Transferir como PDF, PPTX
Carregado porTajra Assessoria Educacional Ltda
Introdução a OSM
O documento discute conceitos fundamentais de organização, sistemas e métodos. Aborda tópicos como evolução histórica das organizações, teoria geral de sistemas, sistemas como organizações abertas e complexas, administração, organizações como sistemas, e processos de mudança e desenvolvimento organizacional.
Mais conteúdo relacionado
Introdução a OSM
- 1. Introdução a Organização, Sistemase Métodos Sanmya F. Tajra www.tajratecnologias.com.br sanmya@tajratecnologias.com.br
- 2. Evolução Histórica das Organizações •Teoria da Administração Científica: homem máquina • Teoria das Relações Humanas: conduta humana • Teoria Estruturalista: organização formal e informal
- 3. Sanmya F. Tajra TeoriaGeral de Sistemas Ingressou rapidamente na Teoria Administrativa – Pela necessidade de integração entre as teorias anteriores – Por causa da contribuição das demais ciências: matemática, economia, sociologia, etc. Sanmya F. Tajra
- 4. Sistema (Um Enfoque Tradicional) INPUTPROCESSAMENTO OUTPUT RETROALIMENTAÇÃO Feedback Entrada de Dados Saída de Dados O enfoque tradicional considera que todos os sistemas são apenas abertos. AMBIENTE AMBIENTE
- 5. Evolução dos Sistemas: Teoriada Complexidade e Autopoiese Sistema: uma organização composta por elementos interdependentes que interagem entre si produzindo relações que caracterizam a sua Identidade. • Todos os sistemas possuem seu limite/fronteira • Os sistemas são simultaneamente abertos e fechados • Eles só existem enquanto mantém a sua autopoiese • Estão em constante estado de transformação, sem a perda de sua identidade • São uma auto-organização viva • São autônomos
- 6. Outras Características de umSistema • Propósito ou objetivo • Interdependência • Entropia • Homeostase • Todo sistema é aberto (versão tradicional) • Todo sistema é aberto e fechado simultaneamente
- 7. Organizações como Sistema Aberto •Comportamento probabilístico e não-determinístico • As organizações são constituídas de partes menores • Interdependência das partes • Homeostase (ponto de equilíbrio) • Fronteiras • Objetivos • Morfogênese (capacidade de modificar a si próprio) • Entropia (tendência a desorganização) • Diferenciação (multiplicação e elaboração de funções) • Equifinalidade (existe mais de uma forma de chegar a um mesmo caminho) • Sinergia
- 8. - Faculdade - Equipeesportiva - Grupo de teatro ou de música - Associações religiosas - Forças armadas - Empresas Coisas em comum: Todas têm um objetivo ou uma finalidade Passamos nossas vidas em organizações
- 9.
- 10. Definições de Administração MaryParker Follett - A arte de se conseguir que as pessoas façam as coisas Os administradores atingem os objetivos da organização fazendo com que outras pessoas executem as tarefas que se façam necessárias, e não eles mesmos executando estas tarefas.
- 11. Definições de Administração Administraçãoé o processo de planejamento, organização, liderança e controle do trabalho dos membros da organização e do emprego de todos os outros recursos organizacionais para se atingir os objetivos estabelecidos.
- 12.
