Este documento discute a implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) nas empresas brasileiras para otimizar a busca, armazenamento e recuperação de documentos. Aborda os benefícios do GED, como resolver problemas com acúmulo de papel e falta de localização de documentos, e as etapas para implantar com sucesso um sistema GED, incluindo preparação cultural e definição de hardware e software.

1. SISTEMA DE ENSINO PRESENCIAL CONECTADO
Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistemas
Edson Torres Leite
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO
DE DOCUMENTOS
Prof. Orientador: Kleverson Ricardo de Melo
Arapiraca - AL
NOVEMBRO / 2013

2. O cenário tecnológico está evoluindo
rapidamente, e seguindo esse ritmo vem as
empresas ou organizações brasileiras. A mudança
de postura dessas empresas provoca um
dinamismo na forma de produzir informações
documentais,
que
resulta
na
estocagem
desordenada de documentos, pois em muitos casos
a produção é tão grande que os repositórios não
suportam a demanda. Como consequência, surgem
dificuldades de busca e armazenamento desses
documentos.

3. Para solucionar este problema surge a tecnologia
de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
(GED), que é um sistema de grande poder de
organização de documentos, que tem como
objetivo eliminar acúmulo de papel (temporários e
inativos) e aprimorar a consulta seguindo os
avanços tecnológicos.

4. 
No Brasil, existem empresas que diariamente
produzem inúmeros documentos, tais como
relatórios, documentos processuais, conteúdo
relativo a projetos, etc. Com isso percebe-se que
são muitas informações documentais sendo
produzidas e acumuladas em processo contínuo,
dificultando não somente o armazenamento
destes documentos, mas também a busca por
eles.

5. 
Diante dessa problemática, a presente pesquisa
foi desenvolvida a partir da seguinte indagação:
Existe tecnologia que pode ser utilizada pelas
empresas brasileiras para otimizar a busca, o
armazenamento
e
a
recuperação
de
documentos?

6. Termo
Conceito
Documento
Unidade de registro de informações, qualquer que
seja o suporte ou formato.
Documento Digital
Informação registrada, codificada em dígitos binários,
acessível e interpretável por meio de sistema
computacional.
Documento Eletrônico
Informação registrada, codificada em forma analógica
ou em dígitos binários, acessível e
interpretável por meio de equipamento eletrônico.
Documento Arquivístico
Documento Arquivístico Digital
Documento Arquivístico Eletrônico
Documento produzido (elaborado ou recebido) no
curso de uma atividade prática, como instrumento ou
resultado dessa atividade e retido para ação ou
referência.
Documento digital reconhecido e tratado como
documento arquivístico.
Documento eletrônico reconhecido e tratado como
documento arquivístico.

7. Em que momento devemos digitalizar
um documento?

8. Uma das opções é digitalizar o documento
quando se tem certeza de que ele não vá
mais sofrer alterações.

9. Outra opção é manter um local que concentre
todos os documentos após a circulação deste
dentro da Instituição.

10. Podemos, ainda, digitalizar o documento
todas as vezes em que ele sofrer alguma
modificação.

11. 
Na fase de pré-implantação, o sistema deve ser
disponibilizado para uso pelo setor de Arquivo e
para os demais usuários em um esquema de
“empréstimo eletrônico” de documentos.

O setor de Arquivo também recebe alguns
scanners profissionais, que possibilita agilidade
maior na digitalização dos documentos.

12. 

Nessa fase, a digitalização dos documentos acontece
sob demanda. A escolha dessa estratégia se deve pela
necessidade de mudança de cultura de todos os
usuários e pela necessidade de estruturação do setor de
arquivos para assimilar uma nova atividade.
Na implantação definitiva, a alternativa escolhida é a
digitalização efetuada por uma empresa contratada. O
envio dos documentos é feito quando eles cumprem
todas as etapas e chegam ao setor de Arquivo.

13. 
Os documentos passam por três idades distintas,
conforme mostrado abaixo:
Documentos que
devem ser
definitivamente
preservados em razão
de seu valor
histórico, probatório ou
informativo.
Documentos que estão
em curso, isto é,
tramitando ou que
foram arquivados, mas
são objeto de consultas
frequentes; eles são
conservados nos locais
onde foram produzidos
sob a responsabilidade não
Documentos que
do órgão produtor. uso
são mais de
corrente, mas que, por
ainda conservarem
algum interesse
administrativo,
aguardam, no arquivo
intermediário, o
cumprimento do prazo
estabelecido em tabela
de temporalidade e
destinação, para serem
eliminados ou
recolhidos ao arquivo
permanente.

