O documento resume um projeto de integração de informações para uma transportadora que tem como objetivo implementar um software de gestão e integrar as informações entre as filiais e veículos. O projeto terá aquisições de software, consultoria e equipamentos. Será realizada uma pesquisa de mercado para encontrar opções de software e cinco empresas serão selecionadas.

1. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES
EM PROJETOS
Centro Hermes de Bauru – SP
Gerenciamento de Projetos – GPJ11

2. PROJETO
Integração de
Informação da
Transportadora
EMPRESA
Transportadora GPJ-11
atuará como Cliente neste projeto

3. OBJETIVOS DO PROJETO
Integração de Informação da Transportadora
O Projeto “Integração de Informação da
Transportadora” tem como objetivo a aquisição
e implantação de um software para gestão da
empresa (ERP) e integração entre as filiais, a
matriz e os caminhões via equipamento de geo-
localização ocasionando maior agilidade na
logística e no controle das entregas.

4. INTEGRANTES
Denilton
Freitas
Felipe Rudine
Carqueijeiro
Guilherme
Toshio Nakasato
Gunter Marcel
Moraco Roversi
Paulo Henrique
Faria
Rodney Rodrigues
Nascimento
Vitor Mozella
Munhoz

5. 1. INTEGRAÇÃO DA
INFORMAÇÃO PARA
TRANSPORTADORA
1.1 MAPEAMENTO
1.1.1 ENTREVISTA
(M)
1.1.2 FLUXOGRAMA
(M)
1.1.3 FERRAMENTAS
(B)
1.2 VIABILIDADE
1.2.1 PATROCÍNIO
(M)
1.2.2 ANÁLISE
(M)
1.2.3 PESQUISA
(B)
1.2.4 TESTE 1
(M)
1.3 IMPLEMENTAÇÃO
1.3.1 CONFIGURAÇÃO
(B)
1.3.2 PARAMETRIZAÇÃO
(B)
1.3.3 TREINAMENTO
(B)
1.3.4 TESTE 2
(M)
1.4 PARTIDA
1.4.1 START-UP
(M)
1.4.2 ACOMPANHAMENTO
(M)
1.4.3 MELHORIAS
(M)
WBS - Work Breakdown Structure

6. Critérios “Make” or “Buy” adotados:
1. Facilidade de integração com as operações de rotina: a equipe pode ter
uma série de atributos que ajudariam no desenvolvimento das atividades
como podemos mencionar a forte base tecnológica, maturidade, grande
disponibilidade, bom relacionamento, manter a motivação e a comunicação
entre os membros da equipe.
2. Utilização da capacidade ociosa: analisar os setores em que os recursos na
empresa estão ociosos e verificar a disponibilidade para execução das tarefas
em relação a atividade.
3. Necessidade de absorção da tecnologia: aproveitar ao máximo a
tecnologia disponível fazendo treinamentos integrados para ter o melhor
aproveitamento dos recursos.
4. Existência de fornecedores confiáveis: ter amplo conhecimento na
contratação de fornecedores que atendam prazos e requisitos que possam
causar impactos no projeto.

7. 5. Restrições de prazo: avaliar todos os pacotes de trabalho para que nenhuma
atividade comprometa as entregas dentro do prazo.
6. Restrições de custo: realizar um estudo prévio de mercado analisando a
viabilidade de terceirização dos pacotes de trabalho ou contratação de novos
recursos.
7. O core business da empresa: focar os recursos nos principais pacotes de
trabalho e caso necessário disponibilizar recursos para não comprometer as
entregas.
8. Compartilhamento de riscos: envolver todos stakeholders no projeto para
não comprometer nenhum pacote de trabalho ao longo da execução.
Critérios “Make” or “Buy” adotados:

