O documento discute a importância de usar uma agenda para organizar compromissos e tarefas no ambiente de trabalho, ressaltando que cada secretário deve escolher uma ferramenta que atenda suas necessidades. Além disso, enfatiza a necessidade de registrar informações de forma clara e objetiva, e a importância da comunicação correta, evitando ruídos e interrupções. A comunicação eficaz é apresentada como fundamental para o sucesso profissional e para a imagem do funcionário perante os clientes.

1. Organize e Use
Sua Agenda
Qualquer Secretário (a) Já Esqueceu
Compromissos,Tarefas ou Afazeres e Isso
Acontece Porque o Nosso Cérebro Nos Prega
Peças aTodo Momento
Às Vezes Vemos Coisas Que Não Estão Lá,
Ouvimos Sons Que Não Foram Emitidos e
Fazemos (ou Deixamos de Fazer) Coisas
da Maior Importância
Dessa Forma, Crie o Hábito de Anotar Todos
os Seus Compromissos Profissionais em
Uma Agenda (de Papel ou Eletrônica)
O Bom Profissional
de Secretariado
Utiliza Diariamente
Essa Importante
Ferramenta de
Trabalho
Devido aos Vários Tipos de Agendas no Mercado,
Cada Secretário (a) Deve – em Concordância Com
Sua Sistemática de Trabalho – Escolher a Que
Mais se Identifique Com Suas Necessidades, em
Termos de Prática e Funcionalidade

2. AGENDAS TÊM VIDA?
Um Livro Tem o Poder de Fazer
Você Rir ou Chorar e o Mesmo
Ocorre Com a Sua Agenda, Só
Que as Pessoas Não Percebem
Após Criar o Hábito de Utilizá-las Você
Verá Que, Na Sua 1ª Agenda, Você
Colocou Seu Nome Caprichosamente e
Usou a Sua Melhor Caligrafia
Porém, Com o Passar do Tempo e o Número de Compromissos Anotados,
Você Verá Que Muita Coisa Passou a Ser Anotada em Vários Lugares,
Perdendo Aquele Capricho Inicial....É ASSIM MESMO – NÃO SE PREOCUPE
Se Você Optou Por Uma Agenda de
Papel Defina 1º o Perfil
Empresarial, Pois Existem
Diferenças (no Conteúdo) Para
Cada Tipo de Utilização
(Advogados, Vendedores, Etc.)
Manter Cadastros (e Outras
Informações) no Seu Computador
(Móvel ou PC) é Essencial, Mas
Não Confie Demais em Uma
Máquina Pois Você Correrá o Risco
de “Perder” Suas Informações

3. REGISTANDO INFORMAÇÕES e COMPROMISSOS
Registros Devem Ser Feitos de Forma
Criteriosa, Objetiva e Completa Para Que
Outras Pessoas Possam Saber do Que se
Trata, na Sua Ausência
Se o Registro For Sobre Uma Reunião Não se
Esqueça de Informar Onde Será, a Que Horas,
Quem Comparecerá, o Que Levar e Avise a
Todos os Participantes Com Antecedência
Alguns Não Usam a Parte Destinada aos Números de Telefones,
Anotando-os Aleatoriamente e, Nesse Caso, Ficam Revirando as
Folhas Até Encontrar (= Desorganizado)
Portanto, Abra Sua Agenda Todos os Dias ao Final do Expediente,
a Fim de Verificar Seus Compromissos (e Os do Seu Chefe) Para o
Dia Seguinte e, no Início do Expediente, Para Organizar Seu Dia de
Trabalho

4. Modelo de Agenda DATA: / / DIA: Feira
HORA COMPROMISSO COM QUEM: OBSERVAÇÃO:
8:00 Entrevista Candidato à vaga de
Gerente
Cópias de Relatórios
9:00 Reunião Interna Diretoria
Administrativa
Balanço do Mês
10:00 Reunião Interna Diretoria Comercial Cópias de Relatórios
11:00 Reunião Interna Diretoria de Finanças Balanço do Mês
12:00 Reunião Interna Diretoria Industrial Cópias de Relatórios
13:00 Almoço Diretoria Restaurante Porcão
14:00 Almoço Diretoria Restaurante Porcão
15:00 Reunião Externa Sr. Fulano Assuntos comerciais
16:00 Reunião Externa Sr. Beltrano Assuntos financeiros
17:00 Reunião Externa Sr. Cicrano Assuntos sobre
transportes
18:00 Despachar documentos Secretário(a) Assinatura em
correspondências
REGISTANDO INFORMAÇÕES e COMPROMISSOS

5. FALE CORRETAMENTEAqueles Que Buscam um Novo
Emprego (ou os Que Querem Manter
o Atual) Precisam Dominar um
Idioma Estrangeiro. Mas, a Pergunta
é: _ “Você Domina o Português?”
Como Você Fala ao Telefone? E
Numa Entrevista de Emprego?
Como Você se Expressa em Uma
Reunião? Como Organiza Suas
Ideias Para se Comunicar?
Nosso Idioma é Complexo Pois a
Norma Culta é Diferente da
Língua Falada Normalmente e, a
Falta de Domínio do Nosso
Idioma, Certamente
Compromete Sua Imagem e
Coloca em Dúvida a Qualidade do
Seu Trabalho
Portanto, a Imagem
Projetada Pelos
Funcionários é a Realidade
Percebida Pelos Clientes e,
Falar Corretamente, é
Imprescindível Para o
Sucesso das Empresas

6. COMUNICAÇÃO É o Ato do Ser Humano
Entender e Fazer-se Entender
ELEMENTOS BÁSICOS DA COMUNICAÇÃO ORAL:
EmissorCANAL
INFORMAÇÃO
CÓDIGO
RECEPTORMENSAGEM
Existem Duas (2) Formas de
Comunicação:
A) Comunicação Não – Verbal
(ou Gestual)
B) Comunicação Oral

7. Problemas na Comunicação
Oral
1) RUÍDO: É Qualquer Tipo de Barulho (Humano, Mecânico
ou Eletrônico) Que Atrapalha o Processo de Comunicação
Oral , Embora o Pior Tipo Seja o Ruído Mental
2) INTERFERÊNCIA: É Qualquer Ação
Material ou Imaterial Que Interfira no
Processo (Barulhos, Movimentos, Luzes,
Buzina ou Animais Que Passem à Sua Frente)
3) INTERRUPÇÕES: É Quando Cessa o Processo de Comunicação
Provocado Por Motivos Mecânicos, Eletrônicos ou Até Humanos
OBSERVAÇÃO: É Função do (a) Secretário (a) Eliminar
Todas as Possíveis Fontes de Ruído, Interferências e
Interrupções, Identificando Possíveis Problemas Que
Possam Prejudicar a Sua Comunicação e a da Empresa