Abordagem sobre a gestão de documentos e a preocupação que se tornou uma importante ferramenta logo após o período pós-segunda guerra mundial. Leitura e compreensão do que a constituição define sobre arquivos públicos e privados na Lei 8.159; explanação da teoria das idades; vantagem de informatizar o sistema de gestão de documentos em uma organização; classificação; ordenação e protocolo.

1. Gestão de Documentos:
Classificação, Ordenação e
Protocolo
Jovem Candango
2º Encontro
Instrutor: Jader Windson
Abril 2015

2. Reflexão
O idiota e a moeda

3. O idiota e a moeda
Conta-se que numa cidade do
interior um grupo de pessoas
se divertia com o idiota da
aldeia. Um pobre coitado, de
pouca inteligência, vivia de
pequenos biscates e esmolas.
Diariamente eles chamavam o
idiota ao bar onde se reuniam
e ofereciam a ele a escolha
entre duas moedas: uma
grande de 400 RÉIS e outra
menor de 2.000 RÉIS. Ele
sempre escolhia a maior e
menos valiosa, o que era
motivo de risos para todos.
Certo dia, um dos membros
do grupo chamou-o e lhe
perguntou se ainda não havia
percebido que a moeda maior
valia menos.
– Eu sei, respondeu o tolo.
“Ela vale cinco vezes menos,
mas no dia que eu escolher a
outra, a brincadeira acaba e
não vou mais ganhar minha
moeda”.
Autor desconhecido

4. O idiota e a moeda
Perguntas:
1. Por que o rapaz se fazia de idiota?
2. Quem eram os verdadeiros idiotas?
3. Que aprendizado se tira desse texto?

5. O idiota e a moeda
Reflexão:
A percepção de que podemos estar bem,
mesmo quando os outros não têm uma boa
opinião a nosso respeito.
Preocupe-se mais com sua CONSCIÊNCIA do
que com sua REPUTAÇÃO. Porque sua
consciência é o que você é, e sua reputação é
o que os outros pensam de você. E o que os
outros pensam… é problema deles!

6. Gestão de Documentos
Desde o momento em que a arquivologia
tornou-se ciência, a partir da segunda
metade do século XIX, pouco tenha
acrescentado tanto quanto concepção teórica
e as aplicabilidades práticas da gestão de
documentos estabelecidos após a Segunda
Guerra Mundial.

7. Gestão de Documentos
• Para Lawrence Burnet, a gestão de
documentos é uma operação arquivística "o
processo de reduzir seletivamente a
proporções manipuláveis a massa de
documentos, que é característica da
civilização moderna, de forma a conservar
permanentemente os que têm um valor
cultural futuro sem menosprezar a
integridade substantiva da massa
documental para efeitos de pesquisa".

8. Gestão de Documentos
A Gestão Documental é uma solução de
arquivo, organização e consulta de
documentos em formato eletrônico, ou físico,
onde se encontra informação de natureza
documental cambiada entre os utilizadores
da aplicação. Esta solução permite a
colaboração numa organização através da
partilha de documentos, beneficia e facilita
os processos de transação de uma empresa.

9. LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE
1991. (Arquivos Públicos e Privados)
Capítulo II Art. 7º - Arquivos
Públicos
“Os arquivos públicos são os
conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no
exercício de suas atividades,
por órgãos públicos de âmbito
federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal em
decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e
judiciárias.”
Capítulo III Art. 11 – Arquivos
Privados
“Consideram-se arquivos
privados os conjuntos de
documentos produzidos ou
recebidos por pessoas
físicas ou jurídicas, em
decorrência de suas
atividades.”

10. Gestão de Documentos
• A gestão de documentos faz parte de toda
instituição, seja na organização de seus
documentos em arquivo de papel ou em
forma eletrônica. Ela pode ser aplicada em
diferentes áreas, vejamos algumas:

11. Áreas de Atuação – Gestão de
Documentos
• Administrativa e Financeira (documentos financeiros);
• Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não
conformidade);
• Produção (desenhos técnicos, normas e procedimentos operacionais
e controle de produção);
• Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de
encargos);
• Serviços a Cliente (informações, apoio técnico e documentos de
Cliente);
• Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de
produtos);
• Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e
desenvolvimento);
• Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e
regulamento).

