Gestão por processos

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Descreve resumidamente conceito e projeto de implantação de gestão por processos.

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Gestão por processos

  1. 1.
  2. 2. Durante o último mês de março foram publicados dois importantes artigos nas seções de economia / negócios dos jornais “Folha de São Paulo” e “Estado de São Paulo”. <br />O primeiro fala sobre o aquecimento do mercado, do consequente crescimento das operações de fusões e aquisições empresariais e de seus reflexos sobre os negócios dos escritórios de advocacia. Isso é ótimo pois gera resultados para os escritórios, empregos para os advogados e riqueza para o País.<br />Já o segundo apresenta dados e discussões sobre a crescente concorrência imposta por bancas internacionais que, além de contarem com as contas dos maiores grupos empresariais do mundo, são geridos a partir de princípios e práticas que lhes conferem produtividade, qualidade e rentabilidade bastante superiores à média dos escritórios brasileiros e isso já não é tão bom assim: representa uma ameaça. <br />Porém, como toda ameaça constitui-se igualmente em oportunidade, julguei oportuno apresentar um tema que pode tornar-se em excelente alavanca para o desenvolvimento dos escritórios nacionais – a gestão por processos.<br />Espero com isso contribuir para a gestão de seu escritório e coloco-me a seu dispor para apresentar o tema pessoalmente.<br />João Telles Corrêa Filho<br />Abril de 2011<br />
  3. 3. O são processos?<br />Processos são atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negócio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa.*<br />Processos cruzam ...<br /> ..<br /> ... fronteiras funcionais e organizacionais ...<br /> ... fronteiras na cadeia de suprimentos ...<br /> ... fronteiras hierárquicas ...<br />Vendas<br />Execução<br />Finanças<br />Fornecedor<br />externo<br />Fornecedor<br />interno<br />Cliente<br />* TsianePoppe Araújo<br />
  4. 4. O que é gestão por processos?<br />Gerir por processos significa administrar recursos com uma visão integrada.<br /><ul><li>Processos agregam valor para os clientes e para o escritório.</li></li></ul><li>O que é gestão por processos?<br />Gerir por processos significa administrar recursos com uma visão integrada.<br /><ul><li>Processos agregam valor para os clientes e para o escritório.
  5. 5. Os processos criam e consomem, simultaneamente, recursos no interior das organizações.</li></li></ul><li>O que é gestão por processos?<br />Gerir por processos significa administrar recursos com uma visão integrada.<br /><ul><li>Processos agregam valor para os clientes e para o escritório.
  6. 6. Os processos criam e consomem, simultaneamente, recursos no interior das organizações.
  7. 7. A boa gestão por processos conduz ao crescimento da eficiência deste ciclo de criação-consumo.</li></li></ul><li>O que é gestão por processos?<br />Isso significa que os processos são transversais – percorrem horizontalmente a estrutura organizacional do escritório.<br />PROCESSOS<br />
  8. 8. O que é gestão por processos?<br />Portanto, “gestão por processos” significa garantir que todas as atividades sejam analisadas conforme seus reflexos em toda a organização.<br />Assim, a estrutura de processos é uma visão dinâmica da forma pela qual a organização produz valor para si e para o cliente.<br />A gestão por processos exige, antes de tudo, um mudança cultural.<br />
  9. 9. “Tombamento” da gestão<br />“Tombar” a gestão significa transformá-la de um modelo hierarquizado em um modelo por processos<br />PROCESSOS<br />
  10. 10. “Tombamento” da gestão<br />FASE I<br />Empresa <br />hierarquizada <br />tradicional<br />GESTÃO<br />FUNCIONAL<br />TRADICIONAL<br />FASE II<br />Empresa <br />hierarquizada <br />GESTÃO <br />FUNCIONAL<br />COM<br />PROCESSOS EM<br />SEGUNDO<br />PLANO<br />FASE III<br />Empresa <br />processual<br />GESTÃO <br />PROCESSUAL<br />COM<br />FUNCIONAL EM<br />SEGUNDO<br />PLANO<br />FASE IV<br />Empresa <br />processual<br />GESTÃO <br />ORIENTADA A<br />PROCESSOS<br />
  11. 11. Por quê “tombar” a gestão?<br />Para fazer com que o escritório esteja preparado para o novo ambiente:<br />Estágio dos grandes escritórios mundiais<br />Estágio da maior parte dos escritórios brasileiros<br />
  12. 12. Implantando a gestão por processos<br />As quatro etapas:<br />TRATAR AS ANOMALIAS<br /><ul><li>Mapear as falhas
  13. 13. Definir prioridades e agir sobre as falhas
  14. 14. Melhorar os processos</li></ul>CONTROLAR OS PROCESSOS<br /><ul><li>Definir objetivos e metas
  15. 15. Controlar (KPI’s)
  16. 16. Auditar</li></ul>PADRONIZAR OS PROCESSOS<br /><ul><li>Criar padrões conforme as necessidades dos clientes (externos e internos)</li></ul>DEFINIR OS PROCESSOS<br /><ul><li>Definir fluxos
