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Gerenciamento do
             Escopo do Projeto




                     Mauro Sotille

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Agenda


                    • Conceituação
                    • Iniciando o projeto
                    • Definindo o escopo do
                      projeto
                    • Criando a Estrutura
                      Analítica do Projeto (EAP)
                    • Obtendo a aceitação do
                      escopo do projeto
                    • Controlando o escopo do
                      projeto
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Por que os
             projetos
             falham?



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Por que os Projetos Falham?
         1. Planejamento Insuficiente
         2. Plano não realista
         3. Escopo do projeto subestimado
         4. Falta de controle de mudanças
         5. Incapacidade de acompanhar o progresso
         6. Incapacidade de detectar problemas c/ antecedência
         7. Número insuficiente de verificações
         8. Complexidade técnica
         9. Mudanças de prioridades
         10. Falta de comprometimento da equipe
         11. Grupos de suporte não cooperativos
         12. Espírito de equipe em baixa      Thambain e Wilemon – “Criteria
         13. Pessoal não qualificado          for controling projects according
                                                                        to plan”
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Por que planejar?




                    Se você falha em planejar,
                     você planeja para falhar
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Sobre Projetos...
                                                              O que Mudou ?

      Estados Unidos                         1994                  2001                     2009
                                                            Forma de gerenciar
                                                                os projetos
      Projetos entregues no                  16%                    28%                     32%
      prazo, custo e dentro
      das especificações
      previstas
      Projetos cancelados                    31%                    23%                     24%
      ou falidos antes de
      serem completados
      Challenged –                           53%                    49%                     44%
      Excedendo prazo,
      orçamento ou não
      atingindo expectativas

                    Fonte: Relatório Chaos, Standish Group - http://www.StandishGroup.com

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Objetivos do Projeto


                    Desempenho
                    (qualidade)         desempenho desejado


                                    Escopo       orçamento
data desejada
                                               Custo



                         Prazo
                         (cronograma)          + Satisfação do
                                                   cliente

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Áreas de Conhecimento do GP
                                    RH




                                              Comunicações
                    Aquisições




                                 Integração




                                  Riscos

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Escopo
           A soma dos produtos, serviços e resultados a serem
                    fornecidos na forma de projeto.
             Projetos falham devido a uma má definição do escopo

                                 ESCOPO
              Escopo do Produto         Escopo do Projeto
               As características e    O trabalho que precisa
            funções que descrevem         ser realizado para
             um produto, serviço ou     entregar um produto,
                    resultado
                                      serviço ou resultado com
                    requisitos           as características e
                                       funções especificadas
                                      plano de ger. do projeto
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Gerenciamento do Escopo

                             Processos requeridos
                             para garantir que o projeto
                             inclui todo o trabalho e
                             somente o trabalho
                             requerido para completar
                             o projeto com sucesso.

                             Está primariamente ligado
                             a controlar o que está e o
                             que não está no projeto.

                    Evitar o gold-plating!
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“Faça o que
         eu quero,
         não o que
         eu digo que
         quero”

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Iniciando o Projeto

   Solicitação               Elaboração da             Aprovação pela
       de                     Proposta de               gerência (de
    proposta                Projeto ou EVTE            quem elaborou)


                                                   N
                                                        Aprovado?

                                                                  S
                                S                        Seleção de
           Autorização do                                 projetos /
                                      Aprovado?
               projeto                                  Aprovação do
                                      N                    Cliente

               Termo de              Proposta de
              Abertura do              projeto
                Projeto               arquivada
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Alinhamento à estratégia


                      Planejamento Estratégico da organização

        Objetivos                  Estratégias                  Projetos
                        Traduzidos em             Implementadas



                       Projetos existem para
                    transformar os objetivos da
                     organização em realidade

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Ger. De Portfólio – Seleção de Projetos




               Idéias     Projetos      Projetos
                         Candidatos                 Projetos
                                                   Priorizados




                        Rejeições

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Designação do Gerente do Projeto


                              O Gerente de projeto
                               deve designado e seu
                               nível de autoridade
                               atribuído tão cedo
                               quanto possível
                              Antes do detalhamento
                               do planejamento e
                               preferencialmente antes
                               que a execução do
                               projeto se inicíe.


