ROTINAS ADMINISTRATIVAS alterado.pptx

EMPRESA
•É uma unidade econômico-social,
integrada por elementos humanos,
materiais e técnicos, que tem o
objetivo de obter e comercializar
serviços ou produtos.
Instrutor: Adm.Marcio Duarte

TIPOS DE EMPRESAS POR
SETOR DA ECONOMIA

SETOR ECONÔMICO
Setor Primário

SETOR ECONÔMICO
Setor Secundário

SETOR ECONÔMICO
Setor Terciário

PORTE DAS EMPRESAS
MICRO EMPREENDEDOR INDIVIDUAL
Renda anual de até R$81.000,00

PORTE DAS EMPRESAS
Microempresas
Aquela que tem a receita anual bruta
igual ou inferior a R$360.000,00.

PORTE DAS EMPRESAS
Empresa de Pequeno Porte
A empresa que tem a receita
anual bruta superior a R$
360.000,00 e inferior a
R$3.600.000,00

TIPOS DE SOCIEDADE
EMPRESA INDIVIDUAL
Empresa de um só dono.

EMPRESA INDIVIDUAL
• É a pessoa que trabalha por conta própria
e que se legaliza. Não participa em outra
empresa como sócio ou titular e possui, no
máximo, um empregado.

TIPOS DE SOCIEDADE
Empresa de Responsabilidade
Limitada
Tipo mais comum, onde os sócios são
responsáveis pela empresa de
acordo com a quantidade de quotas.

Empresa de Responsabilidade Limitada
• Formada por dois ou mais sócios que contribuem com
moeda ou bens avaliáveis em dinheiro para formação do
capital social.
• É necessário registro na Junta Comercial e, em função
da natureza das atividades constantes do objeto social.
• É necessário a formalização através de contrato
simplificado, com cláusulas padronizadas.
• Integrado a um processo de registro e legalização de
empresas.
• Possibilita a formalização de empresas em apenas 48
horas.

Empresa de Responsabilidade Limitada
• As obrigações dos sócios começam
imediatamente com o contrato.
• O sócio não pode ser substituído no
exercício das suas funções.
• A cessão de quotas não poderá ser realizada
sem a aprovação dos demais sócios

TIPOS DE SOCIEDADE
Sociedade Anônima – S/A
Capital distribuído em ações e a
responsabilidade de cada sócio ou
acionista é correspondente a quantidade
e valor das ações
que possui.

TIPOS DE SOCIEDADE
Sociedade Sem fins Lucrativos
Todo o lucro da empresa é reinvestido
para o crescimento da empresa.

TIPOS DE SOCIEDADE
Sociedade Empresária
.
A Sociedade Empresária se caracteriza
pela reunião de duas ou mais pessoas
para exercer uma atividade econômica.
Estas pessoas podem ser
tanto Física quanto Jurídica.

TIPOS DE SOCIEDADE
Cooperativas
É um movimento econômico e social,
entre pessoas, em que a cooperação
baseia-se na participação dos
associados, nas
atividades
econômicas.

Exemplo de Cooperativas
•Cooperativas de Saúde
•Cooperativas Agropecuárias
•Cooperativas de Crédito

Classificação das empresas quanto a
formação de seu capital
•Públicas
• UFMG, SERPRO, DETRAN, CONTRAN, CORREIOS,
Caixa Econômica Federal,etc
•Mistas
• COPASA, Eletrobrás, CEMIG, Banco do Brasil, etc
•Privadas
• FIEMG, SENAI, CARREFOUR, BRADESCO, OI, TIM,
VIVO, etc.

O QUE É?
Organograma é um gráfico que
representa a estrutura formal de
uma organização, de acordo com
a hierarquia e funções
estratégicas prédefinidas.

Níveis hierárquicos
Estratégico
Tático
Operacional

Nível Estrátégico:
• Encontram-se o alto escalão da empresa,
Presidente e Diretores.
Nível Tático:
• Estão os gerentes do primeiro nível, tais como:
Gerentes de Departamento, Gerentes de Divisão.
Nível Operacional:
• É a base da pirâmide, o que sustenta a empresa,
onde estão os Gerentes de Seção, Supervisores
e o pessoal operacional.

ORGANOGRAMA

ORGANOGRAMA
Organograma é um gráfico que representa
visualmente a estrutura organizacional de
uma instituição ou empresa. O principal
propósito deste modelo estrutural é
apresentar a hierarquização e as relações
entre os diferentes setores da organização.

• Num organograma, os órgãos são
dispostos em níveis que
representam a hierarquia existente
entre eles.
•Em um organograma linear, quanto
mais alto estiver o órgão, maior a
autoridade e a abrangência da
atividade.

Os organogramas descrevem
cargos ou funções, por meio de
retângulos e linhas hierárquicas,
por meio de linhas.

TIPOS DE SUBORDINAÇÃO
Subordinação direta onde o
subordinado deve cumprir as
ordens diretas de seu chefe.
Representada pela linha cheia
vertical.

Diretoria
Adm.
Gerência
Compras
Seção
Cadastro
Fornecedor
Seção
Compras
Gerência
Materiais
Seção
Rec. materiais
Seção
Almoxarifado
Gerência
Administrativa
Seção
Serv. Gerais
Seção
Apoio Admin.

Assessoria: onde o assessor
fornece conselhos e pareceres com
linha cheia horizontal.

Organograma Circular

Funções organizacionais
• As funções representam o conjunto de
processos que aplicam um recurso da
organização.
• Cada função é realizada dentro de uma
organização através de uma área funcional,
que pode ser concretizada através de um
mais unidades organizacionais (setores).

Funções organizacionais

Principais funções organizacionais
Marketing:
• É o setor que engloba todas as atividades relativas às
relações de troca orientadas para a satisfação dos
desejos e necessidades dos clientes.
• Produção de bens e serviços que atendam aos desejos
do público;
• Escolha do preço para estes produtos;
• Distribuição eficiente e ágil;
• Comunicação com o público
• (propaganda na mídia impressa ,eletrônica , promoção
em pontos de venda, sorteios, brindes, merchandising,
mala direta, etc.)

Recursos Humanos:
• Usa conjunto de técnicas e instrumentos que
permitem atrair, manter e desenvolver os talentos
• O departamento do recursos humanos fica encarregado por:
• Administrar salários;
• Recrutamento, contração/Registro;
• Integração do novo empregado;
• Treinamento e desenvolvimento;
• Folha de pagamento;
• Administração de benefícios;
• Segurança e medicina do trabalho.

Financeiro
Responsável pela administração dos recursos financeiros,com
isso é aplicado uma série de princípios econômicos e
contábeis objetivando a maximização da riqueza, ou seja,
investimentos que possuem a melhor compensação entre
riscos e retorno da empresa.
Principais funções:
• Contabilidade;
• Contas a pagar e a receber;
• Controle patrimonial;
• Fluxo de caixa;

Administrativa:
Dar suporte operacional a toda organização,
nos aspectos:
• Suprimentos diversos;
• Organização e arquivo de documentos da
empresa;
• Desenvolvimento de layout interno.
• Segurança e controle patrimonial, dentre
outros

FLUXOGRAMA

FLUXOGRAMA METRÔ LONDRES

FLUXOGRAMA METRÔ DE SP

O QUE É FLUXOGRAMA?
É o gráfico que representa a
sequência de um trabalho, produto
ou documento, de forma analítica,
caracterizando as operações e os
agentes executores.

FLUXOGRAMA POSSIBILITA:
•Simplificar o trabalho pela
eliminação, combinação e
redefinição de fases ou passos

FLUXOGRAMA POSSIBILITA:
•Visualizar, localizar, corrigir e
eliminar os movimentos
desnecessários;
•Estudar, corrigir e obter a melhor
sequência das fases necessárias;

QUANDO UTILIZAR?
•Na implantação e/ou revisão de
um sistema, de uma rotina, de
formulários, de um método de
trabalho;

QUANDO UTILIZAR?
•No planejamento e análise de
rotinas de trabalho, objetivando
sua racionalização;

QUANDO UTILIZAR?
•No desenvolvimento de um
estudo de layout;

QUANDO UTILIZAR?
•No estudo de criação,
racionalização e/ou extinção de
formulários.

SIMBOLOGIA
DOCUMENTO
Representa a utilização
do documento.
Emissão de
documentos

SIMBOLOGIA
Documento com mais
de uma via.
SETA
Indica a direção
do Fluxo
1
23

SIMBOLOGIA
OPERAÇÃO/AÇÃO
Representa as variedades
de funções, execução de
uma ação específica.
Arquivamento de
documentos

SIMBOLOGIA
DECISÃO
Operação de decisão.
Determina o caminho a seguir
Entre os vários apresentados.
Conector
Representa uma entrada
ou saída em direção a
outra entrada, em outra
parte do fluxo.

SIMBOLOGIA
•Início e final do
fluxo

Atividade prática: Elaborar um fluxograma
• Processo: Cadastro de fornecedor
1. Representante apresenta documentos.
2. Atendente verifica se documentos estão corretos,
3. Caso não esteja, informa representante e termina o
contato.
4. Se documentos estiverem de acordo, processa
cadastro.
5. Cadastra representante e emite contrato, em 2 vias.
6. Arquiva a 2ª via e entrega a 1ª via ao representante.

Fluxograma:
Início
Representante
apresenta docs
Atendente
verifica docs
OK
Informa
representante Fim
Processa
cadastro
Processa
cadastro
Contrato 2 Contrato 1
Represen
tante

LAYOUT
• É um representação gráfica, ou um arranjo de um
ambiente de trabalho que está relacionado ao
posicionamento físico dos recursos transformadores de
uma organização, ou seja: as instalações, equipamentos
e pessoas que trabalham na empresa.
• O objetivo do arranjo físico é permitir o
melhor desempenho dos colaboradores e dos
equipamentos, de forma que o trabalho flua de maneira
simples e fácil.

LAYOUT - Benefícios
Conforto, pois os colaboradores terão um ambiente de
trabalho adequado;
Acessibilidade, já que todas as máquinas estarão dispostas
em um nível de acessibilidade suficiente para limpeza e
manutenção;
Melhor aproveitamento do espaço;
Flexibilidade: é preciso que os arranjos sejam alterados a
longo prazo, na medida em que as necessidades da
operação mudam;
Segurança inerente: é fundamental que as saídas de
emergência estejam claramente sinalizadas;
Extensão do fluxo: o fluxo de informações e materiais devem
atender ao objetivo da operação;
Clareza de fluxo: todo fluxo deve ser de fácil entendimento
para os colaboradores.

Layout – Tipos mais utilizados

LAYOUT – Tipos
Layout posicional
Características:
- Produto fabricado com grandes dimensões,
- Poucas unidades fabricadas,
- Produto fica fixo e os recursos produtivos dirigem-se
a ele,
- Utilização de equipamentos de alta flexibilidade.

LAYOUT – Tipos
Layout posicional
Matéria prima
Máquinas e
equipamentos
Produto
acabado

LAYOUT – Tipos
Layout de processo
Características:
- As máquinas ficam fixas e o produto se movimenta,
- Os produtos e os roteiros de produção são variáveis,
- Utilizado em sistemas de produção intermitente,
- As máquinas e equipamentos são agrupados por função.

LAYOUT – Tipos
Layout de processo

LAYOUT – Tipos
Layout Celular
Características:
- Lotes de tamanho médio, produtos e roteiros variados,
- Agrupamento das máquinas e equipamentos geralmente em
forma de “U”,
- Utilização de operários polivalentes,
- Ajusta-se ao Just-In-Time.
- Utilizado para definição de um ambiente de escritório.

LAYOUT – Tipos
Layout Celular

LAYOUT – Tipos
Layout de produto
Características:
• Produto fabricado em grandes quantidades e
semelhantes entre si;
• Equipamentos dedicados, dispostos de acordo com
sequencia de operações,
• Utilizado em sistema de produção contínuo,
• Programação e controle da produção mais
simplificado,
• Exige balanceamento da linha de produção.

LAYOUT – Tipos
Layout de produto

CRONOGRAMA

O QUE É?
O cronograma é um instrumento de
planejamento e controle semelhante a um
diagrama, em que são definidas e detalhadas
minuciosamente as atividades a serem
executadas durante um período estimado.

IMPORTÂNCIA
• Única forma de estabelecer uma data final
para entrega do produto.

IMPORTÂNCIA
• Única forma de manter o controle sobre o
andamento do projeto de desenvolvimento.

IMPORTÂNCIA
• O compromisso do pessoal de
desenvolvimento com o cronograma
formal, aumenta
a produtividade
dos envolvidos.

ESTIMAR A DURAÇÃO
• Quebre as tarefas em pedaços pequenos e
estime a duração de cada pedaço.
• Os pedaços devem ter, no máximo, uma
semana de duração.
• Utilize dados históricos de produtividade.

ESTIMAR A DURAÇÃO
• Discuta as estimativas com pessoas
experientes.
• Não planeje usar horas extras.
• Levante os feriados e férias que ocorrerão
durante
as atividades.

ESTIMAR A DURAÇÃO
• Especifique a duração em dias de trabalho,
não em semanas.
• Considere a diferença de produtividade entre
as pessoas.
• Inclua tempo para
treinamento e aquisição
de novos conceitos.

ESTIMAR A DURAÇÃO
• Inclua tempo para as viagens.
• Tarefas burocráticas precisam ser feitas.
• Inclua tempo para imprevistos.
• Revisar todo o
planejamento.

ORGANIZAÇÃO DE
ARQUIVOS
Instrutor: Marcio Duarte

ARQUIVO
• São chamados de arquivos os “conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por
instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte
da informação ou a natureza dos
documentos” .

FUNÇÃO DOS ARQUIVOS
• A função principal disponibilizar as
informações contidas nos documentos
para a tomada de decisão e comprovação
de direitos e obrigações, o que só se
efetivará se os documentos estiverem
corretamente classificados e devidamente
guardados.
• Tão importante quanto arquivar é achar
rapidamente as informações no momento
desejado.

Classificação dos arquivos quanto a
periodicidade de uso e idade
• Arquivo corrente ou de gestão:
consultas frequentes pelo órgão
emissor;
• Arquivo intermediário: uso eventual,
aguardando análise para transferência
ao arquivo Permanente.
• Arquivo permanente: guarda definitiva
de documentos, considerando aspectos
históricos e legais.

SISTEMAS MAIS UTILIZADOS

Sistemas: direto e indireto
* Sistema direto: é aquele em que a
busca do documento é feita
diretamente no local onde se acha
guardado.
*Sistema indireto: é aquele em que,
para se localizar o documento, é
preciso antes consultar um índice ou
um código.

Principais ordenações do arquivo
• Nome (do remetente do destinatário ou
da pessoa a quem se refere o
documento);
• Local,
• Número,
• Data,
• Assunto.
• ordem alfabética;
• ordem geográfica;

Microfilmagem
• A microfilmagem é uma técnica que
produz microformas, que são as
imagens fotográficas dos documentos
em escala muito reduzida, os quais
necessitam do auxílio de um aparelho
leitor.

Microfilmagem
•Vantagens: pode durar até duzentos
anos quando bem administrado.
•Como desvantagem pode-se citar o
alto custo do procedimento.
•Esse sistema é muito utilizado em
bancos para microfilmar cheques.
•Legislação:Decreto Federal nº
1.799/96 que regulamenta a Lei nº
5.433/68

Digitalização de documentos
• É a conversão de um suporte físico de
dados (papel, microfilme) para um
suporte em formato digital visando
dinamizar o acesso e a disseminação
das informações, mediante a
visualização instantânea das imagens a
multiusuários.
Instrutor:
Marcio
Duarte

Digitalização de documentos - vantagens
•Redução de tempo das atividades que
requerem a análise de documentos;
•Redução de custo com armazenamento,
recuperação e duplicação;
•Facilidade, rapidez, precisão e controle
de acesso e de distribuição;
•Segurança, portabilidade e conectividade;

Digitalização de documentos - vantagens
•Busca indexada por chaves de pesquisa;
•Integração de dados ativos e históricos;
•Consulta em CD, via intranet e/ou
internet.

Recursos Utilizados para o
arquivo de documentos
Instrutor:
Marcio
Duarte

Etiqueta para pasta suspensa

Pasta Suspensa

Pasta A a Z

Caixa Box

Arquivo Aramado

Arquivo Portátil

Arquivo para Pasta Suspensa

Arquivo de Gavetas

Arquivo de Prateleiras

Arquivo de Prateleira

Arquivo Deslizante

Arquivo para Mapas

Tabela de Temporalidade
• Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o
qual se determina o prazo de permanência de um
documento em um arquivo e sua destinação após este
prazo, pois existem documentos que devem ser
guardados por mais tempo como os relacionados às
áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal.
• Os critérios devem ser observados tanto pelas empresas
quanto por pessoas comuns.

Tabela de Temporalidade – Exemplo:

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