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Processo
Administrativo
Milton Henrique do Couto Neto
    miltonh@terra.com.br
Funções do
             Administrador
Funções Administrativas




Processo Administrativo
Monitorar as atividades e      Formular objetivos e os
corrigir os desvios            meios para alcançá-los




              Ciclo Administrativo



Designar as pessoas, dirigir   Desenhar o trabalho, alocar
seus esforços, motivá-las,     recursos e coordenar
liderá-los e comunicá-los      atividades
Processo
Administrativo
Planejamento
Planejamento


 O planejamento é a função administrativa que
  determina antecipadamente quais são os
  objetivos que devem ser atingidos e como se
  deve fazer para alcançá-los.

 Começa com a determinação dos objetivos e
  detalha os planos necessários para atingi-los da
  melhor maneira possível.
Premissas do Planejamento

  Presente                           Futuro




Onde estamos                    Onde pretendemos
                 Planejamento
   agora                             chegar




                                   Objetivos
Situação atual      Planos
                                  pretendidos
“O planejamento não diz respeito a decisões futuras,
mas ao futuro das decisões que tomamos no
presente.”
                                     (Peter Drucker)
Estabelecimento
      de Objetivos
 Objetivos são resultados futuros que se
  pretende atingir.

 São alvos escolhidos que se pretende alcançar
  dentro de um certo espaço de tempo,
  aplicando-se determinados recursos disponíveis
  ou possíveis.

 Uma vez alcançados, deixam de ser objetivos
  para se tornarem realidade.
Crescer                                    Economizar
                                            Contratar
Vender                                                                              Terceirizar
         Exportar      Atualizar
                                   Lucrar                            Diversificar
                                                           Comprar




                Hierarquia de Objetivos
Desdobramento dos Objetivos
                                                Organização
                                               como um todo
            Objetivos Organizacionais                                  Macro

               Políticas
                   Diretrizes
Amplitude




                      Metas
                           Programas
                                Procedimentos
                                                            Cada
                                  Métodos               procedimento

                                        Normas                         Micro



                                Detalhamento
 OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS
               – Estabelecimento dos objetivos da organização
              POLÍTICAS
               – Colocação dos objetivos como guias para a ação
Hierarquia
              DIRETRIZES
               – Linhas mestras e genéricas de ação
              METAS
               – Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão
              PROGRAMAS
               – Atividades necessárias para cada meta
              PROCEDIMENTOS
               – Modos de execução de cada programa
              MÉTODOS
               – Planos para execução de tarefas
              NORMAS
               – Regras para cada procedimento
Níveis de Planejamento

 Planejamento Estratégico
  – É o planejamento mais amplo e abrange toda a
    organização

 Planejamento Tático
  – É o planejamento que abrange cada departamento ou
    unidade da organização

 Planejamento Operacional
  – É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade
    específica
Níveis de Planejamento
Planejamento     Conteúdo              Extensão de Tempo Amplitude
Estratégico      Genérico, sintético   Longo prazo       Macroorientado.
                 e abrangente                            Aborda a empresa
                                                         como uma
                                                         totalidade

Tático           Menos genérico e      Médio prazo       Aborda cada
                 mais detalhado                          unidade da
                                                         empresa
                                                         separadamente

Operacional      Detalhado,            Curto prazo       Microorientado.
                 específico e                            Aborda cada tarefa
                 analítico                               ou operação
                                                         apenas
Resultado do Planejamento
  ENTRA
Planejamento




                              SAI
                             Plano
Planos
 O Plano descreve um curso
  de ação para alcançar um     Elaboração do
                               Planejamento
  objetivo e proporciona
  resposta às questões:
  – O que?                      PLANO
  – Quando?
  – Como?
                               Implementação
  – Onde?                     do Planejamento
  – Por quem?
Tipos de Planos
                                        Métodos de trabalho ou de
 Relacionados com                              execução.
                       Procedimentos
   Métodos                                 Representados por
                                             fluxogramas.



 Relacionados com                      Receita / Despesa em um dado
                        Orçamentos
   Dinheiro                                  espaço de tempo.



                                         Correlação entre tempo e
 Relacionados com                          atividades (agendas).
                        Programas
    Tempo                                   Representados por
                                               cronogramas.