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Gerenciamento do Escopo




        Planejamento
        e definição do
           escopo




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Planejamento do escopo
                                                 Custos
                                      • Capacitação das equipes
               Benefícios
                                      • Gestão de mudança
   •    Foco nos resultados x
                                        organizacional
        necessidades x expectativas
                                      • Tempo das partes
   •    Redução de incertezas
                                        interessadas para
   •    Redução do retrabalho           definição e
   •    Redução das mudanças e          acompanhamento
        do scope creep                  sistemático do projeto
        (descaracterização e
        descontrole progressivo)




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SE O REQUISITO É TRANSPORTAR PESSOAS ...




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Requisitos

         Os requisitos incluem as necessidades
          quantificadas e documentadas, e as
          expectativas das partes identificadas no
          registro das partes interessadas
         Precisam ser obtidos, analisados e
          registrados com detalhes suficientes para
          serem medidos


              Requisitos do projeto - de negócios, de
               gerenciamento do projeto, de entrega, etc.
              Requisitos do produto - técnicos, de
               segurança, de desempenho, etc.


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Declaração do Escopo

         Descritivo do Projeto
         Inclui as principais entregas, os objetivos,
          suposições e restrições do projeto e uma
          declaração descrição do trabalho a ser
          realizado no projeto
         Serve como a base para decisões
          futuras relacionadas ao projeto
         Inclui o critério para determinar se o
          projeto como um todo ou determinada fase
          do projeto foi completada com sucesso
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Gerenciamento do Escopo




            Criar a
            Estrutura
            Analítica
            do Projeto




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Decomposição do Escopo
      A Decomposição do Escopo é a subdivisão das entregas
      do projeto em componentes menores (e mais gerenciaveis)
       até que tenha sido identificado todo o trabalho do projeto.




      O detalhamento adequado do escopo do projeto
      proporciona as seguintes vantagens:
      1. Estimativas mais precisas de custo, tempo e recursos
      2. Uma linha-de-base para medir o progresso e exercer
         controle
      3. Atribuição clara de responsabilidades para tarefas do
         projeto
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EAP – Estrutura Analítica do Projeto




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EAP – Estrutura Analítica do Projeto

                                                               Visita à
                                                              Empresa

Gerenciamento                    Aprovação              Planejamento
                                                                                  Divulgação        Avaliação        Visitação
  do Projeto                     da Diretoria           / Organização

             Plano do                                                                       Meios de        Questionário
                                          Apresentação                   Data
              Projeto                                                                     comunicação       de Avaliação

                                                                                            Carta de       Levantamento
                           EAP                  Validação               Local
                                                                                         agradecimento     da satisfação

                                          Documento de
                        Orçamento                                       Horário
                                            Liberação

                                                                   Trajeto da
                        Cronograma
                                                                     Visita

                         Planos
                                                                        Custo
                        adicionais

           Relatórios de
           Desempenho


             Reuniões



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Pacotes de Trabalho
                    ENTREGAS = LISTA DE ATIVIDADES
                       ITEM
                                           OBJETIVO
                     TANGÍVEL




                                             As Atividades
                                             não estão na
                                                 EAP


                            Lista de Atividades
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Dicionário da EAP

        Identificação    Pacote de       Descrição          Critério de
            EAP          Trabalho                           Aceitáção

        1.2.1.4.3       Treinamento    Treinamento da     Todo o
                        da Equipe       equipe do           processo
                                        projeto de modo     produtivo ter
                                        a alinhar as        sido coberto
                                        percepções e       Todos os
                                        uniformizar os      participantes
                                        conhecimentos       preenheram a
                                       Será realizado      avaliação
                                        no centro de       A nota média
                                        treinamento da      tenha sido
                                        empresa             igual ou
                                                            superior a 8,5



