Dimensionamento de quadro de pessoal

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Descreve metodologia para dimensionamento de quadro de pessoal especialmente em empresas de serviços.

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Dimensionamento de quadro de pessoal

  1. 1.
  2. 2. Pessoal é a conta com maior peso na relação de custos em empresas de serviços. Isso significa que este é o tópico a ser planejado com o maior cuidado técnico dentre todas as despesas da organização.<br />Nesta apresentação sugiro uma metodologia bastante prática e testada em empresas de serviços, tais como bancos, consultorias e auditorias. Trata-se de uma ferramenta objetiva e que pode ser implantada paralelamente aos sistemas de apuração e controle de custos sobre os quais teci alguns comentários em apresentação recente.<br />João Telles Corrêa Filho<br />Abril de 2006<br />
  3. 3. Por que a preocupação com produtividade?<br /> Porque o custo com pessoal representa, em média 75% dos custos de uma empresa de serviços.<br />RECEITAS OPERACIONAIS<br /> Honorários profissionais<br /> Cursos e seminários<br />DESPESAS OPERACIONAIS<br /> Pessoal<br /> Salários e encargos<br /> Benefícios<br /> Prêmios e comissões<br /> Instalações<br /> Processamento de dados<br /> Materiais<br /> Viagens<br /> Custas e despesas de clientes<br />RESULTADO OPERACIONAL<br />RESULTADO NÃO OPERACIONAL<br />RESULTADO LÍQUIDO<br />
  4. 4. Por que a preocupação com produtividade?<br />Isto significa que o mau dimensionamento do quadro terá impactos negativos sobre os lucros.<br />RECEITAS OPERACIONAIS<br /> Honorários profissionais<br /> Cursos e seminários<br />DESPESAS OPERACIONAIS<br />Pessoal<br />Salários e encargos<br /> Benefícios<br /> Prêmios e comissões<br /> Instalações<br /> Processamento de dados<br /> Materiais<br /> Viagens<br /> Custas e despesas de clientes<br />RESULTADO OPERACIONAL<br />RESULTADO NÃO OPERACIONAL<br />RESULTADO LÍQUIDO<br />Determinado pela <br />carga de trabalho<br />COMO DIMENSIONAR<br />CORRETAMENTE NA<br />ÁREA DE SERVIÇOS ?<br />
  5. 5. Por que a preocupação com produtividade?<br />Isto significa que o mau dimensionamento do quadro terá impactos negativos sobre os lucros.<br />A preocupação, portanto, passa a ser determinar corretamente a carga de trabalho.<br />
  6. 6. Por que a preocupação com produtividade?<br />Isto significa que o mau dimensionamento do quadro terá impactos negativos sobre os lucros.<br />A preocupação, portanto, passa a ser determinar corretamente a carga de trabalho.<br />Para tanto, todas as atividades desenvolvidas na empresa deverão ser quantificadas através de uma única unidade de medida: o TEMPO.<br />
  7. 7. Determinando a carga de trabalho<br />O conceito de atividade e processo.<br />ATIVIDADE<br />É o trabalho <br />exigido para que<br />o serviço possa<br />ser entregue.<br />
  8. 8. Determinando a carga de trabalho<br />O conceito de atividade e processo.<br />PROCESSOS<br />ATIVIDADE<br />É o trabalho <br />exigido para que<br />o serviço possa<br />ser entregue.<br />São conjuntos<br />estruturados de<br />atividades com<br />valor agregado<br />para o cliente.<br />
  9. 9. Determinando a carga de trabalho<br />Para o cliente interessa o resultado do processo.<br />Cliente<br />Elaboração do planejamento tributário de determinada empresa<br />Defesa em processo trabalhista movido por ex-funcionário<br />Registro e acompanhamento de marca junto ao INPI<br />
  10. 10. Determinando a carga de trabalho<br />Para o cliente interessa o resultado do processo.<br />Cliente<br />Elaboração do planejamento tributário de determinada empresa<br />Defesa em processo trabalhista movido por ex-funcionário<br />Registro e acompanhamento de marca junto ao INPI<br />Valor<br />percebido<br />
