O que faz um assistente administrativo - perfil profissional Organização de arquivos Gestão e fluxo dos documentos Tecnologia a Informação Comunicação empresarial Reunião empresarial

1. SEJAM
BEM-VINDOS

2. Senac - Juiz de Fora
Prof. Wandick
Assistente Administrativo

3. Práticas Administrativas

4. O que faz o Assistente
Administrativo?
Organizar o ambiente de trabalho.
Gerenciar tempo e atividades.
Pesquisar e coletar informações.
Utilizar recursos de TI e comunicação.
Organizar arquivos.
Fluxo de correspondências.
Atendimento e cadastros.
Faturamento e controle de notas fiscais.

5. Assistente Administrativo
Auxilia o administrador na gestão
administrativa  financeira, contábil,
comercial e organizacional.
É fundamental no acompanhamento e
controle das rotinas de trabalho das
empresas e organizações.
Mercado de trabalho é favorável em todos
os setores da economia  profissionais
essenciais a qualquer ramo de negócio.

6. Perfil profissional
Capacidade de concentração;
Elementos administrativos:
 Organização;
 Autonomia;
 Dinamismo;
 Administração do tempo.
Trabalho em equipe  comunicação,
Proatividade, resiliência e qualidade.

7. Organização de Arquivos

8. Arquivo
 Conjunto de documentos que são reunidos
por acumulação ao longo das atividades da
empresa.
 São guardados para consulta, salvaguarda
ou por força da lei.
 Documento  constituído pela informação
e utilizado para consulta ou prova.

9. Tipos de Arquivo
Ativo: documentos de consulta
constantes e atuais, que se encontram em
fase de conclusão.
Inativo: documentos que oferecem menor
frequência de uso ou consulta.
Morto: documentos que possivelmente
poderão ser utilizados no futuro.

10. Método de Arquivamento
Alfabético - sequencia alfabética.
Geográfico - local ou procedência.
Numérico Simples - sequência numérica.
Cronológico - sequência por data.
Alfanumérico - mesclada números / letras.
Específico ou Ideográfico - por assunto.

11. Instalações do Arquivo
Localização: acessível e expansiva.
Iluminação: ampla e difusa.
Arejamento: ventilação constante.
Higienização: limpo e dedetização.
Disposição: espaço para locomoção; fácil
consulta; conservação do acervo.
Segurança: incêndio, roubo, infiltrações.
Organização: métodos de arquivamento.

12. Recursos Materiais
Mobiliário:
Ideal para formatos de documentos;
Planejado para economizar espaço;
Permita arrumação e capacidade;
Seguro e resistente;
Acessórios:
Pastas suspensas e pastas intercaladoras;
Pastas A / Z;
Caixas coloridas;
Etiquetas.

13. Empréstimo de Documentos
 Para controlar e garantir a integridade dos
documentos que saem do arquivo.
 Formulário de Requisição de Documentos:
Identificação do documento;
Classificação ou pasta a qual pertence;
Nome do requisitante e o setor;
Assinatura, datas de saída e devolução.

14. Fluxo de documentos
 Gestão de documentos  práticas que
visam facilitar o uso, o armazenamento e a
avaliação das informações.
 Otimiza processos e torna tarefas do dia a
dia mais ágeis, eficientes e racionais.
 Possibilita que informações geradas sejam
corretamente armazenadas e que arquivos
sejam mantidos organizados e seguros.

15. Digitalização de documentos
Redução de papel e sustentabilidade.
Redução de custos.
Aproveitamento de espaços.
Maior controle.
Aumento da produtividade.
Segurança.

16. Importância da gestão
eletrônica de documentos
 Solução que garante agilidade nos
processos, oferecendo maior segurança e
aumentando da produtividade.
 É possível criar logística personalizada de
arquivamento facilita a busca de uma
informação.
 Maior controle das informações, melhora a
competitividade, a comunicação interna e
o atendimento mais rápido ao cliente.

17. Otimizar a gestão de documentos
1. Separe documentos de acordo com o uso:
 classificar e separar conforme seu uso.
2. Organize a guarda física dos documentos:
 Utilize os métodos de arquivamento.
3. Crie um método de identificação eficiente:
 Identifique com etiquetas e acessórios.
4. Utilize plataforma de gestão:
 Digitalizar ou utilizar softwere.
5. Elimine o papel sempre que possível:
 Libera espaços e gera economia.

18. Tecnologia da Informação

19. Tecnologia da Informação
 Informação  conceber ideia, dar
instrução, treinamento e conhecimento.
 Tecnologia  conjunto dos instrumentos,
métodos e técnicas para aproveitamento do
conhecimento.
 Tecnologia da Informação  conjunto de
recursos tecnológicos e computacionais
para geração, aplicação e uso da
informação.

20. TI – Tecnologia da Informação
 Tratamento da Informação  estratégica
 tomada de decisão.
 Consequências:
 Padronização;
 Qualidade;
 Produtividade;
 Competitividade.

21. Surgimento da TI
 Surgiu com o advento dos computadores
nas empresas.
 Analisando os avanços da TI vemos o
quanto a tomada de decisão ficou mais
rápida e precisa.
 A integração tecnológica flexibilizou e
facilitou a troca e o acesso às
informações otimizando o funcionamento
da empresa.