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Dicas sobre EAP

              Embora possa parecer um organograma, não é!
              Representação gráfica da hierarquia do
              projeto
              Identifica todas as entregas
              Fundação na qual o projeto é construído
              É MUITO importante
              Força você a pensar em todos os aspectos
              do projeto
              Pode ser reutilizada em outros projetos

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Gerenciamento do Escopo




                Verificação do
                     Escopo




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Verificação do Escopo




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Exemplo de termo de transferência p/ operação
                        T E R M O D E R E C E B IM E N T O




             A testam os que recebem os os produtos a seguir discrim inados e que estam os
             cientes de seu conteúdo e de acordo com a sua entrega.



                item        doc                descrição                    com entários




             D esta form a firm am os, em conjunto, este T erm o de R ecebim ento.



                                    S ão P aulo, 12 de janeiro de 2005


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Gerenciamento do Escopo




      Controle do
       Escopo




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Controle do Escopo
        Não há nada permanente, exceto a mudança.
        Heraclitus, 500 AC

   • Acompanhar os fatores que criam mudanças no
     escopo do projeto
   • Controlar o impacto dessas mudanças
   • Garantir que todas as mudanças solicitadas e ações
     corretivas recomendadas sejam controladas

                           “O ESCOPO CONGELADO EM UM
                         PROJETO E O ABOMINÁVEL HOMEM
                          DAS NEVES TÊM ALGO EM COMUM:
                         AMBOS SÃO MITOS E DESAPARECEM
                            QUANDO SUFICIENTE CALOR É
                                    APLICADO”
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Sistema de Controle de Mudanças
      Uma coleção de procedimentos formais que
       definem os passos pelos quais documentos oficiais
       do projeto podem ser alterados.
      Inclui os documentos, sistemas de acompanhamento
       e níveis de aprovação necessários
      Pode incluir um Comitê de Controle de Mudanças
       (Change Control Board) responsável por aprovar ou
       rejeitar solicitações de mudanças.
      Incluir procedimentos para lidar com mudanças que
       devem ser aprovadas sem revisão, em caráter
       emergencial.



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Sistema de Controle de Mudanças

        Mecanismos que funcionem ao longo
        do ciclo de vida do projeto para:
         registro das solicitações de mudança;
         as análises necessárias destas solicitações;
         garantir o fluxo de informações relativo as
          mudanças;
         suportar o processo de tomada de decisões sobre
          as mudanças.
                                  BASELINE



                                                  MEDIR
                      TOMAR
                                               PROGRESSO
                       AÇÃO
                                              E DESEMPENHO


                                 COMPARAR
                                 PREVISTO E
                                 REALIZADO


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FORMULÁRIO DE REQUISIÇÃO DE MUDANÇA EM PROJETO
Nome do Projeto:           Submetido por:                 Mudança Número:

Requisitado por:            Nome Atividade:               Data Solicitação:
Impacto                    Alto ( )           Médio ( )             Baixo ( )
Descrição da Mudança



Motivação da Mudança


Descrição do Impacto
Escopo do Projeto

Orçamento

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Assinaturas e aprovações
Assinatura Cliente                             Assinatura Gerente de Projeto
Data:    /     /                               Data:    /    /
Gerenciamento de Configuração

       É qualquer procedimento documentado
       utilizado para fornecer orientações técnicas
       e administrativas para:

     Identificar e documentar as características
      de um item ou sistema
     Controlar alterações nestas características
     Documentar e reportar a alteração e a
      posição de sua implementação
     Auditar os itens ou sistemas para verificar
      conformidade com os requisitos

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Reduzindo os problemas
     • Definição adequada e precisa do escopo
       e das razões para se fazer o projeto
     • Ter usuários como integrantes da equipe
       do projeto, garantindo que concordem e
       entendam o escopo
     • Reconhecer o escopo de outros projetos
     • Formalizar a aprovação do escopo do
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     • Utilizar um processo para tratar os
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     • Incorporar rapidamente cada mudança
       aprovada de escopo.
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O que nunca fazer
    • Concordar com qualquer mudança de
      escopo sem aprovação das partes
      interessadas
    • Assumir que o escopo não é negociável
    • Permitir que as partes interessadas tenham
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      de modo a atender o cronograma
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    • Tratar gerenciamento das partes
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www.pmtech.com.br
Mauro Sotille
mauro.sotille@pmtech.com.br
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Gerenciamento de Escopo em Projetos