- 13. Planejamento Organização Liderança Controle Pensar previamente emseu objetivos e atos Coordenação dos recursos humanos e materiais Como dirigem e influenciam os subordinados Asseguram que a organização caminha em direção aos seus objetivos
- 14. Por que asorganizações são necessárias • Meio de consecução de objetivos • Meio de preservação do conhecimento • Oportunidade de carreira
- 15. Administradores Organizações Formais - Responsabilidades bemdivididas - Oferecem carreiras - Vendem seus serviços/ produtos Como as empresas podem ajudar melhor suas organizações a estabelecer e atingir seus objetivos
- 16. Administradores • Trabalham comoutras pessoas e por meio delas • Estabelecem objetivos de longo prazo • Agem como forma de canal de comunicação dentro da organização • Têm de prestar contas de seus atos • Chegam a um equilíbrio entre objetivos concorrentes e estabelecem prioridades
- 17. Administradores • Definem adistribuição de tarefas • Estabelecem prioridades • Identificam e resolvem conflitos • Dão oportunidades para o desenvolvimento de pessoas
- 18. Papéis do Administrador •Pensam analítica e conceitualmente • Mediação • Políticos • Diplomáticos • Tomadores de decisões
- 19. Papéis do Administrador AutoridadeFormal e Status Papéis de decisão Empresário Solucionador de Problemas Alocador de recursos Negociados Papéis de Informação Orientador Disseminador Porta voz Papéis Interpessoais Representante Líder Ligação
- 20. Tipos de Administradores Alta Administração Administração Intermediária Administração de1ª linha Empregados de Execução
- 21. Habilidades Administrativas Conceitual Conceitual Conceitual Humana Humana Humana Técnica Técnica Técnica Administraçãode 1ª Linha Administração Intermediária Alta Administração
- 22. Treinamento de Administradores Conceitual Humana Técnica Fácil deser ensinada: faculdade, cursos, etc. Envolve elementos emocionais complexos Está relacionada com a forma como lidamos com as pessoas Mais difícil de ser ensinada, pois envolve hábitos mentais criados logo no início da vida
- 23. Qualidades Inatas dos AdministradoresBem Sucedidos Necessidade de Administrar Necessidade de Poder Capacidade de Empatia Quem quer influenciar o desempenho dos outros Quem tem necessidade de influenciar os outros Capacidade de entender e lidar com as reações emocionais
- 24. Administração Arte Ciência Profissão A arteexige: - Visão - Conhecimento da técnica - Êxito da comunicação Campo de conhecimento que: Procura entender sistematicamente por que e como os homens trabalham juntos para atingir objetivos Possui princípios Status profissional pelo desempenho Tem um código de ética
- 25. Visão Tradicional daEmpresa INPUT TRANSFOR- MAÇÃO OUTPUT Feedback Ambiente Interno Ambiente Externo
- 26. Empresa: Sistema Complexo Pensamentos Cultura Clima SistemasEstrutura Diretrizes Estratégia Comportamentos Sentimentos Indivíduo Meio Ambiente Organização Pessoas Dinheiro Materiais Informação
- 27. Atividades de umaEmpresa (Fayol) Planejamento Organização Comando Coordenação Controle Operações Técnicas Comerciais Financeiras Segurança Contábeis Administrativa
- 28. Princípios Básicos de Organização •Divisão do trabalho: decomposição das atividades em tarefas e passos • Coordenação: harmonizar os esforços • Alcance do controle: sistemas de controle dos processos Objetivos da Organização
- 29. Organização, Sistemas eMétodos Funções • Estruturação harmoniosa de recursos • Economia de esforços, tempo e movimentos • Melhoria contínua dos processos • Simplificação do trabalho • Aumento da produtividade • Combate desperdícios • Identifica as causas dos problemas organizacionais • Padronizar processo • Treinamento de funcionários
- 30. A Arte deOrganizar Pressões Sociais Fatores econômicos Religião Cultura Fatores políticos Valores morais A ORGANIZAÇÃO OBJETIVO Materiais Pessoas Finanças Tecnologia Espaços Processos Menor custo – Menor esforço – Melhor qualidade Maior produtividade - Maior lucratividade
- 31. O Desempenho do Administrador Teoriados 4 “Es” Eficiência Eficácia Economicidade Efetividade Processo Resultado Menor Custo Constância
- 32. Sanmya F. Tajra Reflexão Umaempresa pode ser eficiente e não ser eficaz. Pode ser eficaz e não ser eficiente, mas jamais uma empresa atingirá a efetividade e muito menos a economicidade se não conseguir os dois primeiros “es”.
- 33. Organização, Sistemas eMétodos Valores • Imparcialidade ao tratar as questões • Não existem interesses particulares a preservar • O único interesse que prevalece é a organização como um todo integrado e sistêmico
- 34. Estudo de Caso Eduardo,engenheiro projetista da ACERTO S.A., foi incubado de participar de uma reunião às 11h no escritório do Sr. Roberto a fim de discutir detalhes sobre as especificações técnicas para atender a um grande fornecimento. A caminho daquele escritório, o engenheiro envolveu-se em um acidente e como resultado ficou machucado. No instante em que Roberto recebeu a notícia do acidente, Eduardo estava a caminho do hospital para fazer raios X. Roberto ligou para o hospital, mas ninguém lá parecia saber sobre Eduardo. É possível que Roberto tenha chamado o hospital errado.