  11. 11. Determinando a carga de trabalho<br />Para a empresa também conta o processo produtivo<br />Cliente<br />Início<br />Início<br />ATIVIDADES<br />
  12. 12. Determinando a carga de trabalho<br />Para a empresa também conta o processo produtivo<br />Cliente<br />Início<br />Início<br />ATIVIDADES<br />Como o trabalho é executado?<br />Quem executa as atividades?<br />Quanto demora cada atividade?<br />
  13. 13. Determinando a carga de trabalho<br />Esquema geral do sistema.<br />Atividades<br />
  14. 14. Determinando a carga de trabalho<br />Esquema geral do sistema.<br />Atividades<br />INDICADORES DE VOLUMES<br />
  15. 15. Determinando a carga de trabalho<br />Esquema geral do sistema.<br />Atividades<br />Atividades que representam um grupo maior de tarefas.<br />INDICADORES DE VOLUMES<br />
  16. 16. Determinando a carga de trabalho<br />Esquema geral do sistema.<br />Mecanismo para viabilização do cálculo do quadro de pessoal.<br />Atividades<br />TEMPOS UNITÁRIOS COMPOSTOS (TUC)<br />INDICADORES DE VOLUMES (IV)<br />
  17. 17. Determinando a carga de trabalho<br />Mecanismo básico do modelo:<br /><ul><li>As atividades são agrupadas conforme a estrutura organizacional da empresa;
  18. 18. Os grupos também observam as características dos processos produtivos de cada uma das áreas de negócios;
  19. 19. As atividades, para serem eleitas Indicadores de Volumes devem, também:</li></ul>Representar os serviços entregues aos clientes;<br />Ser facilmente contadas<br />
  20. 20. Determinando a carga de trabalho<br />Mecanismo básico do modelo:<br /><ul><li>As atividades são agrupadas conforme a estrutura organizacional da empresa;
  21. 21. Os grupos também observam as características dos processos produtivos de cada uma das áreas de negócios;
  22. 22. As atividades, para serem eleitas Indicadores de Volumes devem, também:</li></ul>Representar os serviços entregues aos clientes;<br />Ser facilmente contadas<br />RESULTANDO EM ....<br />
  23. 23. Determinando a carga de trabalho<br />Esquema geral do sistema.<br />Analisar detalhadamente as atividades e processos e escolher os melhores INDICADORES DE VOLUMES.<br />
  24. 24. Determinando a carga de trabalho<br />Esquema geral do sistema.<br />Medir cuidadosamente os tempos e calcular os tempos unitários compostos dos indicadores.<br />
  25. 25. Determinando a carga de trabalho<br />Esquema geral do sistema.<br />Apurar os volumes.<br />
  26. 26. Determinando a carga de trabalho<br />Esquema geral do sistema.<br />Converter em horas necessárias.<br />
  27. 27. Determinando a carga de trabalho<br />Esquema geral do sistema.<br />
  28. 28. Determinando a carga de trabalho<br />Tendo apurado o número de pessoas necessárias à realização do trabalho, é possível apurar a produtividade da equipe pela fórmula:<br />
  29. 29. Determinando a carga de trabalho<br />Tendo apurado o número de pessoas necessárias à realização do trabalho, é possível apurar a produtividade da equipe pela fórmula:<br />PRODUTIVIDADE = CARGA DE TRABALHO / HORAS PAGAS<br />Este conjunto de conceitos forma um sistema prático e eficaz de dimensionar as equipes profissionais da empresa. <br />
  30. 30. Aplicação do modelo<br />O mecanismo assim descrito deve ser aplicado em três fases:<br />Planejamento, quando serão feitas projeções de volumes para os indicadores, resultando nas necessidades futuras de pessoal;<br />Realizado, quando serão reportados os volumes ocorridos e os recursos utilizados;<br />Avaliação e ajustes, quando os resultados reais serão cotejados com os planos para a implementação de ajustes.<br />
