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Carregado porAntonio Moreira
Administração do tempo belmetal 10
O documento discute estratégias para melhorar a administração do tempo, incluindo organização de tarefas, planejamento, ferramentas de acompanhamento e reflexão sobre o uso do tempo. É destacada a importância de classificar tarefas por urgência e importância, estabelecer metas e cronogramas, e usar ferramentas como agenda e planilhas para acompanhar o progresso.
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- 4. • Importância; • Primeiroo mais importante; • Classificação das tarefas, quadrante de urgência e importância; • Uso de ferramentas para organização das tarefas; • Organização geral e de e-mail; • Integração de ferramentas. ALGUNS PONTOS
- 5. HOJE O RECURSO MAISESCASSO E LIMITADO É O TEMPO!
- 6. INDÚSTRIA DO TEMPO •GANHAR TEMPO; • USAR TEMPO LIVRE; • VENDER TEMPO.
- 7.
- 8. ESCOLHAS • O quefazer? • Qual o critério? • Começo por onde? • Qual elimino?
- 9. Nossa vida é... Tomardecisões !! Programadas e Não programadas
- 10.
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- 17. 1 - ORGANIZAÇÃO •Diminuir pendências; • 5S; • Analisar a carga de trabalho; • Delegar; • Reuniões planejadas; • Criar rotinas.
- 19. 2 - PLANEJAR •Estabelecer atividades; • Catalogar atividades; • Separar atividades; • Paretto, 20 – 80; • Montar cronogramas
- 20.
- 21. A - ATIVIDADES •Liste todas as atividades e metas; • Separe as que podem ser delgadas; • Estabeleça os tempos de duração; • Estabeleça metas SMART, Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Realizadores e com Tempo.
- 22. B - CATALOGAR ModeloStephen Covey: • Importância • Urgência
- 23. Urgente Menos Urgente Importante I Crises Projetos com prazos determinados Atividades sob pressão externa Conflito com clientes significativos Situações de conflito ou atrito com familiares ou amigos Cobrança de resultados decisivos II Prevenção de problemas, proação Planejamento Prospecção de oportunidades Fortalecimento de relacionamentos e amizades Busca de novas formas de atuação Reflexão e avaliação de sua forma de proceder Menos Importante III Interromper seu trabalho com freqüência para atender os outros Atividades de efeito a curto prazo Trabalho levado para casa que poderia ser feito no dia seguinte Resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros IV Manter-se ativo para parecer que trabalha duro Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo Hiperatividade social no trabalho Arquivo morto Fofocas com vizinhos Visitas sociais por obrigação MATRIZ/IMPORTÂNCIA URGÊNCIA
- 24. C - SEPARAR •Rotineiras diárias, semanais e mensais. Marque na agenda; • Pessoais (desenvolvimento, educação, saúde, lazer, emocional, espiritual), familiares, profissionais, sociais; • Prioritárias e emergenciais; • Circunstanciais.
- 25. D - PARETTO •20 % das atividades representam 80% dos resultados esperados!!
- 26. PLANO DE TRABALHOSEMANA DOMINGO SEGUNDA TERÇA QUARTA QUINTA SEXTA SÁBADO PAPÉIS METAS PRIORIDADES DA SEMANA P R I O R I D A D E S D O D I A R E U N I Õ E S - C O M P R O M I S S O S 8 8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 14 14 15 15 15 15 15 15 15 16 16 16 16 16 16 16 17 17 17 17 17 17 17 18 18 18 18 18 18 18 19 19 19 19 19 19 19 20 20 20 20 20 20 20 AFINAR O INSTRUMENTO FÍSICO MENTAL ESPIRITUAL SOCIAL/EMOCIONAL NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : MODELO SEMANAL
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- 28. 3 - ACOMPANHAMENTO •Ferramentas gestão; • Aplicativos; • Outlook, Gmail; • Registro, arquivo.
- 30. APLICATIVOS • Android/iOS sincronizacom Gmail, gera e-mail avisando; • Windows sincroniza com Outlook; • Sincronização do Outlook.
- 31. 1 - Ação/Gerenciamento •Calendário/Agenda: – Já marcar todas as tarefas cíclicas, relatórios mensais, reuniões, etc – NOME, DATA, DURAÇÃO RESPONSÁVEL, ENVOLVIDOS. Também marcar nas tarefas; – Marcar todos os compromissos avulsos que surjam.
- 32. 2 - Ação/Gerenciamento •Planos de ação – São para projetos e assuntos relevantes que envolvam cronograma (Excel, MSProject, etc). – Tarefas, data conclusão prevista duração responsável, precedências; – Do Excel gerar tarefas e calendário dentro do Outlook. Colocar um período anterior para aviso; – Do Excel mandar e-mail quando for revisado o cronograma para as pessoas responsáveis, ou para avisar das datas; – Dentro do Excel puxar as tarefas e calendário que estejam dentro do Outlook. Através da categoria colocar dentro do Plano de ação correspondente.
- 33. 3 - Ação/Gerenciamento •Pastas do Outlook – sempre deixar a pasta de entrada livre, os e-mails recebidos dar seguimento. Criar as pastas de acordo com as categorias, pessoas, Planos de ação, etc. • Crie filtros de separação automática das pastas.
- 34. 4 - Ação/Gerenciamento •E-mails recebidos: – Responder na hora – deletar ou dar categoria e mover para pasta, ou estabelecer horários; – Deletar se não precisa de guardar; – Através do Outlook gerar tarefa e calendário se for o caso de existir algo para ser feito no futuro e não for do cronograma, se for do cronograma gerar uma tarefa dentro do cronograma.
- 35. 5 - Ação/Gerenciamento •E-mails enviados – Apagar se não precisar guardar através de regra por categoria; – Gerar o e-mail pelo calendário ou tarefa se for gerar uma necessidade de cobrança de resposta copiar para calendário e tarefas e gravar. • Reuniões agendadas, controladas e registradas pelo Outlook.
- 36. 6 – Mídiassociais • Disciplina e cuidado no uso; • E-mail particular; • Etiqueta.
- 37.
- 38. NO FINAL Se dertempo, você se questiona. Faz o balanço da vida. Que qualidade? Qual o resultado? Como usei meu tempo?
- 39. Não é otempo que voa. Sou eu que vou devagar. Helena Kolody PARA REFLETIR ...
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