A Union Consulting foi contratada por Lisarb para implementar um PMO, visando melhorar o gerenciamento de projetos e atender aos objetivos estratégicos do país, que está em transição política e econômica. O projeto conta com uma equipe diversificada de consultores especializados e tem como foco a elevação da maturidade em gerenciamento de projetos, inicialmente começando com o nível mais básico. A implementação do PMO incluirá o diagnóstico da situação atual, a definição de métricas de sucesso e a priorização de projetos, com um enfoque em processos padronizados e melhores práticas.

1. Implantação de PMO
em LISARB
Gerenciamento de Portfólio e PMO
FGV Paulista GEEP | T38
19/02/2015

2. A Empresa
2
A UNION CONSULTING é uma empresa de consultoria com 14 anos de
experiência em gerenciamento de projetos e portfólio atendendo
empresas privadas e órgãos governamentais.
•Transformar ideias em resultados efetivos
através do uso das melhores práticas de
gerenciamento de projetos e portfólio.
MISSÃO
•Ser referência no segmento de consultoria
de gerenciamento de projetos e portfólio.VISÃO
• Cultura de gerenciamento de projetos e portfólio.
• Transparência e ética nas relações.
• Inovação e pró-atividade.
• Foco nos resultados.
VALORES
UNION
Consulting

3. Objetivo
3
A consultoria tem como objetivo entender o cenário atual e
necessidades de LISARB, identificando o seu nível de
maturidade em Gerenciamento de Projetos, para sugerir e
implantar projetos aderentes aos objetivos estratégicos e sua
capacidade de execução de projetos.

4. Os Consultores
 Anderson Silva é graduado em
Sistemas de Informação pela
Universidade Mackenzie,
certificado ITIL e especialista em
desenvolvimento de softwares.
Atuará no projeto no
desenvolvimento e implantação
do PMIS para LISARB.
 Darlan Firmato é arquiteto,
graduado pela Universidade Federal
da Bahia e especialista em projetos
de inovação. Atuará no projeto
como facilitador do processo de
inovação e solução de problemas
através do Design Thinking.
 Eliana Lisboa é graduada em
Farmácia e Bioquímica pela
Unimar, sendo especialista em
projetos na área da saúde. Atuará
no projeto como facilitadora dos
projetos nas áreas de saúde e
qualidade de vida.
 Karla Auler é graduada em
Ciências Sociais pela PUCRS,
certificada Black Belt e especialista
em projetos educacionais. Atuará
no projeto como facilitadora dos
projetos nas áreas educacional,
social e cultural.
 Luis Blanco é graduado em
Direto pela Universidade
Católica do Peru e especialista
em projetos na área jurídica.
Atuará no projeto como
facilitador dos projetos nas
áreas jurídica e econômica.
 Ana Carolina Nemer é graduada
em Administração de Empresas
pela Universidade Mackenzie com
ampla experiência em projetos
nacionais e internacionais. Atuará
como facilitadora da metodologia
de implantação de PMO.
4

5. LISARB
 LISARB está em um momento de
transição política, econômica e de
qualidade de vida, com crescentes
investimentos em infraestrutura e
políticas sociais.
 Com o objetivo de gerar resultados
efetivos a partir do seus objetivos
estratégicos, LISARB contratou a UNION
CONSULTING para atuar no Projeto
Implementação de PMO em LISARB.
 O presidente de LISARB forneceu para a
UNION CONSULTING a pesquisa de
maturidade em Gerenciamento de
Projetos de seu Ministério do
Planejamento, assim os Objetivos
Estratégicos do país.
 País em desenvolvimento
econômico;
 População: 200,4 milhão;
 PIB per capta: 11.208,08 USD (2013);
 Expectativa de vida: 82,1 anos (2012);
 Moeda: L$ - LAER.
5

6. LISARB
1. Aliança por
um LISARB
justo
2. Política
cidadã baseada
em princípios e
valores
3. Educação
para a
Sociedade do
Conhecimento
4. Economia
para uma
sociedade
sustentável
5. Proteção
Social
6. Qualidade
de vida e
segurança para
todos
7. Cultura e
fortalecimento
da diversidade
8. Política
externa para
séc. XXI
9. Combate à
Corrupção
Objetivos Estratégicos LISARB
6