  • 1. Gerenciamento do Escopo do Projeto Mauro Sotille www.pmtech.com.br
  • 2. Agenda • Conceituação • Iniciando o projeto • Definindo o escopo do projeto • Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) • Obtendo a aceitação do escopo do projeto • Controlando o escopo do projeto www.pmtech.com.br
  • 3. Por que os projetos falham? www.pmtech.com.br
  • 4. Por que os Projetos Falham? 1. Planejamento Insuficiente 2. Plano não realista 3. Escopo do projeto subestimado 4. Falta de controle de mudanças 5. Incapacidade de acompanhar o progresso 6. Incapacidade de detectar problemas c/ antecedência 7. Número insuficiente de verificações 8. Complexidade técnica 9. Mudanças de prioridades 10. Falta de comprometimento da equipe 11. Grupos de suporte não cooperativos 12. Espírito de equipe em baixa Thambain e Wilemon – “Criteria 13. Pessoal não qualificado for controling projects according to plan” www.pmtech.com.br
  • 5. Por que planejar? Se você falha em planejar, você planeja para falhar www.pmtech.com.br
  • 6. Sobre Projetos... O que Mudou ? Estados Unidos 1994 2001 2009 Forma de gerenciar os projetos Projetos entregues no 16% 28% 32% prazo, custo e dentro das especificações previstas Projetos cancelados 31% 23% 24% ou falidos antes de serem completados Challenged – 53% 49% 44% Excedendo prazo, orçamento ou não atingindo expectativas Fonte: Relatório Chaos, Standish Group - http://www.StandishGroup.com www.pmtech.com.br
  • 7. Objetivos do Projeto Desempenho (qualidade) desempenho desejado Escopo orçamento data desejada Custo Prazo (cronograma) + Satisfação do cliente www.pmtech.com.br
  • 8. Áreas de Conhecimento do GP RH Comunicações Aquisições Integração Riscos www.pmtech.com.br
  • 10. Escopo A soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto. Projetos falham devido a uma má definição do escopo ESCOPO Escopo do Produto Escopo do Projeto As características e O trabalho que precisa funções que descrevem ser realizado para um produto, serviço ou entregar um produto, resultado serviço ou resultado com requisitos as características e funções especificadas plano de ger. do projeto www.pmtech.com.br
  • 11. Gerenciamento do Escopo Processos requeridos para garantir que o projeto inclui todo o trabalho e somente o trabalho requerido para completar o projeto com sucesso. Está primariamente ligado a controlar o que está e o que não está no projeto. Evitar o gold-plating! www.pmtech.com.br
  • 12. “Faça o que eu quero, não o que eu digo que quero” www.pmtech.com.br
  • 13. Iniciando o Projeto Solicitação Elaboração da Aprovação pela de Proposta de gerência (de proposta Projeto ou EVTE quem elaborou) N Aprovado? S S Seleção de Autorização do projetos / Aprovado? projeto Aprovação do N Cliente Termo de Proposta de Abertura do projeto Projeto arquivada www.pmtech.com.br
  • 14. Alinhamento à estratégia Planejamento Estratégico da organização Objetivos Estratégias Projetos Traduzidos em Implementadas Projetos existem para transformar os objetivos da organização em realidade www.pmtech.com.br
  • 15. Ger. De Portfólio – Seleção de Projetos Idéias Projetos Projetos Candidatos Projetos Priorizados Rejeições www.pmtech.com.br
  • 16. Designação do Gerente do Projeto  O Gerente de projeto deve designado e seu nível de autoridade atribuído tão cedo quanto possível  Antes do detalhamento do planejamento e preferencialmente antes que a execução do projeto se inicíe. www.pmtech.com.br
  • 17. Gerenciamento do Escopo Planejamento e definição do escopo www.pmtech.com.br