 Relacionados com                        Como as pessoas devem se
                          Regras        comportar em determinadas
Comportamento                                   situações.
Organização
Organização
 Significa o ato de organizar, estruturar e
  integrar os recursos e os órgãos incumbidos
  de sua administração e estabelecer as
  relações entre eles e as atribuições de cada
  um.
Organizar consiste em:

1. ESPECIALIZAÇÃO
  – Determinar as atividades específicas necessárias ao
    alcance dos objetivos planejados.

2. DEPARTAMENTALIZAÇÃO
  – Agrupar as atividades em uma estrutura lógica.

3. CARGOS E TAREFAS
  – Designar as atividades às específicas posições e
    pessoas.
Questões Importantes

 A quem devem se reportar os departamentos e indivíduos?
 Quantas pessoas devem se reportar a cada gerente
 Como devemos subdividir o trabalho?
 Como podemos garantir que todos trabalhem unidos, como um
  sistema?
 Em que nível as decisões deverão ser tomadas?
 Como nos organizaremos para atingir a missão e a estratégia
  traçadas?
Princípios da Organização
 Unidade de Comando e Direção
  – Cada funcionário deve se reportar a apenas um
    chefe.
Princípios da Organização

 Cadeia de Comando
  – Demonstra a sequência de linhas de autoridade,
    do topo ao piso de uma organização.
  – Todos os membros da empresa devem saber a
    quem se reportar e quem, se for o caso, se
    reporta a eles.
Princípios da Organização
 Abrangência da Gestão (ou amplitude de controle)
   – Refere-se ao número de funcionários que devem
     se reportar a determinado gestor.
   – Quanto menos funcionários supervisionados,
     menor é a abrangência da gestão, e vice-versa.



                                              Vertical


         Horizontal
Princípios da Organização

 Divisão do Trabalho
  – Os funcionários têm
    qualificações e
    habilidades que os
    tornam mais aptos a
    desempenhar
    trabalhos específicos.
Princípios da Organização




 Coordenação
  – Assegura que todos os departamentos e
    indivíduos de uma organização trabalhem juntos
    para atingir objetivos estratégicos e operacionais.
Princípios da Organização
 Equilíbrio entre Responsabilidade e Autoridade
   – Cada funcionário deve ter a autoridade necessária
     para cumprir suas responsabilidades.


   Responsabilidade                  Autoridade
• É a obrigação de atingir   • É o direito de tomar
  objetivos por meio de        decisões, distribuir tarefas e
  determinadas atividades.     usar recursos.


                      Equilíbrio
Princípios da Organização

 Delegação
  – É o processo de
    designar
    responsabilidade e
    autoridade para o
    cumprimento de
    objetivos.
Princípios da
   Organização


 Flexibilidade
  – É uma característica fundamental para discernir
    quando é o momento de contornar regras.
Níveis de Organização
Abrangência            Tipo de Desenho       Conteúdo            Resultante
Nível Institucional    Desenho               A empresa como      Tipos de organização
                       Organizacional        uma totalidade
Nível Intermediário    Desenho               Cada departamento   Tipos de
                       Departamental         isoladamente        departamentalização
Nível Operacional      Desenho de Cargos e   Cada tarefa ou      Análise e descrição
                       Tarefas               operação apenas     de cargos
Direção
Direção
 Significa
  interpretar os
  planos para
  os outros e
  dar as
  instruções
  sobre como
  executá-los
  em direção
  aos objetivos
  a atingir.
Direção

 A direção está relacionada com a ação, com o
  colocar-se em marcha, e tem muito a ver com
  as pessoas.

 As pessoas precisam ser aplicadas em seus
  cargos e funções, treinadas, guiadas e
  motivadas para alcançarem os resultados que
  delas se esperam.
Para dirigir os subordinados, o administrador –
em qualquer nível da organização em que esteja
situado – precisa comunicar, liderar e motivar.
Motivação
 É a predisposição individual
  para exercer esforços que
  busquem o alcance de metas
  organizacionais, condicionada
  pela capacidade de esses
  esforços satisfazerem,
  simultaneamente, alguma
  necessidade individual.
Liderança
 É o processo social de dirigir e influenciar o
  comportamento dos membros da
  organização, levando-os à realização de
  determinados objetivos.


