O documento discute as competências necessárias para um profissional de secretariado executivo moderno. A profissão evoluiu para exigir habilidades gerenciais e de liderança, além de conhecimentos em finanças, marketing e idiomas. Uma postura ética, boa comunicação e capacidade de adaptação às mudanças tecnológicas são essenciais para o sucesso na carreira atual.

1. Pontifícia Universidade Católica de São Paulo – PUC/ SP Faculdade de Filosofia, Comunicação, Letras e ArtesCurso de Secretariado Executivo TrilíngueCompetênciaTecnologia da InformaçãoAdrielli Regina MunaroBruna de Souza Vieira LimaCristiane Prazeres da CostaFernanda Morelli PintoJessica Luiz PlazzaLana Hengstmann de MouraProf. Sérgio BicudoJunho – SP/2010

2. Introdução"Cada vez mais, a secretária executiva precisa estar totalmente sintonizada com os novos tempos. Buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente para o sucesso e para a lucratividade da empresa.A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. O executivo moderno precisa e quer ser auxiliado por uma profissional igualmente moderna, atualizada e comprometida, que saiba otimizar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto.A secretária executiva moderna assume muito mais compromissos e as suas responsabilidades estão bem distantes dos serviços burocráticos e rotineiros do passado. Além de ter uma influência mais efetiva nas decisões da empresa, é formadora de opinião e vem assumindo funções gerenciais, prestando, ao mesmo tempo, assistência a vários executivos.As mudanças são rápidas e constantes, portanto, deve estar preparada para estes novos desafios."

4. Competências para um profissionalSaber

5. O Profissional de secretariado e a expansão de suas competênciasPeça-chave

6. A profissão evoluiu, paralelamente, a uma constante (re)construção das atividades administrativas devido à chegada do computador e das tecnologias de informação e de comunicação. Rever e RenovarA incorporação de novas competências e habilidades permitiu-lhes ocupar mais espaço junto aos dirigentes e às equipes de trabalho.

8. Nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei, desmistificando certos comportamentos gerenciais.Mudança de PensamentoA secretária era alguém que recebia e executava instruções precisas. Hoje é alguém que conhece profundamente os detalhes da organização.A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões, sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissional tornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo.Multiplicidade e diversidade de tarefas

9. As competências do profissional de secretariadoA essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de escritório, mas pede também o domínio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente as relativas a finanças, economia, marketing, relações humanas no trabalho e idiomas.As organizações esperam dos profissionais de Secretariado Executivo a consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para desempenhar suas atividades, que seja digna de confiança e que saiba delegar atividades. Cabe ao profissional de Secretariado Executivo, classificar e dar soluções aos mais variados assuntos. O profissional de Secretariado Executivo, precisa manter sua rotina bem planejada e organizada, quanto mais organizada for, melhor será seu desempenho. O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige bons hábitos e capacidade de fazer planos, para tanto, deve esforçar-se continuamente.É importante que o profissional de secretariado entenda o seu papel e assuma para si a responsabilidade de desenvolver e aprimorar características que compõem o seu perfil, como:

10. criatividadeflexibilidadeLiderançaDiscriçãodinamismoiniciativaeficiênciacooperativismopaciênciaÉticaComprometimentoconfiabilidadeagilidadetransparênciaMotivaçãoEspírito de equipeCuidado com a imagemequilíbrioBom sensoFácilassimilação...autogerenciamentoautonomiaorganização

11. O perfil empreendedor, gerencial e facilitadorDo profissional de secretariadoDesde os anos 90 até a atualidade vem ocorrendo mudanças significativas no perfil do Profissional de Secretariado Executivo. O mercado tem exigido profissionais de formação acadêmica específica e direcionada à área de atuação em Secretariado Executivo, que devem ser aptos a atuarem como:

13. A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. O executivo moderno precisa e quer ser auxiliado por uma profissional igualmente moderna, atualizada e comprometida, que saiba otimizar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto.Além de ter uma influência mais efetiva nas decisões da empresa, é formadora de opinião e vem assumindo funções gerenciais prestando, ao mesmo tempo, assistência a vários executivos.

14. NOVAS EXIGÊNCIAS DA PROFISSÃO Secretarial

15. NOVAS EXIGÊNCIAS DA PROFISSÃO SecretarialAssuntos jurídicos:é necessário que a assistente tenha uma noção geral do regime de contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadoresUsuais: organização de processos, telefonia, controle de agenda de executivos, compra de materiais, recepção de clientes, tirar fotocópias, emitir passagens aéreas, agendar hotéis e etc.Gestão Financeira : elaborar e controlar orçamentos, analisar extratos bancários, emitir cheques, calcular impostos ou fazer transferências bancárias emissão de ordens de pagamento e reembolso

16. NOVAS Responsabilidades

17. O Profissional de Secretariado Executivo age também como líder dentro da organização. É importante ficar atento a essa característica. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados. Liderar é guiar, dirigir, ter capacidade de obter resultados, comandar persuadir, ser capaz de estabelecer metas e objetivos, fazer um grupo esforçar-se para atingi-los e ter capacidade de motivar. Um líder motiva, inspirando confiança, sendo persistente, comunicando com eficácia, ouvindo com atenção, compreendendo as pessoas e suas reações, agindo com objetividade, demonstrando firmeza. Frente a isso pode-se afirmar que o Profissional de Secretariado Executivo é multifuncional e polivalente.

18. A secretária e a importância da comunicação no desenvolvimento organizacionalHá comportamentos que provocam em geral, atritos, reações agressivas. Como: cortar a palavra de quem esta falando, passar por cima de quem ocupa cargos superiores, a falta de modéstia e a presunção. Enfim, é necessário sempre deixar aberta a possibilidade de rever posições e aceitar que talvez o outro possa ter razão. Cada vez mais, surge o papel de gestora de pessoas na profissão de secretária executiva. As empresas estão reestruturando sua maneira de trabalhar, considerando fundamentais o trabalho em equipe e o bom relacionamento. As relações interpessoais são uma ferramenta indispensável para a secretária executiva, pois ela se torna um elo de comunicação entre os líderes e os demais funcionários, clientes e fornecedores.

19. Comunicar/ Comunicação...Comunicar implica compreender o outro e a si mesmo

20. Comunicação é o processo de transmitir idéias ou pensamentos de uma pessoa para a outra com a finalidade de promover o entendimento da pessoa que recebe. É o intercâmbio de informação entre duas ou mais pessoas ou organizações, por meio verbais ou não verbais

21. É o processo de transmitir e receber idéias, impressões e imagens, com o objetivo de afetar o comportamento das pessoas. É a ação de tornar algo comum a duas ou mais pessoasHabilidadesdaComunicação

22. A ética e a posturaCada cidadão deve ter ações e atitudes éticas na sua atividade profissional, existe um conjunto de deveres e regras a que chamamos de ética profissional, que é regido por um código, o código de ética da profissão.Alguns destes princípios aparecem praticamente em todas as profissões, como:Honestidade no TrabalhoLealdade com a organizaçãoFormação de uma consciência profissional

23. Apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissãoTratamento cortês e respeitosoObservação das normas administrativas da organizaçãoPrestação de constas ao superior imediatoDiscrição no exercício da profissãoSegredo profissionalRespeito à dignidade da pessoa humanaExecução do trabalho nos mais alto nível de rendimento