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Gerenciamento de Aquisições
em Projetos
Mogi das Cruzes – GPROJ01
A empresa Viva é uma Empresa cliente do projeto “Oliveira
Santa” cujo produto da poda das plantas de oliveira da área
de produção de azeites se transformará em mudas de
oliveira. Para isso será necessário a aquisição de duas
estufas agrícolas com sistema de irrigação já instalado para a
produção de mudas e outra de fase de crescimento em vasos
que serão posteriormente comercializados.
INTEGRANTES
OBJETIVO
Elaboração do gerenciamento das aquisições do projeto
Oliveira Santa que compreende as aquisições de duas
estufas agrícolas, sistema de irrigação e insumos necessários
ao projeto.
Produção de
mudas de oliveira
WBS
Project Charter
[1.1]
Projeto agrícola
[1.2]
Execução
[1.3]
Logística
[1.4]
Produção
[1.5]
Encerramento
[1.6]
Criar PC
[1.1.1]
Definir
papéis e
responsab.
[1.1.2]
Definir
recursos
disponíveis
[1.1.3]
Definir
fornecedores
[1.2.1]
Marketing
[1.2.2]
Definir pontos
de venda
[1.2.3]
Terraplanagem
[1.3.1]
Montagem
estufa/
enraizamento
[1.3.2]
Montagem
estufa/
produção
[1.3.3]
Montagem
sistema de
irrigação
[1.3.4]
Insumos
[1.4.1]
Box
Aparecida
[1.4.2]
Box
CEAGESP-
SP
[1.4.3]
Box
CEAGESP-
SP
[1.4.4]
Luvas
Veilina
Holambra
[1.4.5]
Caminhão
[1.4.6]
Contratação Emp. Logística/
Comercialização e distribuição
[1.4.7]
Produção
estacas
[1.5.1]
Produção
vasos
[1.5.2]
Comercialização
[1.6.1]
Desmobilização
da equipe
[1.6.2]
Pacotes make
Pacotes buy
Critérios
 A Empresa não é especialista nas áreas contratadas;
 Falta de infraestrutura necessária;
 Necessidade de atendimento a custos;
 Necessidade de atendimento a prazos;
 Compartilhar o risco das áreas da qual a equipe não
possui Know How;
 As áreas escolhidas não são estratégicas para a
Empresa;
 Contratação de Empresas especializadas.
Make or buy
Pacote Buy adotado
Concorrência Item a ser contratado REF.WBS Vendedor
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Orçamento Prazo Critério
Make/Buy
adotado
1 Consultoria de
Marketing
1.2.2
Evolutiva
Mols Marketing
Agromarketing
R$ 15.000,00 60 Dias
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no Time
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Duca
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Montagem Estufas
agricolas/Produção
1.3.3 Transtin R$ 4.000,00/Mês 15 dias Falta estrutura
5 Irrigação 1.3.4 Hortshop R$ 60.000,00 21 dias Falta Especialista
Mapa das Aquisições
Produção de
mudas de oliveira
Project Charter
[1.1]
Projeto agrícola
[1.2]
Execução
[1.3]
Logística
[1.4]
Aquisições
[1.5]
Produção
[1.6]
Encerramento
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papéis e
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fornecedores
[1.2.1]
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Comercialização
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Desmobilização
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 Anseios:
 Ter um plano de marketing bem elaborado de acordo com as
necessidades da Empresa;
Declaração de trabalho
 Cronograma físico-financeiro:
 O cronograma será apresentado em MS-Project versão 2007 ou
2010, com as descrições dos serviços à serem realizados com
as datas de início e fim bem como a com a previsão de
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 Apresentação:
 Apresentar a proposta do plano de Marketing com no mínimo três
cenários do mercado nacional;
 Prazos:
 45 Dias;
 Formação de preços:
 Pesquisa de preço de produtos similares ao projeto;
 Suporte:
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Declaração de trabalho
Item Critérios eliminatórios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C
1 Ser filiado a uma associação de classe; Sim Sim Não
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3 Apresentar a carteira total de portifólio; Sim Sim Sim
4 Atender as normas pertinentes ao setor; Sim Sim Não
5 Pendências financeiras. Sim Sim Sim
Critérios eliminatórios
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Item Critérios classificatórios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C
1 Redução de custo; SIM SIM NÃO
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3 Posicionamento no mercado; SIM SIM SIM
4 Tempo da existência da Empresa; SIM SIM SIM
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Localização da Empresa (Estado de São
Paulo).