                           Pessoas;
 Elementos Importantes     Poder;
                           Influência.
Trabalho em Equipe
Hierarquia
Níveis de
                                              Direção


Níveis de       Níveis de Direção   Cargos Envolvidos    Abrangência
Organização
Institucional   Direção             Diretores e altos    A empresa ou áreas
                                    executivos           da empresa
Intermediário   Gerência            Gerentes e pessoal   Cada departamento
                                    do meio de campo     ou unidade da
                                                         empresa
Operacional     Supervisão          Supervisores e       Cada grupo de
                                    encarregados         pessoas ou tarefas
Controle
Controle

 A finalidade do controle é assegurar que os
  resultados do que foi planejado, organizado e
  dirigido se justem tanto quanto possível aos
  objetivos previamente estabelecidos.

 A essência do controle reside na verificação se a
  atividade controlada está ou não alcançando os
  objetivos e resultados desejados.
Fases do Controle
Tipos de Padrões
                           Volume de produção
Padrões de Quantidade      Níveis de estoque
                           Número de horas trabalhadas

                           Controle de qualidade do produto
Padrões de Qualidade       Especificações de produto
                           Controle de qualidade de matéria-prima

                           Tempo-padrão de produção
  Padrões de Tempo         Tempo médio de estocagem
                           Padrões de rendimento

                           Custo de produção
   Padrões de Custo        Custo de estocagem
                           Custo padrão
Controle para
                  Assegurar o
             Alcance dos Objetivos




Ajustar os       Ajustar o
padrões          desempenho
Níveis de Controle

Controle      Conteúdo              Extensão de Tempo Amplitude
Estratégico   Genérico, sintético   Longo Prazo       Macroorientado.
              e abrangente                            Aborda a empresa
                                                      como uma
                                                      totalidade
Tático        Menos genérico e      Médio Prazo       Aborda cada
              mais detalhado                          unidade da
                                                      empresa
                                                      separadamente
Operacional   Detalhado,            Curto Prazo       Microorientado.
              específico e                            Aborda cada tarefa
              analítico                               ou operação
                                                      apenas
Formas de Controle
X
Início                      X
                           Fim




         Não existe mais Início e Fim
             por que o Processo
          Administrativo é cíclico.
Controle
    como
 Ferramenta


O controle é visto como uma ferramenta, ou
melhor, como um componente do corpo
organizacional que busca assegurar a cooperação
entre seus membros e direcionar a empresa para
a correta adaptação diante do meio, atendendo às
suas necessidades de sobrevivência.
Ferramentas de
   Controle
 Controle de Mercado
  – Consiste na utilização
    de critérios e
    mecanismos de
    mercado, tais como os
    preços, a participação
    de mercado e os
    lucros, para avaliar e
    controlar as atividades
    e os resultados da
    organização.
Ferramentas de Controle
 Controle Burocrático
  – É assegurado mediante
    autoridade e
    responsabilidade
    hierárquicas, fazendo o uso
    de mecanismos
    administrativos e
    burocráticos, como regras,
    normas, padrões, políticas,
    procedimentos e
    orçamentos para influenciar
    e avaliar o desempenho.
Ferramentas de Controle
           Controle de Clã
            – É assegurado pelo
              compartilhamento de
              valores, normas,
              crenças, rituais,
              tradições, expectativas
              e outros aspectos
              relevantes da cultura
              organizacional.

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Processo administrativo 2012_01