  31. 31. Fase I – Planejamento<br />Inicialmente é feita uma projeção de volumes para os próximos meses (3, 6 ou 12), tornando possível a apuração do número de pessoas necessárias.<br />
  32. 32. Fase I – Planejamento<br />Feito isso, pode-se introduzir o conceito de tolerâncias (folgas):<br /><ul><li>Fadiga: efeito sentido por todos ao longo do dia e que diminui o ritmo de trabalho;
  33. 33. Férias: acréscimo de horas para cobertura de férias regulares;
  34. 34. Faltas, licenças e rotatividade: acréscimo para cobertura destas eventualidades;
  35. 35. Treinamento: acréscimo dado para que haja um plano de desenvolvimento profissional.</li></li></ul><li>Fase I – Planejamento<br />
  36. 36. Fase I – Planejamento<br />Tendo sido feita a composição do quadro para os próximos períodos, é possível calcular o índice esperado de produtividade.<br />
  37. 37. Fase I – Planejamento<br />
  38. 38. Fase II – Realizado<br />A segunda fase do sistema é o registro dos fatos ocorridos:<br /><ul><li>Carga de trabalho através dos volumes dos indicadores de cada uma das áreas da empresa;
  39. 39. Distribuição das horas em:
  40. 40. Horas pagas
  41. 41. Treinamento
  42. 42. Faltas, licenças, rotatividade
  43. 43. Férias
  44. 44. HORAS TRABALHADAS</li></li></ul><li>Fase II – Realizado<br />A segunda fase do sistema é o registro dos fatos ocorridos:<br /><ul><li>Carga de trabalho através dos volumes dos indicadores de cada uma das áreas da empresa;
  45. 45. Distribuição das horas em:
  46. 46. Horas pagas
  47. 47. Treinamento
  48. 48. Faltas, licenças, rotatividade
  49. 49. Férias
  50. 50. HORAS TRABALHADAS</li></ul>PRODUTIVIDADE REAL NO PERÍODO<br />
  51. 51. Fase II – Realizado<br />
  52. 52. Fase II – Realizado<br />Relatórios de consolidação obedecendo o organograma da empresa também são recomendados como forma de avaliação da performance.<br />
  53. 53. Fase II – Realizado<br />
  54. 54. Fase III – Avaliação e ajustes<br />Várias conclusões podem ser tiradas a partir dos dados do modelo:<br /><ul><li>Quadro super ou sub-dimensionado;
  55. 55. Quadro correto porém desbalanceado entre as diversas unidades da empresa;
  56. 56. Quadro correto porém mal distribuído em termos de cargos (qualificações);
  57. 57. Índices inadequados de treinamento, rotatividade, etc.</li></li></ul><li>Fase III – Avaliação e ajustes<br />Várias conclusões podem ser tiradas a partir dos dados do modelo:<br /><ul><li>Quadro super ou sub-dimensionado;
  58. 58. Quadro correto porém desbalanceado entre as diversas unidades da empresa;
  59. 59. Quadro correto porém mal distribuído em termos de cargos (qualificações);
  60. 60. Índices inadequados de treinamento, rotatividade, etc.</li></ul>CONCLUSÕES QUE SERÃO DE EXTREMA VALIA PARA A CONTROLADORIA ADICIONAR AO BALANCED SCORECARD<br />
  61. 61. Um bom sistema de dimensionamento de quadro é uma ferramenta gerencial de enorme utilidade para as empresa de serviços, as quais têm na conta “Pessoal” o maior peso de suas despesas.<br />Além disso, o esforço para a implementação do modelo aqui esboçado será recuperado também quando da implantação de um bom sistema de custos, reduzindo consideravelmente o payback do projeto.<br />Cuidados especiais devem ser tomados quando dos levantamentos dos dados, sugerindo-se o uso de pessoas bastante experientes no tema, o que sem dúvida abreviará o tempo necessário à obtenção de resultados.<br />Considerações finais<br />
  62. 62. www.tellescorrea.com.br<br />

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