7. Maturidade
Linguagem
Comun
Processos
Comuns
Metodologia
ünica
Benchmarking
Melhoria
contínua
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Nível 5
Conhecimento
Básico
Definição dos
Processos
Controle dos
Processos
Melhoria
Contínua
Após aplicação da Pesquisa de Maturidade em GP foi
identificado que LISARB encontra-se no Nível 2:
 Reconhecimento da necessidade de processos /
metodologias;
 Há iniciativas isoladas de padronização de
procedimentos;
 Processos para projetos são muitas vezes reativos.
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8. Benefícios PMO LISARB
 Diagnóstico da situação real do país;
 Visão Sistêmica;
 Capacidade de priorização e análise de viabilidade dos projetos;
 Gerenciamento e controle dos projetos;
 Maior Eficiência na condução da tríplice restrição (Escopo,
Tempo e Custo);
 Alinhamento Estratégico como objetivos;
 Padronização de Processos;
 Divulgação das Melhores Práticas de Gerenciamento de Projetos;
 Minimização dos riscos.
8

9. Nível Hierárquico
1. Controle de
Projetos
2. Unidade de
Negócio
3. Nível
Estratégico
Presidência
LISARB
Governos
Estaduais
Secretarias
Estaduais
Municípios
Ministérios
Autarquias
A implementação do PMO iniciará com nível hierárquico 1, visando projetos e/ou
programas individualmente, em função do baixo nível de maturidade em GP identificado
em LISARB. Após implantação e em acordo com os resultados, serão destacados recursos
humanos para avançar de forma gradativa na implementação dos níveis 2 e 3.
 Reduzir o escopo inicial de implementação mitigando a
resistência a novos processos.
 Implementação inicial mais simples e com resultados
imediatos.
Programas e
Projetos
9

10. Funções do PMO
Métodos e
Procedimentos
•Processos do
ciclo de vida e
do governo
•Metodologia
•Comunicação e
reporte
•Gerência de
Stakeholders
•Gerência de
Mudanças
Gerência de
Infraestrutura
•Estrutura e
Organização
•Sistemas
•Análises
•Métricas e
Padrões
•Equipamentos
e facilidades
Gerência de
Recursos
•Contratação
•Treinamento
•Desenv. de
Carreira
•Avaliação de
Performance
•Contratação de
terceiros e
parceiros
Gerência Técnica
•Coaching
•Auditoria
•Suporte
•Biblioteca e
Arquivos
•Competência
técnica
Integração com
o Negócio
•Políticas
•Gerência de
Portfólio
•Interfaces
Funcionais
•Gerência de
Clientes
•Melhoria
contínua
Em acordo com a orientação da UNION CONSULTING, o PMO iniciará com as funções de
implantar Métodos e Procedimentos e Gerência de Recursos. Como a implementação do PMO
será iniciada com nível hierárquico 1, onde a necessidade de captação e formação de capital
intelectual no governo deverá ser prioritária. A preparação de RHs deve estar associada ao
desenvolvimento, implementação e manutenção de metodologias em acordo com as condições
culturais de cada região do país para incorporação da melhores práticas. Isso poderá promover
de forma gradativa a implementação dos níveis 2 e 3.
10

11. Modelo do PMO
 O modelo adotado para LISARB será o tipo Estação
Meteorológica combinada com o Pool de Recursos, pois o PMO
deverá ter o importante papel de acompanhar e reportar o
status dos projetos e desenvolver gestores de projetos sociais.
 Neste modelo combinado, serão definidos: parâmetros,
frequência, formato e ferramentas para reporte. As mesmas
indicarão progresso, controle de custos, os principais problemas
e riscos envolvidos. Também permite comparação e identificação
de melhores práticas e perfis de profissionais adequados para
cada papel. O PMO será responsável por contratar, desenvolver
e reter gerentes de projetos.
11