- 35. Sanmya F. Tajra Estudode Caso 1. Eduardo é um engenheiro projetista. 2. Eduardo esperar encontrar o Sr. Roberto. 3. A reunião para a qual Eduardo se dirigia iniciava-se às 11h. 4. O acidente ocorreu na ACERTO S.A. 5. Eduardo foi levado ao hospital para fazer raios X. 6. Ninguém no hospital contratado por Roberto sabia sobre Eduardo. 7. Roberto contatou o hospital errado.
- 36. Profissional de O&M •Eterno pesquisador – busca de novas técnicas • Visão versátil e empresarial • Ser criativo • Capacidade de análise e síntese • Ter boas relações interdepartamentais • Paciência e perseverança • Liderança • Estar atento aos acontecimentos internos e externos É uma atividade de confiança da alta administração por lidar com processos de mudança continuamente.
- 37. Localizações da áreade OSM • Assessoria de Desenvolvimento • Planejamento • Qualidade • Informática • Como staff • Como órgão de linha A localização da área de OSM é mais política que técnica.
- 38. Nomes Atribuídos paraO&M • Núcleo de Modernização Administrativa • Departamento de Sistemas e Métodos • Divisão Geradora da Qualidade • Comitê de Controle da Qualidade • Assessoria de O&M • Qualidade
- 39. Raciocínio Cartesiano (Princípios) • Evidência:a verdade deve ser comprovada • Análise: fracionamento dos problemas • Síntese: pensar ordenadamente • Enumeração: enumerações e revisões detalhadas
- 40. Sanmya F. Tajra RacionalizaçãoX Simplificação • Racionalização: melhor caminho para a utilização dos recursos • Simplificação: técnica organizacional que consiste em analisar cada parte de um trabalho
- 41. Objetivos da Racionalização eSimplificação • Elaboração mental para a solução de problemas • Diminuição dos custos • Resolução de problemas de produtividade e de distribuição • Sistematização e a coordenação dos esforços capitalizando as experiências acumuladas
- 42. Elementos Fundamentais no ProcessoRacionalizador • Emprego da razão (pesquisa, análise e estudos) • Proceder à elaboração mental (não permitir o impacto emocional) • Utilizar experiências anteriores (capitalizar conhecimentos) • Empregar o esforço sistemática (manter a continuidade)
- 43. O que seconsegue com a Racionalização e Simplificação Permite o crescimento proporcional das organizações através do aumento da produtividade, evitando-se a burocratização e possibilitando a ampliação do “tamanho do bolo” a ser repartido e a melhoria na qualidade de vida.
- 44. Sanmya F. Tajra •Programa sistemático de mudança planejada em organizações • Todas as organizações devem fazer pequenas mudanças pelo menos 1 vez ao ano e grandes mudanças a cada 4/5 anos. Administração de Mudanças e Desenvolvimento Organizacional Sanmya F. Tajra
- 45. Sanmya F. Tajra Teoriado Desenvolvimento Organizacional (D0) Motivos para essa teoria: – Problemas burocráticos nas organizações – Necessidade no conhecimento sistêmico da organização – Aperfeiçoamento da tecnologia administrativa Sanmya F. Tajra
- 46. Desenvolvimento Organizacional • Mudançaplanejada no sistema total, objetivando assegurar crescimento da empresa e do empregado através de uma integração entre as partes. • Processo de intervenção na organização, estratégia educacional que pretende alterar o comportamento e a estrutura da organização
- 47. Desenvolvimento Organizacional Tipos possíveisde mudança Tecnológica Organizacional Comportamental Metodológica
- 48. Metodologia de DO Contatodo consultor com a empresa Diagnóstico da situação Planejamento Implementação Avaliação
- 49. DO (conseqüências) • Desajustedos grupos informais • Resistências • Relaxamento de objetivos • Pode acontecer diagnósticos errados • Forma sutil de manipulação • Pode gerar desilusão com a empresa • Consultoria externa é necessária
- 50. Mudança é... ... inerenteao comportamento do ser humano Sociedade atual: processo acelerado de transformações Mudança Sobrevivência Competitividade Qualidade
- 51. Papel do Agentede Mudança • Pessoa responsável por assumir um papel de liderança da administração do processo de mudança • Para grandes mudanças recomenda-se agentes externos pois são mais especializados, terão maior credibilidade, serão mais ouvidos e terão maior liberdade para dar opiniões.