8. MA – Mapa das Aquisições
Concorrência
Item a ser
contratado
Referência
na WBS Vendor List Prazo
Orçamento
R$
Critério
“Make or
Buy”
RFP-01 Ferramentas
1.1.3
T.I.Win
Cia Info Ltda
Program Soft
05/08/2014 6500,00 1,3,4
RFP-02 Pesquisa
1.2.3 R.H Solutions
Interviu Ltda
05/06/2014 800,00 6,8
RFP-03 Configuração
1.3.1
T.I.Win
Cia Info Ltda
Program Soft
20/10/2014 4000,00 1,2,3,7
RFP-04 Parametrização
1.3.2
T.I.Win
Cia Info Ltda
Program Soft
31/10/2014 2700,00 1,2,3,7,8
RFP-05 Treinamento
1.3.3
T.I.Win
Cia Info Ltda
Program Soft
15/11/2014 1000,00 4,5,8

9. WBS - Work Breakdown Structure -
REVISADA
1. INTEGRAÇÃO DA INFORMAÇÃO PARA
TRANSPORTADORA
1.1 MAPEAMENTO
1.1.1 ENTREVISTA
(M)
1.1.2
FLUXOGRAMA
(M)
1.1.3
FERRAMENTAS
(B)
1.2 VIABILIDADE
1.2.1
PATROCÍNIO
(M)
1.2.2 ANÁLISE
(M)
1.2.3 PESQUISA
(B)
1.2.4 TESTE 1
(M)
1.4 IMPLEMENTAÇÃO
1.4.1
CONFIGURAÇÃO (B)
1.4.2
PARAMETRIZAÇÃO
(B)
1.4.3 TREINAMENTO
(B)
1.4.4 TESTE 2 (M)
1.5 PARTIDA
1.5.1 START-UP
(M)
1.5.2
ACOMPANHAME
NTO (M)
1.5.3
MELHORIAS
(M)
1.3 AQUISIÇÕES
1.3.1 SOFTWARE
(B)
1.3.2
CONSULTORIA
(B)
1.3.3
EQUIPAMENTOS
(B)

10. RR – REGISTRO DE RISCOS
Evento de Risco Resposta ao risco Momento de resposta
ao risco
Atraso na Entrega das pesquisas
feitas pelas empresas RH
Solutions e Interviu Ltda.
Multa Contratual SEL, CONT
Erros de pesquisas de mercado e
de entrega pelas empresas Rh
Solutions e Interviu Ltda.
Avaliação de todo escopo de pesquisa no
intuito de lançar o produto correto para
atender a demanda do mercado
SEL, ESP, CONT
Projeto software não atende
algumas normas de segurança do
órgão responsável
Contratação de empresa especializada e
experiente no assunto
SEL, ESP, CONT, ADM
Dificuldade na implantação do
software devido aos
colaboradores.
Treinamentos e conscientização da
implantação do software.
ADM
Equipamentos da empresa não
atende aos requisitos do software.
Investimentos e troca dos equipamentos
defasados.
ENC

11. 1. Especificação funcional: Efetuar pesquisa de mercado para
encontrar opções de software voltado na gestão de logística e
transporte, que seja capaz de gerenciar todos os processos da
empresa e integrar informações do rastreador do veículo com a gestão
da transportadora. O software deve estar em português ou em inglês.
A lista deve conter as informações da empresa que comercializa o
software (CNPJ, Razão Social, Anos de existência no mercado) e do
software (Anos de existência, principais clientes, principais
funcionalidades, língua utilizada).
2. Qualidade: A pesquisa deve retornar 5 empresas candidatas que
ofertem o software necessário conforme especificado
3. Prazo: A pesquisa deve ser feita em um período de 30 dias a contar
da assinatura do contrato
DT - Declaração de Trabalho
Linha do mapa de aquisições adotada: RFP-02 - Pesquisa

12. 4. Abrangência: A pesquisa deve ser feita tanto em empresas
nacionais quanto em empresas internacionais
5. Suporte: A empresa pesquisadora deve oferecer suporte à lista
entregue para facilitar o contato com a empresa listada e auxiliar na
solução de dúvidas provenientes da lista.
6. Treinamento: A empresa deverá oferecer treinamento a um
funcionário sobre os itens contidos na lista e seus significados.
7. Garantia: Caso nenhuma das opções seja aprovada pela
Transportadora, a empresa contratada deverá garantir uma nova lista
com 3 opções nas mesmas condições apresentadas, com prazo extra
de 30 dias
DT - Declaração de Trabalho

