O documento discute a importância da gestão eletrônica de documentos (GED) nas empresas. Apresenta estatísticas que mostram como as empresas perdem tempo e dinheiro buscando informações desorganizadas. Explica que a GED pode capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir documentos de forma estruturada para melhorar a eficiência e a tomada de decisão. Também discute funcionalidades de softwares de GED e formas de armazenamento de documentos digitais.

1. GED – Gerenciamento
Eletrônico de Documentos
ETEC Lençóis Paulista – 13/11/2009 – Paulo Milreu

2. Livre para copiar e distribuir,
apenas cite o autor.
Os slides e links para os vídeos
estarão disponíveis no blog
www.paulomilreu.com.br.
http://creativecommons.org/licenses/by/2.0/br/

3. www.acopadi.com.br

5. Esta é uma empresa organizada?

6. E como as empresas
estão hoje?

8. ... e o apagão?

9. 60%
das informações
de negócios nas
corporações tem o perfil
não estruturado.
Gartner

10. 30 ou 40%
ao ano
é o aumento estimado da
demanda em termos de
gestão de dados e
documentos estruturados.
TI Inside Abril/2006

11. 50%
das informação
armazenada
é inútil ou desatualizada.
IDC

12. Executivos gastam 45%
do tempo buscando
informação, e muitas
vezes não encontrando.
IDC

13. Dados Documentos Documentos Na mente dos
Eletrônicos Digitais Impressos funcionários
FONTE: AIIM-Association for Information and Image Management Internationa, METAGROUP e CENADEM

14. Qual o melhor caminho?
Entender e integrar os processos.

15. Quais são os processos?
O que são processos?

16. http://www.slideshare.net/carlosaggio/ecm-bpm-acelerando-resultados-com-processos-colaborativos

18. O que é ECM?
Enterprise Content Management

19. ECM ou Gestão do Conteúdo
Empresarial
É um conjunto de estratégias,
métodos, e ferramentas utilizados
para “Capturar, Gerenciar,
Armazenar, Preservar e Distribuir”
conteúdo (documentos, registros,
etc.) relacionados aos processos
chaves das organizações.
Fonte: AIM

20. http://www.slideshare.net/wupsbr/ged-a-caminho-do-conhecimento

21. No ambiente de GED...
• Captura de imagens;
• Armazenamento;
• Segurança;
• Controle de revisão e versionamento;
• Recuperação;
• Distribuição;
• Preservação e destruição dos
documentos e conteúdos.

22. O Estado da Arte do Mercado
de ECM e GED
• 73% dos pesquisados pretendem implantar
ECM ou GED
• Para 55% das empresas, mais de 60% da
documentação continua em papel
• Mais de 81% dos entrevistados desperdiçam
uma hora por dia de trabalho localizando
informações
• O ECM e GED empregam no Brasil um mínimo
de 58.720 funcionários
• Cerca de 263% das empresas pretendem
implantar sistemas diversos para solucionar
problemas de documentação
Julho de 2008 / IPC – Instituto de Pesquisas CENADEM

23. O Estado da Arte do Mercado
de ECM e GED
• O mercado fornecedor de produtos, hardware,
software e serviços no Brasil está na casa de R$ 1,5
bilhão por ano
• Os usuários dessas tecnologias pretendem investir
cerca de R$ 250 milhões ano
• Os principais motivadores para implantar as
tecnologias de ECM e GED são, nessa ordem:
melhorar a eficiência, dar respostas mais rápidas,
melhorar atendimento ao cliente e reduzir custos.
• 95% dos entrevistados declararam que um sistema
eficaz de documentação é importante e muito
importante na defesa de processos judiciais
Julho de 2008 / IPC – Instituto de Pesquisas CENADEM

24. Organizar, agilizar
processos, segurança,
ganhar competitividade...

25. Porque organizar?
• Disponibilizar a informação
para a tomada de decisão;
• Atender as demandas fiscais e
legais;
• Preservar a memória da
empresa;
• Ser mais ágil e competitivo;
• Atender às demandas sociais.

26. Características de um documento
• Inter-relação
• Integridade
• Autenticidade
• Caráter seriado
• Unicidade
• ...
http://www.slideshare.net/ivanezjunior/palestra-dia-110808-ana-maria-luiza-evento-sobre-organizao-ged-e-digitalizao-presentation

27. Contexto ideal de organização
•Acessibilidade
•Agilidade
•Flexibilidade
•Confiabilidade
http://www.slideshare.net/ivanezjunior/palestra-dia-110808-ana-maria-luiza-evento-sobre-organizao-ged-e-digitalizao-presentation

28. Ciclo de Vida dos Documentos
Temporalidade
Tabela de Temporalidade

29. http://www.slideshare.net/ivanezjunior/palestra-dia-110808-ana-maria-luiza-evento-sobre-organizao-ged-e-digitalizao-presentation

30. Utilizar um software.

31. Algumas funcionalidades
• Servidor de Conteúdo
• Digitalização
• Gerenciador de documentos digitalizados
• Gerenciador de Arquivo Físico
• Importação de documentos
• Exportação de documentos
• Visualização
• Workflow / BPM
• Assinatura digital

32. Mídias e Armazenamento

33. Microfilme

34. Fita DAT

35. CD/DVD

36. ... e depois do apagão...

37. Backup Online

39. Livre para copiar e distribuir,
apenas cite o autor.
Os slides e links para os vídeos
estarão disponíveis no blog
www.paulomilreu.com.br.
http://creativecommons.org/licenses/by/2.0/br/

40. obrigado! smartis.com.br
twitter.com/smartisnow
Paulo Milreu
paulo.milreu@smartis.com.br
twitter.com/paulomilreu Inteligência em estratégias na internet