- 52. Administração de Mudançase Desenvolvimento Organizacional Forças das mudanças: – Internas – Externas Agente de Mudanças Provoca as mudanças, lidera as mudanças
- 53. Forças de Estabilidadedas Mudanças Ponto de Equilíbrio Desejado Forças de mudanças Forças de manutenção do status quo Ponto de Equilíbrio Atual
- 54. Processo de Mudança Descongelamento Mudança RecongelamentoRe-cristalização
- 55. Resistência à Mudança •Incerteza quanto às causas e efeitos da mudança • Falta de disposição para abrir mão de benefícios existentes • Consciência das fraquezas das mudanças propostas
- 56. Como superar asresistências • Educação e comunicação • Participação e envolvimento • Facilidades e apoio • Negociação e acordo • Manipulação e cooptação • Coação explícita e implícita
- 57. O que podeser Mudado • Estrutura • Fluxo do trabalho • Tecnologia • Pessoas Problemas mais comuns nas grandes corporações • Mão-de-obra superdimensionada • Camadas de gerentes multiplicadas sem necessidade • Procedimentos burocráticos em excesso • Exagerada diversificação de produtos e serviços • Excesso de atividades adjetivas
- 58. Organizações mais Competitivas •Estruturas simples e flexíveis • Menos níveis hierárquicos e menos pessoas • Maior autonomia e autoridade para os funcionários • Cargos abrangentes • Terceirizações • Sistemas de informações integrados • Política de RH • Reforço da cultura da empresa • Transparência e honestidade • Foco no cliente • Qualidade embutida no processo • Visão estratégica
- 59. Roteiro de AnáliseCartesiana Como? O que? Quanto? Quando? Quem? Onde?
- 60. Metodologia da Racionalização Pesquisa1. Identificação do problema Levantamento Separação 2. Decomposição do problema Caracterização Descrição 3. Análise dos componentes Mensuração Comparação 4. Hierarquização e classificação Posicionamento Julgamento 5. Eliminação do desnecessário Alinhamento Compatibilização 6. Integração do necessário Estruturação Correlação 7. Aferição da validade Adequação Metas 8. Formulação de alternativas Programação
- 61. Opção 9. Escolhada melhor solução Delineamento Qualidade 10. Estimativa do desempenho Comportamento Formalização 11. Aprovação da solução Motivação Apresentação 12. Elaboração definitiva Aceitação Estratégia 13. Implantação oportuna Adaptação Avaliação 14. Controle de resultados Reação Reformulação 15. Correções e aperfeiçoamento Retroalimentação Metodologia da Racionalização
- 62. Metodologia da Racionalização 1.Identificação do problema Descubra qual é o problema que deve ser estudado 2. Decomposição do problema Quebra do problema em partes (causas, o que aconteceu) 3. Análise dos componentes Descreva cada uma das partes 4. Hierarquização e classificação dos componentes Classifique o que encontrou em causa e efeito 5. Eliminação do desnecessário Defina a prioridade de importância de cada elemento 6. Integração lógica dos elementos necessários Elaboração do fluxo adequado para análise do problema 7. Aferição da validade Compare a situação anterior e a atual
- 63. Metodologia de Racionalização 8.Formulação de alternativas Defina alternativas para resolver o problema 9. Escolha a melhor solução Argumente pela alternativa escolhida 10. Estimativa de desempenho Defina um indicador para acompanhar o resultado 11. Aprovação da solução Formalize o que foi aprovado 12 Elaboração do modelo definitivo Apresente o que ficou aprovado 13. Implantação oportuna Defina em que momento deve ser divulgado o novo modelo 12. Controle de resultados Acompanhe a nova proposta 13. Correções e aperfeiçoamento Defina como serão revistas as melhorias
- 64. Referências Utilizadas • CURY,A. Organização e métodos: uma perspectiva comportamental. São Paulo: Atlas, 1996. • OLIVEIRA, D. P. R. de. Sistemas, organização e métodos. S Paulo: Atlas, 1996. • STONER, J. A. e FREEMAN, R. E. Administração. Rio de Janeiro: LTC Editora S.A, 1999.