especificações Técnicas Buy 1;3;7
1.8 Reforma Buy 1;3;7
1.8.1 Obra Civil concluída Buy 1;3;7
1.8.2 Montagem/Instalação de equipamentos Buy 1;3;7
1.8.3 Ambientação/Decoração Buy 1;3;7
1.9 Legalização Buy 1;3;7
1.9.1 Alvará de Vigilância Sanitária adquirido Buy 7;8
1.9.2 Alvará de Localização e Funcionamento adquirido Buy 7;8
1.9.3 Alvará de Bombeiros adquirido Buy 7;8
1.1 Pré Operação Buy 9;10
1.10.1 Testes dos equipamentos concluídos Buy 9;10
1.10.2 Soft Opening realizado Buy 9;11
1.11 Encerramento Make 3
1.11.1 Prestação de Contas entregue Make 3
1.11.2 Lições Aprendidas documentadas Make 3
1.11.3 Termo Final Entregue Make 3
1.11.4 Contrato finalizado Make 3

Mapa de Aquisições
* Linha do mapa de aquisições para Registro de Riscos e Declaração de Trabalho.
ItemItem a ser Contratado WBS Vendor List
Orçamento
(R$) M/B Critério Justificativa
1 Certificação LEED * 1.5
Consultor
especializado. R$ 14,740.00 Buy 3 Não é core da empresa
1.1 Registro da construção junto ao GBCI 1.5.1
Consultor
especializado. R$ 1,474.00 Buy 1; 7; 8 Empresa não qualificada, aspectos legais relevantes.
1.2
Submeter projetos técnicos para pontuação e créditos de
design 1.5.2
Consultor
1.3
Submeter construção para pontuação e créditos de
construção 1.5.3
Consultor
1.4 Análise dos resultados e retrabalho dos estudos técnicos 1.5.4
Consultor
1.5 Obter documento de certificação LEED 1.5.5
Consultor
2 Estudos Técnicos 1.7 R$ 31,340.00 Buy 1;3;7;8
Não é core da empresa, Empresa não qualificada, aspectos legais
relevantes.
2.1 Projeto Arquitetônico elaborado 1.7.1
Escritório de
Arquitetura. R$ 4,800.00 Buy 1;3;7;9
Não é core da empresa, Empresa não qualificada, aspectos legais e
custo.
2.2 Projetos Complementares elaborados 1.7.2
Escritório de
Arquitetura. R$ 4,800.00 Buy 1;3;7 Não é core da empresa, Empresa não qualificada.
2.3 Projeto de Sustentabilidade elaborado 1.7.3
Empresa de
Engenharia. R$ 8,000.00 Buy 1;3;7 Não é core da empresa, Empresa não qualificada.
2.4 Especificações Técnicas 1.7.4
Empresa de
3 Reforma 1.8 R$ 84,832.32 Buy 1;3;7 Não é core da empresa, Empresa não qualificada.
3.1 Obra Civil concluída 1.8.1
Empresa de
3.2 Montagem/Instalação de equipamentos 1.8.2
Empresa de
4 Legalização 1.9 R$ 38,740.00 Buy 7;8
relevantes.
4.1 Alvará de Vigilância Sanitária adquirido 1.9.1
Consultor
especializado. R$ 10,400.00 Buy 7;8
relevantes.
4.2 Alvará de Localização e Funcionamento adquirido 1.9.2
Consultor
relevantes.
4.3 Alvará de Bombeiros adquirido 1.9.3
Consultor
relevantes.
4.4 Testes dos equipamentos concluídos 1.10.1
Consultor
especializado. R$ 2,200.00 Buy 9;10 Restrição de custo e prazo.
5 Soft Opening realizado 1.10.2
Consultor de
Marketing. R$ 13,400.00 Buy 9;10 Restrição de custo e prazo.

Registro de Riscos
Item a ser analisado: WBS 2.1: Projeto Arquitetônico elaborado
O Projeto Arquitetônico tem o objetivo de apresentar um layout com menor movimentação dos funcionários com ergonomia e beleza
para os clientes do restaurante
Estima-se que uma planta baixa elaborada garante-se um apelo estético e redução nos tempos e movimentos e o desgaste dos
colaboradores.
Após um estudo preliminar sobre as etapas envolvidas para elaborar um projeto de arquitetura, o grupo decidiu terceirizar esta
atividade por ser estratégica, mas não ‘core’ e porque o grupo não possui o conhecimento necessário ou acesso aos instrumentos
legais e de certificação.
Risco Resposta ao Risco Momento de Resposta
Atraso do processo de certificação Cláusulas contratuais exigindo
fornecimento em tempo, multas
proporcionais.
Contratação do serviço
Certificação negada. Verificação do histórico de fornecimento;
Análise conjunta dos requisitos mínimos;
Cláusulas contratuais.
Entrega da certificação incompleta. Reuniões periódicas de
acompanhamento;
Cláusulas contratuais.
Durante execução do contrato
Aumento de custo durante o processo. Cláusulas contratuais exigindo
fornecimento com escopo definido e em
tempo e multas proporcionais.

PROJETO LA CREPERIA
Certificação LEED
Registro da
construção junto ao
GBCI
Submeter projetos
técnicos para
pontuação e
créditos de design
Submeter
construção para
pontuação e
créditos de
construção
Análise dos
resultados e
retrabalho dos
estudos técnicos
Obter documento de
certificação LEED
Entregas
Todos documentos de certificação
Entregas Intermediárias
Comprovante de entrega e recibo da entidade LEED
Comprovante de entrega e recibo da entidade LEED
Relatório de avaliação LEED
Relatório de avaliação final e selo LEED
100 %
10 %
20 %
20 %
20 %
30 %
WBS do Contrato
Comprovante de registro LEED

• Empresa ou consultor com CNPJ válido;
• Certidão negativa de débitos no INSS;
• Consultores com formação superior e experiência na área.
• Portfólio contendo um exemplo de projeto de restaurante.
• Empresa ou consultor sem reclamações no PROCOM ou outros agentes de avaliação.
Critérios Eliminatórios:

Critérios Classificatórios:
• Experiência na área
• Portfólio com projetos de restaurantes
• Qualidade e detalhamento da proposta
• Prazo de entrega proposto
• Custo proposto

Declaração de Trabalho
O Projeto decidiu por adotar a RFP como documento de aquisição e não
declarar o trabalho, porque não detém conhecimento técnico suficiente sobre
os itens contratados e porque considera a proposta comercial, resposta à RFP,
como uma maneira adicional de validar a competência técnica e administrativa
da empresa sendo avaliada.
A RFP será composta de uma carta introdutória, um modelo de contrato e uma
declaração de escopo com o maior nível de detalhamento possível.
Todos documentos serão convertidos em pdf e enviados em um e-mail.

Critério Classificatório Peso (%) Empresa A * Empresa B * Empresa C *
Nota Média Nota Média Nota Média
Experiência na área 10% 6 0.6 8 0.8 6 0.6
Portfólio com projetos de restaurantes 30% 8 2.4 8 2.4 6 1.8
Qualidade e detalhamento da proposta 40% 2 0.8 8 3.2 9 3.6
Prazo de entrega proposto 10% 8 0.8 2 0.2 7 0.7
Custo proposto 10% 7 0.7 1 0.1 9 0.9
Total 100% 5.3 6.7 7.6
* Exemplos fictícios: Neste caso a empresa C seria
selecionada.
Sistema de Pontuação:
Sistema de Pontuação

Meios de Envios do Convite
Os meios utilizados para enviar o convite para concorrência será feito
através de e-mail, divulgação de carta convite e informativo no site da La
Creperia.
O motivo para utilizarmos estes modos é pela economicidade e pela
agilidade destes meios de divulgação.

Forma de Contrato
O Projeto decidiu por adotar a modalidade de preço fixo como forma de
contrato.
Este modo de contrato é especialmente aplicável á este tipo de aquisição
porque não existem custos relevante associados à material ou logística e
porque limita o risco da empresa contratante, particularmente quando tratando
de aspectos técnicos fora da sua área de formação.
Outro aspecto da adoção do preço fixo é a transferência do risco para a
empresa contratada, pois os atrasos na entrega dos Projetos Arquitetônicos
são considerados críticos já que impacta diretamente no início da operação.