13. 8. Características da entrega: A lista deve ser entregue em
documento impresso, timbrado da empresa contratada e
encadernado. Cada uma das 5 opções deverá ser destacada em
capítulos específicos com mínimo de uma página. Constar na última
folha espaço para assinatura de ambas as partes que constate a
efetiva entrega do documento e ateste a legalidade da informação ali
contida. Também deverá ser fornecida uma cópia digital do
documento, no formato PDF, através de um pen-drive.
9. Local de entrega: O documento deverá ser entregue em mãos ao
Gerente de Projeto, juntamente com o pen-drive, em reunião
específica para este fim a ser agendada no máximo 15 dias após a
assinatura do contrato e comunicada formalmente via e-mail
DT - Declaração de Trabalho

14. WBS - Work Breakdown Structure
DO CONTRATO
1. PACOTE: PESQUISA
1.1 ANÁLISES
1.1.1 Mobilização
1.1.2 TAP/Memorial
descritivo
1.1.3 Especificações de
requisitos
1.2 PLANEJAMENTO
1.2.1 Definições de
canais de pesquisas
1.2.2 Projeções
de mercado
1.2.3 Treinamentos
1.3 EXECUÇÃO
1.3.1 Pesquisas
apuradas
1.3.2 Benchmarking
1.3.2 Equalizações
1.4 ENCERRAMENTO
1.4.1 Lições aprendidas
1.4.2 Encerramento
do contrato

15. 1. Apresentar a certidão Negativa de Débitos FGTS;
2. Apresentar a certidão Negativa de Débitos do INSS;
3. Apresentar a certidão Negativa de Débitos da Receita Federal;
4. Apresentar a certidão Negativa de Débitos SERASA;
5. Experiência anterior em projetos similares.
Critérios Eliminatórios

16. 1. Propostas entregue no prazo (Peso 5);
2. Custo em reais (Peso 35);
3. Conhecimento do Negócio (Peso 15);
4. Conhecimento Tecnológico (Peso 10);
5. Nível de Qualidade (Peso 20);
6. Base histórica de entrega (Peso 15)
Critérios Classificatórios

17. Dentre os critérios utilizados para eliminação e classificação dos proponentes ao
contrato em questão, somente aqueles de eliminação serão divulgados e
explicitados, ficando em sigilo os critérios de classificação.
Esta atitude de explicitar os critérios de eliminação foi tomada para que
empresas que não estão aptas a atender aos nossos critérios não precisem
desperdiçar tempo elaborando um orçamento e também a equipe do projeto
receberá um número menor de orçamentos para avaliar.
E sobre a decisão de manter em sigilo os critérios de classificação, foi
considerado que o preço é um critério de maior impacto, e os demais podem agir
como forma de desempate caso os preços sejam próximos. Além de ao manter
em sigilo, impede-se que empresas que atendam satisfatoriamente a todos os
critérios fiquem à vontade para praticar preços mais elevados ou então empresas
que não atendem, tentem camuflar informações para que passem a atendê-los
melhor.
Decisão sobre explicitar critérios

18. Sistema de Pontuação
Critério Resposta Peso Nota
Nota com
Peso
1) Proposta entregue no prazo Sim 5 10 50
2) Custo em reais 5.ooo 35 7 245
3) Conhecimento do Negócio Alto 15 10 150
4) Conhecimento Tecnológico Médio 10 5 50
5) Nível de Qualidade Alto 20 10 200
6) Base histórica de entrega Baixa 15 0 0
Total Geral
Total:
100
6,95
• O critério 1 utilizará duas respostas, sendo Sim (nota 10) e Não (nota 0)
• A nota do critério 2 será calculado fazendo o (preço da proposta dividido pelo
maior preço apresentado) x 10
• Os critérios 3 a 6 serão analisados em 3 níveis, sendo Alto (nota 10), Médio
(nota 5) e Baixo (nota 0)
EXEMPLO:

19. Documentos de Aquisição
O documento utilizado será uma Solicitação de Proposta (RFP) devido ao
pouco ou nenhum conhecimento que a empresa possui em pesquisas de
marcado, deixando como responsabilidade da empresa candidata oferecer a
forma de trabalhar. Também assim, economiza-se tempo da equipe do projeto
em confeccionar uma Declaração de Escopo que demandar mais esforço do que
uma Declaração de Trabalho.
Com isto, a decisão será baseada não somente no preço cobrado pelos
proponentes, mas também em outras avaliações técnicas, de prazo e de
qualidade.
A equipe precisará de um tempo e esforço relativamente alto para avaliar todas
as propostas e decidir pela de melhor qualidade e preço.

20. Envio do Convite
Utilizaremos três meios para envio do convite:
• Divulgação em nosso site: Como política interna da empresa divulgamos
em nosso site todas as necessidades de aquisição, salvo exceções específica,
devido à facilidade de divulgação e ao custo zero desta ação. Porém, o alcance
da mensagem é limitado às empresas que acessem-no.
• Anúncio em Jornal: Devido à necessidade de encontrar candidatos
rapidamente para cumprirmos os prazos do projeto, o jornal é um meio
rápido, de baixo custo, e que dissemina a informação rapidamente e
amplamente.
• Correspondência direta: Utilizaremos nossa base de fornecedores para
convidá-los diretamente para se candidatarem a este contrato devido ao bom
relacionamento que mantemos com os mesmos e à confiança que já tivemos
oportunidade de construir.

21. Tipo de Contrato
Será utilizado um contrato de Preço Fixo, pois o trabalho a ser realizado será
detalhado pela empresa que deverá assumir a responsabilidade e os riscos pelo o
que foi apresentado, visto que a decisão pela contratação será feita através da
análise do trabalho especificado, além do preço praticado.
A equipe considera que este tipo de serviço (Pesquisa de mercado) já é
consolidado no mercado e que empresas responsáveis e idôneas possuem ótimas
estimativas dos preços a serem praticados, correndo poucos riscos quanto à isso
e sem a necessidade de acrescentar consideráveis reservas de contingência que
ocasionariam a elevação do preço.

22. Fluxograma da Concorrência Privada
Condução dos
Players no
mercado
PGP
Aprovado
Enviar convite à
Vendor List
Receber
propostas
técnicas
/comerciais
Houve
retorno do
fornecedor
?
Receber
propostas
técnicas
/comerciais
Atende
critérios do
Vendor
List?
Analisar
propostas
conforme
critério
Revisão das
propostas
Conferir DT ou
equalizar
Aplicar critérios
classificatórios
Definir
fornecedor
Elaborar
contrato
Assinar contrato
Receber lista de
fornecedores de
software
SIM NÃO
SIM
NÃO

23. Controle da Aquisição
• Relatórios de Desempenho
Os relatórios de desempenho das aquisições contêm informações sobre o
andamento das mesmas, como informações sobre aquisições já realizadas,
informações sobre possíveis atrasos na entrega de aquisições. Nesses relatórios
também podem estar incluídas informações provenientes do fornecedor do
recursos sobre o seu próprio desempenho para entrega da aquisição solicitada.
• Análise Desempenho das Aquisições
O desempenho das aquisições também deve ser avaliado para garantir que
aquilo que foi planejado ou aquilo que foi alterado por algum processo de
mudanças seja devidamente cumprido e para gerar os devidos relatórios de
aquisições que podem ser necessários.