14. 
A tabela de temporalidade e destinação (TTD) é
um instrumento arquivístico que determina prazos
de guarda, tendo em vista a transferência,
recolhimento e eliminação de documentos.

15. 
A elaboração da tabela de temporalidade e
destinação (TTD) deve envolver a autoridade
administrativa, o arquivista ou o responsável pela
guarda de documentos, os profissionais das áreas
jurídicas e financeiras, além de profissionais
ligados ao campo de conhecimento de que tratam
os documentos objeto da avaliação e outros que
se façam necessários.

16. 
A tabela de temporalidade e destinação (TTD)
deve contemplar as atividades-meio e as
atividades-fim. Sua estrutura básica deve
apresentar os seguintes itens:




identificador de classe;
prazos de guarda nas fases corrente e intermediária;
destinação final (eliminação ou guarda permanente);
observações necessárias a sua aplicação.

17. 
A não determinação prévia de uma tabela de
temporalidade não prejudica a implantação de um
sistema de GED, pois o ponto mais importante
será a definição da classificação dos documentos.

19. As primeiras aplicações dos sistemas de imagem
ocorreram na área governamental e nos ramos
bancários e de seguros. Contudo, hoje as
aplicações na indústria, engenharia, serviços de
informação, transportes e medicina são muitas e
vários outros setores estão sendo atingidos.

20. Resolver problemas comuns associados à
acumulação de papéis, ocupação desnecessária
de espaços bem como os custos decorrentes da
localização de documentos;
 O GED visa gerenciar o ciclo de vida das
informações desde sua criação até o seu
arquivamento;
 Gerenciar todo o capital intelectual de uma
empresa.


21. Dificuldade de gerenciar grande volume de
documentos;
 Desorganização;
 Perda de prazo;
 Falta de segurança;
 Descentralização;
 Dificuldade na localização dos documentos;
 Dificuldade no acesso simultâneo aos
documentos;


22. Saúde;
 Peso desnecessário nas estruturas prediais.


23. 
OCR – Reconhecimento óptico de caracteres
 Reconhece fontes padronizadas, utiliza-se de nível de
certeza (confidence level).

24. Scanner
Papel
Index
Arquivo
OCR

25. 
WORKFLOW (Fluxo de Trabalho)
 Gerencia de fluxo de trabalho de forma proativa;
 Cópia digital trafegando pela rede;
 É possível acompanhar aonde se encontra o processo
dentro de seu fluxo de trabalho;
 Ganho de tempo;
 Confiança no processo;
 O fluxo pode ser paralelo, sequencial ou adjunto;
 É integrador de sistemas e tecnologias.

26. Malote
Boy
Boy
Arquivista
Boy

27. > n

28. 
KNOWLEDGE MANAGEMENT
 (Gestão do conhecimento) É obter, gerenciar e
compartilhar conhecimento utilizando-se de tecnologias
de forma corporativa.

ECM - Enterprise content management
 Gerenciamento dos conteúdos como um todo da
empresa.

CRM – Custumer Relationship Provider
 Conceito que implica em mudança nos processos e na
cultura da empresa. Para sua efetivação, utiliza-se de
várias tecnologias que objetivam conhecer o cliente e
atendê-lo melhor.

29. 
ASP – Application Service Provider
 Nome que se dá a terceirização pela internet, um provedor
de aplicações.

ERP – Enterprise resource Planning
 Conjunto de técnicas e ferramentas utilizadas para Gestão
de uma empresa.

E-business - Electronic Business
 Negócios feitos através da Internet no sentido mais amplo da
palavra negócio (contatos diretos com consumidores,
fornecedores, busca de informações sobre o macro
ambiente, pesquisa de mercados, etc.).

32. (Document Imaging)

33. (Document Imaging e Document Management)
Imagem
Word/Excel
Pasta do Cliente
Fax
E-mail

34. Documentos ou pastas que tramitam através de
vários departamentos para processamento. Por
exemplo: processos judiciais, sinistros de
seguros, dentre outros;
 Pastas contendo vários tipos de informações que
precisem ser examinadas simultaneamente por
vários usuários;
 Quando informações precisas, atualizadas e
completas têm que ser localizadas rapidamente.
Por exemplo: serviços e clientes;


35. 
Existe a necessidade de acesso simultâneo por
diversos usuários a uma mesma informação para
tomada de decisões. Por exemplo: mudanças em
projetos de engenharia.