12. Métricas de Sucesso
•Índice de entregáveis em atraso;
•Índice de alterações (% do número de alterações em relação ao
número de projetos).
Escopo
•Índice de cumprimento de prazo;
•Duração média dos projetos.Tempo
•Índice de cumprimento de custo;
•% dos projetos entregues com o orçamento previsto.Custo
•% de efetivo previsto em relação ao efetivo realmente alocado;
•Índice de satisfação dos colaboradores alocados.
Recursos
Humanos
Devemos adotar as seguintes métricas básicas de sucesso no primeiro PMO, para que fiquem
como benchmarking para os próximos projetos e programas, de acordo com as boas práticas
de gerenciamento da Tríplice restrição de projetos:
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13. Etapas de Implementação
Go no go
•Diagnóstico
•Avaliação de viabilidade
Político
•Identificar Sponsor
•Identificar funções e pessoas
•Preparar Plano de Comunicação
•Preparar Orçamento
•Obter fundos e pessoas
Técnico 1
• Avaliar a maturidade em Gerenciamento de Projetos
• Desenvolver Modelo de PMO
• Validar Modelo de PMO
Técnico 2
• Conduzir um piloto
• Partida
Devemos adotar as seguintes etapas de implementação do primeiro PMO, para que fiquem
como benchmarking para os próximos projetos do governo, de acordo com as boas práticas
de gerenciamento.
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14. Projetos Identificados
Comunique e
Aplique
Protect Senior Viva + Justiça Cega
Liga da Paz
LISARB
Valoriza
Lava Jato Societech
Educa + Sustentabilidade
Democrática
Tecno-
sustentável
LISARB
LISARB
Movimenta
Linha Direta
Cidadão
“Cooltura”
LISARB
P1 P2 P3 P4
P5 P6 P7 P8
P9 P10 P11
P12
14
P13 P14

15. Categorização dos
Projetos
15
SOCIAL
•Protect Senior
• Viva +
• LISARB Valoriza
• Linha Direta
Cidadão
• “Cooltura”
LISARB
CONFIANÇA NO
GOVERNO
• Comunique e
Aplique
• Justiça Cega
• Liga da Paz
• Lava Jato
EDUCAÇÃO
•Societech
• Educa +
SUSTENTABILIDADE
•Sustentabilidade
Democrática
• Tecno-
sustentável
LISARB
INFRAESTRUTURA
•LISARB
Movimenta
1 2 3 4 5

16. Avaliação
dos Projetos
16

17. Avaliação
dos Projetos
17

18. Seleção
dos Projetos
P09
P11
P01
18
O time de liderança do projeto , com o suporte técnico da UNION
CONSULTING, definiu 5,30 como critério de corte. Ou seja, projetos com nota
total maior que 5,30 são selecionados para compor o portfólio.
P04 P10P0
8 P03
P12
P02
P13
P14
P05 P0
6P07

19. Seleção
dos Projetos
19

20. 20
Priorização dos Projetos
A priorização foi definida pela Nota Total. Nos caso de empate, adotamos o
critério de menor tempo e menor orçamento, conforme planilha abaixo:

21. Balanceamento
21

22. Iteração com demais
processos
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1. Após avaliação dos projetos, criamos o critério “nota de corte maior a 5.30”,
onde projetos com nota total maior que 5.30 entrariam na seleção.
2. De 14 projetos, 11 foram selecionados com este critério para apresentação
no Diagrama de Bolhas.
3. Observamos que o objetivo estratégico 4 (Economia para uma sociedade
sustentável) não estava atendido. Por este motivo, iteramos o processo
para identificar um projeto que pudesse atingir este objetivo. A solução
encontrada entre os stakeholders foi de reduzir a nota de corte de 5.30 para
5.25. Ocorre que os projetos 10 e 11 tinham a mesma nota total. Assim, foi
definido que selecionaríamos o projeto com menor orçamento e tempo.
Dessa forma, o projeto 10 – Sustentabilidade Democrática foi selecionado, e
incluído ao balanceamento, gerando um novo diagrama de bolhas.
4. Finalmente, ficamos com o portfólio balanceado, incluindo projetos que
atendem todos os objetivos estratégicos, categorias criadas, e dentro do
orçamento do país, além de terem cronogramas diferenciados e
equilibrados.

23. Balanceamento
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24. Resultado da Priorização
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Após o balanceamento, a priorização ficou estabelecida conforme quadro
abaixo: