Gerenciamento de Portfólio e PMO em LISARB

TRABALHO
GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO E PMO
Marco Antonio Coghi

EQUIPE
MBA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Fundação Getúlio Vargas
Gerenciamento de Portfólio e PMO
Turma TMBAGPJ-1201-27 - Salvador
Beatriz Vianna
Fabiana Andrade
Joaquim Nascimento
José Jorge
Misaki Tomita
Renata Brasileiro
31 de outubro de 2014.

Implantação de PMO em LISARB

A Visão S.A. tem como negócio principal a implantação de escritório de projetos – PMO e criação de um portfólio com o objetivo de alcançar melhorias da eficiência no planejamento e condução dos projetos em uma empresa.
MISSÃO
Assegurar a excelência da entrega de produtos e serviços ao cliente.
VISÃO
Ser referência mundial nos negócios em que atua.
VALORES
Nossa conduta deve refletir os mais altos padrões de ética;
Nossa comunicação deve ser clara e precisa;
Nosso gerenciamento deve ser em equipe, consistente e focado.

1- NÍVEL DE MATURIDADE
Foi apresentado pelo Ministério do Planejamento um questionário de maturidade em gerenciamento de projetos de LISARB.
Foi realizado uma análise da maturidade da administração, na qual LISARB encontra-se no nível 2, ou seja, apresenta um conhecimento básico de projetos.
LISARB sente necessidade de repetir o sucesso alcançado em outros projetos.

2- BENEFÍCIOS
Situação atual
Situação proposta
Carência de uma metodologia formal e única.
Adequar as metodologias dinamicamente, baseada nas boas práticas de projetos.
Desalinhamento das estimativas de custo e tempo, que geram desperdício financeiro e retrabalho.
Implementar ações para manter adequada a relação Custo x Prazo x Escopo x Qualidade.
Falta de controle das mudanças e problemas para identificar problemas.
Manter a gerência / diretoria e os stakeholders informados em relação a situação dos projetos.
Eventualmente há alinhamento com a população / cliente.
Assegurar melhor retorno para a população / cliente com aprovação e satisfação.
Poucos projetos apresentaram sucesso.
Aumentar a taxa de sucesso dos projetos.
O questionário de maturidade de LISARB demonstrou alguns pontos críticos que existem na administração atual nos projetos. Como a implantação do PMO irá combater esses pontos?

3- HIERARQUIA
A Visão entende que a hierarquia do PMO que melhor atende LISARB é a Hierarquia nível 3 – Escritório Estratégico de Projetos, devido a sua visão estratégica visando a organização com um todo.
Esta forma é possível alinhar os projetos existentes em sintonia com os novos projetos. Pondo em prática a dinâmica dos processos, resultando numa otimização, sem dispersões, bem como em concordância com o Planejamento Estratégico de LISARB.
Principais características:
 Operam no nível corporativo;
 Coordenam e decidem políticas para todos os projetos na organização;
 Gerenciam o portfólio corporativo;
Auxiliando os escritórios de Níveis 1 e 2, caso existam.

4- FUNÇÃO
Como função do PMO de LISARB, a Visão classifica como Integração com o negócio, pois irá atuar na(o):
 Definição das políticas;
 Criação e gerenciamento do portfólio;
 Implantação e manutenção de um sistema de informações;
 Gestão corporativa de recursos;
 Alinhamento dos projetos à estratégia corporativa;
 Desenvolvimento profissional dos membros;
 Melhoria contínua.

5- MODELO
Para a Visão o modelo que define a arquitetura do PMO de LISARB é a Torre de controle, pois é uma unidade de governança, que cuida da gestão de projeto como um processo de negócio onde será cultivado e controlado.
Principais características:
 Estabelece padrões de gestão de projetos;
 Propõe melhoria contínua nos processos estabelecidos;
 Conduz todo processo;
 Realiza auditoria.

6- MÉTRICAS DE SUCESSO
Como métricas para análise da atuação do PMO em LISARB, serão utilizados os seguintes parâmetros:
 Quantidade de projetos iniciados / concluídos com sucesso;
 Análise comparativa dos projetos realizados antes e depois da implantação do PMO;
 Controle dos Riscos;
 Utilização dos métodos gerenciais;
 Satisfação dos colaboradores.

7- ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO DO PMO
AVALIAR O RESULTADO DA NOVA PESQUISAREALIZAR NOVA PESQUIDA DE MATURIDADE MAIS APROFUNDADAMAPEAR E CLASSIFICAR OS STAKEHOLDERSREALIZAR REUNIÃO COM STAKEHOLDERSDEFINIR A HIERARQUIADEFINIR MODELO PMODEFINIR FUNÇÃO PMODEFINIR CUSTO DA IMPLANTAÇÃODEFINIR PRAZO VIÁVEL PARA A IMPLANTAÇÃODESENVOLVER TREINAMENTOS DOS ENVOLVIDOSIMPLANTAR PILOTODEFINIR MÉTRICAS AVALIAR RESULTADO DO PITOTOIMPLANTAR CORREÇÕES DAS FALHAS IDENTIFICADAS NO PILOTODEFINIR OS RISCOS DA IMPLANTAÇÃO DO PMO