  • 18. Planejamento do escopo Custos • Capacitação das equipes Benefícios • Gestão de mudança • Foco nos resultados x organizacional necessidades x expectativas • Tempo das partes • Redução de incertezas interessadas para • Redução do retrabalho definição e • Redução das mudanças e acompanhamento do scope creep sistemático do projeto (descaracterização e descontrole progressivo) www.pmtech.com.br
  • 19. SE O REQUISITO É TRANSPORTAR PESSOAS ... www.pmtech.com.br
  • 20. Requisitos  Os requisitos incluem as necessidades quantificadas e documentadas, e as expectativas das partes identificadas no registro das partes interessadas  Precisam ser obtidos, analisados e registrados com detalhes suficientes para serem medidos  Requisitos do projeto - de negócios, de gerenciamento do projeto, de entrega, etc.  Requisitos do produto - técnicos, de segurança, de desempenho, etc. www.pmtech.com.br
  • 21. Declaração do Escopo  Descritivo do Projeto  Inclui as principais entregas, os objetivos, suposições e restrições do projeto e uma declaração descrição do trabalho a ser realizado no projeto  Serve como a base para decisões futuras relacionadas ao projeto  Inclui o critério para determinar se o projeto como um todo ou determinada fase do projeto foi completada com sucesso www.pmtech.com.br
  • 22. Gerenciamento do Escopo Criar a Estrutura Analítica do Projeto www.pmtech.com.br
  • 23. Decomposição do Escopo A Decomposição do Escopo é a subdivisão das entregas do projeto em componentes menores (e mais gerenciaveis) até que tenha sido identificado todo o trabalho do projeto. O detalhamento adequado do escopo do projeto proporciona as seguintes vantagens: 1. Estimativas mais precisas de custo, tempo e recursos 2. Uma linha-de-base para medir o progresso e exercer controle 3. Atribuição clara de responsabilidades para tarefas do projeto www.pmtech.com.br
  • 24. EAP – Estrutura Analítica do Projeto www.pmtech.com.br
  • 25. EAP – Estrutura Analítica do Projeto Visita à Empresa Gerenciamento Aprovação Planejamento Divulgação Avaliação Visitação do Projeto da Diretoria / Organização Plano do Meios de Questionário Apresentação Data Projeto comunicação de Avaliação Carta de Levantamento EAP Validação Local agradecimento da satisfação Documento de Orçamento Horário Liberação Trajeto da Cronograma Visita Planos Custo adicionais Relatórios de Desempenho Reuniões www.pmtech.com.br
  • 26. Pacotes de Trabalho ENTREGAS = LISTA DE ATIVIDADES ITEM OBJETIVO TANGÍVEL As Atividades não estão na EAP Lista de Atividades www.pmtech.com.br
  • 27. Dicionário da EAP Identificação Pacote de Descrição Critério de EAP Trabalho Aceitáção 1.2.1.4.3 Treinamento  Treinamento da  Todo o da Equipe equipe do processo projeto de modo produtivo ter a alinhar as sido coberto percepções e  Todos os uniformizar os participantes conhecimentos preenheram a  Será realizado avaliação no centro de  A nota média treinamento da tenha sido empresa igual ou superior a 8,5 www.pmtech.com.br
  • 28. Dicas sobre EAP Embora possa parecer um organograma, não é! Representação gráfica da hierarquia do projeto Identifica todas as entregas Fundação na qual o projeto é construído É MUITO importante Força você a pensar em todos os aspectos do projeto Pode ser reutilizada em outros projetos www.pmtech.com.br
  • 29. Gerenciamento do Escopo Verificação do Escopo www.pmtech.com.br
  • 31. Exemplo de termo de transferência p/ operação T E R M O D E R E C E B IM E N T O A testam os que recebem os os produtos a seguir discrim inados e que estam os cientes de seu conteúdo e de acordo com a sua entrega. item doc descrição com entários D esta form a firm am os, em conjunto, este T erm o de R ecebim ento. S ão P aulo, 12 de janeiro de 2005 www.pmtech.com.br