SIM NÂO SIM
Convidado/fornecedor
A Empresa VIVA Empreendimentos não divulgará os critérios que
classificará os concorrentes pois vê as seguintes desvantagens:
 Acordo entre os fornecedores para envio de propostas combinadas;
 Como estamos solicitando o envio do portfólio, os fornecedores
podem enviar apenas os cases de sucessos, sendo assim
corremos o risco de ter toda a sua carteira de clientes ( Para esta
situação devemos ligar para o concorrente e solicitar que ele
indique um cliente de seu rival);
 Realização de uma grande lista de fornecedores com o objetivo
minimizar o que foi citado no primeiro tópico;
 Volume de trabalho muito grande com as diversas propostas
enviadas pelo diversos fornecedores.
Critérios de avaliação
Critérios classificatórios
Sistema de pontuação
Critérios classificatórios Peso
Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C
Nota Média Nota Média Nota Média
Redução de custo; 30 8 240 8 240 6 180
Redução de prazo; 20 7 140 7 140 6 120
Posicionamento no mercado; 15 8 120 9 135 8 120
Tempo da existência da Empresa; 20 8 160 8 160 8 160
Localização da Empresa (São Paulo). 15 8 120 8 120 8 120
Total 100 780 795 700
 Documento adotado: RFP (Request For Proposal).
Motivação
 Como a equipe não tem conhecimento na área contratada
(Marketing), está é a melhor forma de solicitar e avaliar as
propostas. Como a RFP tem por característica o fornecimento do
escopo, a equipe interna receberá as diversas soluções, onde não
será necessário a decisão apenas por preço, mas na melhor
solução apresentada.
Documento de aquisição
 O convite será divulgado ao provável
fornecedor por meio de e-mails. A VIVA
Empreendimentos entende que esta é a
melhor forma e a mais prática e com o
menor tempo para a execução deste
processo.
Forma de convite
 Forma:
 O contrato será executado com o fornecedor via
contrato formal, sendo informado o cliente via carta
de intenção para agilizar o inicio dos trabalhos.
 Espécie:
 Será via empreitada pois teremos um trabalho bem
definido com inicio, meio e fim.
 Tipo:
 Preço global, pois como não somos especialistas
nos trabalhos a serem executados.
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 Será uma concorrência privada, pois a VIVA Empreendimentos não é
uma Empresa pública.
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 Como se trata da área de marketing, os resultados serão apresentações
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• Gestor do projeto: Constará o nome do gestor do projeto.
• Datas previstas e de medição: Constará as datas de acordo com o descritivo.
• Fase do projeto: Terá o nome da fase que se está medindo.
• Aceite da fase: Terá ter assinalado a opção do responsável pela medição.
• Imagem da marca proposta/aceita: Este campo receberá a(s) imagens, fotos ou
gráficos realizados pelo contratante.
• Responsáveis: Deverá contar os responsáveis de cada parte, com nome, assinatura
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PGA
Plano de gerenciamento das aquisições
Começando da WBS teremos:
1 – WBS;
2 – Análise das aquisições;
3 – Mapa das aquisições;
3.1 – O mapa das aquisições será alimentado por:
3.1.1 – Cronograma;
3.2.1 – Orçamento.
3.2 – O mapa das aquisições alimentará a Revisão da WBS;
3.3 – Revisão da WBS – Isto faz voltar ao item 1.
4 – Declaração de trabalho:
4.1 – Deverá haver uma DT para cada atividade.
4.2 – A declaração de trabalho alimenta os itens 5 e 6.
5 – Cartas introdutórias;
6 – Modela de carta;
6.1 – Os itens 5 e 6 alimentam o item 7.
7 – RFP – Request For Proposal;
7.1 – Haverá um número de propostas suficientes para que as partes cheguem
em um acordo.
7.2 – A RFP alimentará os itens 8, 9 e 10.