Fluxograma Simplificado da Concorrência Privada

Atitudes e Fiscalização
• Serão emitidos boletins de medição para cada item de aquisição
contemplando progresso físico, aspectos de qualidade e desempenho
técnico.
• Reuniões semanais serão realizadas entre empresa contratante e
contratadas para alinhar expectativas de prazo e custo, sincronizar
atividades e possibilitar correções em tempo hábil.
• Entregas aceitas terão valores pagos conforme descrito na WBS de
contrato.
• Itens fora do critério de aceitação serão comunicados imediatamente
através dos boletins de medição e uma reunião é disparada junto para
resolução ou solicitação de mudanças.
• Solicitações de mudança serão analisadas por um comitê de mudanças
incluindo Sponsor, representante administrativo da empresa contratada e
pessoal técnico envolvido.
• A validação de uma entrega deve ter seu correspondente boletim de
medição preenchido e revisto pelo responsável pela inspeção.

Boletim de Medição
Exemplo de boletim de medição para o projeto arquitetônico elaborado:
A aceitação implica em recebimento e processamento do ‘entregável’ pela entidade certificadora, ou
recebimento da validação equivalente por parte da empresa contratada, conforme descrito em detalhe na WBS
do contrato.
PROJETO LaCreperia BOLETIM DE MEDIÇÃO Nº 001 DE -
DATA DO CONTRATO: ---- ORDEM DE SERVIÇO :
CONTRATADA: ----
PRAZO: ----
PERÍODO: ----
ITEM DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS UNIDADE
Preço Peso Quantidade Critério Avanço Físico
Planejado Realizado Planejado Realizado %
1 Elaboração da planta baixa do imóvel 1 R$ 1,474.00 30% 1 1 100% R$ 1,474.00 R$ 1,474.00 10%
2 Definição de disposição de mobiliário 1 R$ 2,948.00 20% 1 1 100% R$ 2,948.00 R$ 2,948.00 20%
3 Definição de disposição de equipamentos e eletrodomésticos 1 R$ 2,948.00 20% 1 0 100% R$ 2,948.00 R$ 0.00 0%
4
Aprovação de propostas de disposição de mobiliário,
equipamentos e eletrodomésticos
1
R$ 2,948.00 30% 1 0 100% R$ 2,948.00 R$ 0.00
0%
Sub-total do item R$ 14,740.00 100% 1 0 100% R$ 14,740.00 R$ 4,422.00 30%
TOTAL BRUTO MEDIÇÃO R$ 14,740.00 R$ 4,422.00 30%

Fluxograma de Monitoração e Controle do Contrato
Kickoff do Contrato
Inspeção Periódica
Solicitação de
Mudanças
Relatório de
Desempenho
Validação da
Entrega
Aceitação da
Entrega
Monitoramento e
Controle dos Riscos
Manutenção do
Contrato
Boletim de
Medição
Controle Integrado
deMudanças
Entrega
Terminada
Qualidade
OK?
Tempo OK? Escopo OK?
EVA

Fluxograma de Encerramento do Contrato
Encerramento do
Contrato
Consultoria Jurídica
Financeiro
Termo de
Recebimento
Definitivo
Controle Integrado
deMudanças
Todas Entregas
Aceitas?
Pagamentos
Finalizados?
Acordo Mútuo? Resilição
Lições
Aprendidas
Rescisão
Lições
Aprendidas
Contrato Encerrado
Lições
Aprendidas
Solicitação de
Mudanças
Realizar
Pagamento

Plano de gerenciamento de aquisições: Flowchart
Kickoff do Contrato
Análise Make / Buy
Solicitação de
Mudanças
Mapa das aquisiçõesRevisão dos Riscos
WBS
Contrato
Controle Integrado
deMudanças
Cronograma
Orçamento
Vendor
List
Criterios
Eliminatóriose
classificatorios
Revisão da WBS
Análise Jurídica
Solicitação de
Mudanças
Carta
Introdutória e
Declaração de
Trabalho
RFP
Comunicação

Plano de gerenciamento de aquisições: Sumário
1. WBS do Projeto
2. Critérios Make or Buy
3. Mapa de Aquisições
4. WBS Revisada
5. Registros de Riscos
6. Declaração de trabalho
7. Critérios Eliminatórios
8. Critérios Classificatórios
9. Fluxograma de Concorrência
10. Documentos de aquisição e forma de envio
11. Tipo de contrato e fluxograma de administração do contrato
12. Atitudes e Fiscalização
13. Documentos de Monitoração e Controle
14. Gerenciamento de mudanças
15. Encerramento do Contrato

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