12. Vantagem de informatizar o sistema de gestão
de documentos em uma organização
Reduzem a quantidade de documentos em
papel, aumentam a produtividade devido a
uma uniformização dos processos e facilitam
a implementação de normas de qualidade.

13. Vantagem de informatizar o sistema de gestão
de documentos em uma organização
• Redução de documentos impressos, de tempo na procura,
no reencaminhamento de documentos e redução do espaço
de arquivo;
• Descentralização e liberação do espaço físico, isto é, os
documentos e processos estão sempre disponíveis,
independente do local onde o utilizador aceda aplicação;
• Com o auxilio de um browser (navegador de internet) a
pesquisa da informação dos documentos é facilitada e ágil;
• Formação de um backup (cópia de segurança) que permite a
recuperação da informação em caso de incêndio ou
inundação do seu arquivo físico;
• Há mecanismos de controle de acessos e segurança
protegendo os seus documentos de acessos não autorizados.

14. Teoria das Idades
Há uma necessidade de que os documentos
desempenhem suas funções de forma
indispensável nos arquivos e que dispostos de
forma a atender e servir o usuário com precisão
e rapidez no ato da consulta. A metodologia a
ser adotada deverá atender as necessidades da
instituição, como cada estágio da evolução
porque passam os arquivos.

15. Teoria das Idades
Arquivo de 1ª idade ou
Corrente
Documentos de
consulta frequente,
produzidos ou
recebidos, conservados
próximos e de fácil
acesso;
Arquivo de 2ª idade ou
Intermediário
Documentos não
consultados com
frequência, mas podem ser
utilizados, não precisam ser
conservados próximos e
tem característica de
permanência transitória;

16. Teoria das Idades
Arquivo de 3ª idade ou Permanente
Documentos que perderam o total valor de
natureza administrativa e que conservam em
razão de seu valor histórico (probatório ou
informativo) os meios de conhecer o passado
e sua evolução. Estes são os arquivos
propriamente ditos.

17. Documentos de arquivo: classificação,
ordenação e protocolos

18. Documentos de arquivo: classificação,
ordenação e protocolos
Tanto a classificação quanto a ordenação
estão a serviço da organização dos
documentos. Do ponto de vista arquivístico,
convém que ambas estejam articuladas, para
que a organização possa resultar eficiente.

19. Documentos de arquivo: Classificação
Classificação é o agrupamento de elementos de
acordo com as suas diferenças e semelhanças,
determinando um local de referência própria a cada
grupo de elementos.
A classificação de documentos de arquivo refere-se à
criação de um sistema representativo do
funcionamento e o desenvolvimento de determinada
instituição, segundo o qual os documentos por ela
produzidos ou recebidos são agrupados conforme
seus elementos semelhantes ou diferentes, dispostos
em determinada ordem de classes e subdivisões.

20. Documentos de arquivo: Classificação
• Em suma, é dar visibilidade às funções e às
atividades do organismo produtor do
arquivo, deixando claras as ligações entre os
documentos. A classificação é lógica onde, a
partir de uma análise, são criadas categorias,
classes genéricas, que dizem respeito às
funções/atividades detectadas.

21. Documentos de arquivo: Classificação
Exemplo 1:
• Classe: 1 Administrativo Financeiro
• Subclasses: 1.1 Controle orçamentário geral; 1.2
Receita; 1.3 Despesa; 1.4 Movimentação
bancária.
Exemplo 2:
• Classe: 2. Departamento Financeiro
• Subclasses: 2.1 Contabilidade; 2.2 Tesouraria.

22. Documentos de arquivo: Classificação
Abaixo apresentamos alguns objetivos que são alcançados com a
utilização da classificação dos documentos de arquivo:
• Conservar os documentos de maneira ordenada e acessível;
• Recuperar a informação de forma ágil e segura;
• Reduzir a proliferação indiscriminada de fotocópias, por meio do
aumento da confiança no arquivo e seus instrumentos;
• Facilitar a avaliação e seleção documental, agilizando o processo de
identificação e triagem dos documentos para preservação ou eliminação;
• Redução de recursos materiais, financeiros e a otimização dos recursos
humanos e de informática, por meio da racionalização dos
procedimentos, atividades e serviços de arquivo;
• Preservar a memória institucional, tornando os arquivos importantes
instrumentos de prova das ações governamentais e de proteção de
direitos dos servidores e do cidadão, uma vez que o plano de
classificação reflete as funções e atividades desempenhadas pela
instituição.