22. O início da era da informação...
 Primeiros computadores:
 Inventados há quase um século;
 Máquinas lentas, limitadas e imensas;
 Inicialmente utilizados apenas pelo exército;
 Ao longo do tempo aumentou o poder de
processamento;
 Nossa comunicação: telex, telegrama, carta
e telefone fixo;

23. O que é tecnologia da informação?
 Conjunto de tecnologias, soluções digitais e
sistemas que permitem a captura, o registro,
o armazenamento e a análise de dados.
 Aplicabilidade em diversas áreas.
 Sistemas que interagem com arquivos e
bancos de dados em busca de resultados
relevantes.
 No Brasil teve crescimento com a expansão
da internet e dos computadores.

24. Os limites da caminhada...
 Tecnologia - indispensável para a sociedade.
 Onde está?
 Na emissão do passaporte à declaração de
Imposto de Renda;
No uso dos cartões de débito e crédito;
No sistema de pagamento nacional;
Na escrituração digital (SPED);
Na assinatura digital;
No uso da internet e todos os aparatos
computacionais e tecnológicos.

25. Rede
 Forma de interação entre vários
computadores.
 Internet  acesso mundial.
 Intranet  rede interna, fechada e exclusiva
com acesso liberado somente no ambiente
de trabalho em computadores registrados na
rede.
 Extranet  algumas informações da intranet
é aberta a clientes ou fornecedores.

26. Comunicação Empresarial

27. O que é comunicação empresarial?
 Ferramenta estratégica utilizada por
empresas de todos os portes para:
Aumento de credibilidade;
Melhoria da imagem;
Melhoria dos resultados;
Crescimento nos lucros;
Fortalecimento da marca;
Sustentabilidade;
Marketing.

28. Fluxos da comunicação empresarial
 Fluxo descendente: comunicação ocorre das
posições mais altas às mais baixas.
 Fluxo ascendente: comunicação ocorre das
posições mais baixas às mais altas.
 Fluxo horizontal: comunicação ocorre em um
mesmo nível hierárquico.
 Fluxo transversal: comunicação ocorre em
todas as direções e em de todos os níveis.
 Fluxo circular: comunicação ocorre em todos
os níveis e não segue as direções tradicionais.

29. Por que é tão importante ter uma
boa comunicação empresarial?
 Evita rumores e fofoca;
 Aumenta o sentimento de importância;
 Melhora a imagem da empresa;
 Aumenta o alinhamento e a produtividade;
 Melhora o clima organizacional;
 Missão e visão mais claros;
 Ideias e inovações oferecidas naturalmente;
 Atendimento mais qualificado;
 Aceitação de mudanças propostas.

30. Por que é importante ter uma
boa comunicação empresarial?
 Evita rumores e fofoca;
 Aumenta o sentimento de importância;
 Melhora a imagem da empresa;
 Aumenta o alinhamento e a produtividade;
 Melhora o clima organizacional;
 Missão e visão mais claros;
 Ideias e inovações oferecidas naturalmente;
 Atendimento mais qualificado;
 Aceitação de mudanças propostas.

31. Tipos de comunicação empresarial
 Intranet;
 E-mail corporativo;
 Videoconferências;
 Telefone;
 Quadro de avisos;
 Relatórios;
 Reuniões e seminários internos;
 Jornal interno;
 TV e rádio corporativo;
 Revista interna.

32. Tipos de redações comerciais
 Carta comercial
 Ofício
 Memorando
 Email
 Declaração
 Atestado
 Certificado
 Circular
 Bilhete
 Aviso
 Edital
 Relatório
 Formulário
 Procuração
 Requerimento
 Ata

33. Reunião Empresarial

34. Reunião Empresarial
 Encontro de pessoas com propósito de
discutir um assunto e chegar a um consenso.
Etapas:
Planejamento
Condução
Acompanhamento
 Elaboração da ata
Integrantes:
Condutor
Controlador do tempo
Relator
Convidados

35. Convocação da Reunião
 É o convite para que os participantes
compareçam a uma reunião.
 Deve ser enviada com dois dias de
antecedência.
 Deve constar:
 Pauta da reunião;
 Objetivo;
 Local, data e hora da reunião;

36. Condutor da Reunião
 Responsável por:
 Organizar a reunião;
 Convocar os participantes;
 Confirmas as presenças;
 Reservar o local;
 Definir os objetivos;
 Preparar materiais e equipamentos;
 Escolher controlador do tempo e o relator;
 Preparar o coffee break.

37. Controlador do tempo
 Responsável por:
 Cronometrar o tempo que cada um tem
para discursar;
 Alertar os participantes do tempo que falta
para o término da sua fala;
Alertar sobre o término da reunião.

38. Relator da Reunião
 Responsável por:
 Fazer registros dos assuntos discutidos;
 Acompanhar os pontos da pauta;
 Certificar que os pontos foram discutidos;
 Tomar notas sobre as decisões;
 Elaborar a ata da reunião;
 Colher as assinaturas de todos os
participantes na ata;
Envia cópia da ata aos participantes.

39. Ata da Reunião
 Elaborada pelo relator descrevendo os
assuntos tratados e as decisões tomadas.
 Todos os participantes têm que assinar a
ata da reunião e devem receber uma
cópia.
 Serve para embasar as reuniões que
serão feitas futuramente.

40. Tipos de Reunião
 Ordinária  planejada e convocada com
antecedência.
 Extraordinária  não estava prevista e
convocada com urgência.
 Estratégica  para tomada de decisão.
 Informativa  informar novas ações,
mudanças ou novos procedimentos.
 Discursiva  melhorias de processos,
planejamento e soluções.

41. Reunião produtiva
1. O assunto deve ser previamente definido.
2. A equipe deve estar preparada.
3. Estabeleça o tempo da reunião.
4. Escolha bem os participantes.
5. Fique longe de muitos detalhes.
6. Faça uma minuta da reunião.
7. Restrinja a quantidade de participantes.