8 – Critérios de avaliação;
9 – Definir meio de comunicação;
10 – Definir a forma, espécie e tipo de contrato;
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Oliveira Santa

  • 1. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Mogi das Cruzes – GPROJ01
  • 2. A empresa Viva é uma Empresa cliente do projeto “Oliveira Santa” cujo produto da poda das plantas de oliveira da área de produção de azeites se transformará em mudas de oliveira. Para isso será necessário a aquisição de duas estufas agrícolas com sistema de irrigação já instalado para a produção de mudas e outra de fase de crescimento em vasos que serão posteriormente comercializados.
  • 4. OBJETIVO Elaboração do gerenciamento das aquisições do projeto Oliveira Santa que compreende as aquisições de duas estufas agrícolas, sistema de irrigação e insumos necessários ao projeto.
  • 5. Produção de mudas de oliveira WBS Project Charter [1.1] Projeto agrícola [1.2] Execução [1.3] Logística [1.4] Produção [1.5] Encerramento [1.6] Criar PC [1.1.1] Definir papéis e responsab. [1.1.2] Definir recursos disponíveis [1.1.3] Definir fornecedores [1.2.1] Marketing [1.2.2] Definir pontos de venda [1.2.3] Terraplanagem [1.3.1] Montagem estufa/ enraizamento [1.3.2] Montagem estufa/ produção [1.3.3] Montagem sistema de irrigação [1.3.4] Insumos [1.4.1] Box Aparecida [1.4.2] Box CEAGESP- SP [1.4.3] Box CEAGESP- SP [1.4.4] Luvas Veilina Holambra [1.4.5] Caminhão [1.4.6] Contratação Emp. Logística/ Comercialização e distribuição [1.4.7] Produção estacas [1.5.1] Produção vasos [1.5.2] Comercialização [1.6.1] Desmobilização da equipe [1.6.2] Pacotes make Pacotes buy
  • 6. Critérios  A Empresa não é especialista nas áreas contratadas;  Falta de infraestrutura necessária;  Necessidade de atendimento a custos;  Necessidade de atendimento a prazos;  Compartilhar o risco das áreas da qual a equipe não possui Know How;  As áreas escolhidas não são estratégicas para a Empresa;  Contratação de Empresas especializadas. Make or buy
  • 7. Pacote Buy adotado Concorrência Item a ser contratado REF.WBS Vendedor Lista Orçamento Prazo Critério Make/Buy adotado 1 Consultoria de Marketing 1.2.2 Evolutiva Mols Marketing Agromarketing R$ 15.000,00 60 Dias Falta especialista no Time 2 Terraplenagem 1.3.1 Duca Ag Terraplenagem JG Belo R$ 3.000,00 1 Dia Falta Equipamentos 3 Montagem Estufas agricolas/Enraizamento 1.3.2 Flórida Estufas Green House Agriestufa R$ 221.000,00 21 Dias Falta Especialista 4 Montagem Estufas agricolas/Produção 1.3.3 Transtin R$ 4.000,00/Mês 15 dias Falta estrutura 5 Irrigação 1.3.4 Hortshop R$ 60.000,00 21 dias Falta Especialista Mapa das Aquisições
  • 8. Produção de mudas de oliveira Project Charter [1.1] Projeto agrícola [1.2] Execução [1.3] Logística [1.4] Aquisições [1.5] Produção [1.6] Encerramento [1.7] Criar PC [1.1.1] Definir papéis e responsab. [1.1.2] Definir recursos disponíveis [1.1.3] Definir fornecedores [1.2.1] Marketing [1.2.2] Definir pontos de venda [1.2.3] Terraplanagem [1.3.1] Montagem estufa/ enraizamento [1.3.2] Montagem estufa/ produção [1.3.3] Montagem sistema de irrigação [1.3.4] Insumos [1.4.1] Box Aparecida [1.4.2] Box CEAGESP- SP [1.4.3] Box CEAGESP- SP [1.4.4] Luvas Veilina Holambra [1.4.5] Caminhão [1.4.6] Contratação Emp. Logística/ Comercialização e distribuição [1.4.7] Elaboração controle de documentos [1.5.1] Administ. controle da execução [1.5.2] Contrato [1.5.3] Elaboração e análise de proposta [1.5.4] Encerramento de processos [1.5.5] Produção estacas [1.6.1] Produção vasos [1.6.2] Comercialização [1.7.1] Desmobilização da equipe [1.7.2] Pacotes make Pacotes buy WBS modificada WBS Modificada