23. Documentos de arquivo: Ordenação
A ordenação é a disposição dos documentos
dentro das Pastas e destas dentro do
Arquivo. A escolha da forma de ordenação
depende muito da natureza dos documentos.
Apresentamos abaixo os métodos básicos:

24. Documentos de arquivo: Ordenação
• Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou
pastas de acordo com a sequência das letras do
alfabeto. Pode ser classificada em enciclopédico e
dicionário quando se trata de assuntos.
• Ordenação Cronológica: disposição dos documentos
ou pastas de acordo com a sucessão temporal.
• Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as
unidades territoriais (países, estados, municípios,
distritos, bairros e outras).
• Ordenação Temática: disposição de acordo com temas
ou assuntos.
• Ordenação Numérica: disposição de acordo com a
sequência numérica atribuída aos documentos.
Depende de um índice auxiliar para busca de dados.

25. Documentos de arquivo: Ordenação
É importante no Arquivo que os documentos
de uma mesma função sejam guardados
juntos, para que se perceba como começou a
ação e como terminou, formando assim os
dossiês de fácil compreensão para quem
pesquisa.

26. Documentos de arquivo: Protocolos
• O procedimento de protocolo também é essencial
para a organização do arquivo de documentos. Estão
contidas nestes serviços, todas as atividades de
recebimento de documentos, registro, controle de
tramitação e expedição de correspondências, pois o
andamento desses documentos dentro da empresa é
controlado e, só após cumprirem suas finalidades, é
que são arquivados. Muitos deles até podem
aguardar decisões e prazos já nos arquivos. E
dependendo das normas da empresa e da natureza
dos documentos arquivados, eles podem ser
emprestados ou consultados no próprio local do
arquivo.

27. Documentos de arquivo: Protocolos

28. Documentos de arquivo: classificação,
ordenação e protocolos

29. Atividade
Julgue os itens em certo ou errado
1) (Cespe/UNB – TRT/TO 2005) Atualmente,
com a evolução arquivística, o ciclo vital dos
documentos passa por 4 fases: arquivos
setoriais, correntes, inativos e permanentes.
2) (Cespe/UNB - MMA/2003) Os arquivos são
constituídos apenas por documentos em
suporte de papel.

30. Atividade
3) (Cespe/UNB – PRG 2005) Uma das finalidades
dos arquivos é servir de base para o
conhecimento da história. A função básica dos
arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido
e preciso às informações deixadas sob sua
responsabilidade de guarda.
4) (Cespe/UNB – STM 2004) Os arquivos podem
ser formados a partir de documentos que sejam
acumulados por pessoas físicas e jurídicas,
públicas ou privadas.

31. Atividade
5) (Cespe/UNB – TDJF 1997) Em arquivo os documentos
de relativa importância e que após sua tramitação
devem ainda ser mantidos, em lugar apropriado, por
um período mais longo, em função de razões legais ou
administrativas, são chamados de:
a) permanentes;
b) públicos;
c) correntes;
d) privados;
e) intermediários.

32. Atividade
6) (Cespe/UNB – PRG 2005) Todos os
documentos de terceira idade possuem valor
histórico.
7) (Cespe/UNB – TRT 6a Região 2002) Serão
preservados, em caráter permanente, todos
os documentos que provam como a
instituição foi organizada.

33. Atividade
8) (PRG 2005) É de competência do setor de
protocolo o empréstimo de documentos.
9) (ESAF – Aneel 2004) Assinale a opção que não
implica em restrição de acesso.
a) documento secreto
b) documento ostensivo
c) documento confidencial
d) documento reservado
e) documento sigiloso

34. Atividade
10) (SESPA 2004) O método geográfico de
arquivamento tem como elemento principal
a procedência ou o local.
11) (STM 2004) Os documentos de arquivo
obedecem a um método de arquivamento
único.

35. Atividade
12) (ANP 2005) Indique a opção em que o
nome está registrado incorretamente para
arquivamento.
a) Santa Cruz, Sérgio (Ministro).
b) Etchevarren Diaz, Esteban de.
c) Andrade Júnior, Ricardo da Silva.
d) Santo, Leontina de Monte.