  • 1. Processo Administrativo Milton Henrique do Couto Neto miltonh@terra.com.br
  • 2. Funções do Administrador Funções Administrativas Processo Administrativo
  • 3. Monitorar as atividades e Formular objetivos e os corrigir os desvios meios para alcançá-los Ciclo Administrativo Designar as pessoas, dirigir Desenhar o trabalho, alocar seus esforços, motivá-las, recursos e coordenar liderá-los e comunicá-los atividades
  • 6. Planejamento  O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los.  Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los da melhor maneira possível.
  • 7. Premissas do Planejamento Presente Futuro Onde estamos Onde pretendemos Planejamento agora chegar Objetivos Situação atual Planos pretendidos
  • 8. “O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas ao futuro das decisões que tomamos no presente.” (Peter Drucker)
  • 9. Estabelecimento de Objetivos  Objetivos são resultados futuros que se pretende atingir.  São alvos escolhidos que se pretende alcançar dentro de um certo espaço de tempo, aplicando-se determinados recursos disponíveis ou possíveis.  Uma vez alcançados, deixam de ser objetivos para se tornarem realidade.
  • 10. Crescer Economizar Contratar Vender Terceirizar Exportar Atualizar Lucrar Diversificar Comprar Hierarquia de Objetivos
  • 11. Desdobramento dos Objetivos Organização como um todo Objetivos Organizacionais Macro Políticas Diretrizes Amplitude Metas Programas Procedimentos Cada Métodos procedimento Normas Micro Detalhamento
  • 12.  OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS – Estabelecimento dos objetivos da organização  POLÍTICAS – Colocação dos objetivos como guias para a ação Hierarquia  DIRETRIZES – Linhas mestras e genéricas de ação  METAS – Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão  PROGRAMAS – Atividades necessárias para cada meta  PROCEDIMENTOS – Modos de execução de cada programa  MÉTODOS – Planos para execução de tarefas  NORMAS – Regras para cada procedimento
  • 13. Níveis de Planejamento  Planejamento Estratégico – É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização  Planejamento Tático – É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização  Planejamento Operacional – É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica
  • 14. Níveis de Planejamento Planejamento Conteúdo Extensão de Tempo Amplitude Estratégico Genérico, sintético Longo prazo Macroorientado. e abrangente Aborda a empresa como uma totalidade Tático Menos genérico e Médio prazo Aborda cada mais detalhado unidade da empresa separadamente Operacional Detalhado, Curto prazo Microorientado. específico e Aborda cada tarefa analítico ou operação apenas
  • 15. Resultado do Planejamento ENTRA Planejamento SAI Plano
  • 16. Planos  O Plano descreve um curso de ação para alcançar um Elaboração do Planejamento objetivo e proporciona resposta às questões: – O que? PLANO – Quando? – Como? Implementação – Onde? do Planejamento – Por quem?
  • 17. Tipos de Planos Métodos de trabalho ou de Relacionados com execução. Procedimentos Métodos Representados por fluxogramas. Relacionados com Receita / Despesa em um dado Orçamentos Dinheiro espaço de tempo. Correlação entre tempo e Relacionados com atividades (agendas). Programas Tempo Representados por cronogramas. Relacionados com Como as pessoas devem se Regras comportar em determinadas Comportamento situações.
  • 19. Organização  Significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer as relações entre eles e as atribuições de cada um.
  • 20. Organizar consiste em: 1. ESPECIALIZAÇÃO – Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados. 2. DEPARTAMENTALIZAÇÃO – Agrupar as atividades em uma estrutura lógica. 3. CARGOS E TAREFAS – Designar as atividades às específicas posições e pessoas.
  • 21. Questões Importantes  A quem devem se reportar os departamentos e indivíduos?  Quantas pessoas devem se reportar a cada gerente  Como devemos subdividir o trabalho?  Como podemos garantir que todos trabalhem unidos, como um sistema?  Em que nível as decisões deverão ser tomadas?  Como nos organizaremos para atingir a missão e a estratégia traçadas?
  • 22. Princípios da Organização  Unidade de Comando e Direção – Cada funcionário deve se reportar a apenas um chefe.
  • 23. Princípios da Organização  Cadeia de Comando – Demonstra a sequência de linhas de autoridade, do topo ao piso de uma organização. – Todos os membros da empresa devem saber a quem se reportar e quem, se for o caso, se reporta a eles.
  • 24. Princípios da Organização  Abrangência da Gestão (ou amplitude de controle) – Refere-se ao número de funcionários que devem se reportar a determinado gestor. – Quanto menos funcionários supervisionados, menor é a abrangência da gestão, e vice-versa. Vertical Horizontal