24. Kick-off
Assinatura do
contrato
Agendamento
das reuniões
mensais
Atende aos
critérios?
Aceitar o pacote
entregue
Reunião com
fornecedor
Análise dos
critérios de
qualidade
Solicitar ação
corretiva
Aguardar
próxima reunião
Calcular o valor
proporcional a
ser faturado
Documentar a
reunião
Faturar o
pagamento
Fim
SIM
NÃO
Controle da Aquisição - Fluxograma

25. Entrega final
Análise do
escopo
Atende a
todo o
escopo?
Análise
pendências
contratuais
Informar não
conformidades
Assinar termo de
recebimento
Encerrar o
contrato
Solucionar as
pendências
Fim
SIM
NÃO
Encerramento do contrato - Fluxograma
Registrar cópia
para
conformidades
Existe
pendências
?
SIM
NÃO
Registrar lições
aprendidas
Arquivar o
contrato

26. Plano de Gerenciamento
Das Aquisições
Deve conter informações sobre como essas aquisições devem ser administradas e
quais as medidas que devem ser tomadas para garantir que tudo ocorra como
planejado ou para corrigir algo que não esteja sendo executado corretamente.
Contrato
Os contratos de aquisições contêm informações sobre os acordos firmados entre
a empresa executora do projeto e a empresa fornecedora de recursos que
também podem ser usadas pelo processo de administrar as aquisições.

27. Plano de Gerenciamento
Das Aquisições
Ferramentas e Técnicas
Sistema de Controle de Mudanças no Contrato
Mudanças em contratos podem precisar passar por novos processo
de negociação ou outros processos necessários para que essas
mudanças sejam realizadas, por isso caso seja necessária uma
mudança nos termos das aquisições o Sistema de Controle de
Mudanças no contrato que define como isso será feito deve ser
utilizado.
Inspeções e Auditorias
Inspeções e auditorias também podem ser realizadas para verificar o
andamento das aquisições

28. Plano de Gerenciamento
Das Aquisições
Sistemas de Pagamento
Os pagamentos realizados aos fornecedores devem atender as
exigências contratuais e geralmente são executados de acordo com os
procedimentos da empresa executora do projeto, é importante que
todos os pagamentos sejam devidamente documentados para que
não existam problema futuros.
Administração de Reivindicações
Reivindicações são as mudanças solicitadas por uma das partes que
não foi aceita pela outra, o aconselhável é que essas reivindicações
sejam negociadas para que ambas as partes entre em um acordo
sobre o que está sendo reivindicado, mas caso isso não seja possível
outros métodos de resolução devem ser aplicados para evitar que
isso não afete o restante do projeto. Independentemente do que seja
feito essas reivindicações também devem ser documentadas e
monitoradas durante todo o ciclo do projeto.

29. Plano de Gerenciamento
Das Aquisições
Sistema de Gerenciamento de Registros
Um sistema de gerenciamento de registros e qualquer processo
manual ou automatizado, ou software que possibilite que os
registros sejam controlados e que permita a manutenção de
diferentes versões de um mesmo registro para consulta caso seja
necessária.
Saídas do Processo
Documentação da Aquisição
As documentações de aquisições devem ser atualizadas para que se
inclua as informações referentes ao todos as mudanças e
acontecimentos que ocorreram durante o ciclo de vida do projeto até
o momento.

30. Plano de Gerenciamento
Das Aquisições
Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais
Qualquer ativo de processo organizacional que se relacione com as
aquisições e que for modificado por esse processo pode necessitar de
atualização, dentre esses é possível citar:
Cronogramas e Solicitações de Pagamento
Documentação da Avaliação do Desempenho do Fornecedor
Solicitações de Mudanças
Algumas solicitações de mudanças podem ser geradas como
resultado desse processo, essas solicitações devem ser devidamente
encaminhadas para avaliação e possível aprovação.

31. Plano de Gerenciamento
Das Aquisições
Atualizações do Plano de Gerenciamento de Projeto
Qualquer documento do plano de gerenciamento de projetos que
contiver informações relativas as aquisições que forem modificadas
por esse processo pode necessitar de atualização, dentre esses é
possível citar:
Plano de Gerenciamento das Aquisições
Linha de Base do Cronograma