  • 9. Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco Atraso na entrega dos materiais da estufa Verificar histórico de fornecedor; Aplicação de clausula de multa; Antes da contratação e definição dos fornecedores; Materiais fora das especificações para a montagem da estufa Conferencia dos materiais; No momento da entrega dos materiais; Adversidades climáticas Conhecimento da série histórica de chuvas; Planejamento do projeto; Atraso da concessão de outorga - irrigação Entrar com o processo com antecedência; Planejamento do projeto; Atraso na entrega dos equipamentos importados Consultar política de estoque; Planejamento do projeto; Registro de risco
  • 10.  Objetivo:  Detalhar as características do projeto;  Local de entrega:  Mogi das Cruzes/SP;  Necessidades:  Entender a proposta do projeto;  Estabelecer estratégia;  Divulgação dos mercados de atacado e varejo;  Expectativas:  Alavancagem de vendas;  Tornar o produto conhecido no mercado;  Criar uma marca  Atingir a meta de venda de 400 mil vasos ao ano;  Anseios:  Ter um plano de marketing bem elaborado de acordo com as necessidades da Empresa; Declaração de trabalho
  • 11.  Cronograma físico-financeiro:  O cronograma será apresentado em MS-Project versão 2007 ou 2010, com as descrições dos serviços à serem realizados com as datas de início e fim bem como a com a previsão de desembolsos e recursos;  Apresentação:  Apresentar a proposta do plano de Marketing com no mínimo três cenários do mercado nacional;  Prazos:  45 Dias;  Formação de preços:  Pesquisa de preço de produtos similares ao projeto;  Suporte:  Acompanhamento por 6 meses; Declaração de trabalho
  • 12. Item Critérios eliminatórios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C 1 Ser filiado a uma associação de classe; Sim Sim Não 2 Os profissionais envolvidos deverão ter formação/habilitação na área; Sim Sim Sim 3 Apresentar a carteira total de portifólio; Sim Sim Sim 4 Atender as normas pertinentes ao setor; Sim Sim Não 5 Pendências financeiras. Sim Sim Sim Critérios eliminatórios
  • 13. Critérios Classificatórios Item Critérios classificatórios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C 1 Redução de custo; SIM SIM NÃO 2 Redução de prazo; NÃO SIM SIM 3 Posicionamento no mercado; SIM SIM SIM 4 Tempo da existência da Empresa; SIM SIM SIM 5 Localização da Empresa (Estado de São Paulo). SIM NÂO SIM
  • 14. Convidado/fornecedor A Empresa VIVA Empreendimentos não divulgará os critérios que classificará os concorrentes pois vê as seguintes desvantagens:  Acordo entre os fornecedores para envio de propostas combinadas;  Como estamos solicitando o envio do portfólio, os fornecedores podem enviar apenas os cases de sucessos, sendo assim corremos o risco de ter toda a sua carteira de clientes ( Para esta situação devemos ligar para o concorrente e solicitar que ele indique um cliente de seu rival);  Realização de uma grande lista de fornecedores com o objetivo minimizar o que foi citado no primeiro tópico;  Volume de trabalho muito grande com as diversas propostas enviadas pelo diversos fornecedores. Critérios de avaliação
  • 15. Critérios classificatórios Sistema de pontuação Critérios classificatórios Peso Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C Nota Média Nota Média Nota Média Redução de custo; 30 8 240 8 240 6 180 Redução de prazo; 20 7 140 7 140 6 120 Posicionamento no mercado; 15 8 120 9 135 8 120 Tempo da existência da Empresa; 20 8 160 8 160 8 160 Localização da Empresa (São Paulo). 15 8 120 8 120 8 120 Total 100 780 795 700
  • 16.  Documento adotado: RFP (Request For Proposal). Motivação  Como a equipe não tem conhecimento na área contratada (Marketing), está é a melhor forma de solicitar e avaliar as propostas. Como a RFP tem por característica o fornecimento do escopo, a equipe interna receberá as diversas soluções, onde não será necessário a decisão apenas por preço, mas na melhor solução apresentada. Documento de aquisição
  • 17.  O convite será divulgado ao provável fornecedor por meio de e-mails. A VIVA Empreendimentos entende que esta é a melhor forma e a mais prática e com o menor tempo para a execução deste processo. Forma de convite