  • 25. Princípios da Organização  Divisão do Trabalho – Os funcionários têm qualificações e habilidades que os tornam mais aptos a desempenhar trabalhos específicos.
  • 26. Princípios da Organização  Coordenação – Assegura que todos os departamentos e indivíduos de uma organização trabalhem juntos para atingir objetivos estratégicos e operacionais.
  • 27. Princípios da Organização  Equilíbrio entre Responsabilidade e Autoridade – Cada funcionário deve ter a autoridade necessária para cumprir suas responsabilidades. Responsabilidade Autoridade • É a obrigação de atingir • É o direito de tomar objetivos por meio de decisões, distribuir tarefas e determinadas atividades. usar recursos. Equilíbrio
  • 28. Princípios da Organização  Delegação – É o processo de designar responsabilidade e autoridade para o cumprimento de objetivos.
  • 29. Princípios da Organização  Flexibilidade – É uma característica fundamental para discernir quando é o momento de contornar regras.
  • 30. Níveis de Organização Abrangência Tipo de Desenho Conteúdo Resultante Nível Institucional Desenho A empresa como Tipos de organização Organizacional uma totalidade Nível Intermediário Desenho Cada departamento Tipos de Departamental isoladamente departamentalização Nível Operacional Desenho de Cargos e Cada tarefa ou Análise e descrição Tarefas operação apenas de cargos
  • 32. Direção  Significa interpretar os planos para os outros e dar as instruções sobre como executá-los em direção aos objetivos a atingir.
  • 33. Direção  A direção está relacionada com a ação, com o colocar-se em marcha, e tem muito a ver com as pessoas.  As pessoas precisam ser aplicadas em seus cargos e funções, treinadas, guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se esperam.
  • 34. Para dirigir os subordinados, o administrador – em qualquer nível da organização em que esteja situado – precisa comunicar, liderar e motivar.
  • 35. Motivação  É a predisposição individual para exercer esforços que busquem o alcance de metas organizacionais, condicionada pela capacidade de esses esforços satisfazerem, simultaneamente, alguma necessidade individual.
  • 36. Liderança  É o processo social de dirigir e influenciar o comportamento dos membros da organização, levando-os à realização de determinados objetivos.  Pessoas; Elementos Importantes  Poder;  Influência.
  • 39. Níveis de Direção Níveis de Níveis de Direção Cargos Envolvidos Abrangência Organização Institucional Direção Diretores e altos A empresa ou áreas executivos da empresa Intermediário Gerência Gerentes e pessoal Cada departamento do meio de campo ou unidade da empresa Operacional Supervisão Supervisores e Cada grupo de encarregados pessoas ou tarefas
  • 41. Controle  A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se justem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos.  A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos e resultados desejados.
  • 43. Tipos de Padrões Volume de produção Padrões de Quantidade Níveis de estoque Número de horas trabalhadas Controle de qualidade do produto Padrões de Qualidade Especificações de produto Controle de qualidade de matéria-prima Tempo-padrão de produção Padrões de Tempo Tempo médio de estocagem Padrões de rendimento Custo de produção Padrões de Custo Custo de estocagem Custo padrão
  • 44. Controle para Assegurar o Alcance dos Objetivos Ajustar os Ajustar o padrões desempenho
  • 45. Níveis de Controle Controle Conteúdo Extensão de Tempo Amplitude Estratégico Genérico, sintético Longo Prazo Macroorientado. e abrangente Aborda a empresa como uma totalidade Tático Menos genérico e Médio Prazo Aborda cada mais detalhado unidade da empresa separadamente Operacional Detalhado, Curto Prazo Microorientado. específico e Aborda cada tarefa analítico ou operação apenas
  • 47. X Início X Fim Não existe mais Início e Fim por que o Processo Administrativo é cíclico.
  • 48. Controle como Ferramenta O controle é visto como uma ferramenta, ou melhor, como um componente do corpo organizacional que busca assegurar a cooperação entre seus membros e direcionar a empresa para a correta adaptação diante do meio, atendendo às suas necessidades de sobrevivência.
  • 49. Ferramentas de Controle  Controle de Mercado – Consiste na utilização de critérios e mecanismos de mercado, tais como os preços, a participação de mercado e os lucros, para avaliar e controlar as atividades e os resultados da organização.
  • 50. Ferramentas de Controle  Controle Burocrático – É assegurado mediante autoridade e responsabilidade hierárquicas, fazendo o uso de mecanismos administrativos e burocráticos, como regras, normas, padrões, políticas, procedimentos e orçamentos para influenciar e avaliar o desempenho.
  • 51. Ferramentas de Controle  Controle de Clã – É assegurado pelo compartilhamento de valores, normas, crenças, rituais, tradições, expectativas e outros aspectos relevantes da cultura organizacional.