O documento descreve o projeto de implementação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para a empresa EPST, realizado pela Novo Mundo Tecnologia. O projeto busca otimizar processos de documentos gerados por pesquisas de satisfação e envolve critérios de aquisição, prazos e qualidade no desenvolvimento do sistema. O documento também detalha planos de gerenciamento de aquisições e garantias pós-implementação.

1. Implementação GED –
Gestão Eletrônica de
Documentos
NOVO MUNDO TECNOLOGIA – PROJETO GUARÁ
Gerenciamento de Aquisições
Cleverson Carneiro;
Ericson Ives Costa;
Isaque Luchi;
Victor Hugo Vieira. Curitiba, 11 de Junho de 2015

2. Projeto Guará: Implantação GED
Cliente: EPST- Empresa de Pesquisa de
Satisfação e Telemarketing
• A empresa Novo Mundo Tecnologia é especializada em soluções em sistemas de
gerenciamento e manutenção tecnológica. O projeto em questão, está sendo
desenvolvido para a EPST, a qual é cliente da Novo Mundo e está implementando um
sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, visando melhorar seus processos
relacionados a documentos gerados por pesquisa de satisfação e telemarketing.

3. Integrantes Do Projeto
GERENTE DO PROJETO:
• ERICSON IVES COSTA
EQUIPE DO PROJETO:
• CLEVERSON CARNEIRO
• ISAQUE FURIERI LUCHI
• VICTOR HUGO MATOS VIEIRA

4. WBS – Pacotes “make” or “buy”

5. Critérios “make” or “buy” adotados
MAKE:
- Empresa detém o conhecimento das necessidades;
- Equipe própria disponível;
- Empresa tem capacidade para desenvolver no prazo previsto.
BUY:
- Necessidade de competência e equipamento externo para desenvolver;
- Não fazer parte do “core business” da empresa;
- Agilidade no serviço prestado;
- Facilidade e praticidade de contratação de serviço externo.

6. Mapa das Aquisições

7. WBS Revisada

8. RR – Registro de Riscos

9. DT do Desenvolvimento e Ajustes dos Sistemas
1 - Especificação Funcional:
Desenvolver novos sistemas ou ajustes nos
sistemas atuais, para permitir o armazenamento
eletrônico de todos os documentos existentes na
empresa.
2 - Qualidade:
- Um dos entregáveis do projeto é um
relatório com os testes unitários de todas as
funcionalidades do sistema evidenciando seu correto
funcionamento.
- Após a entrega dos sistemas instalados no
ambiente da empresa, será iniciado testes de
aceitação. No caso de erros encontrados em mais de
10% das funcionalidades será aplicada uma multa de
1% do valor do contrato por erro encontrado.
3 - Prazos:
O prazo para entrega do projeto é de 3
meses. A empresa estará disponível para solução de
dúvidas apenas no horário comercial de segunda a
sexta-feira.
4 - Suporte:
Após o fim dos testes de aceitação, a
contratada deverá dar suporte e garantia por 3
meses.

10. Critérios Eliminatórios
1. 90% dos profissionais da empresa contratada para desenvolver o
software, serem contratados em regime CLT;
2. Apresentação de certidão negativa junto ao INSS;
3. 2 profissionais da equipe do projeto contratado, o sistema, terem
certificação licenciada necessária ao sistema;
4. Atestado de capacidade técnica de pelo menos 03 empresas
reconhecidas no mercado, para o escopo requerido.
5. Balanço patrimonial positivo nos últimos 03 anos.

11. Critérios Classificatórios
1. Melhor Preço;
2. Prazo de Entrega;
3. Garantia do Produto;
4. Reputação da Empresa e
Experiência;
5. Tempo de Retorno para a
Assistência Técnica.

12. Critérios de Avaliação – Explicitar na DT?
A empresa optou pela não divulgação dos critérios eliminatórios e classificatórios aos
possíveis fornecedores, devido as seguintes desvantagens:
• Inflação do preço;
• Redução das empresas dentro da concorrência, o que reduz os parâmetros para
equalização.

13. Sistema de Pontuação
CRITÉRIO PESO
Qualificação do corpo técnico 30
Experiência do fornecedor (número de softwares implementados) 15
Prazo de entrega do produto 10
Tempo de existência da empresa 15
Forma de pagamento 5
Preço do produto 25

14. Documentos de Aquisição Adotados

15. Meio Adotado para Envio do Convite
Correspondências diretas a fornecedores.
A empresa contratante já tem canal
direto com os fornecedores cadastrados
para desenvolvimento dos serviços,
portanto envia correspondências diretas
aos fornecedores selecionados.

16. Tipo de Contrato
Preço Unitário
Será aplicado a todas as contratações o
contrato por preço unitário. Por
exemplo, o serviço de desenvolvimento
do software pode apresentar diferentes
necessidades durante o período de
desenvolvimento, portanto o tipo de
contrato aplicado ao projeto de
implementação GED é do tipo Preço
Unitário, Baseado em tempo e material
empregado para o desenvolvimento.

17. Concorrência Privada
Concorrência
Privada
Planejamento
e Especificação
Publicidade e
recebimento das
propostas
Avaliação das
propostas
Contratação e
negociações do
contrato (se houver)

18. Fiscalização
• Ordens de serviço;
• Auditorias de Qualidade;
• Diligenciamentos;
•Controle integrado de mudanças;
• Medições.

19. Relatórios para Controlar as Aquisições
Durante o desenvolvimento e ajustes no sistemas por parte da contratada , será realizado
semanalmente um checkpoint com o gerente de projeto da contratada onde deverá apresentado um
relatório de progresso com as seguintes informações:
Relatório de Progresso
Data:
Data do checkpoint
Cronograma:
Indicar o progresso do desenvolvimento de cada
funcionalidade e sistemas.
Riscos:
A cada semana revisar e mensurar os riscos.
Ocorrências e Pendências:
Registrar as ocorrências relevantes, revisar os
riscos e mensurar o impacto e a probabilidade
de ocorrência a cada semana.
Entrega Parciais:
Evidenciar as entregas parciais e emitir relatório
dos checklist de revisões de código, atingindo os
marcos contratuais.

20. Fluxograma – Controlar o Contratado

21. Encerramento do Contrato
Terminação
Pleno cumprimento das obrigações por
ambas as partes:
• Escopo Completado;
• Pagamentos Efetuados;
• Obrigações Cumpridas;
• Sem Pendências;
• Termo de Recebimento Definitivo
(TRD).

22. PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições
• 1 Objetivo do Plano de gerenciamento
das aquisições;
• 2 Método de gerenciamento das
aquisições;
• 3 Descrição dos processos de
gerenciamento das aquisições;
• 4 Gerenciamento e tipos de contratos;
• 5 Critérios de avaliação de cotações e
propostas;
• 6 Avaliação de fornecedores;
• 7 Frequência de avaliação dos processos
de aquisições;
• 8 Alocação financeira para o
gerenciamento das aquisições;
• 9 Administração do plano de
gerenciamento das aquisições
Responsável pelo plano;
• 10 Frequência de atualização do plano
de gerenciamento das aquisições;
• 11 Outros assuntos relacionados ao
gerenciamento das aquisições do
projeto não previstos neste plano;
• 12 Decisões de Comprar;
• 13 Documentos padronizados de
aquisições;
• 14 Responsabilidades das aquisições
da Equipe do Projeto.

23. PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições
GED
Planejamento
Implementação
Monitoração
e Controle
Encerramento