  17. 17. Compreender as inter-relações horizontais</li></li></ul><li>Implantando a gestão por processos<br />Mapear (definir) os processos. Ex: ação trabalhista<br />NEGOCIAR CONTRATO<br />CADASTRAR PASTA<br />ANALISAR PUBLICAÇÕES<br />ELABORAR PEÇAS<br />APONTAR HORAS<br />APONTAR HORAS<br />EFETUAR DILIGÊNCIAS<br />REGISTRAR PUBLICAÇÕES<br />NÃO<br />OK?<br />CADASTRAR CLIENTE<br />FATURAR TRABALHO<br />CONTROLAR RECEBIMENTO<br />1<br />
  18. 18. Implantando a gestão por processos<br />Mapear (definir) os processos. Usando as normas ISO.<br />Aspectos e Impactos<br />dos processos<br />ISO-14001<br />ISO-9000<br />Processos<br />Perigos e Danos<br />dos processos<br />OHSAS-18001<br />Requisitos de <br />Qualidade do Processo<br />Princípios<br />Valores<br />Conduta Ética<br />SA-8000<br />
  19. 19. Implantando a gestão por processos<br />Padronizar os processos.<br />Processos<br />MANUAIS DO <br />ESCRITÓRIO<br />Atividades<br />Atividades<br />Atividades<br />Atividades<br />PROCEDIMENTOS<br />DESCRIÇÃO DE FUNÇÃO<br />MATRIZ DE HABILIDADES<br />MAPA DE COMPETÊNCIAS<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Tarefa<br />Garantir que o escritório entregue SEMPRE com a mesma qualidade<br />
  20. 20. Implantando a gestão por processos<br />Controlar os processos:<br /><ul><li>Controles operacionais, táticos e estratégicos – Sistema integrado</li></li></ul><li>Implantando a gestão por processos<br />Controlar os processos:<br /><ul><li>Controles operacionais, táticos e estratégicos – Sistema integrado
  21. 21. Usar as perspectivas do Balanced Scorecard
  22. 22. Finanças
  23. 23. Cliente
  24. 24. Aprendizado
  25. 25. Processos internos</li></li></ul><li>Implantando a gestão por processos<br />Controlar os processos:<br /><ul><li>Controles operacionais, táticos e estratégicos – Sistema integrado
  26. 26. Usar as perspectivas do Balanced Scorecard
  27. 27. Finanças
  28. 28. Cliente
  29. 29. Aprendizado
  30. 30. Processos internos
  31. 31. Computar os custos do controle</li></li></ul><li>Implantando a gestão por processos<br />Controlar os processos:<br /><ul><li>Controles operacionais, táticos e estratégicos – Sistema integrado
  32. 32. Usar as perspectivas do Balanced Scorecard
  33. 33. Finanças
  34. 34. Cliente
  35. 35. Aprendizado
  36. 36. Processos internos
  37. 37. Computar os custos do controle
  38. 38. Computar os custos da FALTA DE CONTROLE</li></li></ul><li>Implantando a gestão por processos<br />Tratar as anomalias e melhorar processos<br /><ul><li>Possibilidades e origens
  39. 39. Serviço executado fora das especificações (manuais, procedimentos)
  40. 40. Reclamações ou perda de clientes</li></li></ul><li>Implantando a gestão por processos<br />Tratar as anomalias e melhorar processos<br /><ul><li>Ferramentas para medir as anomalias
  41. 41. Histogramas
  42. 42. Pareto
  43. 43. Diagramas de causa-efeito, etc</li></li></ul><li>Implantando a gestão por processos<br />Tratar as anomalias e melhorar processos<br /><ul><li>Ações
  44. 44. Treinamento
  45. 45. Eliminação de gargalos
  46. 46. Atuação nos principais problemas do Pareto</li></li></ul><li>Implantando a gestão por processos<br />Funções dos novos Gerentes de Processos*<br />Atualizar metas e planos<br />Planejar os processos<br /><ul><li>Determinar metas e expectativas
  47. 47. Estabelecer planos e orçamentos
  48. 48. Prover recursos
  49. 49. Implementar processos</li></ul>Controlar os processos<br /><ul><li>Monitorar os processos
  50. 50. Reforçar o sucesso
  51. 51. Diagnosticar desvios
  52. 52. Tomar ações corretivas</li></ul>Planos e <br />recursos<br />FEEDBACK<br />Métricas ( KPI’s)<br />PROCESSO<br />EXECUTADO<br />ENTRADAS<br />RESULTADOS<br />* Harmon, 2007<br />
  53. 53. Principais benefícios da gestão por processos<br />Identificação de <br />pontos críticos<br />Redução de <br />desperdícios<br />Eliminação<br />de gargalos<br />Atribuição de <br />responsabilidades<br />Monitoração de <br />desempenho<br />
  54. 54. Conclusão<br />Administrar por processos significa cuidar para que todas as atividades desenvolvidas no escritório sejam realmente capazes de trazer retorno para a organização.<br />Para que isso seja possível, alguns desafios terão que ser vencidos: <br /><ul><li>Pessoas terão que ser treinadas e convencidas,
  55. 55. Sistemas e documentos deverão ser modernizados,
  56. 56. Estratégias terão que ser revistas. </li></ul>Todo este esforço deverá ser coordenado e patrocinado pelos sócios, sem o que as mudanças não ocorrerão – e é importante que elas ocorram, pois a competição está se tornando mais e mais acirrada.<br />
  57. 57. www.tellescorrea.com.br<br />

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