Gerenciamento de Portfólio de LISARB

1.Aliança por um Lisarb mais justo 100% dos Lisarbeanos querem um jeito melhor de fazer as coisas, de cuidar do pais, de uma justiça mais ágil.
2.Política cidadã baseada em princípios e valores É preciso uma nova prática no modo de fazer politica do pais, ouvir as opiniões das pessoas em todas as partes geográficas que queiram participar para colocar em prática seus próprios valores.
3.Educação para sociedade do conhecimento Para estabelecer uma ponte entre o Lisarb do presente e o Lisarb do futuro, é imprescindível uma educação de qualidade, formadora de cidadãos comprometidos com uma vida social solidária e preparados para desafios de uma sociedade cada vez mais demandante de informação e conhecimento.
4.Economia para uma sociedade sustentável O desenvolvimento na economia sustentável tem que ser compatível com a absorção de novas tecnologias de baixo carbono e aumento contínuo da qualidade de vida para todos lisabeanos.
OBJETIVOS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE LISARB

5.Proteção social Olhar a proteção social, saúde e previdência como um conjunto de políticas integradas e complementares. A reconstrução das redes de proteção social é um passo necessário para orientar um conjunto de valores que afirmam a nova cultura social da sustentabilidade. O combate às drogas e outras práticas que degradem os lisarbranos também entram nesse íitem.
6.Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos Cidades sustentáveis e democráticas fazem parte dos grandes desafios do século 21, onde a garantia de mobilidade e direito à cidade para todos os seus habitantes, a valorização da diversidade sociocultural e a busca de padrões sustentáveis para uso dos recursos naturais devem ser valores centrais.
7.Cultura e fortalecimento da diversidade Promover a diversidade na centralidade das políticas públicas é investir no aprofundamento da democracia e na sustentabilidade do Lisarb,

8.Política externa para o século 21 A política externa lisarbeana deverá ser pautada por princípios fundamentais, como a manutenção e promoção da paz, que devem ser defendidos e respeitado nas relações internacionais.
9.Combate a corrupção Tomar atitudes práticas em todos os setores sociais e orgânicos do país para o extermínio de qualquer prática ou ato ilícito envolvendo a corrupção.

1. IDENTIFICAÇÃO
Utilizando a técnica brainstorming foi identificado projetos de acordo com os objetivos estratégicos
JUSTIÇA PARA TODOS
PROTEÇÃO SOCIAL
CIDADE CIDADÃ
TECNOLOGIA SUSTENTÁVEL
EDUCAÇÃO DO FUTURO
VOCÊ DECIDE
SOMOS UM SÓ
UNIVERSIDADE AO SEU ALCANÇE
LISARB SUSTENTÁVEL
LISARB PARA TODOS
CRIANÇA FUTURO
GOVERNO + PERTO DE VOCÊ
PROFESSORES PARA TODOS
NATUREZA URBANA
TOLERÂNCIA ZERO
DIVERSIDADE PARA TODOS
SAÚDE PARA TODOS
CRIANDO O FUTURO

2- CATEGORIZAÇÃO
Os 32 Projetos foram agrupados em 08 Categorias.

3- AVALIAÇÃO
Foram definidos 07 critérios de avaliação e distribuídos pesos entre 5% e 25%, conforma abaixo:
05101Custo10%Que consome 10% ou mais do orçamentoQue consome 1% a 10% do orçamentoQue consome até 1% do orçamento2Prazo10%Prazo de conclusão maior que 3 anosPrazo de conclusão de 1 a 3 anosPrazo de conclusão inferior a 1 ano3Relevância25%Atinge menos que 10% dos objetivos estratégicosAtinge entre 10% e 50% dos objetivos estratégicosAtinge mais de 50% dos objetivos estratégicos4Aceitação popular15%Menor que 20% da populaçãoEntre 20% e 80% da populaçãoAcima de 80% da população5Risco 15%AltoMédioBaixo6Complexidade5%Ter mais de 20 stakeholdersTer entre 10 e 20 stakeholdersTer menos de 10 stakeholders7Político20%Atinge menos de 20% da regiãoAtinge entre 20% e 70% da regiãoAtinge mais do que 90% da região100% NOTASPesoCritério

4- SELEÇÃO
Foram selecionados os Projetos conforme os critérios estabelecidos, sendo que:
•Foram eliminados os projetos com grande quantidade de notas “0”.
•Buscou-se selecionar projetos em todas as Categorias.

5- PRIORIZAÇÃO
Os 09 Projetos selecionados foram priorizados em função dos critérios estabelecidos:

6- BALANCEAMENTO DO PORTFÓLIO
GRÁFICO DE BOLHAS

7- CONSIDERAÇÕES FINAIS
Após analisarmos a situação proposta, podemos perceber que o diagrama está desbalanceado, uma vez que há objetivos que não estão sendo contemplados com nenhum projeto. Alguns objetivos estão sendo beneficiados, o que acabará acarretando em um desequilíbrio do objetivo final de Lisarb.
Para atingirmos todos os âmbitos propostos, será necessário rebalancear o diagrama. Percebemos que há projetos que podem ser enquadrados em diversos objetivos e categorias, o que nos permite reorganizá-los para otimizarmos os resultados.
No entanto, também entendemos que é possível incluirmos novos projetos, uma vez que os já selecionados são de extrema importância. Nesse caso, trocaremos o projeto “Governo mais perto de você” pelo “O Governo nas cidades”, uma vez que os projetos têm finalidades comuns. Também será incluído o projeto
será incluído o projeto “Pensando no Futuro”, que supre o objetivo 8, conforme apresentado abaixo

7- NOVA SELEÇÃO
Foram selecionados os Projetos conforme os critérios estabelecidos, sendo que:
•O PROJETO “Governo nas cidades” substituiu o “Governo mais perto de você”.
•Foi incluído o projeto “Pensando no Futuro”.

7- REBALANCEAMENTO DO PORTFÓLIO
GRÁFICO DE BOLHAS

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