  • 18.  Forma:  O contrato será executado com o fornecedor via contrato formal, sendo informado o cliente via carta de intenção para agilizar o inicio dos trabalhos.  Espécie:  Será via empreitada pois teremos um trabalho bem definido com inicio, meio e fim.  Tipo:  Preço global, pois como não somos especialistas nos trabalhos a serem executados. Contrato
  • 19. Tipo da concorrência  Será uma concorrência privada, pois a VIVA Empreendimentos não é uma Empresa pública. COMO CONDUZIR AQUISIÇÕES RFP Publicidade Divulgação Meio de Divulgação (E-mail) Avaliação das propostas Revisa proposta? Revisão das propostas Análise classificatória Propostas finalistas Informar fornecedor ganhador Informar aos fornecedores que não ganharam Contrato Bco de dados de fornecedores – Vendor List sim não
  • 20. Controle da aquisição  Atitudes:  Gerir de forma que o escopo do trabalho seja garantido;  Ter a contratada como parceira;  Seguir o escopo, e em caso de mudanças, ser ético e propor aditivo;  Controlar o contrato de forma que os eventos de pagamentos sejam cumpridos.  Fiscalização:  Reunião de kick-off para definição e lançamento das ordens de serviço;  Definições de etapas;  Auditorias dos processos de cada etapa;  Medições de cada processo pré-definido:  Definição da marca;  Definição de embalagem;  Definição dos pontos de venda;  Definição de preços de venda.
  • 21. Relatórios  Como se trata da área de marketing, os resultados serão apresentações de imagens, fotos ou gráficos dos estudos efetuados, portanto para cada uma das tarefas listadas abaixo teremos relatórios conforme segue:  Definição da marca;  Definição da embalagem;  Definição dos pontos de venda;  Definição do preço de venda.  Os campos do relatório são: • Nome do projeto: Constará o nome do projeto em questão. • Gestor do projeto: Constará o nome do gestor do projeto. • Datas previstas e de medição: Constará as datas de acordo com o descritivo. • Fase do projeto: Terá o nome da fase que se está medindo. • Aceite da fase: Terá ter assinalado a opção do responsável pela medição. • Imagem da marca proposta/aceita: Este campo receberá a(s) imagens, fotos ou gráficos realizados pelo contratante. • Responsáveis: Deverá contar os responsáveis de cada parte, com nome, assinatura e carimbo para controle.
  • 23. Controle da aquisição Critérios de medição Contrato assinado Definir matriz de responsabilidade Definir gerente do projeto Reunião de kick-off Apresentação do serviço contratado Inicio da execução do projeto Aplicação das ferramentas de gestão Definição da marca Definição dos pontos de vendas Definição de embalagem Definição do preço de venda Estratégia de divulgação Avaliar os resultados Reunião de lançamento Encerramento Define as mudanças Implementação das mudanças Análise de riscos Não Aceito Aceito Pagamento
  • 24. ENCERRAR CONTRATO Entrega dos resultados Avaliação dos resultados Refazer Pacotes Refazer Pacotes com atraso Penalidade de contrato Termino das entregas Reunião de lições aprendidas Arquivamento das lições aprendidas Encerramento Bco de dados de arquivamento de lições aprendidas/contratos
  • 25. PGA Plano de gerenciamento das aquisições Começando da WBS teremos: 1 – WBS; 2 – Análise das aquisições; 3 – Mapa das aquisições; 3.1 – O mapa das aquisições será alimentado por: 3.1.1 – Cronograma; 3.2.1 – Orçamento. 3.2 – O mapa das aquisições alimentará a Revisão da WBS; 3.3 – Revisão da WBS – Isto faz voltar ao item 1. 4 – Declaração de trabalho: 4.1 – Deverá haver uma DT para cada atividade. 4.2 – A declaração de trabalho alimenta os itens 5 e 6. 5 – Cartas introdutórias; 6 – Modela de carta; 6.1 – Os itens 5 e 6 alimentam o item 7. 7 – RFP – Request For Proposal; 7.1 – Haverá um número de propostas suficientes para que as partes cheguem em um acordo. 7.2 – A RFP alimentará os itens 8, 9 e 10. 8 – Critérios de avaliação; 9 – Definir meio de comunicação; 10 – Definir a forma, espécie e tipo de contrato; 11 – Assinar contrato.