  • 32. Gerenciamento do Escopo Controle do Escopo www.pmtech.com.br
  • 33. Controle do Escopo Não há nada permanente, exceto a mudança. Heraclitus, 500 AC • Acompanhar os fatores que criam mudanças no escopo do projeto • Controlar o impacto dessas mudanças • Garantir que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas recomendadas sejam controladas “O ESCOPO CONGELADO EM UM PROJETO E O ABOMINÁVEL HOMEM DAS NEVES TÊM ALGO EM COMUM: AMBOS SÃO MITOS E DESAPARECEM QUANDO SUFICIENTE CALOR É APLICADO” www.pmtech.com.br
  • 34. Sistema de Controle de Mudanças  Uma coleção de procedimentos formais que definem os passos pelos quais documentos oficiais do projeto podem ser alterados.  Inclui os documentos, sistemas de acompanhamento e níveis de aprovação necessários  Pode incluir um Comitê de Controle de Mudanças (Change Control Board) responsável por aprovar ou rejeitar solicitações de mudanças.  Incluir procedimentos para lidar com mudanças que devem ser aprovadas sem revisão, em caráter emergencial. www.pmtech.com.br
  • 35. Sistema de Controle de Mudanças Mecanismos que funcionem ao longo do ciclo de vida do projeto para:  registro das solicitações de mudança;  as análises necessárias destas solicitações;  garantir o fluxo de informações relativo as mudanças;  suportar o processo de tomada de decisões sobre as mudanças. BASELINE MEDIR TOMAR PROGRESSO AÇÃO E DESEMPENHO COMPARAR PREVISTO E REALIZADO www.pmtech.com.br
  • 36. FORMULÁRIO DE REQUISIÇÃO DE MUDANÇA EM PROJETO Nome do Projeto: Submetido por: Mudança Número: Requisitado por: Nome Atividade: Data Solicitação: Impacto Alto ( ) Médio ( ) Baixo ( ) Descrição da Mudança Motivação da Mudança Descrição do Impacto Escopo do Projeto Orçamento Cronograma Plano de Qualidade Assinaturas e aprovações Assinatura Cliente Assinatura Gerente de Projeto Data: / / Data: / /
  • 37. Gerenciamento de Configuração É qualquer procedimento documentado utilizado para fornecer orientações técnicas e administrativas para:  Identificar e documentar as características de um item ou sistema  Controlar alterações nestas características  Documentar e reportar a alteração e a posição de sua implementação  Auditar os itens ou sistemas para verificar conformidade com os requisitos www.pmtech.com.br
  • 38. Reduzindo os problemas • Definição adequada e precisa do escopo e das razões para se fazer o projeto • Ter usuários como integrantes da equipe do projeto, garantindo que concordem e entendam o escopo • Reconhecer o escopo de outros projetos • Formalizar a aprovação do escopo do projeto • Utilizar um processo para tratar os pedidos de mudanças • Avaliar o impacto das alterações do escopo no projeto em termos de cronograma, custo, qualidade e risco • Incorporar rapidamente cada mudança aprovada de escopo. www.pmtech.com.br
  • 39. O que nunca fazer • Concordar com qualquer mudança de escopo sem aprovação das partes interessadas • Assumir que o escopo não é negociável • Permitir que as partes interessadas tenham expectativas não realísticas • Eliminar atividades de teste, qualidade, etc., de modo a atender o cronograma • Não comunicar as mudanças • Esquecer que questões como treinamento, implementação, etc. fazem parte do escopo. • Tratar gerenciamento das partes interessadas como uma tarefa de baixa prioridade. www.pmtech.com.br
  • 40. Mauro Sotille mauro.sotille@pmtech.com.br Fone (51) 3330 8495 www.pmtech.com.br