36. 
O objetivo deste trabalho é analisar a importância
da utilização da tecnologia GED, aplicada nas
empresas brasileiras, a partir de conceitos,
princípios, características e vantagens que
positivamente as influenciaram na usabilidade da
gestão eletrônica de documentos.

37. 
Realizar uma fundamentação teórica sobre o
termo documento e a técnica de gerenciamento
eletrônico de documentos. Serão abordadas
peculiaridades dos dois termos. Sobre o termo
estudar conceitos, princípios, características e
vantagens da técnica de gerenciamento eletrônico
de documentos;

38. 
Abordar as aplicabilidades do sistema GED, as
áreas de atuação contempladas pela técnica,
também será dado destaque às tecnologias que
compõe o GED, bem como sua integração à
engenharia de processos;

39. Destacar os benefícios qualitativos e quantitativos
que a tecnologia GED proporciona às
organizações;
 Analisar
a utilização do GED no âmbito
organizacional, focando em uma empresa, que
dispõe de serviços de gerenciamento de
documentos, e em uma área que obteve grandes
avanços com a disseminação da tecnologia.


41. 
Fazer um trabalho cultural de implantação;
 Familiaridade com o ambiente;
 Aderência à forma de trabalho;
 Definição de metas e objetivos com minicursos e
treinamento.




Definir qual o scanner e monitor ideal para maior
produtividade;
Qual a banda de rede necessária?
Quais as tecnologias que vamos utilizar?
Montar matematicamente quanto vamos gastar;

42. 
O que vamos utilizar para o armazenamento?
Qual a mídia? Analisando velocidade de acesso,
capacidade e custo.

43. 
Preparação dos documentos
 Inclui a higienização dos documentos, reconstrução dos
documentos danificados, exclusão de grampos e clips.
Identificação da necessidade de xerox, ou digitalização
com scanner de mesa.

Indexação
 É o relacionamento de cada documento digitalizado com
suas chaves de recuperação.

44. Os documentos passam por um processo de
preparação para que se tornem aptos à
digitalização;
 Em seguida são scaneados, tratados e indexados
por lote de documentos, de acordo com as
especificações determinadas pelo projeto;
 As imagens e dados são migrados para o
Software GED, possibilitando o acesso aos
documentos sempre que seja preciso.


47. Tangíveis
Economia de atividades
Economia
de
espaço
armazenamento
Economia de xerox, cópias
Economia de equipamentos
Intangíveis
Produtividade
de Eliminação de retorno, melhorando o
atendimento ao cliente
Melhoria de processamento
Proteção contra catástrofes
Menor exposição a pó, fungos e Redução de custos com novos
ácaros (propulsores de doenças escritórios, depósitos e equipamentos
alérgicas)
Menor necessidade de recursos de Melhor controle dos documentos
distribuição (malote, boys, Sedex)

48. O processamento da imagem gera grande
impacto nas atividades dependentes de papel,
onde o fator tempo é crítico e onde a satisfação
do cliente é importante;
 Com
o processamento da imagem estas
empresas e organizações passam a contar com
importante aliado na tomada de decisões rápidas,
além de melhor atendimento e redução de custos
operacionais;


49. Melhoramos a maneira que fazemos coisas
utilizando tecnologia para isto;
 Ligações mais fortes com os clientes;
 Integrar múltiplos talentos
 Aplicações e processos padronizados


51. Fonte: Instasoft

52. Fonte: Instasoft

53. Fonte: Instasoft

54. Fonte: Instasoft

55. Fonte: Instasoft

56. Fonte: Instasoft

57. Fonte: Instasoft

58. Fonte: Instasoft

59. Fonte: Instasoft

60. Fonte: Instasoft

61. Fonte: Instasoft

62. 
Foi observado que o trabalho de implantação de
sistemas GED nas empresas não se resume
somente a guardar documentos eletrônicos, mas
também agregar às empresas, a capacidade de
ter em suas mãos o poder de gerenciar todo o
seu capital intelectual. As implantações de GED
vão muito além do procedimento de gerenciar
documentos, elas tendem a envolver todo o setor
administrativo onde se encontram processos
complexos.

63. 
Dentre os principais problemas identificados com
o estudo temos: o custo, a avaliação do hardware
e software envolvidos no processo e a resistência
ao uso da tecnologia.